Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 12.6.2020 - 13:23

Rekisterin nimi

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000 

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:

Nimi: Katri Halonen
Tehtävä: Projektipäällikkö/Yliopettaja, Kulttuurituotanto
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: katri.halonen [at] metropolia.fi

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot

Nimi: Katri Halonen
Tehtävä: Projektipäällikkö/Yliopettaja, Kulttuurituotanto
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: katri.halonen [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisterin tarkoituksena on vahvistaa nuorten syrjäytymisen ehkäisyyn tähtäävien ESR-hankkeiden yhteistyötä ja vaikuttavuutta. Toiminta sijoittuu eri organisaatioiden ja alojen rajapinnoille yhdistäen nuorisotyön, kulttuurin, liikunnan, oppilaitosten sekä hyvinvointi-, sosiaali- ja terveysalojen toimijat, tiedon ja osaamisen. Osoite Osuma-hankkeeseen: http://osuma.metropolia.fi/

Osuma-hanketta (Osuma - osallistamalla osaamista koordinaatiohanke) (1.1.2018-31.12.2020) rahoittaa Euroopan sosiaalirahasto ESR. Vastuuviranomaisena toimii Pohjois-Pohjanmaan-, liikenne- ja ympäristökeskus. Osuma on valtakunnallinen verkostohanke.

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on projektin toimintaan liittyvän yhteydenpidon, viestinnän, tiedottamisen sekä taloudellisen raportoinnin hoitaminen Metropoliassa. Rekisteri sisältää tietoja Metropolian projekti- ja hanketoiminnasta, projekti- ja hankehenkilöstöstä, yhteistyöosapuolista (organisaatiot ja yhteyshenkilöt) sekä projekteihin ja hankkeisiin liittyvistä kustannus- ja rahoitustiedoista.

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisterin sisältämillä henkilötiedoilla suoritetaan muun muassa seuraavia käsittelytoimia:

  • toiminnasta viestintä ja tiedottaminen
  • tapahtumien ja tilaisuuksien järjestäminen
  • tutkimustiedon ja palautteiden kerääminen

ESR -henkilötietojen kerääminen (EURA)Metropolian Osuma-hankerekisteriä täydentää seuraavat Metropolian rekisterinpitäjyyden alle kuuluvat rekisterit tietosuojaselosteineen:

Metropolian ESR Henkilö –hankkeisiin liittyvä henkilörekisteri täydentää Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisteriä. Metropolian ESR Henkilö -järjestelmää varten syötettävien henkilötietojen rekisteri on Työ- ja elinkeinoministeriön edellyttämä, mutta Metropolian rekisterinpitäjyyden alle kuuluva rekisteri. Tämän rekisterin tietosuojaseloste on julkaistu Metropolian tietosuojaselosteet-osiossa.

 

Mainittua rekisteriä koskee myös Työ- ja elinkeinoministeriön yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja ”ESR henkilö” -rekisteri

 

Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisteri täydentää Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisteri. Tämän rekisterin tietosuojaseloste on julkaistu Metropolian tietosuojaselosteet-osiossa.

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun ja julkisen vallan käyttöön.

Henkilötietoja käsitellään mm. nuorten syrjäytymisen ehkäisyyn tähtäävien uusien käytänteiden levittämiseksi alalla toimiville asiantuntijoille. Osuma-hankkeen henkilörekisteriä täydentävien rekisterien (yllä mainitut henkilörekisterit) sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, oikeusperuste ja muut tiedot on mainittu niiden omissa tietosuojaselosteissaan.

Lisäksi käsittely perustuu osittain rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.

