Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 25.2.2021 - 13:58

Rekisterin nimi

Metropolian pääkaupunkiseudun korkeakoulutettujen maahanmuuttajien osaamiskeskustoiminnan henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000 

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori


Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:

Nimi: Heidi Stenberg

Tehtävä: Projektijohtaja

Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA

Sähköposti: heidi.stenberg [at] metropolia.fi

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot:

Nimi: Anne Karjalainen

Tehtävä: Projektipäällikkö (Metropolian pääkaupunkiseudun korkeakoulutettujen maahanmuuttajien osaamiskeskus)

Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA

Sähköposti: anne.karjalainen [at] metropolia.fi  

 

Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä, sähköposti: simhe-info [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian Ammattikorkeakoulun osaamiskeskustoiminnan rekisteri sisältää tietoa Metropolian SIMHE-palvelujen osaamiskeskustoiminnan / Helsingin, Espoon ja Vantaa-Keravan kanssa tehtävän kuntakokeiluyhteistyön asiakkaista. Metropolia tarjoaa ohjaus- ja koulutuspalveluja maahanmuuttajien osaamisen tunnistamiseksi ja heidän ohjaamiseksi tarkoituksenmukaisille koulutus- ja urapoluille. Toiminta toteutetaan yhteistyössä Helsingin, Espoon ja Vantaa-Keravan työllisyyden kuntakokeilujen kanssa.

Metropolian osaamiskeskustoiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on tuottaa tarkoituksenmukaisia ohjaus- ja koulutuspalveluja Metropolian SIMHE-palvelujen osaamiskeskustoiminnan / kuntakokeiluyhteistyön asiakkaille.

Osaamiskeskustoiminnan henkilörekisterin tietosuojaselostetta täydentävät

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolia Ammattikorkeakoulun osaamiskeskustoiminnan henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen. Suostumuksesta on kyse, kun henkilö täyttää ilmoittautumislomakkeen sekä antaa tässä yhteydessä suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolia Ammattikorkeakoulun osaamiskeskustoiminnan henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolia Ammattikorkeakoulun osaamiskeskustoiminnan henkilörekisterin rekisteröityjä ovat

  • palveluja käyttävät asiakkaat
  • Helsingin, Espoon ja Vantaa-Keravan kuntakokeilujen työntekijät sekä
  • työelämäkumppaneiden yhteyshenkilöt.

Metropolia Ammattikorkeakoulun osaamiskeskustoiminnan henkilörekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja asiakkaista/kuntakokeilujen työntekijästä:

  • Perustiedot asiakkaasta: etunimi, sukunimi, sukupuoli, ikäryhmä, kansalaisuus, äidinkieli, kotikunta, sähköposti, matkapuhelinnumero
  • Palveluun ohjaavan kunnan työllisyyspalvelujen työntekijän yhteystiedot: nimi, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero
  • Asiakkaan työkokemukseen ja työnhakuun liittyvitä tietoja:  työkokemus, uratavoite, CV, linkki LinkedIn-profiiliin
  • Asiakkaan opintotaustaan liittyviä tietoja: suoritetut tutkinnot, muut korkeakouluopinnot ja kansainväliset sertifikaatit, kielitaito

Asiakas/yhteistyökumppani voi ilmoittautua halutessaan seuraaviin henkilötietojen tallentamista vaativiin palveluihin:  

  • Asiakaskirjeen tilaaminen (sähköpostiosoite)
  • Tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä kerättävät yhteystiedot (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, titteli, organisaatiotieto, erityisruokavalio).

Palvelukokonaisuuden koulutuspoluille osallistuvat asiakkaat rekisteröidään Metropolian opiskelijarekisteriin ja -järjestelmiin. Heidän kohdallaan noudatetaan seuraavia tietosuojakäytänteitä:

Lisäksi osaamisen tunnistamisen yhteydessä heiltä kerätään kopioita opinto- ja työtaustaan liittyvistä todistuksista sekä ammatillista osaamista kuvaavia tietoja.

