Metropolian opiskelijahallinnon rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24§
Laatimispvm. 1.9.2016

1. Rekisterinpitäjä

Metropolia Ammattikorkeakoulu
Bulevardi 31
00180 HELSINKI
puh. 09 7424 5000 (vaihde)

2. Rekisteriasioista vastaava

Tapio Rimpioja, opintoasiainpäällikkö, korkeakoulupalvelut
Metropolia Ammattikorkeakoulu
Bulevardi 31, 00180 HELSINKI
050 376 4063, tapio.rimpioja metropolia fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö toimii opiskelija- ja opintotietojärjestelmän
omistajana, antaa rekisteristä tarkempia tietoja rekisteröidylle, ja rekisteröity
voi osoittaa hänelle esimerkiksi virheenoikaisua ja tarkastusoikeuden
käyttämistä koskevat pyynnöt.

Metropolian eri toimipisteissä rekisteriasioista vastaavat opintosihteerit
09 7424 5000 (vaihde), opintotoimisto metropolia fi

3. Rekisterin nimi

Opiskelija- ja opintotietojärjestelmä, Perusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Opiskelija- ja opintotietojärjestelmän käyttötarkoitus on opiskelijoiden ja
heidän opinto- ja suoritustietojen ylläpito sekä erilaisten opintoihin liittyvien
todistusten ja raporttien tuottaminen omaan ja tutkimustoimintaan sekä
tiedonsiirrot viranomaisille.

Korkeakoulujen opiskelijatietorekistereiden opiskeluoikeus-,
ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustietoja kootaan keskitettyä säilytystä ja käyttöä
varten valtakunnalliseen tietovarantoon, jonka kautta tämä sisältö tarjotaan
tietoturvallisesti teknisellä käyttöyhteydellä opiskelijavalintarekisterin ja
korkeakoulujen yhteisten opiskelijavalintapalveluiden käyttöön (Laki
1058/1998 1 a luku).

Opiskelija- ja opintotietojärjestelmä on Metropolialle välttämätön toiminnan
suunnittelun, toteutuksen, arvioinnin ja seurannan väline. Rekisteröidyt
henkilöt (opiskelijat, opettajat, muu henkilöstö) ovat asianosaisia Metropolian
opintohallintoon liittyvissä asioissa. Järjestelmään rekisteröidään vain
ammattikorkeakoulun opintohallinnon tehtävän hoitamisen, toiminnan
suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeelliset tiedot.
Opiskelijahallinnon Perusrekisterin tietoja ylläpidetään opiskelijan oikeuksien
ja etujen turvaamiseksi. Rekisterin käyttö perustuu ammattikorkeakoulua
koskevaan lainsäädäntöön.

  • Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
  • Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista (1129/2014)
  • Laki opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta
    tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä (1058/1988)
  • Valtioneuvoston asetus korkeakoulujen yhteishausta (293/2014)
  • Hallintolaki (434/2003)
  • Hallintolainkäyttölaki (586/1996)
  • Henkilötietolaki (523/1999)
  • Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Julkisuusasetus (A1030/1999)
  • Laki yksityisyyden suojasta (L477/2001)
  • Metropolian tutkintosääntö ja opiskeluoikeusohje

5. Rekisterin tietosisältö

1. Opiskelijan perustiedot

  • opiskelijan tiedot
    • opiskelijanumero
    • käyttäjätunnus
    • oppijan kansallinen tunniste (OID)
    • sukunimi, etunimet, kutsumanimi, (entinen sukunimi)
    • henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli
    • kansalaisuus
    • äidinkieli, asiointikieli, koulusivistyskieli
    • yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
    • kotikunta, asuinkunta, maa
    • ulkomaalaisen passinumero
  • opiskelu- ja tutkintotiedot
    • koulutusluokitus, koulutusohjelma, suuntautumisvaihtoehto,
      ryhmä, mallipohjan tiedot
    • koulutusmuoto
    • opetuspiste
    • opetuskieli
    • opiskelutyyppi
    • tutkinto, tutkintonimike, suoritettava laajuus, vaadittu laajuus
    • pohjakoulutus
    • läsnäolo-, valmistumis-, erotiedot
    • opinto-oikeusaika, kausimaksimit, käytetyt kaudet
    • henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS)
    • opintosuoritukset ja arviointi, sekä tentit
    • opintojen edistyminen
    • todistusmerkinnät, direktiivit ja pätevyydet
    • rahoitus
    • organisaatioyksikkö
    • opiskeluoikeuteen ja rooliin liittyvät lisätiedot
    • tietojen luovuttamista koskevat luvat

2. Hakijatiedot

Oilista tuotavat hakijatiedot confluence.csc.fi/display/OILI/Rekisteriseloste .

