Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 27.7.2020 - 13:55

Rekisterin nimi

HIPPA - Hyvinvointia ja parempaa palveluasumista digitalisaation avulla -henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000 

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava 

Nimi: Annakaisa Oksava
Tehtävä: Osaamisaluepäällikkö/Hyvinvointi-osaamisalue
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: annakaisa.oksava [at] metropolia.fi 

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot

Nimi: Toini Harra
Tehtävä: Projektipäällikkö/Yliopettaja/Vanhustyö-, kuntoutus-, toimintaterapia -tiimi
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: toini.harra [at] metropolia.fi

Hankkeen verkkosivuston osoite: https://hippa.metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

HIPPA - Hyvinvointia ja parempaa palveluasumista digitalisaation avulla -henkilörekisterissä käsitellään HIPPA-hankkeen asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijoiden, viiteryhmien sekä potentiaalisten asiakkaiden ja näiden edustajien henkilötietoja. Henkilötietoja käytetään yhteistyöhön, asiakasviestintään ja hankkeen tiedottamiseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

HIPPA - Hyvinvointia ja parempaa palveluasumista digitalisaation avulla -henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely

1) on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena:

Nimi- ja muiden yhteystietojen kerääminen HIPPA-hankkeessa on perustunut asiakassuhteeseen (HIPPA-hankkeeseen osallistuvien yritysten, organisaatioiden, yhteistyökumppanien, HIPPA-hankkeen muiden asiakkaiden sekä potentiaalisten asiakkaiden ja näiden edustajien henkilötietoja on sopimussuhteeseen perustuen kerätty ja tallennettu HIPPA-hankkeen tietovarantoihin). Tietoja on kerätty sopimuksenteon yhteydessä, rekisteröityessä tai käytettäessä HIPPA-hankkeen palveluja.

2) perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen:

  • HIPPA-hankkeen verkkosivujen sisältämien evästeiden ja niiden mahdollistaman verkkosivustovierailuseurannan osalta evästetietojen kerääminen verkkosivuvierailijasta on perustunut rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.
  • HIPPA-hankkeen piirissä järjestettävien tapahtumien ja tapahtumiin (esim. työpajoihin, kilpailuihin, koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuminen) ilmoittautumisen ja/tai tapahtuman jälkeen suoritetun palautteenannon osalta henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.
  • HIPPA-hankkeen tiedottamis- ja markkinointiviestikirjeiden (uutiskirjeiden) osalta niiden sisältämä henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyltä saatuun suostumukseen. Osoitteita on kerätty myös julkisista lähteistä. Uutiskirjeen vastaanottajalla on ollut mahdollisuus perua uutiskirjeen lähetys milloin tahansa syytä selittämättä.
  • HIPPA-hankkeeseen liittyvien seuraavien lomakkeiden sisältämä henkilötietojen keruu ja käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen:
    • Salassapitolomake: lomakkeella sitoudutaan pitämään salassa yrityksen tuotteeseen ja palveluun liittyviä tietoja
    • Oikeuksien siirtolomake: lomakkeella sitoudutaan antamaan ammattikorkeakoululle oikeudet asiantuntijana toteutettuun sisältöön
    • Kuvauslupalomake: lomakkeella kuvattava henkilö tai organisaatio antaa luvan kuvata materiaalia HIPPA-hankkeen ja/tai TUTTUnet-verkkopalvelun käyttöön
    • Suostumuslomake: lomakkeella osallistuja antaa luvan henkilötietojen keruuseen hankkeen yhteiskehittelyyn, testaukseen/käyttäjäkokeiluun sekä kaupallistamiseen ja markkinointiin liittyvissä tukitoimissa
    • Osallistujalista: lomakkeella osallistuja antaa luvan henkilötietojen keruuseen sekä kuvaamiseen hankkeen tapahtumissa
  • HIPPA-hankkeeseen liittyvän TUTTU net-verkkopalvelun lomakkeiden sisältämä henkilötietojen kerääminen ja käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen. Yhteystietojen jättäminen ja lomakkeiden täyttäminen on täysin vapaaehtoista toimintaa. Tämä koskee TUTTU net-verkkopalvelun ”Haasta”-lomaketta, ”Testaa”-lomaketta sekä ”Kehittele”-lomaketta.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

HIPPA - Hyvinvointia ja parempaa palveluasumista digitalisaation avulla -henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

HIPPA - Hyvinvointia ja parempaa palveluasumista digitalisaation avulla -henkilörekisterissä rekisteröityjä ovat HIPPA -hankkeen asiakkaat, yhteistyökumppanit, Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijat, viiteryhmät sekä potentiaaliset asiakkaat ja näiden edustajat.