Suostumus toimii käsittelyperusteena myös rekisterin sisältämien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn osalta, arkaluonteisten henkilötietojen, kuten biometristen henkilötietojen (esim. kasvokuva, videomateriaali, josta henkilö on tunnistettavissa yms.), jotka ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, ”GDPR:n” artiklassa 9 lueteltu erityissuojattavina tietoina) käsittelyn osalta.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolian Osuma-hankkeen rekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:

  • Perustiedot: etunimi; sukunimi; syntymäpäivä; syntymäkuukausi;syntymävuosi; katuosoite; postinumero; kaupunki; puhelin; sähköposti
  • Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä: suostumus uutiskirjeiden vastaanottamiseen
  • Valokuvat ja videot: Hankkeen piiriin kuuluvissa tapahtumissa,kehittämistyöpajoissa ja tilaisuuksissa otetut valokuvat ja tehdyt videotallenteet

 

        Toimintojen toteuttamiseen liittyvät sidosryhmät:

  • Perustiedot: Yhteistyökumppanin nimi; yhteyshenkilön nimi; sähköpostiosoite

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisterin tietoja käsitellään Metropolian hankkimilla eri tietojärjestelmillä, sovelluksilla ja ohjelmistoilla.

Näitä ovat:

E-lomake -ohjelmisto

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisterin tapahtumiin/koulutuksiin ilmoittaudutaan Metropoliassa käytössä olevan e-lomakeohjelmiston kautta.

G Suite for Education

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisteriin kerätään tietoa ja hallinnoidaan Google LLC:n sovelluspakettiin kuuluvalla erityisesti oppilaitoksiin suunnatulla sovelluspaketilla G Suite for Education. Henkilötietoja hallinnoidaan erityisesti sovelluspakettiin kuuluvan Google Drive pilvitallennusvälineen avulla. Hankkeen henkilörekisterin dokumentointiin liittyvät kuvat, videot, yhteystiedot, taulukot, palautteet, tutkimuskyselyt toteutetaan pääsääntöisesti Metropolian hankkimilla Google-sidonnaisilla työvälineillä.

Lisäksi Osuman-hankkeen henkilörekisteriä täydentävien rekisterien (yllä kohdassa 4 mainitut henkilörekisterit) sisältämien henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät on mainittu myös niiden omissa tietosuojaselosteissa (kohdassa 8).

Metropolian sähköpostijärjestelmä

Metropolian Osuma-hankkeen työntekijät käyttävät Metropolian sähköpostijärjestelmää. Sähköpostijärjestelmä on Microsoftin Office 365 -pohjainen, mutta sähköpostipalvelin on Metropolian oma. Yhteydenpito yhteystyötahoihin, rahoittajaan ja mahdollisiin muihin tahoihin tapahtuu sähköpostin välityksellä.

Halli- ja reportronic -projektinhallintajärjestelmä

Järjestelmässä on kaikkien Metropolian Osuma-hankkeessa työskentelevien tahojen tiedot.  Metropolialaisten projekti- ja hanketoimijoiden perustiedot siirtyvät henkilöstöhallinnon tietojärjestelmistä tai niitä ylläpidetään suoraan Halli- tai Reportronic-järjestelmässä. Vanhojen projektien osalta käytössä on ollut Reportronic-projektinhallintajärjestelmä.

Wordpress -kotisivukone ja Zoner.fi -webhotelli

Osuma -hankkeen julkiset verkkosivut ovat Metropolian ammattikorkeakoulun julkisten verkkosivujen (metropolia.fi -sivuston) alla ostetulla Wordpress -kotisivupalvelulla. Julkiset verkkosivut on toteutettu ja julkaistu kotimaisen Zoner.fi - webhotellin mahdollistamana, ja ne ovat toteutettu Wordpress -kotisivukoneella. Wordpress pyörii Metropolian omalla palvelimella (ei ulkopuolista järjestelmätoimittajaa /palveluntarjoajaa). Nettisivuilla on hankkeen projektityöntekijöiden yhteystiedot.

Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu (esim. uutiskirjeet)

Metropolian Osuma-hankkeen toimintaan liittyvä, sähköpostitse tehtävä toiminnasta tiedottaminen ja esimerkiksi tapahtumakutsut (jos rekisteröity antanut siihen nimenomaisen, kirjallisen suostumuksensa), tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta. Järjestelmään kirjataan niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet jotka tilaavat uutiskirjeen.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisteriin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Rekisterin käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti tullaan laatimaan/on laadittu seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

Eduix Oy ja E-lomake -ohjelmisto

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisterin tapahtumiin/koulutuksiin ilmoittaudutaan Metropoliassa käytössä olevan e-lomakeohjelmiston kautta.