Työnantajayhteistyötä varten työelämäkumppaneiden yhteyshenkilöistä kerätään yrityskoordinaattorin työtä tukevia henkilötietoja.

  • Perustiedot: yhteyshenkilön etunimi, sukunimi, yrityksen nimi, titteli, puhelinnumero, sähköposti
  • Yhteistyöhön liittyvää tietoa, kuten yhteydenoton päivämäärä, yhteistyön muoto, jatkotoimenpiteet, verkkosivut

 Lisäksi työelämäkumppaneiden tietoja hallinnoidaan Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen palveluiden henkilörekisterin tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään ilmoittautumislomakkeen ja ohjaustapaamisten kautta.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Metropolia Ammattikorkeakoulun osaamiskeskustoiminnan henkilörekisterissä olevia tietoja käsitellään Metropolian hankkimilla eri tietojärjestelmillä, sovelluksilla ja ohjelmistoilla. Osaamiskeskustoiminnassa käytössä ovat seuraavat:

Lyyti-ajanvaraus- ja -tapahtumanhallintatyöväline

Lyyti-järjestelmää käytetään palveluun ilmoittautumislomakkeena sekä eri tapahtumien ja ryhmäohjausten ilmoittautumisten hallinnointiin. Metropolian tapahtumahallintarekisterin tietosuojaseloste täydentää Metropolian osaamiskeskustoiminnan henkilörekisterin tietosuojaselostetta tapahtumien osalta.

E-lomake

E-lomaketta hyödynnetään palvelussa koulutuspolulle siirtyvien osaamisen itsearviointiin. Lisäksi E-lomakkeen kautta asiakkaat voivat halutessaan rekisteröityä SIMHE-palveluiden asiakasrekisteriin, jonka pohjalta lähetetään asiakkaille suunnattu uutiskirje.

Microsoft Teams -verkkokokoustyöväline

Palvelun toteuttamisessa etäohjaukseen, -opetukseen ja -kokouksiin voidaan käyttää Microsoft Teams -verkkokokoustyövälinettä.

Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet, palveluntarjoajana CSC Oy)

Palvelun toteutuksessa etäohjaukseen, -opetukseen ja -kokouksiin voidaan käyttää  Zoom -verkkokokoustyövälinettä. Metropoliassa on käytössä Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC:n Funet Miitti (Zoom)-palvelu. Palvelu on toteutettu yhteispohjoismaisesti yhteistyössä NORDUnetin kanssa, eikä näin ollen ole osa julkisesti saatavilla olevaa Zoom-palvelua. Lisäksi NORDUnetin tarjoama Zoom-palvelu toimii kokonaisuudessaan EU:ssa, NORDUnetin omaan käyttöön varatuissa palvelinympäristöissä. Nämä palvelimet sijaitsevat Tanskassa ja Ruotsissa. Palveluista on myös sovittu NORDUnetin ja Zoomin kanssa ottaen huomioon eurooppalaisen tietosuojasääntelyn vaatimukset.

Turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)

Sec@gw -turvapostiratkaisua käytetään arkaluonteista henkilötietoa ja salassa pidettäviä asiakirjoja sisältävien sähköpostien lähettämiseen Metropolian ulkopuolelle ja vastaanottamiseen Metropolian ulkopuolelta.

Microsoft O365 Forms -kyselytyökalu ja Microsoft OneDrive

Microsoft Forms -kyselytyökalua käytetään muun muassa palautekyselyjen tekemiseen. Microsoft OneDrive -ohjelmaa voidaan käyttää hankkeen asiakirjojen, kuten kokousasiakirjojen, jakamiseen kumppaniverkostossa.

Metropolian sähköpostijärjestelmä

Sähköpostiviestintään käytetään Metropolian Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmää.

Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu

Metropolian SIMHE-palvelujen asiakaskirjeen lähettäminen tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta. Työkalua voidaan käyttää myös tapahtumien markkinointiin.

