Metropolian Täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden tietosuojailmoitus

Tietosuojailmoitus

Tietosuojailmoitus perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (2016/679, jäljempänä ”Tietosuoja-asetus”) ja Henkilötietolakiin (523/1999). Henkilötietolain kumoutuessa Tietosuojalain säätämisen yhteydessä, tämä ilmoitus päivitetään ottamaan huomioon ko. lain vaatimat muutokset.

1. Rekisterin nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Nimi:           Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Y-tunnus:     2094551-1

2.1 Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi:           Riitta Konkola

Tehtävä:      toimitusjohtaja-rehtori

2.2 Rekisterin vastuuhenkilö

Nimi:           Katri Luukka

Tehtävä:      johtaja, täydennyskoulutus- ja yrityspalvelut

Osoite:        PL 4000, 00079 Metropolia

Sähköposti: katri.luukka@metropolia.fi

2.3 Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot

Nimi :    Elina Taponen

Tehtävä:      suunnittelija 

Osoite:        PL 4071, 00079 Metropolia

Sähköposti:  elina.taponen@metropolia.fi, yrityspalvelut@metropolia.fi

2.4 Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Nimi:           Tero Hakkarainen

Osoite:        Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA

Sähköposti:  tietosuojavastaava@metropolia.fi

3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja henkilötietojen säilytysajat

Täydennyskoulutuksiin ilmoittautumisista kerätään seuraavat tiedot: nimitiedot, henkilötunnus, osoitetiedot, sähköpostiosoite, erityisruokavalio, koulutustausta, ammattinimike/työtehtävä, odotukseni koulutukselle, mistä olet saanut tiedon koulutuksesta sekä suostumus suoramarkkinointiin. Mikäli työnantaja toimii maksajana, niin yrityksen tiedot: nimi, y-tunnus, laskutustiedot, osoitetiedot ja mahdollinen laskutusviite.

Räätälöityihin valmennuksiin tai muihin palveluihin osallistuvien osalta kerätään tarvittaessa minimitiedot, kuten nimi ja sähköpostiosoite palvelun toteuttamiseksi.

Metropoliassa käytössä olevan asiakkuuksien johtamisen -mallin mukaisesti nimetyille asiakkaille ja kumppaneille on nimetty asiakkuusvastaavat, joiden tehtävänä on päivittää ko. asiakkaan tietoja. Kaikkien CRM-käyttäjien tehtävänä on päivittää yhteystietoja niiden yritysten osalta, joiden kanssa on yhteyksissä.

CRM-järjestelmässä voidaan poistaa yhteyshenkilö käytöstä passivoinnilla eli yhteystiedon poisto ei ole tarpeen. Passivoinnin jälkeen yhteyshenkilön tietoja ei voi muokata tai käyttää muiden tietueiden kanssa.

Opintopisteytetyt opintosuoritukset säilytetään pysyvästi. Nämä pysyvästi suoritettavat opintopisteet tallennetaan Metropolian OMA-palveluun kuuluvaan opiskelijahallinnon rekisteriin.

Muut täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden palveluihin liittyvät henkilötiedot säilytetään kahden vuoden ajan palvelun päättymisestä.

3.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden tehtävänä on tuottaa erilaisia täydennyskoulutuksia sekä räätälöityjä asiantuntijapalveluita yrityskoulutuksia yhteisöille, yrityksille ja organisaatioille sekä kotimaassa että kansainvälisesti. Tietoja kerätään koulutuspalveluiden käytännön järjestelyihin liittyen, mm. ilmoittautumisen hallinta, koulutuskutsun lähettäminen, suoritusten kirjaaminen, laskutus, palautteen kerääminen ja todistus.

Henkilötietojen käsittelyn peruste täydennyskoulutuksissa on henkilön tai yrityksen edustajan antama suostumus ilmoittautuessaan kyseiseen koulutukseen/valmennukseen. Tietoja ei käytetä ilman suostumusta suoramarkkinointiin.

Asiakkuuksiin liittyviä kontakteja ja toimintoja ylläpidetään asiakkuuksien hallintajärjestelmä CRM:ssä. CRM-järjestelmästä löytyy seuraavien henkilöryhmien henkilötietoja: liiketoiminnan, TKI-toiminnan ja oppimistoiminnan asiakkaat. CRM-järjestelmässä on tiedot asiakasroolista, lähetetyistä tarjouksista, tehdyistä sopimuksista ja toimeksiannoista sekä asiakastapaamisista ja yhteistyöstä. CRM-järjestelmästä saatavia tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin, mikäli henkilö ei ole antanut suostumustaan suoramarkkinointiin.

Asiakkuuksiin ja kumppanuuksiin liittyvä toiminta perustuu joissakin tapauksissa tehtyihin sopimuksiin, jolloin oikeusperuste on sopimukseen perustuva. Muulloin toiminta perustuu yhteistyön tai asiakassuhteen hoitamiseen.

4. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Lähtökohtaisesti tiedot saadaan ilmoittautumisten ja tilausten yhteydessä. Jossain tapauksissa tiedot saadaan täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden muun toiminnan kautta työntekijöiden toimesta.

5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei siirretä Metropolian ulkopuolelle. Vaaditut tiedot luovutetaan kolmannelle osapuolelle vain, jos kolmas osapuoli myöntää hyväksytysti suoritetun koulutuksen perusteella pätevyyden.

Siirrämme ilmoittautumistiedot e-lomakkeesta tai sähköpostista palvelun hallinnoimiseksi Exceliin. Tarvittavat tiedot siirretään laskutusjärjestelmään. Osa laskutusjärjestelmän tiedoista siirtyy automaattisesti CRM-järjestelmään.

Asiakkuuksien hallintaan liittyvät tiedot tallennetaan CRM:ään suoraan ja osittain tieto siirtyy laskutuksen kautta.

Ulkopuoliset luennoitsijat ilmoittavat omat palkkionmaksutietonsa e-lomakkeella, josta tiedot siirretään palkkionmaksujärjestelmään (HR). Sieltä käsittely siirtyy palkanlaskentaan.

6. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Asiakkuudenhallintaan liittyviä tietoja käsitellään seuraavissa järjestelmissä:

  • Metropolian OMA-palvelu eli roolikohtainen sähköinen työpöytä
    • opintopisteytettyihin kokonaisuuksiin osallistuvat henkilöt syötetään järjestelmään, jotta asiakkaat saavat Metropolian tunnukset ja opintosuoritustiedot voidaan tallentaa pysyvästi opiskelijahallinnon rekisteriin.
  • Eduixin E-lomake -ohjelmisto
    • koulutuksiin ilmoittaudutaan E-lomakkeella, josta tiedot siirretään osallistujatietojen hallinnoimiseksi Exceliin sekä opintopisteytettyihin kokonaisuuksiin osallistuvien OMAan. Samoin ulkopuoliset luennoitsijat ilmoittavat henkilötietonsa palkkionmaksua varten E-lomakkeella.
  • Moodle-verkko-oppimisalusta
    • koulutuksissa, joissa käytetään Moodlen oppimisalustaa, osallistujat rekisteröityvät itse kyseisen koulutuksen työtilaan
  • Aditro Wintime taloushallinnon järjestelmä (laskutusosio)
    • kaikki laskutus tapahtuu Wintime-järjestelmällä
  • Arc Technology HR HRM-järjestelmä
    • palkkionmaksu tapahtuu HR-järjestelmän kautta
  • Microsoft Dynamics CRM (O365)
    • asiakkuuksien hallinta tapahtuu CRM-järjestelmässä
  • Postiviidakko
    • sähköpostitse tehtävä suoramarkkinointi tapahtuu Postiviidakon kautta
  • Vantaan kaupungin Osuma-järjestelmä
    • käsitellään Vantaan kaupungin työntekijöiden tietoja Vantaan kaupungin kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti

8. Henkilörekisterin suojauksen periaatteet

Henkilörekisteri on suojattu tarpeellisilla teknisillä sekä hallinnollisilla toimenpiteillä, mukaan lukien palvelinsuojaukset, tietojen varmistukset sekä pääsyn- ja käyttöoikeuksien hallinta.

Asiakasrekisteriin pääsyoikeuksia hallinnoi täydennyskoulutus- ja yrityspalvelut yhteistyössä Metropolian tietohallinnon kanssa. Pääsyoikeudet myönnetään vain henkilöille, joilla katsotaan olevan Metropoliaan liittyvän roolin kautta oikeus rekisteriin tallennettuun tietoon.

9. Rekisteröidyn oikeudet

REKISTERÖIDYN OIKEUS SAADA PÄÄSY TIETOIHIN
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

OIKEUS TIETOJEN OIKAISEMISEEN
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot oikaistua ja puutteelliset henkilötiedot korjattua ilman aiheetonta viivytystä.

OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUKSENSA
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa milloin tahansa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.

OIKEUS TIETOJEN POISTAMISEEN
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista perusteista täyttyy:

  1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  2. rekisteröity peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  3. henkilötietoja on käsitelty lain vastaisesti; tai
  4. henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Metropolian opiskelijatietoja koskee lainsäädännössä olevat pysyväissäilytysvelvoitteet, jolloin osa opiskelijatiedoista säilytetään pysyvästi Metropolian opiskelijahallinnon rekisterissä.

OIKEUS KÄSITTELYN RAJOITTAMISEEN
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä,

jos kyseessä on yksi seuraavista:

  1. rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;
  2. käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
  3. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että hänen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan on loukattu.

OIKEUS SIIRTÄÄ TIEDOT JÄRJESTELMÄSTÄ TOISEEN
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.