Google LLC ja Metropoliassa hyväksytyt Google-sidonnaiset pilvipalvelutyövälineet

OMA-intranetin työkalut-valikon pilvipalveluista löytyvät Microsoft-sidonnaiset pilvipalvelut, joita käytetään myös Metropolian Osuma-hankkeen henkilötietojen käsittelyssä ja henkilötietoa sisältävien dokumenttien tallentamisessa.

Microsoft Corporation ja Metropolian sähköpostijärjestelmä

Metropolian Osuma-hankkeen työntekijät käyttävät Metropolian sähköpostijärjestelmää. Sähköpostijärjestelmä on Microsoftin Office 365 -pohjainen, mutta sähköpostipalvelin on Metropolian oma. Yhteydenpito yhteystyötahoihin, rahoittajaan ja mahdollisiin muihin tahoihin tapahtuu sähköpostin välityksellä.  

Microsoft Corporation ja Metropoliassa hyväksytyt Microsoft-sidonnaiset pilvipalvelutyövälineet

OMA-intranetin työkalut-valikon pilvipalveluista löytyvät Google-sidonnaiset pilvipalvelut, jotka ovat mukana Metropolian Osuma-hankkeen henkilötietojen käsittelyssä ja henkilötietoa sisältävien dokumenttien tallentamisessa.

Sebiitti Oy ja Reportronic -projektinhallintajärjestelmä

Järjestelmässä on kaikkien Metropolian Osuma-hankkeessa työskentelevien tahojen tiedot.

Zoner ja Wordpress -kotisivukone sekä Zoner.fi -webhotelli

Osuma -hankkeen julkiset verkkosivut ovat Metropolian ammattikorkeakoulun julkisten verkkosivujen (metropolia.fi -sivuston) alla ostetulla Wordpress -kotisivupalvelulla. Julkiset verkkosivut on toteutettu ja julkaistu kotimaisen Zoner.fi - webhotellin mahdollistamana, ja ne ovat toteutettu Wordpress -kotisivukoneella. Wordpress pyörii Metropolian omalla palvelimella (ei ulkopuolista järjestelmätoimittajaa /palveluntarjoajaa). Nettisivuilla on hankkeen projektityöntekijöiden yhteystiedot.

Liana Technologies Oy ja Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu (Metropolian Hyvinvointi- ja terveyskylän palveluista tiedottaminen)

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisteriin liittyvä, sähköpostitse tehtävä toiminnasta tiedottaminen ja esimerkiksi tapahtumakutsut (jos rekisteröity antanut siihen nimenomaisen, kirjallisen suostumuksensa), tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta.

 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisterissä käytetään henkilötietojen käsittelyyn pilvipalveluita, joissa henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisiin maihin.

Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuu tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti käytettäessä Google-sidonnaisia pilvipalvelutyövälineitä.

Metropolian ja Google LLC:n välillä voimassa oleva henkilötietojen käsittelysopimus pohjautuu Googlen G Suite pilvipalveluiden yleiseen sopimukseen, koska kaikki Google-sidonnaiset sovellukset (kuten Google Drive-tallennusalustasovellus) on otettu Metropoliassa käyttöön osana G Suite -pilvikokonaisuutta.

Tässä sopimuskokonaisuudessa hyväksytään kansainvälisten henkilötietojen siirto GDPR-alueen ulkopuolelle eli EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Google LLC ilmoittaa eurooppalaisille kumppaneilleen soveltavansa kansainvälisten henkilötietojen siirtojen osalta EU komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita erityisinä suojatoimenpiteinä.

