Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 13.5.2020 - 15:45

Rekisterin nimi

AMKoodari -hankerekisteri (useamman korkeakoulun yhteisrekisteri)

Rekisterinpitäjä

Yhteisrekisterinpitäjien nimet:

  • Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy
  • Hämeen Ammattikorkeakoulu Oy
  • Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy
  • Laurea-ammattikorkeakoulu Oy
  • Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteisrekisterinpitäjien yhteystiedot:

Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2029188-8)
Vierailuosoite: Ratapihantie 13, 00520 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 229 611
Sähköposti (kirjaamo): kirjaamo [at] haaga-helia.fi

Hämeen Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2617489-3)
Postiosoite: PL 230, 13101 Hämeenlinna
Vierailuosoite: Visamäentie 35, 13100 Hämeenlinna
Puhelin (vaihde): +358 3 6461
Sähköposti: hamk [at] hamk.fi

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2472908-2)
Postiosoite: PL 68, 50101 Mikkeli
Vierailuosoite: Patteristonkatu 3 D, 50101 Mikkeli
Puhelin (vaihde): + 358 40 655 0555
Sähköposti (kirjaamo): kirjaamo [at] xamk.fi

Laurea-ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 1046216-1)
Postiosoite: Ratatie 22, 01300 Vantaa
Vierailuosoite: Ratatie 22, 01300 Vantaa
Puhelin (vaihde): + 358 9 8868 7150
Sähköposti: rehtorintoimisto [at] laurea.fi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000
Sähköposti (kirjaamo): kirjaamo [at] metropolia.fi

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:

  • Nimi: Veikko Koivumaa
  • Tehtävä: Projektipäällikkö, Jatkuvan oppimisen palvelut, Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
  • Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
  • Sähköposti: veikko.koivumaa [at] metropolia.fi

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot:

  • Nimi: Olga Trishkina
  • Tehtävä: Assistentti, Jatkuvan oppimisen palvelut, Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
  • Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
  • Sähköposti: olga.trishkina [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

AMKoodari -hanke on viiden ammattikorkeakoulun yhteishanke, jonka tarkoituksena on muun muassa tarjota ohjelmointiin (koodaukseen) liittyviä opintoja yhdessä, toteuttaa ohjelmointiin ja koodaukseen liittyvä mobiilisovellus sekä vastata Suomessa vallitsevaan ns. koodari-osaajavajeeseen. AMKoodari -hankkeen toteutuksen yhteydessä käsitellään henkilötietoja. Tämä toiminta muodostaa AMKoodari -hankkeelle henkilörekisterin. AMKoodari -hankkeessa mukana olevat viisi suomalaista ammattikorkeakoulua, jotka on lueteltu tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2, ovat laatineet keskinäisen sopimuksen yhteisrekisterinpitäjyydestä GDPR:n artiklan 26 mukaisesti.

AMKoodarihankerekisteriin tallennetaan tietoja, jotka saadaan kaikkien viiden AMKoodari-hankkeen korkeakoulun AMKoodariopiskelijoilta.

 

Tietoja käsitellään muun muassa, kun:

AMKoodariopiskelijoilla teetetään ns. alkukysely/ennakkotehtävä e-lomakkeella

Kaikille AMKoodari-hankkeen mahdollistamista koodausopinnoista kiinnostuneille henkilöille eli potentiaalisille opiskelijoille annetaan alkukysely/ennakkotehtävä suoritettavaksi. AMKoodari-hankkeessa mukana olevien viiden ammattikorkeakoulun opintojaksoilmoittautumisien yhteyteen liitetään pakollinen alkukysely/ennakkotehtävä, joka on Metropolian Ammattikorkeakoulun hallinnoimalle e-lomakkeelle tehty kysely. Kukin ammattikorkeakoulu voi tarkistaa e-lomakkeen avulla opiskelijan nimen ja onko hän tehnyt alkukyselyn. Tämä on ehto, että opiskelija pääsee opiskelemaan AMKoodariopintoja.

