Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Tallennettu 8.6.2020 - 16:30
Rekisterin nimi
Ammattikorkeakoulujen opiskelijavalintayhteistyön, AMK-valintakokeen käytön, International UAS Examin käytön ja valintakoejärjestelmäpalvelun tuottamisen henkilörekisteri (useamman korkeakoulun yhteinen rekisteri)
Rekisterinpitäjä
Yhteisrekisterinpitäjien nimet
- Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi, Yrkeshögskolan Novia
- Centria-ammattikorkeakoulu Oy
- Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy
- Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy
- Humanistinen Ammattikorkeakoulu Oy
- Hämeen Ammattikorkeakoulu Oy
- Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
- Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy
- Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy
- Karelia-ammattikorkeakoulu Oy
- LAB-ammattikorkeakoulu Oy
- Lapin Ammattikorkeakoulu Oy
- Laurea-ammattikorkeakoulu Oy
- Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
- Oulun Ammattikorkeakoulu Oy
- Satakunnan Ammattikorkeakoulu Oy
- Savonia-ammattikorkeakoulu Oy
- Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
- Tampereen Ammattikorkeakoulu Oy
- Turun Ammattikorkeakoulu Oy
- Vaasan Ammattikorkeakoulu Oy
- Yrkeshögskolan Arcada Ab
Yhteisrekisterinpitäjien yhteystiedot
- Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi, Yrkeshögskolan Novia (y-tunnus: 2059910-2)
Postiosoite: PB 6, 65201 Vasa
Vierailuosoite; Wolffskavägen 31, 65200 Vasa
Puhelin (vaihde): + 358 6 328 5000
Sähköposti: hakijapalvelut [at] novia.fi
- Centria-ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 1097805-3)
Postiosoite: Talonpojankatu 2, 67100 Kokkola
Puhelin (vaihde): + 358 6 868 0200
Sähköposti: info [at] centria.fi
- Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 0115776-3)
Postiosoite: PL 12, 00511 Helsinki
Vierailuosoite: Kyläsaarenkuja 2, 00580 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 469 6000
Sähköposti (kirjaamo): kirjaamo [at] diak.fi
- Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2029188-8)
Vierailuosoite: Ratapihantie 13, 00520 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 229 611
Sähköposti (kirjaamo): kirjaamo [at] haaga-helia.fi
- Humanistinen Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 1474763-1)
Vierailuosoite: Ilkantie 4, 00400 Helsinki
Puhelin (vaihde): +358 20 762 1391
Sähköposti: humak [at] humak.fi
- Hämeen Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2617489-3)
Postiosoite: PL 230, 13101 Hämeenlinna
Vierailuosoite: Visamäentie 35, 13100 Hämeenlinna
Puhelin (vaihde): +358 3 6461
Sähköposti: hamk [at] hamk.fi
- Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 1006550-2)
Postiosoite: PL 207, 40101 Jyväskylä
Vierailuosoite: Rajakatu 35, 40200 Jyväskylä
Puhelin (vaihde): + 358 14 449 9694
Sähköposti (kirjaamo): kirjaamo [at] jamk.fi
- Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2472908-2)
Postiosoite: PL 68, 50101 Mikkeli
Vierailuosoite: Patteristonkatu 3 D, 50101 Mikkeli
Puhelin (vaihde): + 358 40 655 0555
Sähköposti (kirjaamo): kirjaamo [at] xamk.fi
- Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2553600-4)
Postiosoite: PL 52, 87101 Kajaani
Vierailuosoite: Ketunpolku 1, 87100 Kajaani
Puhelin (vaihde): + 358 8 618 991
Sähköposti: kajaanin.amk [at] kamk.fi
- Karelia-ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2454377-1)
Postiosoite: PL 256, 80101 Joensuu
Vierailuosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
Puhelin (vaihde): +358 13 260 600
Sähköposti: info [at] karelia.fi
- LAB-ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2630644-6)
Postiosoite: PL 214, 15101 Lahti
Vierailuosoite: Mukkulankatu 19, 15210 Lahti
Puhelin (vaihde): + 358 29 446 5000
Sähköposti: asiakirjat [at] lab.fi
- Lapin Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2528792-5)
Vierailuosoite: Jokiväylä 11 C, 96300 Rovaniemi