Google LLC:n ja Metropolian välillä voimassa olevassa henkilötietojen käsittelysopimuksessa todetaan, että seuraavan linkin takaa löytyvältä tallennusalustalta löytyvät aina ajantasaiset tiedot siitä, missä fyysisissä sijainneissa asiakkaan henkilötieto (metropolialainen henkilö) on tallennettuna Googlen datakeskuksiin/palvelimille:

10.3. Data Center Information. Information about the locations of Google data centers is available at: https://www.google.com/about/datacenters/inside/locations/hamina/

Metropolian ja Microsoft Corporationin välillä voimassa oleva henkilötietojen käsittelysopimus pohjautuu Microsoftin pilvipalveluiden yleiseen sopimukseen, koska Microsoft Dynamics CRM (O365) on otettu Metropoliassa käyttöön osana Microsoftin pilvikokonaisuutta.

Näissä sopimuskokonaisuuksissa hyväksytään kansainvälisten henkilötietojen siirto vain GDPR-alueen sisällä (EU-/ETA-alue). Microsoft Corporationin ilmoittaa Microsoft Dynamics CRM (O365) -järjestelmää käyttäville eurooppalaisille kumppaneilleen soveltavansa kansainvälisten henkilötietojen siirtojen osalta EU komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita erityisinä suojatoimenpiteinä:

https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/Compliance/EU-Model-Clauses

Microsoftin pilvikokonaisuuteen liittyvän sopimuksen voi käydä läpi ja tarkastaa halutessaan täältä:

https://docs.microsoft.com/fi-fi/dynamics365/get-started/gdpr/ ja

https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter

Henkilötietojen säilyttämisaika

Kaikki Osuman-hankerekisterin yhteydessä kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot säilytetään hankkeen päättymispäivästä 31.12.2020 kymmenen vuoden ajan. Rahoittajan vaatimuksesta johtuen ESR Henkilö -järjestelmää varten kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot säilytetään kuitenkin seuraavasti (ks. tarkemmin: Metropolian ESR Henkilö –hankkeisiin liittyvä henkilörekisteri).

Manuaalinen aineisto

Lomakkeita säilytetään rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta annetun valtioneuvoston asetuksen (358/2014) 30 §:ssä säädetyn ajan, vähintään 10 vuotta hankkeen päättymisestä. Säilytysajan päätyttyä lomakkeet hävitetään todisteellisesti siten, että ne silputaan tai laitetaan lukittuun paperinkeräysastiaan hävitettäväksi.

Sähköinen rekisteri

Tiedot hävitetään ESR Henkilö -järjestelmästä ESR-ohjelmakauden 2014 - 2020 päättymisen jälkeen. Hallintoviranomainen eli työ- ja elinkeinoministeriö huolehtii ESR Henkilö -järjestelmän tietojen hävittämisestä. Koska hallintoviranomaista koskee yleisasetuksen (EU 1303/2013) artikla 140 ja siinä säädetyt lisävaatimukset, tarkoittaa käytännössä säilyttämisaika sitä, että tiedot hävitetään järjestelmästä ohjelmakauden päättymisen jälkeen ja lisävelvoitteiden päättymisen jälkeen ja tämä sääntely kokonaisuudessaan ulottuu arviolta vuoteen 2034.

Ks. tarkemmin työ- ja elinkeinoministeriön (TEM) laatima Työ- ja elinkeinoministeriön yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja ”ESR henkilö” -rekisterin kohdassa 9 (”Rekisterin suojauksen periaatteet”) todetaan, että ”yleisasetuksen mukainen säilyttämisvelvoite on laaja ja huomattavan pitkäkestoinen. Hallintoviranomaista koskee yleisasetuksen 1303/2013 artikla 140. Kyseisen kohdan mukaan säilyttämisaika ulottuu arviolta vuoteen 2034 ohjelmakauden 2014-2020 kerättyjen osallistujia koskevien tietojen osalta.”

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan jäsenyyttä, toimintaa ja viestintää sekä markkinoidaan Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n Osuma-hankkeen toimintaa ja palveluita.

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisterin ei kenenkään ole pakko liittyä jäseneksi

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

 

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolian Osuma-hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.