Koulutuspoluille osallistuvien asiakkaiden henkilötietojen käsittelyssä käytetään seuraavia järjestelmiä:

Metropolian opintotietojärjestelmä (OMA-/Peppi-järjestelmä)

Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään opintosuoritusten osalta Metropolian OMA-palvelussa eli roolikohtaisella sähköisellä työpöydällä. Opiskelijat ilmoittautuvat itse avoimen AMK:n järjestelmässä koulutuspolkujen opintoihin. Ilmoittautumisen yhteydessä opiskelijan tiedot rekisteröityvät OMA-/Peppi-järjestelmään, jotta hän saa Metropolian tunnukset ja hänen opintosuoritustietonsa voidaan tallentaa pysyvästi opintotietorekisteriin.

VIRTA-tietovaranto

CSC:n (Tieteen tietotekniikan keskus Oy) hallinnoiman VIRTA-tiedonsiirron kautta tietyt lakisääteiset opiskelija- ja opintotiedot välitetään säännönmukaisin frekvenssein kerran vuorokaudessa valtakunnalliseen VIRTA-tietovarantoon. VIRTA on korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian SIMHE-palvelut voivat luovuttaa ohjauksen pohjalta asiakkaalle tehtyjä asiantuntija-arvioita, suosituksia ja yhteenvetoja ura- ja koulutusmahdollisuuksista Helsingin, Espoon ja Vantaa-Keravan kuntakokeilulle. Tietoja voidaan luovuttaa tilastointiin ja toimintaa koskevaan tutkimukseen.

Metropolian osaamiskeskustoiminnan henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu Metropoliassa seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

Lyyti Oy ja Lyyti-tapahtumanhallintatyöväline

Lyyti-järjestelmää käytetään palveluun ilmoittautumislomakkeena sekä eri tapahtumien ja ryhmäohjausten ilmoittautumisten hallinnointiin. Metropolian tapahtumahallintarekisterin tietosuojaseloste täydentää Metropolian osaamiskeskustoiminnan henkilörekisterin tietosuojaselostetta tapahtumien osalta.

Microsoft Corporation ja Microsoft Teams

Palvelun toteuttamisessa etäohjaukseen, -opetukseen ja -kokouksiin voidaan käyttää Microsoft Teams -verkkokokoustyövälinettä.

Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC Oy ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet, palveluntarjoajana CSC Oy)

Palvelun toteutuksessa etäohjaukseen, -opetukseen ja -kokouksiin voidaan käyttää  Zoom -verkkokokoustyövälinettä. Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC:n Funet Miitti (Zoom)-palvelu on käytössä Metropolia Ammattikorkeakoulussa. Palvelu on toteutettu yhteispohjoismaisesti yhteistyössä NORDUnetin kanssa, eikä näin ollen ole osa julkisesti saatavilla olevaa Zoom-palvelua. Lisäksi NORDUnetin tarjoama Zoom-palvelu toimii kokonaisuudessaan EU:ssa, NORDUnetin omaan käyttöön varatuissa palvelinympäristöissä. Nämä palvelimet sijaitsevat Tanskassa ja Ruotsissa. Palveluista on myös sovittu NORDUnetin ja Zoomin kanssa ottaen huomioon eurooppalaisen tietosuojasääntelyn vaatimukset.

Metropolian sähköpostijärjestelmä

Sähköpostiviestintään käytetään Metropolian Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmää. Metropolia on hankkinut sähköpostijärjestelmän osana Microsoftin O365-palvelupakettia, mutta sähköpostijärjestelmä toimii Metropolia ammattikorkeakoulun omalla palvelimella.

Leijonaverkot Oy (osa Erillisverkot -konsernia, ent. Deltagon Group Oy) ja turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)

Sec@gw -turvapostiratkaisua käytetään arkaluonteista henkilötietoa ja salassa pidettäviä asiakirjoja sisältävien sähköpostien lähettämiseen Metropolian ulkopuolelle ja vastaanottamiseen Metropolian ulkopuolelta.

Microsoft Corporation ja Microsoft O365 -alustapalvelut (Forms ja OneDrive)

Microsoft Forms -kyselytyökalua käytetään muun muassa palautekyselyjen tekemiseen. Microsoft OneDrive -ohjelmaa voidaan käyttää hankkeen asiakirjojen, kuten kokousasiakirjojen, jakamiseen kumppaniverkostossa.