Puhelin (vaihde): +358 20 798 6000
Sähköposti (kirjaamo): kirjaamo [at] lapinamk.fi
- Laurea-ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 1046216-1)
Postiosoite: Ratatie 22, 01300 Vantaa
Vierailuosoite: Ratatie 22, 01300 Vantaa
Puhelin (vaihde): + 358 9 8868 7150
Sähköposti: rehtorintoimisto [at] laurea.fi
- Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000
Sähköposti (kirjaamo): kirjaamo [at] metropolia.fi
- Oulun Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2509747-8)
Postiosoite: PL 222, 90101 OULU
Vierailuosoite: Yliopistokatu 9, 90570 Oulu
Puhelin (vaihde): + 358 20 611 020
Sähköposti (kirjaamo): kirjaamo [at] oamk.fi
- Satakunnan Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2388924-4)
Postiosoite: PL 1001, 28101 Pori
Vierailuosoite: Satakunnankatu 23, 28130 Pori
Puhelin (vaihde): + 358 2 620 3000
Sähköposti (kirjaamo): kirjaamo [at] samk.fi
- Savonia-ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2629463-3)
Postiosoite: PL 6, 70201 Kuopio
Vierailuosoite: Microkatu 1, 70210 Kuopio
Puhelin (vaihde): + 358 17 255 6000
Sähköposti (kirjaamo): savonia [at] savonia.fi
- Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2539767-3)
Postiosoite: PL 412, 60101 Seinäjoki
Vierailuosoite: Kampusranta 11, 60320 Seinäjoki
Puhelin (vaihde): + 358 20 124 3000
Sähköposti (kirjaamo): kirjaamo [at] seamk.fi
- Tampereen Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 1015428-1)
Vierailuosoite: Kuntokatu 3, 33520 Tampere
Puhelin (vaihde): + 358 029 45222
Sähköposti: tamk [at] tuni.fi
- Turun Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2528160-3)
Vierailuosoite: Joukahaisenkatu 3, 20520 Turku
Puhelin (kirjaamo): + 358 2 263 350
Sähköposti (kirjaamo): kirjaamo [at] turkuamk.fi
- Vaasan Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2267669-3)
Postiosoite: PL 509, 65101 Vaasa
Vierailuosoite: Wolffintie 30, 65200 Vaasa
Puhelin (vaihde): + 358 20 766 3300
Sähköposti: info [at] vamk.fi
- Yrkeshögskolan Arcada Ab (y-tunnus: 0200099-5)
Vierailuosoite: Jan-Magnus Janssons plats 1, 00560 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 20 769 9699
Sähköposti (kirjaamo): registrator [at] arcada.fi
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö
Nimi: Tuomas Orama
Tehtävä: Kehityspäällikkö, Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tuomas.orama [at] metropolia.fi
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot
Nimi: Marko Borodavkin
Tehtävä: Projektipäällikkö, Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: marko.borodavkin [at] metropolia.fi
Tietosuojavastaava
Yhteisrekisterinpitäjien tietosuojavastaavat:
- Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi, Yrkeshögskolan Novian tietosuojavastaava Roald von Schoultz
Sähköposti: dataskyddsansvarig [at] novia.fi - Centria-ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Rainer Björk
Sähköposti: rainer.bjork [at] centria.fi - Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Liisa Leppänen
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] diak.fi; liisa.leppanen [at] diak.fi - Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Ilkka Valve
Sähköposti: ilkka.valve [at] haaga-helia.fi - Humanistisen Ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Ari Savander
Sähköposti: security [at] humak.fi; ari.savander [at] humak.fi - Hämeen Ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Kari Kataja
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] hamk.fi; kari.kataja [at] hamk.fi - Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Annukka Akselin
Sähköposti: tietosuoja [at] jamk.fi; annukka.akselin [at] jamk.fi - Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Projektipäällikkö Markus Häkkinen
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] xamk.fi; markus.hakkinen [at] xamk.fi - Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] kamk.fi - Karelia Ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Mika Kettunen
