Metropolia syksyllä kohti normaalitoimintaa - tilannetiedot vahvistetaan elokuun alussa.

Katso miten koronavirustilanne vaikuttaa Metropolian toimintaan.

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 14.5.2020 - 16:02

Rekisterin nimi

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen henkilötietorekisteri (Valmentavasta valmiiksi -hankkeessa toteutettava valmentava koulutus)

Rekisterinpitäjä

Yhteisrekisterinpitäjät:

Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy,

Lahden ammattikorkeakoulu Oy,

Laurea-ammattikorkeakoulu Oy,

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Oy,

Karelia-ammattikorkeakoulu Oy,

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy,

Oulun Ammattikorkeakoulu Oy,

Saimaan ammattikorkeakoulu Oy ja

Turun ammattikorkeakoulu Oy

Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy, Lahden Ammattikorkeakoulu Oy, Laurea Ammattikorkeakoulu Oy, Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy, Karelia Ammattikorkeakoulu Oy, Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, Oulun Ammattikorkeakoulu Oy, Saimaan Ammattikorkeakoulu Oy ja Turun Ammattikorkeakoulu Oy ovat sopineet EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU’s General Data Protection Regulation 2016/679, ”GDPR”) artiklassa 26 säädetyllä tavalla olevansa yhteisrekisterinpitäjiä samaisen sääntelyn artiklassa 26 kuvatulla tavalla sille henkilötiedolle, jota käsitellään Valmentavasta valmiiksi -hankkeen alaisissa henkilötietojen käsittelytoimissa mukaan lukien ”Korkeakouluopintoihin valmentavan koulutuksen verkkototeutus, laajuus 30 op ja kesto 6kk”.

Edellä mainitut tahot ovat laatineet sopimuksen yhteisrekisterinpitäjyydestä, jossa on määritelty kunkin ammattikorkeakoulun vastuualue sekä todelliset roolit ja suhteet rekisteröityihin nähden. Sopimus yhteisrekisterinpitäjyydestä on katselmoitavissa tästä linkistä.

 

Yhteisrekisterinpitäjien yhteystiedot:

Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2029188-8)
Postiosoite: PL 885, 00026 BASWARE
Vierailuosoite: Ratapihantie 13, 00520 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 229 611

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2472908-2)
Postiosoite: PL 68, 50101 Mikkeli
Vierailuosoite: Patteristonkatu 3 D, 50101 Mikkeli
Puhelin (vaihde): + 358 40 655 0555

Karelia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2454377-1)
Postiosoite: PL 256, 80101 Joensuu
Vierailuosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
Puhelin (vaihde): +358 13 260 600

Lahden Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2630644-6)
Postiosoite: PL 214, 15101 Lahti
Vierailuosoite: Mukkulankatu 19, 15210 Lahti
Puhelin (vaihde): + 358 3 828 18

Laurea Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 1046216-1)
Postiosoite: Ratatie 22, 01300 Vantaa
Vierailuosoite: Ratatie 22, 01300 Vantaa
Puhelin (vaihde): + 358 9 8868 7150

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000 

Oulun Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2509747-8)
Postiosoite: PL 222, 90101 OULU
Vierailuosoite: Kotkantie 1, 90250 Oulu
Puhelin (vaihde): + 358 20 611 020

Saimaan Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2177546-2)
Postiosoite: PL 738, 00026 BASWARE
Vierailuosoite: Yliopistonkatu 36, 53850 Lappeenranta
Puhelin (vaihde): + 358 20 496 6411

Turun Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2528160-3)
Postiosoite: PL 5000, 02066 DOCUSCAN
Vierailuosoite: Joukahaisenkatu 3, 20520 Turku
Puhelin (kirjaaamo): + 358 2 263 350
 

Yhteisrekisterinpitäjien vastuuhenkilö:

Nimi: Heidi Stenberg
Tehtävä: Projektijohtaja, SIMHE-toiminta, Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy 
Sähköposti: heidi.stenberg [at] metropolia.fi

 

