OSAAMISTA JA OIVALLUSTA TULEVAISUUDEN TEKEMISEEN

Metropolian rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10§
Laatimispvm. 28.8.2009

1. Rekisterinpitäjä

Metropolia Ammattikorkeakoulu
Bulevardi 31
00180 HELSINKI
puh. 020 783 5000 (vaihde)

2. Rekisteriasioista vastaava

Tietohallintojohtaja Tuomo Rintamäki
Opiskelijarekisterin vastuuhenkilö: opintoasianpäällikkö Pekka Korhonen
Henkilöstörekisterin yhteyshenkilö: henkilöstösuunnittelija Ulla Kelavuori

3. Rekisterin nimi

Opetushallintojärjestelmä WinhaPro.
Opetushallintojärjestelmä muodostuu seuraavista rekistereistä:

• opiskelijarekisteri
• opintosuoritusrekisteri
• opetussuunnittelurekisteri
• henkilörekisteri
• hakijarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

WinhaPro:lla ylläpidetään oppilashallintoa sekä henkilörekisteriä ammattikorkeakoulussa.
Opetushallintojärjestelmään rekisteröidään Metropolian opiskelijat,
opiskelijoiden arvioinnit ja opintosuoritukset, tarjottavat opintojaksot ja opintokokonaisuudet,
opettajat ja muu henkilökunta. Tietoja käytetään tilastointiin ja tiedonsiirtoihin viranomaisille sekä omaan
raportointiin ja tutkimustoimintaan.

Rekisterin ylläpitäminen ja käyttö perustuu ammattikorkeakoulua koskevaan
lainsäädäntöön:

• Laki ammattikorkeakouluopinnoista (L351/2003)
• Asetus ammattikorkeakouluopinnoista (A352/2003)
• Laki opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteristä (L1058/1988)
• Asetus ammattikorkeakoulujen yhteishakujärjestelmästä (353/2003)
• Henkilötietolaki (L523/1999)
• Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (L621/1999)
• Hallintolaki (L434/2003)
• Hallintolainkäyttölaki (L1996 ja L1999)

Järjestelmään rekisteröidään vain ammattikorkeakoulun tehtävien hoitamisen sekä
toiminnan suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeelliset
tiedot. Opintosuoritusrekisterin tietoja ylläpidetään opiskelijan oikeuksien ja etujen
turvaamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

A) Opetushallintojärjestelmän opiskelijarekisteri sisältää seuraavat tiedot:

• opiskelijanumero, jota käytetään henkilötunnuksen asemasta opiskelijan yksilöivänä tunnuksena tässä järjestelmässä
• sukunimi, omaa sukua, etunimet, kutsumanimi
• henkilötunnus
• asuinosoite
• muut osoitteet (kotiosoite)
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• sukupuoli
• pohjakoulutus
• kotikunta
• maa
• kieli
• kansalaisuus, kansallisuus
• opiskelun päätoimisuus
• saapumisryhmä, hallinnollinen ryhmä
• opintoala, koulutusohjelma, suuntautumisvaihtoehto
• koulutusohjelman kotitoimipiste
• läsnäolotiedot (läsnä, poissa, keskeyttänyt, eronnut, valmistunut, tieto opiskelun säännönmukaisen keston ylittämisestä) ja lukukausittainenhistoriatieto läsnäolosta (poissa tai läsnä)
• arvioitu opiskeluaika
• tieto siirrosta toisesta ammattikorkeakoulusta (siirto-opiskelija)
• tieto sisäisestä koulutusohjelman tai suuntautumisvaihtoehdon vaihdosta
• opetushallintojärjestelmän ylläpitämisen kannalta merkittävät muut tiedot
• merkintä ’tiedot salaisia’, jos opiskelijalla on virallinen tietojen luovutuskielto