Sähköposti: tietosuoja [at] karelia.fi - LAB-ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, lakimies Anne Himanka
Sähköposti: tietosuoja [at] lab.fi - Lapin Ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Pirjo Kärki-Koskinen
Sähköposti: tietosuoja [at] lapinamk.fi; pirjo.karki-koskinen [at] lapinamk.fi - Laurea-ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Marjo Valjakka
Sähköposti: marjo.valjakka [at] laurea.fi - Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi - Oulun Ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Ulla Virranniemi
Sähköposti: tietosuoja [at] oamk.fi; ulla.virranniemi [at] oamk.fi - Satakunnan Ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Osmo Santamäki
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] samk.fi; osmo.santamaki [at] samk.fi - Savonia-ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Mervi Hätinen
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] savonia.fi; mervi.hatinen [at] savonia.fi - Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Jarmo Jaskari
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] seamk.fi; jarmo.jaskari [at] seamk.fi - Tampereen Ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava (Tampereen korkeakouluyhteisön tietosuojavastaava)
Sähköposti: dpo [at] tuni.fi - Turun Ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Jaani Kuusela
Sähköposti: tietosuoja [at] turkuamk.fi; jaani.kuusela [at] turkuamk.fi - Vaasan Ammattikorkeakoulu Oy:n tietosuojavastaava, Sami Olmari
Sähköposti: security [at] vamk.fi; sami.olmari [at] vamk.fi - Yrkeshögskolan Arcada Ab:n tietosuojavastaava, Anna Härmä
Sähköposti: tietosuoja [at] arcada.fi; dataskydd [at] arcada.fi; anna.harma [at] arcada.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Ammattikorkeakoulujen opiskelijavalintayhteistyön, AMK-valintakokeen käytön, International UAS Examin käytön ja valintakoejärjestelmäpalvelun tuottamisen henkilörekisterissä käsitellään henkilötietoja ammattikorkeakoulujen opiskelijavalinnan toteuttamista varten. Kyseessä on useamman korkeakoulun yhteinen rekisteri. AMK-valintakokeella valitaan Suomessa opiskelijoita suomen- ja ruotsinkieliseen tutkintoon johtavaan ammattikorkeakoulutukseen.
International UAS Examilla puolestaan valitaan Suomessa opiskelijoita englanninkieliseen tutkintoon johtavaan ammattikorkeakoulutukseen. Sekä AMK-valintakoe että International UAS Exam toteutetaan valintakoejärjestelmässä. Lisäksi on toteutettu hallintajärjestelmä, jossa käsitellään hakijoiden henkilötietoja. Hallintajärjestelmää käytetään hakijoiden tunnistamiseen ja kokeen käytännönjärjestelyiden apuna. Ammattikorkeakoulusektorilla on ollut käytössä syksystä 2019 lukien yhteinen digitaalinen valintakoe useamman sopijaosapuolena ja yhteisrekisterinpitäjänä toimivan ammattikorkeakoulun kesken. Ammattikorkeakoulusektorilla on käytössä keväästä 2022 lukien yhteinen englanninkielisiin ammattikorkeakoulututkintoon johtaviin koulutuksiin soveltuva International UAS Exam.
Ammattikorkeakoulujen opiskelijavalintayhteistyössä kaikki tämän tietosuojaselosteen kohdassa yksi luetellut ammattikorkeakoulut käyttävät AMK-valintakoetta valitessaan opiskelijoita ammattikorkeakoulujen suomen- ja ruotsinkieliseen tutkintoon johtavaan koulutukseen. AMK-valintakoe on käytössä kaikilla koulutusaloilla, pois lukien kulttuuriala. Kulttuurialan koulutukset voivat kuitenkin tulevaisuudessa käyttää halutessaan AMK-valintakoetta. Edellä kuvatun lisäksi ammattikorkeakoulujen opiskelijavalintayhteistyössä kaikki tietosuojaselosteen kohdassa yksi luetellut ammattikorkeakoulut (pois lukien Satakunnan ammattikorkeakoulu, SAMK) käyttävät International UAS Examia valitessaan opiskelijoita ammattikorkeakoulujen englanninkieliseen tutkintoon johtavaan koulutukseen.
