Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Rekisterin nimi
Höntsä -silta eteenpäin! –hankkeen henkilörekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö
Nimi: Terhi Dahlman
Tehtävä: Projektipäällikkö, Kulttuurituotanto
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: terhi.dahlman [at] metropolia.fi
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot
Nimi: Terhi Dahlman
Tehtävä: Projektipäällikkö, Kulttuurituotanto
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: terhi.dahlman [at] metropolia.fi
Tietosuojavastaava
Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Höntsä -silta eteenpäin! -hankerekisterin tarkoituksena on vahvistaa nuorista lähtevää toimintaa monialaisella ohjaajuudella ja eri toimijoiden yhteistyöllä. Toiminta sijoittuu eri organisaatioiden ja alojen rajapinnoille yhdistäen nuorisotyön, kulttuurin, liikunnan, oppilaitosten sekä hyvinvointi-, sosiaali- ja terveysalojen toimijat, tiedon ja osaamisen. Kohderyhmänä ovat erityisesti 16-25-vuotiaat nuoret.
Höntsä -silta eteenpäin! -hanketta (1.2.2018-30.11.2020) rahoittaa Euroopan sosiaalirahasto ESR. Vastuuviranomaisena toimii Pohjois-Pohjanmaan-, liikenne- ja ympäristökeskus. Valtakunnallinen Höntsä -hanke toimii pääkaupunkiseudulla, Oulussa ja Pieksämäellä kolmen osahankkeen voimin. Hankkeen toteuttavat Metropolia Ammattikorkeakoulu, Suomen Nuorisoseurat ry, Urheiluopisto Kisakeskus, Suomen NMKY:n Urheiluliitto ry, Oulun Diakonissalaitoksen säätiö, Oulun seudun koulutuskuntayhtymä, Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy.
Höntsä -silta eteenpäin! -hankerekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on projektin toimintaan liittyvän yhteydenpidon, viestinnän, tiedottamisen sekä taloudellisen raportoinnin hoitaminen Metropoliassa. Rekisteri sisältää tietoja projekti- ja hanketoiminnasta, projekti- ja hankehenkilöstöstä, yhteistyöosapuolista (organisaatiot ja yhteyshenkilöt) sekä projekteihin ja hankkeisiin liittyvistä kustannus- ja rahoitustiedoista.
Höntsä -silta eteenpäin! -hankkeen henkilörekisterin sisältämillä henkilötiedoilla suoritetaan muun muassa seuraavia käsittelytoimia:
- toiminnasta viestintä ja tiedottaminen
- tapahtumien ja tilaisuuksien järjestäminen
- tutkimustiedon ja palautteiden kerääminen
- ESR -henkilötietojen kerääminen (EURA)
Höntsä -silta eteenpäin! -hankerekisteriä täydentää seuraavat Metropolian rekisterinpitäjyyden alle kuuluvat rekisterit tietosuojaselosteineen:
1. Metropolian ESR Henkilö –hankkeisiin liittyvä henkilörekisteri on Työ- ja elinkeinoministeriön edellyttämä, mutta Metropolian rekisterinpitäjyyden alle kuuluva rekisteri. Mainittua rekisteriä koskee myös Työ- ja elinkeinoministeriön yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja ”ESR henkilö” -rekisteri.
2. Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Höntsä -silta eteenpäin! -hankerekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun ja julkisen vallan käyttöön. Henkilötietoja käsitellään mm. nuorten aktivoimistoiminnan ja koulutustarpeen ja koulutuksen tutkimiseksi ja järjestämiseksi. Höntsä -silta eteenpäin! -hankerekisteriä täydentävien rekisterien (yllä mainitut henkilörekisterit 1.-2.) sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, oikeusperuste ja muut tiedot on mainittu niiden omissa tietosuojaselosteissaan.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Höntsä -silta eteenpäin! -hankerekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Höntsä -silta eteenpäin! -hankkeen rekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:
Perustiedot:
- etunimi; sukunimi;
- syntymäpäivä; syntymäkuukausi; syntymävuosi;
- katuosoite; postinumero; kaupunki;
- puhelin; sähköposti
Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä:
- suostumus uutiskirjeiden vastaanottamiseen
Valokuvat ja videot:
- Hankkeen piiriin kuuluvissa tapahtumissa, kehittämistyöpajoissa ja tilaisuuksissa otetut valokuvat ja tehdyt videotallenteet
Toimintojen toteuttamiseen liittyvät sidosryhmät:
Perustiedot:
- Yhteistyökumppanin nimi; yhteyshenkilön nimi; sähköpostiosoite
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.
Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset
Henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.
Metropolian käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan laatimaan seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Eduix Oy ja e-lomakeohjelmisto
Höntsä -silta eteenpäin! -hankkeen henkilörekisterin tapahtumiin/ koulutuksiin ilmoittaudutaan e-lomakkeella, josta tiedot siirretään osallistujatietojen hallinnoimiseksi Exceliin.
Google LLC ja Metropoliassa hyväksytyt Google-sidonnaiset pilvipalvelutyövälineet (Oma-intranetin työkalut-valikon pilvipalveluista löytyvät Google-sidonnaiset pilvipalvelut)
Höntsä -silta eteenpäin! -hankerekisteriin kerätään tietoa ja hallinnoidaan Googlen työvälinesovelluspakettiin kuuluvalla erityisesti oppilaitoksiin suunnatulla sovelluspaketilla G Suite for Education. Henkilötietoja hallinnoidaan sovelluspakettiin kuuluvan Google Drive -pilvitallennusvälineen avulla. Hankkeen henkilörekisterin dokumentointiin liittyvät kuvat, videot, yhteystiedot, taulukot, palautteet, tutkimuskyselyt toteutetaan pääsääntöisesti Metropolian hankkimilla Google-sidonnaisilla työvälineillä.
