Metropolian opetushallintojärjestelmän rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10§
Laatimispvm. 23.11.2015

1. Rekisterinpitäjä

Metropolia Ammattikorkeakoulu
Bulevardi 31
00180 HELSINKI
puh. 09 7424 5000 (vaihde)

2. Rekisteriasioista vastaava

Tietohallintojohtaja Tuomo Rintamäki
Opiskelijarekisterin vastuuhenkilö: opintoasianpäällikkö Tapio Rimpioja
Henkilöstörekisterin yhteyshenkilö: henkilöstösuunnittelija Ulla Kelavuori

3. Rekisterin nimi

Opetushallintojärjestelmä WinhaPro.
Opetushallintojärjestelmä muodostuu seuraavista rekistereistä:

  • opiskelijarekisteri
  • opintosuoritusrekisteri
  • opetussuunnittelurekisteri
  • henkilörekisteri
  • hakijarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

WinhaPro:lla ylläpidetään oppilashallintoa sekä henkilörekisteriä ammattikorkea-koulussa. Opetushallintojärjestelmään rekisteröidään Metropolian opiskelijat, opiskelijoiden arvioinnit ja opintosuoritukset, tarjottavat opintojaksot ja opinto-kokonaisuudet, opettajat ja muu henkilökunta.
Tietoja käytetään tilastointiin ja tiedonsiirtoihin viranomaisille sekä omaan raportointiin ja tutkimustoimintaan.

Rekisterin ylläpitäminen ja käyttö perustuu ammattikorkeakoulua koskevaan
lainsäädäntöön:

  • Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
  • Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista (1129/2014)
  • Laki opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta
    tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä (1058/1988)
  • Valtioneuvoston asetus korkeakoulujen yhteishausta (293/2014)
  • Henkilötietolaki (523/1999)
  • Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Hallintolaki (434/2003)
  • Hallintolainkäyttölaki (586/1996)

Järjestelmään rekisteröidään vain ammattikorkeakoulun tehtävien hoitamisen sekä toiminnan suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeelliset tiedot. Opintosuoritusrekisterin tietoja ylläpidetään opiskelijan oikeuksien ja etujen turvaamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

A) Opetushallintojärjestelmän opiskelijarekisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • opiskelijanumero, jota käytetään henkilötunnuksen asemasta opiskelijan yksilöivänä tunnuksena tässä järjestelmässä
  • sukunimi, omaa sukua, etunimet, kutsumanimi
  • henkilötunnus
  • asuinosoite
  • muut osoitteet (kotiosoite)
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • sukupuoli
  • pohjakoulutus
  • kotikunta
  • maa
  • kieli
  • kansalaisuus, kansallisuus
  • opiskelun päätoimisuus
  • saapumisryhmä, hallinnollinen ryhmä
  • opintoala, koulutusohjelma, suuntautumisvaihtoehto
  • koulutusohjelman kotitoimipiste
  • läsnäolotiedot (läsnä, poissa, keskeyttänyt, eronnut, valmistunut, tieto opiskelun säännönmukaisen keston ylittämisestä) ja lukukausittainenhistoriatieto läsnäolosta (poissa tai läsnä)
  • arvioitu opiskeluaika
  • tieto siirrosta toisesta ammattikorkeakoulusta (siirto-opiskelija)
  • tieto sisäisestä koulutusohjelman tai suuntautumisvaihtoehdon vaihdosta
  • opetushallintojärjestelmän ylläpitämisen kannalta merkittävät muut tiedot
  • merkintä ’tiedot salaisia’, jos opiskelijalla on virallinen tietojen luovutuskielto

B) Opetushallintojärjestelmän hakijarekisteri sisältää seuraavat tiedot

  • hakuerä ja hakijatunnus. Käytetään tässä järjestelmässä tunnistetietona
  • henkilötunnuksen asemasta
  • sukunimi, aiemmat sukunimet, etunimet, kutsumanimi
  • henkilötunnus
  • asuinosoite
  • muut osoitteet (kotiosoite)
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • sukupuoli
  • pohjakoulutus
  • kotikunta
  • maa
  • kieli
  • kansalaisuus, kansallisuus
  • valintatiedon julkaisuluvat internetiin ja tekstiviestinä
  • hakutiedot
  • valintatiedot
  • yhteisvalinnan tiedot
  • läsnäolo koulutuksen alkaessa koko lukuvuodelle

Hakijarekisteriä käytetään opetushallituksen määrittämällä tavalla. Hakijatiedot siirretään opetushallituksen hakijarekisteristä WinhaProhon, jossa paikan vastaanottaneet siirretään opiskelijoiksi WinhaPron opiskelijakohtaan.