Myös International UAS Exam on käytössä kaikilla koulutusaloilla, pois lukien kulttuuriala. Kulttuurialan koulutukset voivat kuitenkin tulevaisuudessa käyttää International UAS Examia valitessaan opiskelijoita ammattikorkeakoulujen englanninkieliseen tutkintoon johtavaan koulutukseen.
Ammattikorkeakoulujen opiskelijavalintayhteistyössä kaikki yhteistyössä mukana olevat ammattikorkeakoulut ovat sitoutuneet AMK-valintakoetta ja/tai International UAS Examia käyttäessään valtakunnalliseen valintakoeyhteistyöhön. Valintakoeyhteistyöllä tarkoitetaan sitä, että valintakokeen tulokset hyväksytään valintakokeen periaatteiden mukaisesti sellaisenaan kaikkiin niihin ammattikorkeakouluihin ja hakukohteisiin, joissa joko AMK-valintakoe ja/tai International UAS Exam on käytössä.
Metropolia Ammattikorkeakoulun omistamaa valintakoejärjestelmää (valintakoejärjestelmäpalvelua) hyödynnetään tässä sopimuksessa kuvattujen AMK-valintakokeen ja International UAS Examin toteutuksessa. Ammattikorkeakoulujen opiskelijavalintakoeyhteistyössä kokonaisuudessaan sekä valintakoejärjestelmän käytössä tapahtuu henkilötietojen käsittelytoimia.
Edellä kuvatun toiminnan toteuttamisen yhteydessä ammattikorkeakoulut käsittelevät henkilötietoja siten, että niiden välille muodostuu yhteisrekisterinpitäjyys EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) artiklassa 26 säädetyllä tavalla. Ammattikorkeakoulut ovat laatineet sopimuksen yhteisrekisterinpitäjyydestä, jossa on määritelty ammattikorkeakoulujen todelliset roolit, vastuut ja suhteet rekisteröityihin nähden.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Ammattikorkeakoulujen opiskelijavalintayhteistyön, AMK-valintakokeen käytön, International UAS Examin käytön (mukaan lukien edellä mainittuihin liittyvän hallintajärjestelmän käytön) sekä valintakoejärjestelmäpalvelun tuottamisen henkilörekisterissä olevien tietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 art. 1 c ja e alakohtiin.
Henkilötietoja käsitellään ammattikorkeakoulujen opiskelijavalintakoeyhteistyössä opiskelijavalintaa toteuttamaan. Henkilötietoja käsitellään niin ikään AMK-valintakokeeseen sekä International UAS Examiin osallistuvien henkilöiden tunnistamiseksi ja tunnistamisen hallinnointia varten.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 art. 1 c alakohta: Henkilötietojen käsittely perustuu ammattikorkeakoululakiin (932/2014) sekä valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annettuun lakiin (884/2017). Ammattikorkeakoululain mukaisesti koulutus, opetus ja tutkintojen myöntäminen kuuluvat ammattikorkeakoulun lakisääteisiin tehtäviin. Ammattikorkeakoulun toimiluvassa määrätään siitä, mitä ammattikorkeakoulututkintoja ja niihin liitettäviä tutkintonimikkeitä ammattikorkeakoulun tulee antaa (koulutusvastuu). Ammattikorkeakoululain mukaisesti opiskelijat ottaa ammattikorkeakoulu. (Ammattikorkeakoululaki 4, 7–8 ja 25–28 §).
Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain mukaisesti opiskelijavalintaa suorittaessaan ammattikorkeakoulun tulee tallentaa muun muassa seuraavat rekisteröidyn tiedot: hakijan nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli ja tarpeelliset yhteystiedot; hakijan aikaisempaa koulutusta ja suoritettuja tutkintoja koskevat tiedot; koulutukseen hakemista ja valinnan perusteita koskevat tiedot kunkin hakijan osalta; valinnan tulosta, opiskelupaikan vastaanottamista ja oppilaitokseen ilmoittautumista koskevat tiedot. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 17–27 §).
