Metropolia syksyllä kohti normaalitoimintaa - tilannetiedot vahvistetaan elokuun alussa.

Katso miten koronavirustilanne vaikuttaa Metropolian toimintaan.

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 25.5.2020 - 10:42

Rekisterin nimi

Metropolian chat-palvelun henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000 

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö

Nimi: Tapio Rimpioja
Tehtävä: opintoasiainpäällikkö, opintoasiainpalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tapio.rimpioja [at] metropolia.fi

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot

Nimi: Sini Vilpas
Tehtävä: suunnittelija, opintoasiainpalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: sini.vilpas [at] metropolia.fi

Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä

sähköposti: hakijapalvelut [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi tai tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian chat-palvelun henkilörekisterin tarkoitus on tarjota Metropolian opiskelijoille, Metropoliaan opiskelemaan hakeville henkilöille ja muutoin Metropolian toiminnasta kiinnostuneille henkilöille moderni palvelukanava esittää opiskelija- ja hakijapalveluiden toimialaan liittyviä kysymyksiä. Chat-palvelun henkilörekisterissä käsitellään Metropolian yhteydenottajien yleisluonteisia kysymyksiä. Chat-palvelun kautta ei ole tarkoitus käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja tai Metropolian taholta antaa vastauksia arkaluonteisissa asioissa. Asiakasta pyydetään tällaisessa tilanteessa esimerkiksi ottamaan yhteyttä henkilökohtaisesti paikan päällä vieraillen Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluihin.

Metropolian chat-palvelussa voidaan antaa vastauksia esim. seuraavan tyyppisiin kysymyksiin:

  • minkälaista koulutusta Metropoliassa on tarjolla?
  • milloin ovat Metropolian hakuajat?
  • kuinka monta opiskelupaikkaa on tarjolla jossakin tietyssä tutkinto-ohjelmassa?
  • miten hakeudutaan jatko-opintoihin esim. hakukelpoisuuden arviointi
  • opintotukeen tai muihin tukiin liittyvät yleiset kysymykset

Koska Metropolia-rekisterinpitäjällä on opiskelijoidensa suhteen vahvan tunnistamisen velvollisuus aina kun kysytään jotakin henkilökohtaiseen opintomenestykseen, opintojen etenemisen seurantaan tai johonkin sensitiiviseen aiheeseen liittyviä kysymyksiä, tällaisiin tiedusteluihin Metropolia voi toistaiseksi antaa vastauksia vain kyselijän identiteetin selvittämisen jälkeen ja kyselyn luonteeseen liittyvää vastaustapaa soveltaen. Eli kysyjälle ei näissä asioissa voida antaa chat-palvelussa vastauksia, koska kysyjän henkilöllisyydestä ei voida olla varmoja.

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolian chat-palvelussa olevien henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

  • lakisääteiseen velvollisuuteen (Ammattikorkeakoululaki, 932/2014)

Metropolia Ammattikorkeakoululla on lakisääteinen velvollisuus järjestää tutkintoon johtavaa ammattikorkeakoulutasoista opetusta sekä opetuksen tukitoimintoja, kuten palveluneuvontaa opiskelija-asioissa ja opiskelijaksi hakeutumiseen liittyvissä asioissa. Metropolia Ammattikorkeakoululla on myös velvollisuus tunnistaa opiskelijansa sekä korkeakouluun opiskelijaksi hakevat ja pääsykokeisiin osallistuvat henkilöt. Opetuksen tukitoiminnassa sekä lähes kaikessa opetustoiminnassa käsitellään henkilötietoja.

  • suostumukseen

Ammattikorkeakoulun julkisilla verkkosivuilla syksystä 2019 lukien toimineen chat-palvelun tarkoitus on tarjota Metropolian opiskelijoille, Metropoliaan opiskelemaan hakeville henkilöille ja muutoin Metropolian toiminnasta kiinnostuneille henkilöille moderni palvelukanava saada opintoasianpalveluja. Chat-viestinnän muodossa yhteydenottaja voi esittää kysymyksiä ja saada vastauksia Metropolian toteuttamaan koulutustarjontaan ja opetuksen tukitoimiin liittyen. Chat-palvelussa voidaan käsitellä ja antaa vastauksia ainoastaan Metropolian yleisluonteisiin, ei vahvaa tunnistautumista edellyttäviin kysymyksiin. Metropolian chat-palveluun tallennetaan erilaisia verkkokäyttäytymistä kuvaavia tietoja verkkovierailijasta. Ennen verkkokäyttäytymistietojen keruun alkamista verkkovierailijalta pyydetään nimenomainen suostumus kyseiseen toimintaan ja evästetietojen tallentamiseen.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolian chat-palvelun henkilörekisterissä olevien tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolian chat-palvelun henkilörekisterin rekisteröityjä ovat chat-palvelun käyttäjät.

 

Metropolian chat-palvelun henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

Metropolian chat-palveluun tallennetaan erilaisia verkkokäyttäytymistä kuvaavia tietoja verkkovierailijasta. Ennen verkkokäyttäytymistietojen keruun alkamista verkkovierailijalta pyydetään nimenomainen suostumus kyseiseen toimintaan ja evästetietojen tallentamiseen.