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:

Nimi: Tiina Hirard
Tehtävä: Lehtori, SIMHE-toiminta
Osoite: Turun Ammattikorkeakoulu Oy, PL
Sähköposti: tiina.hirard [at] turkuamk.fi

 

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot: 

Nimi: Outi Lemettinen
Tehtävä: Projektisuunnittelija, SIMHE-toiminta
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: outi.lemettinen [at] metropolia.fi    

Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä, sähköposti: 
simhe-info [at] metropolia.fi
 

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi tai tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen rekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on se, että yhteensä yhdeksän suomalaista ammattikorkeakoulua toteuttavat yhteistyössä maahanmuuttaja- ja turvapaikanhakijataustaisille henkilöille suunnatun korkeakouluopintoihin valmentavan koulutuksen, mukaan lukien verkkototeutuksen, jonka laajuus on 30 opintopistettä ja kesto kuusi kuukautta.

Valmentavasta valmiiksi -hanke on saanut Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) hankerahoituksen vuosille 2017–2019. Yhteisrekisteri tarvitaan valmentavan koulutuksen yhteistoteutuksessa vuonna 2019 sekä sen jälkeen mahdollisesti toteutuvissa tulevissa valmentavan koulutuksen yhteistoteutuksissa. Vuoden 2019 yhteistoteutus toteutuu ajalla 1.4.–30.9.2019.

Valintakoe toteutetaan kaikkien kumppanikorkeakoulujen yhteistyössä yhteensä seitsemällä eri paikkakunnalla. Valintakoe toteutetaan valvotussa koetilanteessa osittain digitaalisesti Moodle-alustalla ja osittain ryhmäkeskusteluna.

Ennen valintakoetta ja sen jälkeen hakijoiden henkilötietoja käsitellään valintakoeasioista vastaavan hanketoimijan ja seuraavien toimijoiden välillä: kotikorkeakoulujen hakijapalvelut, hanketoimijoiden joukosta nimetyt vastuuhenkilöt eri valintakoepaikkakunnilla sekä Moodle-ylläpitotiimi Metropolia Ammattikorkeakoulussa.

Varsinainen koulutus toteutetaan yhteistyössä niin, että kukin ammattikorkeakoulu järjestää yhden tai useamman opintojakson ja myöntää opiskelijoille opintosuorituksen kyseisestä opintojaksosta. Jokainen opiskelija suorittaa valmentavan koulutuksen opintoja vähintään neljässä eri ammattikorkeakoulussa. Jotta opiskelijalle voidaan myöntää opintosuoritukset eri ammattikorkeakouluissa, sama opiskelija on kirjattava opiskelijaksi kaikissa ammattikorkeakouluissa, joissa hän suorittaa valmentavan koulutuksen opintoja.  Opiskelijoiden henkilötietojen yhteisrekisteri ja sen sisältämien henkilötietojen käsittelyn mahdollistaminen tarvitaan, jotta opiskelijoiden tietoja voidaan sujuvasti käsitellä eri ammattikorkeakouluissa haku- ja valintaprosessin aikana sekä opetuksen ja arvioinnin yhteydessä yhteistoteutuksen eri vaiheissa.

Henkilötietoja käsitellään Opetushallituksen Opintopolku.fi - palveluportaalissa, opiskelijoiden ns. hallinnollisissa kotiammattikorkeakouluissa, kaikkien kumppanikorkeakoulujen opiskelijahallintojärjestelmissä, e-lomakkeen avulla sekä verkko-oppimisympäristö Moodlessa.

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu sekä yleiseen etuun, julkisen vallan käyttöön että rekisterinpitäjän (yhteisrekisterinpitäjien) lakisääteiseen velvollisuuteen.