Henkilörekisteriin voidaan tallentaa seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:

Perustiedot:

  • Etunimi ja sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Yhteystiedot
  • Titteli/vastuualue
  • Organisaatio
  • Y-tunnus

Asiakkuuden ja yhteistyön hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot:

  • Hankkeen palveluiden tilaus- ja peruutustiedot
  • Palautteet
  • Tapahtumien audiovisuaaliset taltioinnit

Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot:

  • Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot HIPPA-hankkeen verkkosivustoilla ja -palveluissa sekä sosiaalisen median alustoilla
  • Tekniset tiedot sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot
  • Evästeiden avulla saadaan HIPPA-hankkeen vierailijoista mitattavia tietoja, joita hyödynnetään esimerkiksi hankkeen suunnitellessa markkinointiaan. Tällä tavoin voidaan kohdentaa viestintää mahdollisimman osuvasti
  • Google Analyticsin standardin mukaisesti kerätyt tiedot

Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot:

  • Rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim. työpajoihin, kilpailuihin, koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuminen)
  • Suostumuksenanto/kieltäytyminen, antaako rekisteröity suostumuksen lähettää hankkeeseen liittyviä markkinointiviestejä

Hankkeen verkkosivut (https://hippa.metropolia.fi):

  • Uutiskirjeen tilauslomake: nimi, sähköposti
  • Yrityksille-osio: Yrityksen nimi ja y-tunnus, yrityksen nettisivuosoite, yhteyshenkilön nimi, yhteyshenkilön sähköpostiosoite, puhelinnumero, ensisijainen yhteydenottotapa, luvan antaminen tietojen tallentamiseen HIPPA-hankkeen käyttöön
  • Osallistujille-osio: etunimi, sukunimi, ikäryhmä, organisaatio, sähköposti, puhelinnumero, millaiseen toimintaan haluaa osallistua, uutiskirjeen tilaaminen, luvan antaminen tietojen tallentamiseen HIPPA-hankkeen käyttöön
  • Opiskelijoille-osio: etunimi, sukunimi, oppilaitos, tutkinto ja ryhmän tunnus, tutoropettajan nimi, sähköposti, puhelinnumero, millaiseen toimintaan haluaa osallistua, haluaako tehdä opinnäytetyön, luvan antaminen tietojen tallentamiseen HIPPA-hankkeen käyttöön

Lomakkeet:

  • Salassapito: lomakkeella sitoudutaan pitämään salassa yrityksen tuotteeseen ja palveluun liittyviä tietoja
  • Oikeuksien siirto: lomakkeella sitoudutaan antamaan ammattikorkeakoululle oikeudet asiantuntijana toteutettuun sisältöön
  • Kuvausluvat: lomakkeella kuvattava henkilö tai organisaatio antaa luvan kuvata materiaalia HIPPA-hankkeen ja/tai TUTTUnet-verkkopalvelun käyttöön
  • Osallistujalistat: listoihin tallennetaan hankkeen toimintaan osallistujan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, suostumus käyttää yhteystietoja hankkeen toiminnassa ja viestinnässä sekä suostumus kuvaamiseen toiminnan aikana
  • Ilmoittautumislomakkeet: ilmoittautumislomakkeissa kysytään nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatio, suostumus käyttää yhteystietoja hankkeen toiminnassa ja viestinässä sekä suostumus kuvaamiseen toiminnan aikana
  • Suostumuslomake: lomakkeella osallistuja antaa suostumuksen vapaaehtoisesta osallistumisesta sekä henkilötietojen (nimi ja yhteystiedot) keruusta korkeakoulun / kaupungin toteuttamassa yhteiskehittelyssä/tuote- tai palvelutestauksessa, joka on tehty HIPPA - Hyvinvointia ja parempaa palveluasumista digitalisaation avulla -hankkeessa. Suostumuksen antaja vakuuttaa perehtyneensä asiaa koskevaan tiedotteeseen