Yritys nimeltä Coreseer Company Oy saa yleiset tiedot kyseiseltä e-lomakkeelta, ja AMKoodari-hankkeessa Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n yhteistyökumppanina toimiva Coreseer Company Oy rakentaa niitä käyttäen tekoälypohjaisen ”opintojaksopohjaisen suosittelun” opiskelijalle. AMKoodari-hankkeessa toteutetaan näin ollen tekoälyn käyttö opintojen valinnan ohjaukseen. Coreseer Company Oy toteuttaa myös AI Tutor -sovellus - AMKoodari-hankkeeseen.

AMKoodariopiskelijat vastaavat yhteiseen e-lomakemuotoiseen palautekyselyyn

AMKoodariopintoja jo suorittaneille AMKoodariopiskelijoille toteutetaan palautekysely ja siihen mahdollisesti liittyvä haastattelu (jos keskeyttänyt opinnot ja jos antanut suostumuksensa haastatteluun). AMKoodariopiskelijoiden palautekysely toteutetaan siksi, jotta voidaan kartoittaa syitä, miksi joku on halunnut keskeyttää AMKoodariopinnot. Haastatteluissa kerättyjä tietoja käytetään AMKoodariopintojaksojen kehittämiseen vastaamaan paremmin opiskelijoiden toiveita. Metropolia Ammattikorkeakoulun palvelimelle tallentuu e-lomakemuotoisen palautekyselyn vastaukset kaikkien viiden AMKoodariammattikorkeakoulun palautekyselyvastaajan osalta.

Suurin osa AMKoodarihankkeen palautekyselyvastauksista annetaan nimettömästi. Ainoastaan AMKoodari-opintojaksot keskeyttäneiltä opiskelijoilta, niiltä jotka siihen vapaaehtoisesti antavat oman suostumuksensa, kerätään vähäisessä määrin henkilötietoja. Tämä tehdään siksi, jotta haastattelun toteuttavat Metropolian Ammattikorkeakoulun työntekijät voivat ottaa yhteyden AMKoodari-opintojaksot keskeyttäneisiin opiskelijoihin.

Kaikkien ammattikorkeakoulujen, keskeyttäneiltä AMKoodariopiskelijoilta kysytään palautekyselyssä seuraava kysymys:

”Haluamme kehittää AMKoodari -opintojaksoja vastaamaan paremmin opiskelijoiden toiveita. Haastattelemme joitakin opintojakson keskeyttäneitä. Voimmeko olla tarvittaessa yhteydessä sinuun? ”

Kyllä -vastauksen edelliseen kysymykseen antaneilta, keskeyttäneiltä AMKoodariopiskelijoilta kerätään seuraavat henkilötiedot:

  • Etunimi, sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero

Vastatessaan ”Kyllä”, opiskelijalta (rekisteröidyltä) on saatu asianmukainen, informoitu suostumus henkilötietojen käsittelyä varten.

Jos joku ei anna erillistä suostumusta, ei hänen henkilötietojaan voida käsitellä.

Metropolia Ammattikorkeakoulun työntekijä/työntekijät toteuttavat haastattelut niiden opintonsa keskeyttäneiden AMKoodariopiskelijoiden kanssa, jotka ovat vapaaehtoisesti halunneet haastatteluun osallistua ja tätä varten nimi- ja yhteystietonsa antaneet. Metropolia Ammattikorkeakoulun työntekijä/työntekijät toteuttavat haastatteluaineiston keruun ja tallentamisen Metropolian suojatulle verkkolevyasemalle, sekä suorittavat haastatteluvastausten koostamisen ja analysoimisen. Anonymisoidusta haastatteluaineistosta laaditaan loppuraportti, joka välitetään kaikille AMKoodari-hankkeen korkeakoululle tiedoksi ja jatkokehitettäväksi tulevia yhteisiä AMKoodariopintojaksoja ajatellen.