Henkilötietojen käsittelyä ohjaavat lait:

  • Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekisteristä (884/2017),
  • Valtioneuvoston asetus korkeakoulujen yhteishausta (293/2014),
  • Valtioneuvoston asetus ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen hakumenettelystä (294/2014),
  • Ammattikorkeakoululaki (932/2014),
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999),
  • EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja sitä täydentävä kansallinen lainsäädäntö, tietosuojalaki (1050/2018)

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen rekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen henkilötietorekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:

 

1. Valmentavasta valmiiksi -hankkeessa toteutettavan valmentavan koulutuksen hakijatiedot (hakijatietojen käsittely ennen valintakoetta Opintopolku.fi -palveluportaalissa ja valintakokeen aikana sekä valintakokeen tuloksen selviämisen jälkeen):

  • Etunimi(t)
  • Sukunimi
  • Syntymäaika 
  • Pohjakoulutus
  • Suomen kielen taidon aste
  • Sähköpostiosoite (samalla Moodle-kirjautumistunnus); Moodle-salasana 
  • Tieto valitusta alakohtaisesta polusta ja sen mukaisesta ns. kotiammattikorkeakoulusta (sosiaali- ja terveysala, liiketalouden ala tekniikan ala tai monialainen)
  • Lupatiedot nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen
  • Lupatiedot opiskelijavalinnan tuloksen julkaisemiseen ja sähköiseen asiointiin;
  • Tieto valitun polun mukaisesta valintakokeen suorituspaikasta
  • Valintakokeessa saadut pisteet ja sija

2. Valmentavasta valmiiksi -hankkeessa toteutettavaan valmentavaan koulutukseen valittujen opiskelijoiden kirjaustiedot opiskelijahallintojärjestelmiin (Peppi/Winha)

 2.1. Kotiammattikorkeakoulujen omien opiskelijoiden kirjaustiedot (Peppi/Winha):

  • Etunimi(t)
  • Sukunimi
  • Kutsumanimi
  • Syntymäaika
  • Henkilöturvatunnus
  • Sukupuoli
  • Ulkomaalaistunnus
  • Kansalaisuus
  • Maa
  • Oppijanumero
  • Matkapuhelinnumero
  • Puhelinnumero
  • Lähiosoite
  • Postinumero
  • Kotikunta
  • Äidinkieli, asiointikieli sekä koulusivistyskieli
  • Pohjakoulutus; On tai ei ole ylioppilas
  • Suomen kielen taidon aste
  • Sähköpostiosoite (samalla Moodle-kirjautumistunnus); Moodle-salasana
  • Tieto valitusta alakohtaisesta polusta ja sen mukaisesta kotiammattikorkeakoulusta (sosiaali- ja terveysala, liiketalouden ala, tekniikan ala tai monialainen)
  • Koulutusmarkkinointilupa
  • Lupatiedot nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen
  • Lupatiedot opiskelijavalinnan tuloksen julkaisemiseen ja sähköiseen asiointiin
  • Tieto valitun polun mukaisesta valintakokeen suorituspaikasta
  • Valintakokeessa saadut pisteet ja sija
  • Tieto, milloin opiskeluoikeus alkaa ja milloin opiskeluoikeus päättyy

 

2.2. Muiden kuin kotiammattikorkeakoulujen opiskelijoiden kirjaustiedot (Peppi/Winha):

  • Etunimi(t)
  • Sukunimi
  • Kutsumanimi
  • Syntymäaika
  • Henkilöturvatunnus
  • Sukupuoli
  • Ulkomaalaistunnus
  • Kansalaisuus ja maa
  • Oppijanumero
  • Matkapuhelinnumero
  • Puhelinnumero
  • Lähiosoite, postinumero ja kotikunta
  • Äidinkieli, asiointikieli ja koulusivistyskieli
  •  Pohjakoulutus; on tai ei ole ylioppilas
  • Suomen kielen taidon aste
  • Sähköpostiosoite (samalla Moodle-kirjautumistunnus); Moodle-salasana
  • Tieto valitusta alakohtaisesta polusta ja sen mukaisesta kotiammattikorkeakoulusta (sosiaali- ja terveysala, liiketalouden ala, tekniikan ala tai monialainen)
  • Koulutusmarkkinointilupa
  • Lupatiedot nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen
  • Lupatiedot opiskelijavalinnan tuloksen julkaisemiseen ja sähköiseen asiointiin
  • Tieto valitun polun mukaisesta valintakokeen suorituspaikasta
  • Valintakokeessa saadut pisteet ja sija
  • Tieto, milloin opiskeluoikeus alkaa ja milloin opiskeluoikeus päättyy