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 art. 1 e alakohta: henkilötietojen käsittelyä tapahtuu ammattikorkeakokulujen opiskelijavalintayhteistyössä myös julkisen vallan käyttöön perustuen.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Ammattikorkeakoulujen opiskelijavalintayhteistyön, AMK-valintakokeen käytön, International UAS Examin käytön ja valintakoejärjestelmäpalvelun tuottamisen henkilörekisterin rekisteröityjen ryhmät ovat:
- Ammattikorkeakoulujen opiskelijavalintaan osallistuvat hakijat (suomen- ja ruotsinkielisiin tutkintoihin johtavaan koulutukseen hakijat 22 eri sopijaosapuolena olevan ammattikorkeakoulun osalta; englanninkielisiin tutkintoihin johtavaan koulutukseen hakijat 21 eri sopijaosapuolena olevan ammattikorkeakoulun osalta)
- Hakijoiden tunnistamiseen liittyvää hallintajärjestelmää käyttävien ammattikorkeakoulujen henkilökunta
Ammattikorkeakoulujen opiskelijavalintayhteistyön, AMK-valintakokeen käytön, International UAS Examin käytön ja valintakoejärjestelmäpalvelun tuottamisen henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja henkilötietoryhmittäin:
Valintakoejärjestelmäpalvelun toteuttamiseen liittyvät hakijan taustatiedot
(hakijatietojen käsittely ennen valintakoetta Opintopolku.fi -palvelussa ja valintakokeen aikana ja valintakokeen tuloksen selviämisen jälkeen)
- Perustiedot hakijasta: etunimet, kutsumanimi, sukunimi, oppijanumero, henkilötunnus, sähköposti, puhelinnumero;
- Hakemustunniste;
- Valintakokeen sisältötunnisteet;
- Tieto valintakokeen suorituspaikasta ja ajankohdasta
Valintakoejärjestelmäpalvelussa (ja siihen liittyvässä hallintajärjestelmässä sekä International UAS Examissa) käsiteltävät henkilötiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu hakee teknisen rajapinnan avulla Opintopolkupalvelusta. Hakijan henkilötietoja käsitellään valintakoejärjestelmäpalvelussa, jotta pystytään muodostamaan yksilöllinen valintakokeen sisältö ja mahdollistetaan valintakokeen tekeminen.
Valintakoejärjestelmään liittyy hallintajärjestelmä. Hallintajärjestelmä generoi hakijalle yksilöidyn tunnisteen qr-koodina ja tiedot valintakoetilaisuudesta. Hakijan yksilöllistä qr-koodia käytetään yhdessä henkilöllisyystodistuksen kanssa hakijan vahvaan tunnistamiseen ennen koetilaisuutta.
Ammattikorkeakoulut toteuttavat hallintajärjestelmässä tilojen luontia ja sijoittelevat hakijoita eri tiloihin. Hakijalle voidaan antaa myös lisäaikaa ja määritellä erityisjärjestelyjä terveydellisten syiden vuoksi, hylätä koe tai siirtää hakija eri koetilaisuuteen. Varsinaisia syitä erityisjärjestelyihin ei tallenneta rekisteriin.
Hakijan koevastaustiedot (AMK-valintakoe ja/tai International UAS Exam)
(hakijan valintakoetilanteessa itse järjestelmään antamat vastaukset)
- Valintakokeessa annetut koevastaukset (tallentuvat vain Metropolia Ammattikorkeakoulun palvelimelle);
- Valintakoevastauksiin liittyvät lokikirjaustiedot (mm. tarkka vastauksen tallentamisaika, tallentuvat vain Metropolian Ammattikorkeakoulun palvelimelle).
Hakija antaa itse vastaukset valintakoekysymyksiin kokeen suoritustilanteessa. AMK-valintakoe ja/tai International UAS Exam muodostetaan hakijalle useasta osiosta, kuten päätöksentekotaidot ja kieli- ja viestintätaidot. Hakijan hakukohteet määrittävät hakijalle kokeeseen valikoituvat osiot.