 

Käsittelyn oikeusperuste:

AMKoodarihankkeen henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely lähtökohtaisesti perustuu:

  • Yleiseen etuun
  • Suostumukseen

AMKoodari -hankkeen palautekyselyrekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyltä saatu suostumus niiden keskeyttämisen syitä koskevien tietojen osalta, jotka AMKoodari-opintojakson keskeyttänyt opiskelija on vapaaehtoisesti antanut käytettäväksi AMKoodari -opintojaksojen kehittämiseen vastaamaan paremmin opiskelijoiden toiveita.

Suostumus toimii käsittelyn perusteena myös rekisterin sisältämien erityisiin henkilöryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn osalta, eli arkaluonteisten henkilötietojen, joita ovat alkukyselyssä/ennakkotehtävässä kysytty elämäntilanne tai haastattelunauhurin käyttäminen tarvittaessa haastattelun taltioimisen apuna, jotka ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, ”GDPR:n” artiklassa 9 lueteltuja erityissuojattavina tietoina terveyttä koskevan tiedon tai biometrisen tiedon käsittelyn (haastateltavan ja haastattelijan äänen osalta).

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

AMKoodari -hankerekisteriin tallennettujen tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole oikeutettu etu. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

AMKoodari -hankerekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja AMKoodari -opiskelijoilta:

 

Alkukysely-/ennakkotehtävätiedot AMKoodariopintoihin ilmoittautuvilta opiskelijoilta:

Kaikkien AMKoodari-hankkeessa mukana olevien viiden ammattikorkeakoulun opintojaksoilmoittautumisten yhteyteen liitetään pakollinen alkukysely/ennakkotehtävä, joka on Metropolian e-lomakkeelle tehty kysely. Kukin ammattikorkeakoulu voi tarkistaa e-lomakkeen avulla opiskelijan nimen ja onko hän tehnyt alkukyselyn. Tämä on ehto, että opiskelija pääsee opiskelemaan AMKoodariopintoja. Yritys nimeltä Coreseer Company Oy saa yleiset tiedot kyseiseltä e-lomakkeelta ja AMKoodari-hankkeessa Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n yhteistyökumppanina toimiva Coreseer Company Oy rakentaa niitä käyttäen tekoälypohjaisen ”opintojaksopohjaisen suosittelun” opiskelijalle. 

Coreseer Company Oy:n ja Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n välille on laadittu asianmukainen GPDR:n artiklan 28 mukainen henkilötietojen käsittelysopimus. E-lomakkeen tiedot omistaa Metropolia tulevaisuudessa. Coreseer Company Oy:n kehittämä amkoodari -mobiiliappi tekee käyttäjälle mobiiliapin taustajärjestelmään anonyymin tilin, johon tallennetaan hänen osaamis- ja kiinnostusvalinnat sekä chat-keskustelu. Tietoja käytetään tekoälypohjaiseen opintojaksojen suositteluun opiskelijalle ja muille opintoja valitseville.

Alkukyselyssä/ennakkotehtävässä rekisteröidyltä kysytään:

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Syntymäaika
  • Kotikunta
  • Maa
  • Koulutustausta
  • Elämäntilanne
  • Työkokemus ja
  • Tieto, miksi hän on kiinnostunut AMKoodariopinnoista.

Lisäksi alkukyselyssä/ennakkotehtävässä rekisteröidyltä kysytään:

  • Missä ammattikorkeakoulussa opiskelija aikoisi suorittaa AMKoodariopintoja
  • Mitä opintojaksoja tarkasti ottaen hän haluaisi suorittaa.
  • Rahoittajatahona toimivaa Opetus- ja kulttuuriministeriötä varten alkukyselyssä rekisteröidyltä kysytään, onko rekisteröity työtön työnhakija vai jossakin muussa elämäntilanteessa. Tiedot välitetään ei-tunnisteellisessa muodossa Opetus- ja kulttuuriministeriölle tilastointia varten.

