Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Rekisterin nimi
Metropolian Hyvinvoinnin tilat -hankkeen henkilörekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö
Nimi: Paula Turkkila
Tehtävä: Osaamisaluepäällikkö/Kulttuuripalvelut ja musiikki
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: paula.turkkila [at] metropolia.fi (paula[dot]turkkila[at]metropolia[dot]fi)
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot
Nimi: Irene Alsti-Lehtonen
Tehtävä: Projektipäällikkö
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: irene.alsti-lehtonen [at] metropolia.fi (irene[dot]alsti-lehtonen[at]metropolia[dot]fi)
Tietosuojavastaava
Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolia Ammattikorkeakoulun Hyvinvoinnin tilat -hankkeessa muokataan tyhjentyneistä tiloista avoimia hyvinvointitoiminnan keskuksia. Hankkeen aikana rakennetaan Hyvinvoinnin tilojen valtakunnallinen verkosto.
Hyvinvoinnin tilat -hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on hankkeen toimintaan liittyvän yhteydenpidon, viestinnän ja tiedottamisen hoitaminen sekä hankkeessa kehitettyjen työkalujen ja palvelumallien levittäminen alalla toimiville asiantuntijoille. Rekisteri sisältää tietoja Metropolian projekti- ja hanketoiminnasta, projekti- ja hankehenkilöstöstä, hankkeen toimintaan ja verkostoon osallistujista sekä yhteistyöosapuolista (organisaatiot ja yhteyshenkilöt).
Hyvinvoinnin tilat -hanketta (1.11.2017-31.12.2020) rahoittaa Euroopan sosiaalirahasto ESR. Vastuuviranomaisena toimii Sosiaali- ja terveysministeriö. Hyvinvoinnin tilat -hanke on valtakunnallinen verkostohanke. Hankkeen päätoteuttaja on Metropolia Ammattikorkeakoulu.
Tietosuojaselostetta täydentää Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterin tietosuojaseloste, joka löytyy Metropolian julkisten verkkosivujen (metropolia.fi) Tietosuojaselosteet-osiosta.
Hyvinvoinnin tilat -hankkeen henkilörekisteriin sisältyy lisäksi Metropolian koordinoima julkaisu Hyvinvointiaktivistin käsikirja, joka julkaistaan osoitteessa www.hyvinvointiaktivisti.fi. Julkaisuun liittyy myös Sun vuoro -sovellus, joka tulee löytymään osoitteesta sunvuoro.fi.
Hyvinvointiaktivisti.fi -sivulla on kohta, jonka kautta hankkeesta ja sen materiaaleista voi kysyä lisätietoa. Lisätietoja kysyttäessä sivusto kerää kysyjältä vain sähköpostiosoitteen. Sun vuoro -sovellus ei kerää sivuilla kävijöistä mitään tietoja. Työkalun avulla kävijä etsii ilman minkäänlaista kirjautumis- tai henkilötietojen antamistarvetta itselle sellaista sopivaa tekemistä, jota sovelluksen tarjoamilla hyvinvoinnin tiloilla kunakin hetkenä on tarjota.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolia Ammattikorkeakoulun Hyvinvoinnin tilat -hankkeen henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.
Suostumus toimii käsittelyperusteena myös rekisterin sisältämien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn osalta, arkaluonteisten henkilötietojen, kuten biometristen henkilötietojen (esim. kasvokuva henkilön yksiselitteisessä tunnistamistarkoituksessa), jotka ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, ”GDPR:n” artiklassa 9 lueteltu erityissuojattavina tietoina) käsittelyn osalta.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Metropolia Ammattikorkeakoulun Hyvinvoinnin tilat -hankkeen henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Metropolia Ammattikorkeakoulun Hyvinvoinnin tilat -hankkeen henkilörekisterin rekisteröityjä ovat Metropolian projekti- ja hankehenkilöstö, hankkeen toimintaan ja verkostoon osallistujat sekä yhteistyöosapuolet (organisaatiot ja yhteyshenkilöt).
Henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:
Hankehenkilöstön perustiedot:
- etunimi, sukunimi
- sähköpostiosoite
Yhteistyöosapuolen perustiedot:
- yhteistyökumppanin nimi
- yhteyshenkilön nimi
- sähköpostiosoite
Verkkosivusto nimeltään hyvinvoinnintilat.fi:
- verkkosivustolle sisältöjä tehneen henkilön nimi
- verkkosivustolla ”Ota yhteyttä” -kohdassa mainitun yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite
Hyvinvointiaktivistin käsikirja (julkaistaan osoitteessa www.hyvinvointiaktivisti.fi)
- sähköpostiosoite
Sun vuoro –sovellus
- ei sisällä henkilötietoja
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.
Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset
Metropolian Hyvinvoinnin tilat -hankkeen henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) tässä tietosuojaselosteessa luetelluissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.
Henkilörekisterin käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu yhteistyökumppanitahojen kanssa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Metropolian Hyvinvoinnin tilat -hankkeen henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään hankkeen päättymispäivästä 31.12.2020 alkaen lähtökohtaisesti kymmenen vuoden ajan (hankerahoittajan vaatimukseen perustuen).
Lisäksi Metropolia Ammattikorkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelma sekä 12.9.2017 annettu Kansallisarkiston ammattikorkeakouluja koskeva päätös säilytysajoista (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016) määrittävät asiakirjojen ja niissä olevien tietojen säilytysaikaa.
Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon myös mm. seuraava sääntely:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Rekisterin suojauksen periaatteet
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
- Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset
Metropolian Hyvinvoinnin tilat -hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
- Metropolian Hyvinvoinnin tilat -hankkeen henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan hankeen toimintaa ja palveluita
- Metropolian Hyvinvoinnin tilat -hankkeen henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä
- Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Metropolian Hyvinvoinnin tilat -hankkeen henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.