C) Opetushallintojärjestelmän opintosuoritusrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • opiskelijanumero
  • sukunimi, etunimet
  • henkilötunnus
  • saapumisryhmä
  • opintoala, koulutusohjelma, suuntautumisvaihtoehto
  • läsnäolotiedot
  • arvioitu opiskeluaika
  • tutkintonimike
  • tutkinnon laajuus
  • suunnitellut ja suoritetut opintojaksot arvosanoineen ja niiden laajuudet
  • suoritetut opintokokonaisuudet ja laajuudet
  • suoritettujen opintojaksojen ja opintokokonaisuuksien arvioinnit, arvioinnin päivämäärät, arvioijien (opettajien) nimet
  • suoritettujen opintoviikkojen määrä
  • projektit
  • valmistumistilanne
  • vapautukset

D) Opetushallintojärjestelmän opetussuunnittelurekisteri sisältää seuraavat
tiedot:

  • saapumisryhmien opintojaksot ja opintokokonaisuudet
  • opetussuunnitelmat
  • opiskelijoiden henkilökohtaiset opintosuunnitelmat

E) Opetushallintojärjestelmän henkilörekisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • henkilön yksilöivä tunnus
  • sukunimi, etunimet, kutsumanimi
  • sukupuoli
  • henkilötyyppi (opettajat, muu henkilöstö)
  • kotitoimipiste
  • maa
  • kieli
  • kansalaisuus, kansallisuus
  • läsnäolotapahtumat (läsnä, poissa, eronnut)

Henkilötiedot saadaan WinhaProhon Metropolian HR-järjestelmästä. Siirtotunnuksena käytetään yleistunnistetta (ei henkilötunnusta).
WinhaProssa henkilötietoja käytetään WinhaPro-oikeuksien määrittämiseksi ja
toteutussuunnittelujärjestelmä käyttää niitä resurssimäärittelyssä.

F) Opetushallintojärjestelmän arkisto

Tiedot valmistuneista ja eronneista opiskelijoista, vanhentuneista/ei käytössä olevista saapumisryhmistä, opintojaksototeutuksista, opintojaksoista, opinto-kokonaisuuksista, opetussuunnitelmista sekä eronneesta henkilöstä siirretään järjestelmässä arkistotilaan.

Arkistotilassa tiedot eivät ole aktiivisessa käytössä. Virallinen arkistointi kts. kohta
arkistointi.

6. Rekisterin säännönmukaiset tiedonlähteet

Opetushallintojärjestelmän opiskelijarekisteriä päivitetään ammattikorkea-koulujen yhteishakujärjestelmän (Opintopolku) hakijarekisteristä, ammattikorkea-koulujen hakija-, maksu- ja opiskelupaikkarekisteristä (Oili), yhteishaun ulkopuolella olevien koulutusohjelmien opiskelijoiden hakulomakkeista sekä keskeyttämis- ja eroamisilmoituslomakkeista saatavista tiedoista. Opiskelijat ylläpitävät itse omia osoitetietojaan.

Opintosuoritusrekisteriä päivitetään opiskelijoiden opintosuoritusten kertymän
perusteella reaaliaikaisesti.

Henkilöstörekisterin tiedot saadaan reaaliaikaisesti Metropolian HR-järjestelmästä.

7. Rekisterin säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteristä luovutetaan tietoja:

  • Opetushallitukselle
  • Opetusministeriölle
  • Tilastokeskukselle (Tilastolaki 280/2004)
  • Kansaneläkelaitokselle
  • Työvoimaviranomaisille
  • Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (VIRTA-opintotietopalvelu)
  • muille yhteisöille tilastollisia ja tieteellisiä tutkimuksia varten. Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytyksiin vaikuttavat seikat. Tarvittaessa on annettava selvitys siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.