Hakijan valintakokeessa saamat pisteet (AMK-valintakoe ja/tai International UAS Exam)
(valintakokeen lopuksi käsiteltävät tiedot ja Metropolia Ammattikorkeakoulusta Opetushallitukselle Opintopolkupalveluun teknisen rajapinnan kautta välitettävät tiedot)
- Hakijan saamat pisteet valintakokeessa
Hakijan vastaukset pisteytetään valintakoejärjestelmässä. Hakijan valintakokeen osiokohtaiset pisteet viedään Opintopolkupalveluun teknisen rajapinnan avulla.
Valintakoejärjestelmäpalveluun liittyvän hallintajärjestelmän ja sitä käyttävien ammattikorkeakoulujen henkilökunnan tiedot
- Korkeakoulun henkilökunnan Haka-käyttäjätunnukset
- Korkeakoulun henkilökunnan sähköpostiosoitteet
Hallintajärjestelmään tallennetaan järjestelmää käyttävien ammattikorkeakoulujen henkilökunnan Haka-käyttäjätunnukset ja sähköpostiosoitteet.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Hakijan henkilötiedot
Henkilötiedot on saatu Opetushallituksen ylläpitämästä Opintopolku.fi -palvelusta AMK-valintakokeeseen ja/tai International UAS Examiin osallistumisen osalta. AMK-valintakokeessa ja/tai International UAS Examissa annetut koevastaukset saadaan rekisteröidyltä itseltään koetilanteessa.
Metropolia Ammattikorkeakoulu tallentaa hakijan AMK-valintakokeessa ja/tai International UAS Examissa saamat pisteet.
Korkeakoulujen henkilökunnan henkilötiedot
Korkeakoulujen henkilökunnan tiedot on saatu osin rekisteröidyltä itseltään työntekijäksi ammattikorkeakouluun hakeutumisen yhteydessä, ja osin tiedot (kuten Haka-käyttäjätunnus) on luotu hänelle työnantajansa toimesta. Ammattikorkeakoulujen henkilökunta suorittaa hallintajärjestelmässä tilojen luontia, ja sijoittelee hakijoita eri tiloihin. Hakijalle voidaan antaa myös lisäaikaa ja määritellä erityisjärjestelyjä terveydellisten syiden vuoksi tai siirtää hakija eri koetilaisuuteen korkeakoulun henkilökunnan teknisesti toteuttamana.
Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät
Valintakoejärjestelmäpalvelussa käsiteltävät henkilötiedot haetaan teknisen rajapinnan avulla Opetushallituksen teknisesti ylläpitämästä Opintopolku.fi -palvelusta. Hakijan koevastaukset pisteytetään suoraan valintakoejärjestelmässä Metropolia Ammattikorkeakoulun toimesta. Hakijan AMK-valintakokeen ja/tai International UAS Examin osiokohtaiset pisteet viedään prosessin lopuksi rajapinnan avulla Opetushallitukselle Opintopolku.fi -palveluun Metropolia Ammattikorkeakoulun toimesta.
Metropolia Ammattikorkeakoulu omistaa ammattikorkeakoulujen yhteisvalinnassa käytettävän valintakoejärjestelmäpalvelun ja siihen liittyvän hallintajärjestelmän, joilla voidaan AMK-valintakoe ja International UAS Exam tuottaa koko ammattikorkeakoulusektorin käyttöön.
AMK-valintakokeen ja International UAS Examin tuottamisen apuna käytetään avoimen lähdekoodin Nextcloud-palvelinohjelmistoa. Nextcloud on-premises -ratkaisua käytetään AMK-valintakokeiden järjestelyissä vaadittavaan tiedostojen jakoon, valintakokeiden tilannehuoneiden järjestämiseen sekä varmuuskopioiden säilyttämiseen.
Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.
Rekisterin käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Opetushallitus ja Opintopolku.fi -palvelu
Metropolia Ammattikorkeakoulu hakee valintakoejärjestelmässä käsiteltävät henkilötiedot teknisen rajapinnan avulla Opintopolku.fi -palvelusta. Hakijatietoja luovutetaan Opintopolku.fi -palvelusta ammattikorkeakoulujen yhteistä AMK-valintakoejärjestelmää sekä International UAS Examia varten Metropolia Ammattikorkeakoululle. Opintopolkupalvelua pitää teknisesti yllä Opetushallitus.