  • opiskelijan henkilötiedot (etunimet, kutsumanimi, sukunimi, hetu,
    oppijanumero)
  • osoitetiedot
  • äidinkieli ja asiointikieli
  • kansalaisuus
  • pohjakoulutustiedot
  • hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot
  • ilmoittautumis- ja maksutiedot
  • opiskelijavalinnan tulosten julkaisulupaan liittyvät tiedot

3. Opintotiedot

  • opinnot (opintokokonaisuudet ja jaksot)
  • opintojakson toteutukset
  • henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS) ja siihen liittyvät tiedot
  • kansainväliset opiskelu- ja harjoitteluvaihdot

4. Opintosuoritustiedot

  • suoritetut opinnot
  • opintojen ja tenttien arvioinnit
  • opintojen ja tenttien arvioijat
  • suorituspäivämäärät
  • suoritetut laajuudet
  • opintojen edistyminen
  • valmistumistilanne

5. Arkisto (edellä mainittujen tietojen arkistointi)

6. Viestintä

  • Opiskelijan ja ohjaajan välinen viestintä järjestelmän sisällä

6. Rekisterin säännönmukaiset tiedonlähteet

  • Opetushallituksen ylläpitämä valtakunnallinen hakijarekisteri,Opintopolku
  • Opetushallituksen ylläpitämä läsnäoloilmoittautumisen rekisteri, OILI
  • Opintopolun ulkopuolisten hakujen hakijoiden hakulomakkeella antamat tiedot
  • opiskelijan päivittämät yhteystietojen muutokset ja tietojen luovutusluvat
  • käyttäjähallintajärjestelmä (Amme)
  • Väestörekisterikeskus
  • valmistumisjärjestelmä
  • eAhot järjestelmä
  • tenttijärjestelmä
  • Peppi opetuksen suunnittelujärjestelmä
  • MobilityOnline liikkuvuudenhallintajärjestelmä
  • Maksullisten koulutusten hallintajärjestelmä

7. Rekisterin säännönmukaiset tietojen luovutukset

1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietojen luovutus tapahtuu sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla,
yksittäisinä paperitulosteina ja sähköpostilistoina.

Opiskelijatietojen luovutukset

Laissa määrätyissä tapauksissa opiskelija- ja opintotietojärjestelmästä luovutetaan tietoja:

  • Opiskelija-, opintosuoritus- ja tutkinnon suoritustietoja
    Tilastokeskukselle joka toimittaa tietoja edelleen Opetushallitukselle ja
    opetusministeriölle. (TilastoL 280/2004).
  • Opiskelija- ja opintosuoritustietoja Kansaneläkelaitokselle (OpintotukiL
    65/1994 41§).
  • Työvoimaviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle tai
    työttömyyskassalle työmarkkinatuen sekä työttömyyspäivärahan
    saamisedellytysten käsittelyä varten (TyöttömyysturvaL 1290/2002, L
    julkisesta työvoimapalvelusta 1295/2002)
  • Kansaneläkelaitokselle pyynnöstä sosiaalisten etuisuuksien arviointia
    varten (opiskelutodistus, opintosuoritusote, opintojen edistyminen)
  • Ulkomaalaisviranomaiselle ja poliisiviranomaiselle pyynnöstä
    oleskeluluvan tarkistamiseen (opiskelijaksi hyväksymisilmoitus,
    opiskelupaikan vastaanottoilmoitus, opiskelutodistus ja
    opintosuoritusote).
  • Tieteellistä tutkimusta varten (JulkiL 621/1999 ja HetiL 523/1999).
    Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle tietojen käyttötarkoitus sekä
    muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset
    seikat. Tarvittaessa on annettava selvitys siitä, miten tietojen suojaus
    on tarkoitus järjestää.
  • Kansanterveyslain (66/1972) mukaista opiskelijaterveydenhuoltoa
    järjestävälle kunnalle ja muulle mainitun lain mukaisen
    opiskelijaterveydenhuollon järjestäjälle tämän tehtävän hoitamista
    varten.
  • CSC:lle (Tieteen tietotekniikan keskus Oy) VIRTA ja VIRTAn kautta
    OILI-palveluun. VIRTA on korkeakoulujen valtakunnallinen
    tietovaranto.
  • Valviralle pätevyydet ja tutkintotiedot