 

2.3. Ennen opiskelun alkua e-lomakkeella kerätyt opiskelijatiedot 

 Ennen opiskelun ensimmäisen opintojakson/toteutuksen alkua toteutuksen opettajat lähettävät opiskelijoille täytettäväksi sähköisen esitietolomakkeen - e-lomakkeen, jolla kysytään opiskelijoiden seuraavia henkilötietoja:

  • Etunimi(t)
  • Sukunimi
  • Henkilöturvatunnus
  • Sukupuoli
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Äidinkieli
  • Koulutustausta
  • Opiskelijoiden osaamat muut kielet ja taidot (suomen kielen taito, englannin kielen taito ja digitaidot) ja
  • Opiskelumotivaatio

 

3. Valmentavasta valmiiksi -hankkeen opiskelijoiden opintosuoritustiedot:

  •  Opintosuoritukset ns. kotiammattikorkeakoulussa
  • Opiskelijan muualla kuin kotiammattikorkeakoulussa tekemät opintosuoritukset tai hyväksi luetut muut opintosuoritukset (opintojakson tai toteutuksen nimi, laajuus, suorituspäivämäärä, oppilaitoksen nimi, arviointi, arvioijan etu- ja sukunimi)

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään hänen syöttäessään ne Opetushallituksen ylläpitämään Opintopolku.fi -palveluportaaliin sekä ennen ensimmäisen opetustoteutuksen alkua häneltä itseltään e-lomakkeen kautta kerättynä.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Opintopolku.fi -palveluportaali

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen henkilörekisterin sisältämiä hakijatietoja käsitellään Opetushallituksen ylläpitämässä Opintopolku.fi -palveluportaalissa (opiskelijavalintarekisteri). 1.5.2019 lukien opiskelijavalintarekisterin yhteisrekisterinpitäjiä ovat Opetushallitus sekä yliopistot ja ammattikorkeakoulut lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 17 §:n mukaisesti. Opetushallitus vastaa opiskelijavalintarekisterin tietojen kokoamisesta ja hakujärjestelmien valtakunnallisesta toteutuksesta sekä koulutukseen hakemiseen ja opiskelijaksi ottamiseen liittyvästä yleisestä tiedottamisesta, ohjauksesta ja neuvonnasta. Korkeakoulut vastaavat tallentamiensa tietojen täsmällisyydestä ja mm. rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen.

 

E-lomake-ohjelmisto

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen henkilörekisterin sisältämiä opiskelijatietoja

käsitellään e-lomakkeella siten, että ennen opiskelun alkua ensimmäisen opintojakson opettajat lähettävät opiskelijoille täytettäväksi sähköisen esitietolomakkeen. Lomakkeella kysytään opiskelijoiden henkilötietoja (etu- ja sukunimi, henkilötunnus, sukupuoli, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja äidinkieli) sekä koulutustaustaa. Lisäksi kartoitetaan opetuksen suunnittelua varten myös opiskelijoiden osaamista (suomen kielen taito, englannin kielen taito ja digitaidot) sekä opiskelumotivaatiota.

 

Moodle-oppimisalusta

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen henkilörekisterin sisältämiä opiskelija- ja opintotietoja käsitellään varsinaisen opiskelun toteuttamiseksi Metropolia Ammattikorkeakoulun palvelimelle rakennetulla valmentavan koulutuksen omalla Moodle-alustalla. Sinne valmentavasta valmiiksi -hankkeen opiskelijat kirjautuvat omasta kotikorkeakoulustaan saamillaan Haka-tunnuksilla. Opiskelijat liittyvät ensimmäisen opintojakson kurssialustalle ns. kurssiavaimella. Muiden opintojaksojen kohdalla opintojaksojen vastuuopettajat lisäävät opiskelijat osallistujiksi opintojakson kurssialueelle. Vastuuopettajat saavat tiedon kunkin opintojakson opiskelijoista ensimmäisen opintojakson alakohtaisista osallistujalistoista Moodle-alustalta.