Verkkokäyttäymistiedot/verkkoanalytiikkadata (per verkkovierailija):

  • asiakaskohtainen evästetunniste (ns. cookie ID, jonka perusteella verkkosivuvierailija yksilöitävissä)
  •  IP-osoite
  • vieraillut verkkosivut (URL)
  •  verkkosivut, joilta Metropolian julkisille verkkosivuille on navigoitu (URL)
  • aikaleima
  • käyttöjärjestelmä
  • laite
  • selain

 

Chat-palvelun käyttäjästä kerättävät tiedot (eli verkkokäyttäytymistiedot):

Metropolian chat-palvelun varsinainen käyttö ei velvoita chat-palvelun käyttäjää ilmoittamaan mitään henkilötietoja. Metropolian chat-palvelun käyttäjistä kerätään joka tapauksessa seuraavat tiedot (kuten kaikista Metropolian verkkosivuvierailijoista kerätään riippumatta siitä käyttävätkö chat-palvelua vai ei):

  • asiakaskohtainen evästetunniste (cookie ID, jonka perusteella verkkosivuvierailija yksilöitävissä)
  • IP-osoite
  • vieraillut verkkosivut (URL)
  • verkkosivut, joilta Metropolian julkisten verkkosivujen chat-palveluun on navigoitu (URL)
  • aikaleima
  • käyttöjärjestelmä
  • laite
  • selain

 

Chat-keskusteluun liittyvä tieto:

  • Chat-keskustelun sisältö
  • Chat-keskustelun operaattoritieto
  • Chat-keskusteluun liittyvät verkkokäyttäytymistiedot
  • estetyt käyttäjät (estetyt verkkovierailijat, jotka tunnistettavissa per eväste/IP-osoite)
  • Chat-palveluviestinnän historiatiedot

 

Chat-palvelukäyttäjän itsensä mahdollisesti antamat henkilötiedot keskusteluissa:

Metropolian chat-palvelun varsinainen käyttö ei velvoita chat-palvelun käyttäjää ilmoittamaan mitään henkilötietoja. Metropolian chat-palveluun voidaan tallentaa seuraavia chat-palvelun käyttäjän itse chat-palvelussa antamia tietoja:

  • Perustiedot: etunimi, sukunimi
  • Koulutus- ja tutkintotiedot: tiedot suoritetusta aiemmasta tutkinnosta, käydyistä koulutuksista, pätevyyksistä yms.

 

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Metropolian chat-palvelun henkilörekisterissä olevia tietoja käsitellään alla olevilla tietojärjestelmillä, sovelluksilla ja ohjelmistoilla:

 

Giosg.com Oy:n chat-palvelutyöväline

Chat-palvelutyövälineen avulla Metropolia tarjoaa opiskelijoille, Metropoliaan opiskelemaan hakeville henkilöille ja muutoin Metropolian toiminnasta kiinnostuneille henkilöille modernin palvelukanavan avulla saada tietoja opiskelusta Metropoliassa. Chat-palvelutyövälineellä käsitellään Metropoliaan yhteydenottajien yleisluonteisia kysymyksiä. Chat-palvelun kautta ei ole tarkoitus käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja tai Metropolian taholta antaa vastauksia arkaluonteisissa asioissa. Asiakasta pyydetään tällaisessa tilanteessa ottamaan tiedustelun luonteeseen sopivalla tavalla yhteyttä Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluihin.

 

Metropolian sähköpostijärjestelmä

Sähköpostijärjestelmä on Microsoftin 0365 -pohjainen, mutta sähköposti pyörii Metropolian omalla palvelimella. Chat-palvelun kautta saatuja palvelupyyntöjä voidaan jatkokäsitellä ja antaa niihin vastauksia Metropolian sähköpostijärjestelmän avulla.

 

Turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)

Metropolian omalla palvelimella toimivaa sähköpostin salausratkaisua - Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisua voidaan käyttää arkaluonteisten henkilötietojen ja salassapidettävien asiakirjojen välittämiseen Metropolian ulkopuolisista sähköpostiosoitteista (kun sähköpostia lähettää esimerkiksi Metropoliaan opiskelemaan aikova henkilö ”ei - [at] metropolia.fi -päätteisestä” sähköpostiosoitteesta, tai sellaiseen lähetetään Metropoliasta viesti).

 

Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu

Chat-palvelun käytön lomassa on Metropolian toiminnasta kiinnostuneen henkilön myös mahdollista antaa suostumuksensa Metropolian uutiskirjeiden vastaanottamiselle. Uutiskirjeiden lähetys tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta suostumuksensa antaneille henkilöille.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset


Metropolian chat-palvelun henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan laatimaan seuraavien järjestelmätoimittajien ja palveluntarjoajien kanssa:

 

Giosg.com Oy ja chat-palvelutyöväline

Chat-palvelutyövälineen avulla Metropolia tarjoaa opiskelijoille, Metropoliaan opiskelemaan hakeville henkilöille ja muutoin Metropolian toiminnasta kiinnostuneille henkilöille modernin palvelukanavan avulla antaa tietoja opiskelusta ja opetuksen tukipalveluista Metropoliassa.