Metropolia Ammattikorkeakoulu on tulkittavissa luovutuksen saajaksi Opetushallituksen ylläpitämästä Opintopolku.fi -palvelusta. Luovuttamista säätelee Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Opetushallituksen välillä laadittu luovutussopimus (tietopalvelusopimus).
Metropolia Ammattikorkeakoulu toteuttaa valintakoejärjestelmäpalvelua ja siihen liittyvää hallintajärjestelmää käyttäen ulkopuolista palveluntarjoajaa (lukuunsa toimiva henkilötietojen käsittelijä). Metropolia Ammattikorkeakoulun lukuun toimiva henkilötietojen käsittelijä:
Eduix Oy
Koska valintakoejärjestelmäpalvelua yhdessä Metropolia Ammattikorkeakoulun kanssa toteuttavalla ja kehittävällä Eduix Oy:lla on pääsy valintakoejärjestelmän tietoihin mukaan lukien henkilötiedot, on Eduix Oy tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajaksi valintakoejärjestelmäpalvelun ja siihen liittyvän hallintajärjestelmän osalta. Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Eduix Oy:n välillä on laadittu henkilötietojen käsittelysopimus EU:n yleisen tietosuoja-aseuksen 28 artiklan mukaisena. Metropolia Ammattikorkeakoulu on ohjeistanut kirjallisin ohjein lukuunsa toimivaa henkilötietojen käsittelijää, kuten 28 artikla edellyttää.
Ammattikorkeakoulujen opiskelijavalintayhteistyön, AMK-valintakokeen käytön, International UAS Examin käytön ja valintakoejärjestelmäpalvelun tuottamisen henkilörekisteristä voidaan luovuttaa tietoja tieteelliseen ja historialliseen tutkimuskäyttöön.
Rekisteröidyn (tutkittavan) suostumuksella ammattikorkeakoulujen opiskelijavalintayhteistyön, AMK-valintakokeen käytön, International UAS Examin käytön ja valintakoejärjestelmäpalvelun tuottamisen henkilörekisteristä luovutetaan tietoja valintakoeosallistujien tutkimusaineiston henkilörekisteriin.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin
Ammattikorkeakoulujen opiskelijavalintayhteistyön, AMK-valintakokeen käytön, International UAS Examin käytön ja valintakoejärjestelmäpalvelun tuottamisen henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Selvyyden vuoksi todettakoon, että on mahdollista, että osana AMK-opiskelijavalintayhteistyötä käytetään kunkin yhteistyössä mukana olevan ammattikorkeakoulun sähköpostijärjestelmää osana tietojen käsittelyä. Metropolia Ammattikorkeakoulun sähköpostijärjestelmä pyörii omalla palvelimella Metropolian Myllypuron konesalissa (ei ole osa Microsoft O365-pilvipalveluratkaisua). Ammattikorkeakoulun sähköpostijärjestelmän pyöriessä omalla palvelimella (erotuksena pilvipalveluratkaisusta) ei tilanteeseen liity henkilötietojen mahdollista siirtoa EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
On kuitenkin mahdollista, että osalla AMK-opiskelijavalintayhteistyöhön osallistuvilla ammattikorkeakouluilla käytössä olevat sähköpostiratkaisut
pyörivät Microsoft O365-pilvipalveluratkaisussa. Tällaiseen tilanteeseen saattaa liittyä henkilötietojen siirtoa EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
AMK-opiskelijavalintayhteistyöhön sitoutuneiden osapuolten todetaan lähtökohtaisesti hyväksyneen edellä mainitun tilanteen. Kullakin AMK-opiskelijavalintayhteistyöhön osallistuvalla osapuolella on velvollisuus sopimuksin sitouttaa käyttämänsä alihankkija noudattamaan tietojen siirtoa koskevan sopimuksen ehtoja. Sopimukseen tietojen siirrosta tulee sisällyttää EU:n komission hyväksymät vakiolausekkeet (Standard Contractual Clauses, SCC). Lisäksi Osapuolen tulee arvioida ja seurata tiedonsiirron kohteena olevan maan tietosuojan tasoa, ja tarpeen vaatiessa toteuttaa teknisiä ja organisatorisia lisäsuojatoimenpiteitä tiedonsiirron turvaamiseksi. Tietojen siirto voidaan toteuttaa myös käyttämällä muuta Osapuolten kirjallisesti hyväksymää menettelyä.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Valintakoejärjestelmään tallentuvat tiedot säilytetään yhden (1) vuoden ajan opiskelijavalintapäätöksestä lukien.