Microsoft Corporation ja Metropoliassa hyväksytyt Microsoft-sidonnaiset pilvipalvelutyövälineet (Oma-intranetin työkalut-valikon pilvipalveluista löytyvät Microsoft-sidonnaiset pilvipalvelut)
Metropolian hankkeessa työskentelevät työntekijät käyttävät Metropolian sähköpostijärjestelmää. Sähköpostijärjestelmä on Microsoftin Office 365 -pohjainen, mutta sähköpostipalvelin on Metropolian oma. Myös uutiskirjeiden lähettäminen, yhteydenpito yhteystyötahoihin, rahoittajaan ja mahdollisiin muihin tahoihin tapahtuu sähköpostin välityksellä.
Sebitti Oy ja Reportronic-projektinhallintajärjestelmä
Järjestelmässä on kaikkien hankkeessa työskentelevien tahojen tiedot.
ThinkingPortfolio Oy ja Halli-projektinhallintajärjestelmä
Järjestelmässä on kaikkien hankkeessa työskentelevien tahojen tiedot.
Höntsä -silta eteenpäin! -hankkeen puitteissa on solmittu henkilötietojen käsittelysopimus GDPR:n artiklan 28 mukaisesti seuraavan järjestelmätoimittajan/palveluntarjoajan kanssa (HUOM: seuraavaksi lueteltuja järjestelmiä/palveluja ja niiden järjestelmätoimittajien ja palveluntarjoajien kanssa solmittavia henkilötietojen käsittelysopimuksia ei hoida keskitetysti Metropolia, koska järjestelmät/palvelut on tarkoitettu vain jonkun hankkeen/hankkeiden käyttöön, ei koko Metropolian käyttöön. Jokaisen hankkeen hankepäällikkö Metropoliassa vastaa siitä, että kaikki asianmukaiset sopimukset on laadittu hankkeen puitteissa käytössä olevien järjestelmien/palveluntarjoajien kanssa.
Wix.com Ltd. ja Wix.fi kotisivukone
Höntsä-hankkeen julkiset verkkosivut on toteutettu Metropolian ammattikorkeakoulun julkisten verkkosivujen (metropolia.fi -sivuston) alla ostetulla Wix.com Ltd. -kotisivupalvelulla. Tätä järjestelyä tukee palveluntarjoajan kanssa voimaan saatettu henkilötietojen käsittelysopimus (DPA, Data Processing Agreement). Nettisivuilla on hankkeen projektityöntekijöiden yhteystiedot.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Kaikki Höntsä -silta eteenpäin! -hankerekisterin yhteydessä kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot säilytetään hankkeen päättymispäivästä 30.11.2020 kymmenen vuoden ajan.
Rahoittajan vaatimuksesta johtuen ESR Henkilö -järjestelmää varten kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot säilytetään kuitenkin seuraavasti (ks. tarkemmin: Metropolian ESR Henkilö –hankkeisiin liittyvän henkilörekisterin tietosuojaseloste
Manuaalinen aineisto
Lomakkeita säilytetään rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta annetun valtioneuvoston asetuksen (358/2014) 30 §:ssä säädetyn ajan, vähintään 10 vuotta hankkeen päättymisestä. Säilytysajan päätyttyä lomakkeet hävitetään todisteellisesti siten, että ne silputaan tai laitetaan lukittuun paperinkeräysastiaan hävitettäväksi.
Sähköinen rekisteri
Tiedot hävitetään ESR Henkilö -järjestelmästä ESR-ohjelmakauden 2014 - 2020 päättymisen jälkeen. Hallintoviranomainen eli työ- ja elinkeinoministeriö huolehtii ESR Henkilö -järjestelmän tietojen hävittämisestä. Koska hallintoviranomaista koskee yleisasetuksen (EU 1303/2013) artikla 140 ja siinä säädetyt lisävaatimukset, tarkoittaa käytännössä säilyttämisaika sitä, että tiedot hävitetään järjestelmästä ohjelmakauden päättymisen jälkeen ja lisävelvoitteiden päättymisen jälkeen ja tämä sääntely kokonaisuudessaan ulottuu arviolta vuoteen 2034.
Ks. tarkemmin työ- ja elinkeinoministeriön (TEM) laatima ”ESR Henkilö” -tietosuojaseloste rakennerahastojen verkkosivuilta (http://www.rakennerahastot.fi/documents/10179/630592/ESR-henkilörekisterin+tietosuojaseloste/546cb1e6-51db-44c5-9b4e-654ec6218103).
TEM:in ”ESR Henkilö” -tietosuojaselosteen kohdassa 9 (”Rekisterin suojauksen periaatteet”) todetaan, että ”yleisasetuksen mukainen säilyttämisvelvoite on laaja ja huomattavan pitkäkestoinen. Hallintoviranomaista koskee yleisasetuksen 1303/2013 artikla 140. Kyseisen kohdan mukaan säilyttämisaika ulottuu arviolta vuoteen 2034 ohjelmakauden 2014-2020 kerättyjen osallistujia koskevien tietojen osalta”).
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Ei sovellu tähän rekisteriin.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Rekisterin suojauksen periaatteet
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
- Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset
Henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Höntsä -silta eteenpäin! -hankkeen henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan jäsenyyttä, toimintaa ja viestintää sekä markkinoidaan Höntsä -silta eteenpäin! -hankkeen toimintaa ja palveluita.
Höntsä -silta eteenpäin! -hankkeen henkilörekisterin ei kenenkään ole pakko liittyä jäseneksi.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Höntsä -silta eteenpäin! -hankerekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.