Lisäksi opiskelijatietoja luovutetaan

  • Metropolian käyttäjähallintajärjestelmään verkkoja
    sähköpostitunnusten luontia varten (opiskelijanumero, sukunimi,
    kutsumanimi, ryhmä, koulutusohjelma, toimipiste, läsnäolotieto,
    henkilötunnus).
  • Metropolian omaa käyttöä varten sähköpostilistojen muodostamista
    varten (sähköpostiosoite). Listoja ei edelleen luovuteta muuhun
    käyttöön kuin siihen, mitä varten ne on muodostettu. Sähköpostiviestit
    lähetetään niin, että vastaanottaja ei näe, kenelle muille sama viesti
    on lähetetty.
  • Metropolian intranet-järjestelmään käyttöoikeuden muodostamista ja
    opiskelijoiden tiedotusta varten (opiskelijanumero, sukunimi, etunimi,
    sähköpostiosoite).
  • Kirjastojärjestelmään (Voyager) käyttäjätunnusten ja lainausoikeuden
    muodostamista varten (opiskelijanumero, sukunimi, etunimi,
    kutsumanimi, henkilötunnus, opiskelijatyyppi, läsnäolo, ryhmä,
    koulutusohjelma, toimipiste, asuinosoite, puhelinnumero,
    sähköpostiosoite, opintojen aloituspäivämäärä, eropäivä,
    valmistumispäivä). Opiskelijalla on oikeus kieltää tietojensa
    luovuttaminen kirjastojärjestelmään opiskelupaikan vastaanoton
    yhteydessä (opiskelupaikan vastaanottolomake). Koskee vain
    nuorisopuolen opiskelijoita.
  • Ammattikorkeakoulujen ura- ja rekrytointijärjestelmä Jobstepiin(opiskelijanumero ja syntymäaika).
  • Metropolian kulkulupajärjestelmään (Ammeen kautta)
  • Opiskelijakunta Metkalle jäseneksi liittymistä varten (opiskelijanumero,
    sukunimi, etunimi). Opiskelijalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen opiskelijakunnalle.
  • MobilityOnline liikkuvuudenhallintajärjestelmä. Lähtevistä vaihdoista siirretään opiskelijanumero, vaihtokohde ja maa, vaihdon päivämäärät, liikkuvuusohjelma (pitkät vaihdot) sekä vaihdon tyyppi. Saapuvista vaihdoista siirretään sekä henkilön että tilastoitavan liikkuvuusjakson luomiseen tarvittavat tiedot.
  • Metropolian opintotukilautakunnan järjestelmä
  • Maksullisten koulutusten hallintajärjestelmä
  • Alumnijärjestelmä
  • Kielitasotestijärjestelmä
  • Sähköinen allekirjoitus järjestelmä (tutkintotodistukset, muut sähköisesti allekirjoitettavat viralliset dokumentit)

2. Ei-säännönmukaiset tietojen luovutukset

Opiskelija antaa opiskelija- ja opintotietojärjestelmän opiskelijaliittymän kautta
suostumuksensa nimi- ja osoitetietojensa käyttöön. Opiskelija antaa luvan
luovuttaa yhteystietonsa seuraaviin tarkoituksiin:

Suoramarkkinointiin
Vaikka opiskelija olisi antanut luvan suoramarkkinointiin, tietojen luovutus ei
koskaan tapahdu automaattisesti vaan tapauskohtaisesti harkiten
järjestelmän pääkäyttäjän toimesta. Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta.

Koulutusmarkkinointiin
Opiskelua tukeviin tarkoituksiin yhdistyksille ja säätiöille, ammatillisille
yhdistyksille ja lähinnä alueellisille viranomaisille sellaisen informaation
postittamista varten, joka

  • on tarkoitettu edistämään opintoja, ammattitaitoa tai ammattiin
    sijoittumista
  • on tarkoitettu parantamaan opiskelu- tai työolosuhteita
  • on tarkoitettu edistämään opiskelijan yhteyksiä kotiseutuunsa
  • muihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin, esimerkiksi tutkimuksiin,
    kyselyihin tai mielipidetiedustelujen toteuttamiseen

Valmistumistiedon julkaisu
Opiskelija voi antaa luvan julkaista valmistumistietonsa. Pääsääntöisesti
tietoja ei luovuteta.

Internet
Opiskelijan sähköpostiosoite saadaan ottaa mukaan ammattikorkeakoulun
intranet-sivulle tulevaan sähköpostiosoitteiden hakukoneeseen. Tällöin
Metropolia Ammattikorkeakoulun sisäisiltä sivuilta löytää opiskelijan
sähköpostiosoitteen, kun tietää hänen nimensä.