 

Peppi-perusrekisterijärjestelmä/-opintohallintojärjestelmä

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen henkilörekisterin sisältämiä opiskelija- ja opintotietoja käsitellään Peppi-perusrekisterijärjestelmässä (opintohallintojärjestelmässä) riippuen siitä, kumman palveluntarjoajan rekisteri on korkeakoululla käytössä.

 

Winha-perusrekisterijärjestelmä/-opintohallintojärjestelmä

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen henkilörekisterin sisältämiä opiskelija- ja opintotietoja käsitellään Winha-perusrekisterijärjestelmässä (opintohallintojärjestelmässä) riippuen siitä, kumman palveluntarjoajan rekisteri on korkeakoululla käytössä.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Valmentavasta valmiiksi –hankkeen henkilötietorekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Valmentavasta valmiiksi -hankkeessa käytettävien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan laatimaan yhteisrekisterinpitäjien toimesta seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

Koska opiskelijoihin ja opintosuorituksiin liittyviä tietoja käsitellään seuraavissa järjestelmissä, ovat näiden järjestelmien toimittajat (yritykset niiden takana) tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi Valmentavasta valmiiksi -hankkeen henkilörekisterin taholta:

 

Eduix Oy (e-lomake -ohjelmisto sekä Peppi-perusrekisterijärjestelmä)

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen henkilörekisterin sisältämiä opiskelija- ja opintosuoritustietoja käsitellään e-lomakkeella sekä Peppi-perusrekisterijärjestelmässä (opintohallintojärjestelmässä).

 

CGI Suomi Oy (Winha-perusrekisterijärjestelmä)

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen henkilörekisterin sisältämiä opiskelija- ja opintosuoritustietoja käsitellään Winha-perusrekisterijärjestelmässä (opintohallintojärjestelmässä).

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin. Poikkeuksena ovat kuitenkin henkilöt, jotka

  • hakevat EU-/ETA-alueen ulkopuolella suoritetulla tutkintotodistuksella mukaan Valmentavasta valmiiksi -hankkeessa toteutettavaan valmentavaan koulutukseen. Korkeakoulu voi tarkistaa tutkintotodistuksen antaneesta oppilaitoksesta/korkeakoulusta, että tutkinto on suoritettu siellä.

Tällaisessa tilanteessa on mahdollisuus kansainvälisten henkilötietojen siirtoon. Yhdelläkään sopijaosapuolena olevalla rekisterinpitäjällä ei kuitenkaan ole oikeutta luovuttaa mitään hankkeeseen liittyviä henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle, ellei asiasta ole sovittu etukäteen muiden hanketoimijoiden kanssa ja silloinkin tietosuojalainsäädännön edellyttämien suojatoimien mukaisesti (ks. tarkemmin ”sopimus yhteisrekisterinpitäjyydestä”, kohta 10.)

Henkilötietojen säilyttämisaika

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen henkilörekisterin sisältämiä hakijatietoja käsitellään Opetushallituksen ylläpitämässä Opintopolku.fi -palveluportaalissa (opiskelijavalintarekisteri), jossa tiedot säilytetään viisi vuotta opiskelijavalintapäätöksen tekemisestä lukien

Korkeakoulujen hakurekisteriin sisältyvät opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot säilytetään kuitenkin pysyvästi.

Opiskelijoiden kirjaustiedot ja varsinaiset opintosuoritustiedot opiskelijahallintojärjestelmissä (Peppi/Winha) säilytetään pääsääntöisesti pysyvästi perustuen Kansallisarkiston päätökseen 12.9.2017 (diaarinumero: AL/20757/07.01.01.03.02/2016).