Ei-säännönmukaiset tietojen luovutukset

Opiskelija antaa rekisterin opiskelijaliittymän kautta suostumuksensa nimi- ja
osoitetietojensa käyttöön seuraaviin tarkoituksiin:

Markkinointi

Suoramarkkinointi: tietojen luovutus suoramarkkinointiin ei koskaan
tapahdu automaattisesti vaan tapauskohtaisesti harkiten järjestelmän
vastuuhenkilöiden toimesta

Koulutusmarkkinointi

Opiskelua tukeviin tarkoituksiin yhdistyksille ja säätiöille, ammatillisille
yhdistyksille ja lähinnä alueellisille viranomaisille sellaisen informaation
postittamista varten, joka

  • on tarkoitettu edistämään opintoja, ammattitaitoa tai ammattiin sijoittumista
  • on tarkoitettu parantamaan opiskelu- tai työolosuhteita
  • on tarkoitettu edistämään opiskelijan yhteyksiä kotiseutuunsa
  • muihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin, esimerkiksi tutkimuksiin, kyselyihin tai mielipidetiedustelujen toteuttamiseen

Internet

Opiskelijan sähköpostiosoite saadaan ottaa mukaan ammattikorkeakoulun internet-sivulle tulevaan sähköpostiosoitteiden hakukoneeseen. Tällöin Metropolia Ammattikorkeakoulun sivuilta löytää opiskelijan sähköposti-osoitteen, kun tietää hänen nimensä.

 

Opiskelija voi muuttaa kerran määrittämäänsä luovutuslupaa opintotoimistosta saatavalla lomakkeella.

Järjestelmään voidaan tallentaa virallinen opiskelijan nimi- ja osoitetietojen luovutuskielto.

Metropolia Ammattikorkeakoulu noudattaa hyvää rekisteröintitapaa ja edellyttää, että tietojen luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka tietoja pyydetään. Henkilörekisterilain mukaan tietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on luovutettu. Nimi- ja osoitetietojen käyttäjän tulee ilmoittaa, mistä tiedot on saatu.

Opetushallintojärjestelmään kuuluu manuaalisia loogisia osarekistereitä. Siksi rekisteristä ajettua tulostetta luovutettaessa luovutusta arvioidaan tietojen luovuttamisena henkilörekisteristä.

Tietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Järjestelmän tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

8. Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin

Opetushallintojärjestelmästä siirretään tarvittaessa henkilötietoja oppilaitoksen kirjastojärjestelmään ja kulunvalvontajärjestelmään.

Winha-tietokannasta siirretään henkilötietoja Metropolia Ammattikorkeakoulun kirjaston tietokantaan, ellei henkilö ole kieltänyt osaltaan kaikkea tietojen siirtoa.

Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (VIRTA-opintotietopalvelu) siirretään tutkintotietoja sekä opintosuorituksia ja niiden arvosanoja koskevia tietoja, kaikki opintosuoritukset sekä tutkintoon johtavasta että tutkintoon johtamattomasta koulutuksesta. Lisäksi tietovarantoon tallennetaan opiskelijatiedot eli tiedot henkilöistä ja heidän opiskeluoikeuksistaan sekä ilmoittautumisestaan läsnä- tai poissaolevaksi opiskelijaksi.

9. Rekisterin suojaaminen

Opetushallintojärjestelmä on tarkoitettu ammattikorkeakoulun sisäiseen käyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttöoikeudet. Käyttäjät saavat henkilökohtaisen tunnuksen ja salasanan voidakseen kirjautua opetushallinnonjärjestelmään. Käyttöoikeus poistetaan henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

10. Rekisteröidyn informointi

Rekisteriseloste on nähtävillä Metropolian www-sivuilla ja intranetissa.

11. Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Arkistointi, säilytys ja hävittäminen suoritetaan Arkistolain säätämällä tavalla.

12. Rekisteritietojen tarkastusoikeus ja rekisteritietojen korjaaminen

Opiskelijalla ja henkilöstöllä on mahdollisuus nähdä ja tarkistaa itseään koskevat tiedot. Rekisterissä havaitut mahdolliset virheelliset tiedot korjataan rekisterin ylläpidon yhteydessä.

 
-->