B) Opetushallintojärjestelmän hakijarekisteri sisältää seuraavat tiedot

• hakuerä ja hakijatunnus. Käytetään tässä järjestelmässä tunnistetietona
• henkilötunnuksen asemasta
• sukunimi, aiemmat sukunimet, etunimet, kutsumanimi
• henkilötunnus
• asuinosoite
• muut osoitteet (kotiosoite)
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• sukupuoli
• pohjakoulutus
• kotikunta
• maa
• kieli
• kansalaisuus, kansallisuus
• valintatiedon julkaisuluvat internetiin ja tekstiviestinä
• hakutiedot
• valintatiedot
• yhteisvalinnan tiedot
• läsnäolo koulutuksen alkaessa koko lukuvuodelle

Hakijarekisteriä käytetään opetushallituksen määrittämällä tavalla. Hakijatiedot
siirretään opetushallituksen hakijarekisteristä WinhaProhon, jossa paikan
vastaanottaneet siirretään opiskelijoiksi WinhaPron opiskelijakohtaan.

C) Opetushallintojärjestelmän opintosuoritusrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

• opiskelijanumero
• sukunimi, etunimet
• henkilötunnus
• saapumisryhmä
• opintoala, koulutusohjelma, suuntautumisvaihtoehto
• läsnäolotiedot
• arvioitu opiskeluaika
• tutkintonimike
• tutkinnon laajuus
• suunnitellut ja suoritetut opintojaksot arvosanoineen ja niiden laajuudet
• suoritetut opintokokonaisuudet ja laajuudet
• suoritettujen opintojaksojen ja opintokokonaisuuksien arvioinnit, arvioinnin päivämäärät, arvioijien (opettajien) nimet
• suoritettujen opintoviikkojen määrä
• projektit
• valmistumistilanne
• vapautukset

D) Opetushallintojärjestelmän opetussuunnittelurekisteri sisältää seuraavat
tiedot:

• saapumisryhmien opintojaksot ja opintokokonaisuudet
• opetussuunnitelmat
• opiskelijoiden henkilökohtaiset opintosuunnitelmat

E) Opetushallintojärjestelmän henkilörekisteri sisältää seuraavat tiedot:

• henkilön yksilöivä tunnus
• sukunimi, etunimet, kutsumanimi
• sukupuoli
• henkilötyyppi (opettajat, muu henkilöstö)
• kotitoimipiste
• maa
• kieli
• kansalaisuus, kansallisuus
• läsnäolotapahtumat (läsnä, poissa, eronnut)

Henkilötiedot saadaan WinhaProhon Metropolian HR-järjestelmästä.
Siirtotunnuksena käytetään yleistunnistetta (ei henkilötunnusta).
WinhaProssa henkilötietoja käytetään WinhaPro-oikeuksien määrittämiseksi ja
toteutussuunnittelujärjestelmä käyttää niitä resurssimäärittelyssä

F) Opetushallintojärjestelmän arkisto
Tiedot valmistuneista ja eronneista opiskelijoista, vanhentuneista/ei käytössä
olevista saapumisryhmistä, opintojaksototeutuksista, opintojaksoista, opintokokonaisuuksista,
opetussuunnitelmista sekä eronneesta henkilöstä siirretään
järjestelmässä arkistotilaan.

Arkistotilassa tiedot eivät ole aktiivisessa käytössä. Virallinen arkistointi kts. kohta
arkistointi.

6. Rekisterin säännönmukaiset tiedonlähteet

Opetushallintojärjestelmän opiskelijarekisteriä päivitetään ammattikorkeakoulujen
yhteishakujärjestelmän (AMKYH) hakijarekisteristä, ammattikorkeakoulujen hakijaja
opiskelupaikkarekisteristä (AMKOREK), yhteishaun ulkopuolella olevien koulutusohjelmien
opiskelijoiden hakulomakkeista sekä keskeyttämis- ja eroamisilmoituslomakkeista
saatavista tiedoista. Opiskelijat ylläpitävät itse omia osoitetietojaan.

Opintosuoritusrekisteriä päivitetään opiskelijoiden opintosuoritusten kertymän
perusteella reaaliaikaisesti.

Henkilöstörekisterin tiedot saadaan reaaliaikaisesti Metropolian HRjärjestelmästä.