Ammattikorkeakouluun opiskelijaksi valitsemista koskevat ns. valintarekisterin tiedot säilytetään viisi (5) vuotta opiskelijavalintapäätöksen tekemisestä lukien. Korkeakoulujen hakurekisteriin sisältyvät opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot säilytetään kuitenkin pysyvästi. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 22 §).
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän(t) annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyn tietopyyntö voidaan tehdä toimittamalla hakijan ensisijaisesti hakemaan korkeakouluun pyyntö (ammattikorkeakoulun julkisilta verkkosivuilta löytyvän, rekisteröidyille suunnatun ohjeistuksen mukaisesti). Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on voitava todistaa henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esim. virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokortin esittämällä kyseisen korkeakoulun opintotoimistossa tai korkeakoulun tietosuojavastaavalle). Se korkeakoulu, johon hakija on ensisijaisesti hakenut, ottaa yhteyden tarpeen vaatiessa Metropolia Ammattikorkeakouluun, jos esimerkiksi tarvitaan tiedot valintakoejärjestelmäpalveluun teknisesti tallennetuista tiedoista. Metropolia Ammattikorkeakoulu toimittaa tällöin tiedot pyytäjäkorkeakoululle.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö siihen korkeakouluun, johon hakija on ensisijaisesti hakenut. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on voitava todistaa henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu tähän rekisteriin.
D. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Ei sovellu tähän rekisteriin.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Rekisterin suojauksen periaatteet
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
- Yhteisrekisterinpitäjien ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
- Yhteisrekisterinpitäjien työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat yhteisrekisterinpitäjien lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Yhteisrekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Yhteisrekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
- Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset
Ammattikorkeakoulujen opiskelijavalintayhteistyön, AMK-valintakokeen käytön, International UAS Examin käytön ja valintakoejärjestelmäpalvelun tuottamisen henkilörekisterin sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään koulutukseen hakeutumisen ja opiskelijavalintakokeeseen osallistumisen osalta.
Ammattikorkeakouluun opiskelijaksi hakeminen ja ammattikorkeakoulujen yhteiseen opiskelijavalintakokeeseen osallistuminen on järjestetty siten, että ryhtyessään itse syöttämään tietoja Opintopolku.fi -palvelun kautta, informoidaan hakijaa tässä yhteydessä siitä, että tietoja tulevat käsittelemään jatkossa Opetushallitus sekä useat eri Suomen ammattikorkeakoulut yhteisrekisterinpitäjinä. Korkeakoulun henkilökunnan tiedot on saatu osin rekisteröidyltä itseltään työntekijäksi ammattikorkeakouluun hakeutumisen yhteydessä, ja osin tiedot (kuten Haka-käyttäjätunnus, työsähköpostiosoite) on luotu hänelle työnantajan toimesta työsopimukseen perustuen.
Ammattikorkeakoulun suomen- ja ruotsinkielisiin sekä englanninkielisiin tutkinto-ohjelmiin opiskelijoiksi hakevia henkilöitä varten on perustettu https://www.ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivusto.
Tarkempia tietoja AMK-valintakoeyhteistyöhön liittyvistä tietosuoja-asioista sekä esimerkiksi saavutettavuudesta on löydettävissä www.ammattikorkeakouluun.fi -sivuston Tietosuoja ja GDPR -osiosta sekä Saavutettavuus -osiosta.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.