Sen mukaisesti:

Opetussuunnitelmat, tai vastaavat asiakirjatiedot, arviointikriteerit ja koulutustarjontaa koskevat suunnitelmat ovat pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja.

Kaikki ammattikorkeakoulujen opiskelijatietojärjestelmiin/opintohallinnon tietojärjestelmiin viedyt ja vietävät opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot sekä muut tiedot säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa niin pitkältä ajanjaksolta kuin tiedot ovat saatavilla sähköisessä muodossa.

Muita tietoja ovat esimerkiksi kansainväliset liikkuvuustiedot, tiedot ei-tutkintoon johtavasta koulutuksesta, harjoittelutoiminnot, musiikin opiskelijoiden instrumenttikirjaukset, tiedot opinnäytteen arkistoinnista tai julkisuudesta.

Kaikki VIRTA-opintotietovarantoon siirrettävät opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot säilytetään pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

 

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

 

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

 

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

 

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:

  • Yhteisrekisterinpitäjien ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Yhteisrekisterinpitäjien työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat yhteisrekisterinpitäjien lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Yhteisrekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Yhteisrekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

 

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen rekisteri ja siellä käsiteltävät henkilötiedot perustuvat siihen, että rekisteröity on itse päättänyt hakea Valmentavasta valmiiksi -hankkeessa toteutettavaan valmentavaan koulutukseen Opintopolku.fi -palveluportaalin kautta. Opintopolku.fi -palveluportaaliin on annettava tietty määrä henkilötietoa, jotta voi hakeutua koulutukseen. Tältä osion rekisteröidyn on pakko toimittaa tietty määrä henkilötietoa Opintopolku.fi -palveluportaaliin ja ilman niiden antamista ei voi hakeutua koulutukseen.

 

Opintopolku.fi -palveluportaalissa ja muissa Valmentavasta valmiiksi -hankkeen henkilötietojen käsittelyssä käytettävissä tietojärjestelmissä olevia henkilötietoja käsitellään sen vuoksi, että opetusta tarjoavat korkeakoulut voivat hoitaa tehtävänsä asianmukaisesti. Opiskelijoiden henkilötietojen yhteisrekisteri ja sen sisältämien henkilötietojen käsittelyn mahdollistaminen tarvitaan, jotta opiskelijoiden tietoja voidaan sujuvasti käsitellä eri ammattikorkeakouluissa haku- ja valintaprosessin aikana sekä opetuksen ja arvioinnin yhteydessä yhteistoteutuksen eri vaiheissa. Ilman tiettyä määrää henkilötietoja ja niiden käsittelyä, ei edellä mainitussa laajuudessa voida valmentavaa koulutusta järjestää. Tältä osion rekisteröidyn on pakko toimittaa tietty määrä henkilötietoa yhteisrekisterinpitäjille ja ilman niiden antamista ei voi olla osana valmentavaa koulutusta.

 

Lain valtakunnallisesta opinto- ja tutkintorekisteristä mukaan (884/2017) korkeakouluilla on velvollisuus tallentaa tietoja Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarantoon sen tietosisällön mukaisesti

 

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään. Opiskelijavalintarekisterin(Opintopolku.fi -palveluportaali) rekisterinpitäjällä on oikeus koulutukseen hakevan henkilön ilmoittamien tietojen lisäksi salassapitosäännösten estämättä saada henkilötietoja ylioppilastutkintorekisteristä, Väestörekisterikeskukselta, työ- ja elinkeinoviranomaisilta, perus- ja lisäopetuksen järjestäjiltä, yliopistoilta, ammattikorkeakouluilta, ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen järjestäjiltä sekä kahden tai useamman korkeakoulun yhteisistä rekistereistä, jotka on muodostettu opiskelijoiden valintaa varten.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Valmentavasta valmiiksi -hankkeen henkilötietorekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.