 

Opintojaksoilmoittautumistiedot AMKoodariopintoihin ilmoittautuneilta opiskelijoilta:

  • kurssi/opintojaksototeutustieto, mihin ilmoittautunut

 

Taustatiedot AMKoodariopintoihin ilmoittautuneilta opiskelijoilta:

  • Koulutustausta
  • Odotukseni koulutukselle
  • Tieto, onko korkeakoulussa tutkinto-opiskelijana vai ei
  • Työllisyystilanne tai opiskelutilanne

 

Mistä AMKoodariopintoihin ilmoittautuva henkilö on saanut tiedon koulutuksesta:

  • Mistä lähteestä henkilö on saanut tiedon AMKoodarikoulutuksesta
  • Haluaako jatkossa tietoa Metropolian koulutuksista

 

AMKoodari -hankerekisteriin tallennetaan opintonsa keskeyttäneiltä ja suostumuksensa antaneilta AMKoodari -opiskelijoilta seuraavat perustiedot:

  • Etunimi, sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero

 

Tiedot suostumuksen annoista liittyen rekisterin rekisteröidyille suunnattuihin toimenpiteisiin opintonsa keskeyttäneiltä AMKoodariopiskelijoilta:

  • suostumus yhteystietojen antamiseen jatkohaastattelun suhteen, kun jatkohaastatteluissa kerättyjä tietoja keskeyttämisen syistä käytetään AMKoodari -opintojaksojen kehittämiseen vastaamaan paremmin opiskelijoiden toiveita.

 

Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä opintonsa keskeyttäneiltä AMKoodariopiskelijoilta:

  • tieto siitä, onko lähetetty haastattelukutsu
  • tieto siitä, onko varattu haastatteluaika

 

Varsinainen haastatteluaineisto (opintonsa keskeyttänyt AMKoodariopiskelija, joka on lisäksi vapaaehtoisesti halunnut haastatteluun osallistua ja tätä varten nimi- ja yhteystietonsa antanut):

  • Haastatteluaineisto kysymyksineen ja vastauksineen, joka tarkentuu vasta, kun palautekysely on toteutettu.
  • Metropolia Ammattikorkeakoulun työntekijä/työntekijät toteuttavat haastatteluaineiston keruun ja tallentamisen Metropolian suojatulle verkkolevyasemalle

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

E-lomake-ohjelmisto

AMKoodari -hankkeen alkukysely/ennakkotehtävä sekä palautekysely toteutetaan e-lomakkeella. E-lomakkeen avulla annetut vastaukset tallentuvat Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n palvelimelle. Kukin ammattikorkeakoulu saa kuitenkin pääsyn ns. omien AMKoodariopiskelijoidensa tietoihin ja voi näin ollen esimerkiksi tarkistaa e-lomakkeen avulla opiskelijan nimen ja onko hän tehnyt alkukyselyn. Tämä on ehto, että opiskelija pääsee opiskelemaan AMKoodariopintoja

 

AMK-koodarihankkeen AI Tutor -mobiilisovellus

AMKoodari-hankkeessa Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n yhteistyökumppanina toimiva Coreseer Company Oy toteuttaa AI Tutor -mobiilisovelluksen AMKoodari-hankkeelle. Älypuhelimen omaava, AMKoodariopintoja suunnitteleva tai toteuttava opiskelija voi itse tehdä päätöksen siitä, että haluaako hän ladata mobiilisovelluskaupasta kyseisen mobiilisovelluksen puhelimeensa ja käyttää sitä vaiko ei.

 

Microsoft Office, Excel -taulukkolaskentaohjelmisto

AMKoodari -hankkeen palautekyselyyn vastataan e-lomakkeella. E-lomakkeen avulla toteutetun palautekyselyn kaikki vastaukset tallentuvat Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n palvelimelle, ja Metropolialla ainoastaan on ne alkuperäisinä hallussaan. Kaikkien ammattikorkeakoulujen AMKoodariopiskelijoiden palautekyselyvastaukset siirretään Metropolia Ammattikorkeakoulun toimesta tietojen hallinnoimiseksi Exceliin.

 

SPSS-ohjelmisto

AMKoodari -hankkeen palautekyselyyn vastauksia (kaikkien ammattikorkeakoulujen AMKoodariopiskelijoiden palautekyselyvastauksia) analysoidaan SPSS-ohjelmistolla. Metropolia Ammattikorkeakoulu lähettää salatulla sähköpostilla Excel-tiedostoon tallennetut ja SPSS-ohjelmiston analysoinnin läpikäyneet palautekyselyvastaukset muihin AMKoodarihankkeen ammattikorkeakouluihin tarvittaessa tiedoksi.