Eduix Oy ja e-lomake -ohjelmisto

E-lomaketta hyödynnetään palvelussa koulutuspolulle siirtyvien osaamisen itsearviointiin. Lisäksi E-lomakkeen kautta asiakkaat voivat halutessaan rekisteröityä SIMHE-palveluiden asiakasrekisteriin, jonka pohjalta lähetetään asiakkaille suunnattu uutiskirje.

Liana Technologies Oy ja Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu

Metropolian SIMHE-palvelujen asiakaskirjeen lähettäminen tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta. Työkalua voidaan käyttää myös tapahtumien markkinointiin.

Koulutuspoluille osallistuvia asiakkaita koskevat lisäksi seuraavat järjestelmät:

CSC Oy ja VIRTA-tietovaranto

CSC:n (Tieteen tietotekniikan keskus Oy) hallinnoiman VIRTA-tiedonsiirron kautta tietyt lakisääteiset opiskelija- ja opintotiedot välitetään säännönmukaisin frekvenssein kerran vuorokaudessa valtakunnalliseen VIRTA-tietovarantoon. VIRTA on korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto.

Eduix Oy ja Metropolian opintotietojärjestelmä (OMA-/Peppi-järjestelmä)

Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään opintosuoritusten osalta Metropolian OMA-palvelussa eli roolikohtaisella sähköisellä työpöydällä. Opiskelijat ilmoittautuvat itse avoimen AMK:n järjestelmässä koulutuspolkujen opintoihin. Ilmoittautumisen yhteydessä opiskelijan tiedot rekisteröityvät OMA-/Peppi-järjestelmään, jotta hän saa Metropolian tunnukset ja hänen opintosuoritustietonsa voidaan tallentaa pysyvästi opintotietorekisteriin. OMA-/Peppi-tietojärjestelmän ylläpito- ja kehitystehtävissä Metropolia Ammattikorkeakoulu käyttää apuna alihankkijanaan toimivaa Eduix Oy:tä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian osaamiskeskustoiminnan henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Metropolian osaamiskeskustoiminnan henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään seuraavasti:

Uraohjausta, koulutuspolulle ohjaamista ja osaamisen tunnistamista varten kerättyjä henkilötietoja säilytetään sen aikaa, kun se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeellista, enintään projektin keston 12.6.2020-31.12.2022 ajan.

Koulutuspoluilla opintoja suorittaneiden asiakkaiden henkilötietoja säilytetään Metropolian opiskelijatietojärjestelmiä koskevien säännösten mukaisesti:

  • Opintopisteytetyt opintosuoritukset säilytetään pysyvästi Metropolian OMA/Peppi-tietojärjestelmässä osana Metropolian opiskelijarekisteriä. VIRTA-tiedonsiirron kautta ne siirtyvät myös valtakunnalliseen VIRTA-tietovarantoon pysyväissäilytykseen.  Opintopisteellisiä opintosuorituksia säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintotodistuksista
  • Kaikki ammattikorkeakoulujen opiskelijatietojärjestelmiin/opintohallinnon tietojärjestelmiin viedyt ja vietävät opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot sekä muut tiedot säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa niin pitkältä ajanjaksolta kuin tiedot ovat saatavilla sähköisessä muodossa
  • Kaikki VIRTA-opintotietovarantoon siirrettävät opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot säilytetään pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa
  • Sairaanhoitajien pätevöitymispolulle maalis-huhtikuussa 2021 osallistuvien asiakkaiden tiedot säilytetään SOTE-silta-hankkeen tietosuojaselosteen mukaisesti.

Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely:

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Kansallisarkiston päätös säilytysajoista - AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016)

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;

  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;

  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;

  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;

  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai

  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Joiltain osin voi olla sovellettavissa.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

Metropolia Ammattikorkeakoulun osaamiskeskustoiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään. Osallistuminen palveluihin on vapaaehtoista.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolia Ammattikorkeakoulun osaamiskeskustoiminnan henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.