7. Rekisterin säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteristä luovutetaan tietoja:

• Opetushallitukselle
• Opetusministeriölle
• Tilastokeskukselle (TilastoL 62/94)
• Kansaneläkelaitokselle
• Työvoimaviranomaisille
• muille yhteisöille tilastollisia ja tieteellisiä tutkimuksia varten. Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytyksiin vaikuttavat seikat. Tarvittaessa on annettava selvitys siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.

Ei-säännönmukaiset tietojen luovutukset

Opiskelija antaa rekisterin opiskelijaliittymän kautta suostumuksensa nimi- j
osoitetietojensa käyttöön seuraaviin tarkoituksiin:

Markkinointi

Suoramarkkinointi: tietojen luovutus suoramarkkinointiin ei koskaan
tapahdu automaattisesti vaan tapauskohtaisesti harkiten järjestelmän
vastuuhenkilöiden toimesta

Koulutusmarkkinointi

Opiskelua tukeviin tarkoituksiin yhdistyksille ja säätiöille, ammatillisille
yhdistyksille ja lähinnä alueellisille viranomaisille sellaisen informaation
postittamista varten, joka

• on tarkoitettu edistämään opintoja, ammattitaitoa tai ammattiin sijoittumista
• on tarkoitettu parantamaan opiskelu- tai työolosuhteita
• on tarkoitettu edistämään opiskelijan yhteyksiä kotiseutuunsa
• muihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin, esimerkiksi tutkimuksiin, kyselyihin tai mielipidetiedustelujen toteuttamiseen

Internet

Opiskelijan sähköpostiosoite saadaan ottaa mukaan ammattikorkeakoulun
internet-sivulle tulevaan sähköpostiosoitteiden hakukoneeseen. Tällöin
Metropolia Ammattikorkeakoulun sivuilta löytää opiskelijan sähköpostiosoitteen,
kun tietää hänen nimensä.

Opiskelija voi muuttaa kerran määrittämäänsä luovutuslupaa opintotoimistosta
saatavalla lomakkeella.

Järjestelmään voidaan tallentaa virallinen opiskelijan nimi- ja osoitetietojen
luovutuskielto.

Metropolia Ammattikorkeakoulu noudattaa hyvää rekisteröintitapaa ja edellyttää,
että tietojen luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka
tietoja pyydetään. Henkilörekisterilain mukaan tietoja saa käyttää vain siihen
tarkoitukseen, jota varten ne on luovutettu. Nimi- ja osoitetietojen käyttäjän tulee
ilmoittaa, mistä tiedot on saatu.

Opetushallintojärjestelmään kuuluu manuaalisia loogisia osarekistereitä. Siksi
rekisteristä ajettua tulostetta luovutettaessa luovutusta arvioidaan tietojen
luovuttamisena henkilörekisteristä.

Tietojen luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Järjestelmän tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

8. Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin

Opetushallintojärjestelmästä siirretään tarvittaessa henkilötietoja oppilaitoksen
kirjastojärjestelmään ja kulunvalvontajärjestelmään.

Winha-tietokannasta siirretään henkilötietoja Metropolia Ammattikorkeakoulun
kirjaston tietokantaan ellei henkilö ole kieltänyt osaltaan kaikkea tietojen siirtoa.

9. Rekisterin suojaaminen

Opetushallintojärjestelmä on tarkoitettu ammattikorkeakoulun sisäiseen käyttöön,
johon käyttäjille määritellään käyttöoikeudet. Käyttäjät saavat henkilökohtaisen
tunnuksen ja salasanan voidakseen kirjautua opetushallinnonjärjestelmään.
Käyttöoikeus poistetaan henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten
hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

10. Rekisteröidyn informointi

Rekisteriseloste on nähtävillä Metropolian www-sivuilla (intranet).

11. Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Arkistointi, säilytys ja hävittäminen suoritetaan Arkistolain säätämällä tavalla.

12. Rekisteritietojen tarkastusoikeus ja rekisteritietojen korjaaminen

Opiskelijalla ja henkilöstöllä on mahdollisuus nähdä ja tarkistaa itseään koskevat
tiedot. Rekisterissä havaitut mahdolliset virheelliset tiedot korjataan rekisterin
ylläpidon yhteydessä.

 

ETUSIVU /