 

Microsoft Corporation (osa O365-pakettia) ja Metropolian sähköpostijärjestelmä

Sähköpostijärjestelmä on Microsoftin O365 -pohjainen, mutta sähköposti pyörii Metropolian omalla palvelimella. Chat-palvelun kautta saatuja palvelupyyntöjä voidaan jatkokäsitellä ja antaa niihin vastauksia Metropolian sähköpostijärjestelmän avulla.

 

Deltagon Group Oy ja turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)

Metropolian omalla palvelimella toimivaa sähköpostin salausratkaisua - Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisua voidaan käyttää arkaluonteisten henkilötietojen ja salassapidettävien asiakirjojen välittämiseen Metropolian ulkopuolisista sähköpostiosoitteista (kun sähköpostia lähettää esimerkiksi Metropoliaan opiskelemaan aikova henkilö ”ei - [at] metropolia.fi -päätteisestä” sähköpostiosoitteesta, tai sellaiseen lähetetään Metropoliasta viesti).

 

Liana Technologies Oy ja Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu (esim. uutiskirjeiden lähetys)

Sähköpostitse tehtävä uutiskirjeiden lähetys, jos rekisteröity on antanut tätä tarkoitusta varten kirjallisen suostumuksensa, tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian ja Giosg.com Oy:n välillä laadittu henkilötietojen käsittelysopimus. Tässä sopimuskokonaisuudessa hyväksytään kansainvälisten henkilötietojen siirto vain EU- ja ETA-alueelle eli GDPR-alueelle.

 

Metropolian ja Microsoft Corporationin välillä laadittu henkilötietojen käsittelysopimus pohjautuu Microsoftin pilvipalveluiden yleiseen sopimukseen. Näissä sopimuskokonaisuuksissa hyväksytään kansainvälisten henkilötietojen siirto vain EU- ja ETA-alueelle eli GDPR-alueelle.

Microsoft Corporation ilmoittaa eurooppalaisille kumppaneilleen soveltavansa mahdollisten kansainvälisten henkilötietojen siirtojen osalta EU komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita erityisinä suojatoimenpiteinä:

https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/Compliance/EU-Model-Clauses

Microsoftin pilvikokonaisuuteen liittyvän sopimuksen voi käydä läpi ja tarkastaa halutessaan täältä:

https://docs.microsoft.com/fi-fi/dynamics365/get-started/gdpr/ ja

https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter

 

Metropolian ja Deltagon Group Oy:n välille on laadittu henkilötietojen käsittelysopimus Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisun käyttöönottoon liittyen. Tässä sopimuskokonaisuudessa hyväksytään kansainvälisten henkilötietojen siirto vain EU- ja ETA-alueelle eli GDPR-alueelle.

 

Metropolian ja Liana Technologies Oy:n välillä tullaan laatimaan henkilötietojen käsittelysopimus.

 

Henkilötietojen säilyttämisaika

Kaikki Metropolian chat-palvelun henkilörekisterin yhteydessä kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä lähtökohtaisesti viiden vuoden ajan. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan. Viiden vuoden säilytysaika perustuu chat-palveluntarjoajan ns. asiakastiedon säilytykselle asettamaan säilytysaikaan (ks. tarkemmin Giosg.Com Oy:n ilmoittamasta asiakastiedon käsittelystä ja siihen liittyvästä säilytysajasta verkkosivuiltaan).

 

Chat-palvelun kautta saatuja palvelupyyntöjä voidaan jatkokäsitellä Metropolian hakija- ja opiskelijapalveluissa, ja antaa niihin vastauksia Metropolian sähköpostijärjestelmän avulla. Tällöin henkilötietojen käsittelyssä ja tietojen säilytyksessä noudatetaan Metropolian arkistonmuodostussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston päätöstä ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmien tietojen pysyvästä säilytyksestä yksinomaan sähköisessä muodossa (ks. AMK:ita koskeva Kansallisarkiston 12.9.2017 antama päätös, diaarinumero: AL/20757/07.01.01.03.02/2016

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

 

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

 

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

 

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

 

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

Metropolian henkilötietorekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Metropolian chat-palvelun henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla neuvotaan ja opastetaan Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n toiminnasta ja korkeakoulussa opiskelusta.

Kenenkään ei ole pakko käyttää chat-palvelua Metropolian julkisilla verkkosivuilla, ja tässä yhteydessä antaa suostumustaan chat-palvelun käytön edellytyksenä

 Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään. Jossain tapauksissa tiedot on saatu verkkokäyttäytymisen ja verkkovierailijaan kohdistetun verkkoanalytiikkatoiminnallisuuden mahdollistamana (rekisteröityä asiasta informoiden ja rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella)

 

 

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolian chat-palvelun henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.