TUTTUnet-verkkopalvelu (kolme eri lomaketyyppiä):

  • Haasta-lomake: etunimi*, sukunimi*, sähköposti*, yrityksen/ organisaation nimi*, y-tunnus, haasteen kuvaus* (tähdellä merkityt ovat pakollisia)
  • Testaa-lomake: etunimi*, sukunimi*, sähköposti*, yrityksen/organisaation nimi, viesti/kommentti (tähdellä merkityt ovat pakollisia)
  • Kehittele-lomake: etunimi*, sukunimi*, sähköposti*, yrityksen/organisaation/korkeakoulun nimi*, tutkinto-ohjelma, tutoropettaja, mihin tilaisuuteen / millaiseen toimintaan* haluaa osallistua (tähdellä merkityt ovat pakollisia)

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Nimi- ja muiden yhteystietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun yhteyteen HIPPA-hankkeessa. Tietoja kerätään sopimuksenteon yhteydessä, rekisteröityessä tai käytettäessä HIPPA-hankkeen palveluja. Henkilötiedot on saatu siten pääasiassa rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietoja voidaan saada myös rekisteröidyn työnantajalta tai muulta taholta, joka ilmoittaa rekisteröidyn HIPPA-hankkeen tarjoamaan tapahtumaan tai koulutukseen.

HIPPA-hanke seuraa myös evästeitä ja vierailua HIPPA-hankkeen sivuilla (IP-osoitetietoa). Evästetietojen kerääminen edellyttää rekisteröidyn antamaa suostumusta.

Henkilötietoja voidaan myös ostaa kertaluonteiseen markkinointikäyttöön myös HIPPA-hankkeen ulkopuolisista rekistereistä. Markkinointiin (uutiskirjeiden) vastaanottoon tarvitaan rekisteröidyltä saatu ennakollinen suostumus. 

Henkilötietoja voidaan saada myös julkisista lähteistä.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

HIPPA - Hyvinvointia ja parempaa palveluasumista digitalisaation avulla -henkilörekisterissä olevia tietoja käsitellään seuraavilla tietojärjestelmillä, sovelluksilla ja ohjelmistoilla:

G Suite for Education

HIPPA-hankkeen henkilörekisteriin kerätään tietoa ja hallinnoidaan Googlen työvälinesovelluspakettiin kuuluvalla erityisesti oppilaitoksiin suunnatulla sovelluspaketilla G Suite for Education.

Henkilötietoja kerätään sovelluspakettiin kuuluvaan Google Drive -pilvitallennuspalveluun ja niitä hallinnoidaan oheisohjelmilla, kuten Google Docs, Sheets ja Slides. Tietoa kerätään sovelluspakettiin kuuluvalla Google Forms sovelluksella. Esim. työpajojen organisoimiseen käytetään G Suite for Education -sidonnaisia sovelluksia.

Google Analytics

Verkkosivuvierailutietojen analysointiin käytetään muun muassa Google Analyticsia. Saadaksesi lisätietoa Google Analyticsista, käy osoitteessa http://www.google.com/analytics/. Voit kieltäytyä Google Analyticsin suorittamasta tietojen keräämisestä lataamalla selaimeesi lisäosan osoitteesta https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Wordpress -kotisivukone ja Zoner.fi -webhotelli

HIPPA-hankkeen julkiset verkkosivut (hippa.metropolia.fi) on toteutettu ja julkaistu kotimaisen Zoner.fi -webhotellin mahdollistamana, ja ne on toteutettu Wordpress-kotisivukoneella. Wordpress toimii Metropolian omalla palvelimella (ei ulkopuolista järjestelmätoimittajaa /palveluntarjoajaa). Nettisivuilla on hankkeen projektityöntekijöiden yhteystiedot.

E-lomake -ohjelmisto

HIPPA-hankkeen tapahtumiin ja tilaisuuksiin tarvittavat ilmoittautumistiedot kerätään Metropolian e-lomake -ohjelmiston avulla.