 

Microsoft Office, Word-tekstinkäsittelyohjelmisto

Metropolia Ammattikorkeakoulun työntekijä/työntekijät toteutavat opintonsa keskeyttäneiden AMKoodariopiskelijoiden ja haastatteluun suostumuksensa antaneiden opiskelijoiden haastattelut. Varsinaiset haastattelut toteutetaan opiskelijaa kasvokkain haastattelemalla ja tarpeen vaatiessa haastattelunauhuria haastattelun taltioimisessa apuna käyttäen. Haastattelun jälkeen haastatteluaineisto puretaan sähköiseen muotoon Word-tekstinkäsittelyohjelmalla ja litteroitu haastatteluaineisto tallennetaan Metropolian suojatulle verkkolevyasemalle.

 

Verkkolevyasema

Metropolia Ammattikorkeakoulun työntekijä/työntekijät toteuttavat opintonsa keskeyttäneiden AMKoodariopiskelijoiden ja haastatteluun suostumuksensa antaneiden opiskelijoiden haastattelut. Varsinaiset haastattelut toteutetaan opiskelijaa kasvokkain haastattelemalla ja tarpeen vaatiessa haastattelunauhuria haastattelun taltioimisessa apuna käyttäen. Haastattelun jälkeen haastatteluaineisto puretaan sähköiseen muotoon Word-tekstinkäsittelyohjelmalla ja litteroitu haastatteluaineisto tallennetaan Metropolian suojatulle verkkolevyasemalle.

 

Metropolian sähköpostijärjestelmä

AMKoodari -hankkeen palautekyselylinkki lähetetään AMKoodari-opiskelijoille sähköpostijärjestelmän avulla vastattavaksi. Sähköpostitse hoidetaan myös yhteydenotot niihin AMKoodariopintonsa keskeyttäneisiin opiskelijoihin, jotka ovat suostuneet jatkohaastateltaviksi. Haastatteluajankohdat sovitaan myös sähköpostin avulla. Metropolian Microsoft O365-pohjainen sähköpostijärjestelmä on hankittu osana Microsoft O365-pakettia. Sen palvelin, jolla mm. henkilötietoja käsitellään, on Metropolian oma, Suomessa sijaitseva palvelin. Metropolia Ammattikorkeakoulu lähettää palautekyselyvastauksien perusteella tekemänsä analyysin/havainnoit/jatkokehitysideat/raportin tiedoksi ja hyödynnettäväksi muihin AMKoodarihankkeen ammattikorkeakouluihin sähköpostilla.

 

Sähköpostin turvapostiratkaisu

Metropoliassa on 18.11.2019 lukien käytössä turvaposti (sähköpostiin tuleva lisätoiminnallisuus, Deltagonin sec@gw turvapostiratkaisu), jolloin sähköpostitse lähetettäväksi suunniteltu luottamuksellinen materiaali voidaan tarpeen vaatiessa lähettää salatulla sähköpostilla vastaanottajalle.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Henkilörekisterin käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti tullaan laatimaan/on laadittu seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

 

AMKoodariopintoihin ilmoittautuvilta opiskelijoilta selvitettävän alkukyselyn tietoihin on pääsy Coreseer Company Oy:llä

Kaikkien AMKoodari-hankkeessa mukana olevien viiden ammattikorkeakoulun opintojaksoilmoittautumisien yhteyteen liitetään pakollinen alkukysely/ennakkotehtävä, joka on Metropolian e-lomakkeelle tehty kysely. Kukin ammattikorkeakoulu voi tarkistaa e-lomakkeen avulla opiskelijan nimen ja onko hän tehnyt alkukyselyn. Tämä on ehto, että opiskelija pääsee opiskelemaan AMKoodariopintoja. Yritys nimeltä Coreseer Company Oy saa yleiset tiedot kyseiseltä e-lomakkeelta ja AMKoodari-hankkeessa Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n yhteistyökumppanina toimiva Coreseer Company Oy rakentaa niitä käyttäen tekoälypohjaisen ”opintojaksopohjaisen suosittelun” opiskelijalle. Coreseer Company Oy:n ja Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n välille on laadittu asianmukainen GPDR:n artiklan 28 mukainen henkilötietojen käsittelysopimus.