TUTTUnet-verkkopalvelu

HIPPA-hankkeen uusi verkkopalvelu TUTTUnet-verkkopalvelu (Tuotekehittäjän testi- ja tukiverkosto) tukee digitaalisten tuotteiden ja palveluiden kehittäjiä yhteistyössä sote-, rakennus- ja ICT-alan sekä liiketoiminnan innovaatiokeskittymien, ns. hubien ja testlabien kanssa ympäri Suomea.

Verkkosivusto hippa.metropolia.fi ja sen wordpress-alusta:

Media

Sivuston rekisteröidyt kirjoittajat ja ylläpitäjät voivat ladata kuvia HIPPA-hankkeen sivustolle, mutta tulee välttää sellaisten kuvien lataamista, joissa on tallennettu paikkatieto (EXIF GPS). Sivuston vierailijat voivat ladata ja katsoa paikkatietoa kuvista, joita sivustolla on.

Evästeet

Mikäli rekisteröidyllä on tili ja hän kirjautuu HIPPA-hankkeen sivustolle, käytetään asetettua väliaikaista evästettä, jos rekisteröity antaa siihen suostumuksensa. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan.

Kun rekisteröity kirjautuu sisään, käytetään evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksia. Näiden evästeiden käyttöön tarvitaan rekisteröidyn antama suostumus. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli rekisteröity valitsee “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli rekisteröity kirjautuu ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä.

Mikäli rekisteröity julkaisee artikkelin tai muokkaa olemassa olevaa artikkelia, tallennetaan se selaimen evästeeseen, joka sisältää muokattavan artikkelin ID:n. Eväste vanhenee yhdessä vuorokaudessa.

Muilta sivustoilta upotettu sisältö

HIPPA-hankkeen sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.

HIPPA-hankkeen sivustot voivat kerätä tietoa rekisteröidystä, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta, jos ja kun rekisteröity on kirjautunut käyttäjänä sivustolle. Rekisteröidyn suostumus on hankittava näiden evästeiden käyttämiseen.

Metropolian sähköpostijärjestelmä

HIPPA-hankkeen toimintaan liittyvä, sähköpostitse tehtävä toiminnasta tiedottaminen ja esimerkiksi tapahtumakutsut (jos rekisteröity antanut siihen nimenomaisen, kirjallisen suostumuksensa), tapahtuu Metropolian Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmän kautta. Vaikka Metropolia on hankkinut sähköpostijärjestelmän osana Microsoftin O365-palvelupakettia, toimii Metropolian sähköpostijärjestelmä ammattikorkeakoulun omalla palvelimella.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

HIPPA-hankkeen sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

HIPPA-hankkeen käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti tullaan laatimaan/on laadittu yksikössä/osaamisalueella seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

Google LLC ja G Suite for Education

HIPPA-hankerekisteriin kerätään tietoa ja hallinnoidaan Googlen työvälinesovelluspakettiin kuuluvalla erityisesti oppilaitoksiin suunnatulla sovelluspaketilla G Suite for Education.

Henkilötietoja kerätään sovelluspakettiin kuuluvaan Google Drive -pilvitallennuspalveluun ja niitä hallinnoidaan oheisohjelmilla, kuten Google Docs, Sheets ja Slides. Tietoa kerätään sovelluspakettiin kuuluvalla Google Forms sovelluksella. Esim. työpajojen organisoimiseen käytetään G Suite for Education -sidonnaisia sovelluksia.

Googlen LLC ja Google Analytics

Verkkosivuvierailutietojen analysointiin käytetään muun muassa Google Analyticsia. Saadaksesi lisätietoa Google Analyticsista, käy osoitteessa http://www.google.com/analytics/. Voit kieltäytyä Google Analyticsin suorittamasta tietojen keräämisestä lataamalla selaimeesi lisäosan osoitteesta https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Zoner Oy ja Wordpress-kotisivukone sekä Zoner.fi -webhotelli

HIPPA-hankkeen julkiset verkkosivut (hippa.metropolia.fi) on toteutettu ja julkaistu kotimaisen Zoner.fi -webhotellin mahdollistamana, ja ne ovat toteutettu Wordpress-kotisivukoneella. Wordpress toimii Metropolian omalla palvelimella (ei ulkopuolista järjestelmätoimittajaa /palveluntarjoajaa). Nettisivuilla on hankkeen projektityöntekijöiden yhteystiedot.