 

Eduix Oy ja e-lomake -ohjelmisto

AMKoodari -hankkeen palautekyselyyn vastataan e-lomakkeella. E-lomakkeen avulla toteutetun palautekyselyn kaikki vastaukset tallentuvat Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n palvelimelle.

 

Microsoft Corporation ja Microsoft Office/ Excel -taulukkolaskentaohjelmisto ja Word-tekstinkäsittelyohjelmisto

Kaikkien ammattikorkeakoulujen AMKoodariopiskelijoiden palautekyselyvastaukset siirretään E-lomakkeelta Exceliin Metropolia Ammattikorkeakoulun toimesta.

 

IBM ja SPSS-ohjelmisto

AMKoodari -hankekyselyyn vastauksia (kaikkien ammattikorkeakoulujen AMKoodariopiskelijoiden palautekyselyvastauksia) analysoidaan SPSS-ohjelmistolla Metropolia Ammattikorkeakoulun toimesta. Metropolia Ammattikorkeakoulu lähettää tarvittaessa salatulla sähköpostilla Excel-tiedostoon tallennetut ja SPSS-ohjelmiston analysoinnin läpikäyneet palautekyselyvastaukset muihin AMKoodarihankkeen ammattikorkeakouluihin.

 

Deltagon Group Oy ja sec@gw sähköpostin turvapostiratkaisu

Metropoliassa on 18.11.2019 lukien käytössä turvaposti (sähköpostiin tuleva lisätoiminnallisuus, Deltagonin sec@gw turvapostiratkaisu), jolloin sähköpostitse lähetettäväksi suunniteltu luottamuksellinen materiaali voidaan tarpeen vaatiessa lähettää salatulla sähköpostilla vastaanottajalle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

AMKoodari -hankerekisterin sisältämiä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilötietojen säilyttämisaika

AMKoodari -hankerekisterin yhteydessä kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä määräajan.

AMKoodari -hankerekisterin yhteydessä kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot niiden tietojen osalta, jotka koskevat opintonsa keskeyttäneiden AMKoodariopiskelijoiden tietoja ovat määräajan säilytettäviä. Hankkeen päättymisen jälkeen (hankeaika 2019-2021) määräajan säilytettäviä tietoja säilytetään niiden analysointia ja raportointia varten kesäkuuhun 2022.

Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Metropolian arkistonmuodostamissuunnitelma
  • Kansallisarkiston päätös säilytysajoista - AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016)

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:

  • Yhteisrekisterinpitäjien ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Yhteisrekisterinpitäjien työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat yhteisrekisterinpitäjien lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Yhteisrekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Yhteisrekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

Henkilötietorekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

AMKoodarihankerekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä jäseneksi.

Kaikkien ammattikorkeakoulujen keskeyttäneiltä AMKoodariopiskelijoilta kysytään palautekyselyssä seuraava kysymys:

”Haluamme kehittää AMKoodari -opintojaksoja vastaamaan paremmin opiskelijoiden toiveita. Haastattelemme joitakin opintojakson keskeyttäneitä. Voimmeko olla tarvittaessa yhteydessä sinuun?”

Kyllä -vastauksen edelliseen kysymykseen antaneilta, keskeyttäneiltä AMKoodariopiskelijoilta kerätään seuraavat henkilötiedot:

  • Etunimi, sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero

Vastatessaan ”Kyllä”, opiskelijalta (rekisteröidyltä) on saatu asianmukainen, informoitu suostumus henkilötietojen käsittelyä varten.

Jos joku ei anna erillistä suostumusta, ei hänen henkilötietojaan voida käsitellä.

 

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

AMKoodari -hankerekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.