Eduix Oy ja e-lomake -ohjelmisto

Ilmoittautumistiedot kerätään e-lomake -ohjelmiston avulla, jonka palveluntarjoajana on Eduix Oy, mutta e-lomake –ohjelmisto toimii Metropolian omalla palvelimella.

Liana Technologies Oy ja TUTTUnet-verkkopalvelu

HIPPA-hankkeen uusi verkkopalvelu TUTTUnet-verkkopalvelu (Tuotekehittäjän testi- ja tukiverkosto) tukee digitaalisten tuotteiden ja palveluiden kehittäjiä yhteistyössä sote-, rakennus- ja ICT-alan sekä liiketoiminnan innovaatiokeskittymien, ns. hubien ja testlabien kanssa ympäri Suomea.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

HIPPA - Hyvinvointia ja parempaa palveluasumista digitalisaation avulla -henkilörekisterin henkilötietojen käsittelyyn voidaan käyttää pilvipalveluita, joissa henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisiin maihin.

Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuu tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti käytettäessä Google- ja Microsoft-sidonnaisia pilvipalvelutyövälineitä.

Metropolian ja Google LLC:n välillä voimassa oleva henkilötietojen käsittelysopimus pohjautuu Googlen G Suite pilvipalveluiden yleiseen sopimukseen, koska kaikki Google-sidonnaiset sovellukset (kuten Google Drive-tallennusalustasovellus) on otettu Metropoliassa käyttöön osana G Suite -pilvikokonaisuutta.

Tässä sopimuskokonaisuudessa hyväksytään kansainvälisten henkilötietojen siirto GDPR-alueen ulkopuolelle eli EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Google LLC ilmoittaa eurooppalaisille kumppaneilleen soveltavansa kansainvälisten henkilötietojen siirtojen osalta EU komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita erityisinä suojatoimenpiteinä.

Google LLC:n ja Metropolian välillä voimassa olevassa henkilötietojen käsittelysopimuksessa todetaan, että seuraavan linkin takaa löytyvältä tallennusalustalta löytyvät aina ajantasaiset tiedot siitä, missä fyysisissä sijainneissa asiakkaan henkilötieto (metropolialainen henkilö) on tallennettuna Googlen datakeskuksiin/palvelimille:

Metropolian ja Microsoft Corporationin välillä laadittu henkilötietojen käsittelysopimus pohjautuu Microsoftin pilvipalveluiden yleiseen sopimukseen, koska Microsoft Office 365 Education on otettu Metropoliassa käyttöön osana Microsoftin pilvikokonaisuutta. Näissä sopimuskokonaisuuksissa hyväksytään kansainvälisten henkilötietojen siirto vain EU- ja ETA-alueelle eli GDPR-alueelle.

Microsoft Corporation ilmoittaa Microsoft Office 365 Education -järjestelmää käyttäville eurooppalaisille kumppaneilleen soveltavansa kansainvälisten henkilötietojen siirtojen osalta EU komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita erityisinä suojatoimenpiteinä:

https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/Compliance/EU-Model-Clauses

Microsoftin pilvikokonaisuuteen liittyvän sopimuksen voi käydä läpi ja tarkastaa halutessaan täältä https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter

Henkilötietojen säilyttämisaika

HIPPA - Hyvinvointia ja parempaa palveluasumista digitalisaation avulla -henkilörekisterissä henkilötiedot on tallennettu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuun tietokantaan, johon on pääsy HIPPA-hankkeen valtuuttamilla henkilöillä.

Hankkeen toimenpiteisiin (yhteiskehittely, testaus ja kaupallistaminen) kerätyt aineistot anonymisoidaan. Henkilötietoja säilytetään hankkeen päättymisen jälkeen rahoittajan ja Metropolian arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Evästetietojen säilyttämisajat on kerrottu tämän tietosuojaselosteen kohdassa 8.

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan asiaankuuluvalla tavalla.  Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

HIPPA - Hyvinvointia ja parempaa palveluasumista digitalisaation avulla -henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

HIPPA - Hyvinvointia ja parempaa palveluasumista digitalisaation avulla -henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan HIPPA-hankkeen toimintaa ja palveluita.

Tähän henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä.

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

HIPPA - Hyvinvointia ja parempaa palveluasumista digitalisaation avulla -henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.