Mikäli opiskelijalla on maistraatista virallinen turvakielto, voidaan tieto tallentaa
Opiskelijahallinnon Perusrekisteriin opiskelijan pyynnöstä. Turvakielto
tarkoittaa opiskelijan kaikkien yhteystietojen luovutuskieltoa.

Metropolia noudattaa hyvää rekisteröintitapaa ja edellyttää, että tietojen
luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka tietoja pyydetään. Henkilörekisterilain mukaan tietoja saa käyttää vain siihen
tarkoitukseen, jota varten ne on luovutettu. Nimi- ja osoitetietojen käyttäjän tulee ilmoittaa, mistä tiedot on saatu.

Opiskelija- ja opintotietojärjestelmästä tulostetut erilaiset ryhmäraportit
(toteutuksen osallistujat, opiskelijalistat, ryhmän opiskelijat, opiskelijan
edistyminen, rahoituslista, opiskelijat kunnittain, toteutuspäiväkirja,
toteutuksen arvioinnit, ryhmän suoritukset) tulkitaan manuaalisiksi
rekistereiksi. Tästä syystä rekisteristä tulostettua raporttia luovutettaessa
luovutusta arvioidaan tietojen luovuttamisena henkilörekisteristä.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Opiskelijatietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Poikkeuksena tilanteessa, jossa opiskelija itse aktivoi jonkin erillispalvelun
kuten esimerkiksi Google Apps for Education tai Microsoft Office365 palvelun,
toimitetaan näihin palveluihin välttämättömät tiedot. Tällaisessa
poikkeustapauksessa opiskelijalta pyydetään erikseen lupa ja vaaditaan
käyttöehtojen hyväksyntä.

9. Rekisterin suojaaminen

Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei opiskelijoiden
yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta.

Rekisterin tietoja säilytetään niin, että lain 6 e§ (28.6.2013/484), 6 b§
(28.6.2013/484) ja 6 c§ (28.6.2013/484) edellytykset täyttyvät.

Manuaalinen aineisto

  • säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten,ettei niitä voida vahingossa hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä
  • työntekijöillä on oikeus nähdä vain sellaisia opiskelijaa koskevia tietoja, joita hän työtehtävässään tarvitsee
  • opintosihteerit vastaavat arkistoitavien dokumenttien arkistoinnista
  • tutkintotodistusten jäljennökset säilytetään pysyvästi
  • henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään silppuamalla tai tietosuojajätteenä

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

  • Opiskelijahallinnon Perusrekisteriä käytetään internetin kautta.
    Palvelinlaitteiden ylläpito on Metropolian tietohallinnolla. Laitteet on
    keskitetty lukittuihin tiloihin, joihin on tiukkaan rajattu pääsy. Verkko ja
    palvelimet ovat suojattu asianmukaisesti.
  • Käyttöoikeudet on rajattu käyttäjäryhmittäin. Tiedon näkyvyys ja
    päivitysoikeus järjestelmään määräytyy käyttöoikeusrooleittain eri
    käyttäjäryhmille.
  • Tietoihin on pääsy vain järjestelmän käyttöoikeudet saaneilla.
    Käyttöoikeus järjestelmään määräytyy henkilön työtehtävien tai
    opiskelustatuksen mukaan. Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa
    määritelty vaitiolovelvollisuus.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteriseloste on nähtävillä Metropolian Intranetissä.

  • Opiskelijalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot rekisteristä
    veloituksetta kerran vuodessa.
  • Tarkastuspyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti
    (allekirjoitettu tai muulla luotettavalla tavalla varmennettu asiakirja)
  • Pyyntö osoitetaan opiskelijan oman toimipisteen opintotoimistoon.
    Tarkastuspyynnön toteutuksesta päättää rekisteriasioista vastaava
    henkilö (ks. kohta 2). Opiskelijan henkilöllisyys tarkistetaan ennen
    tietojen antamista.
  • Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä.
  • Opiskelijalla on mahdollisuus tarkastaa hänestä rekisteröidyt tiedot
    myös opiskelijaliittymän kautta.
  • Opiskelijalla on oikeus saada opintotoimistosta virallinen
    opiskelutodistus ja opintosuoritusote.

11. Virheen oikaisu

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti
tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä
rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton,
puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 29§).

Rekisteriasioista vastaavan henkilön on välittömästi virheen huomattuaan
korjattava virhe tai ilmoitettava siitä henkilölle, jolla on riittävät oikeudet
virheen korjaamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista, ja
tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta
kieltäydytään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on
oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutettu
voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

Opiskelija voi itse korjata yhteystietona opiskelijakäyttöliittymän kautta tai
ilmoittaa muutoksesta opintotoimistoon (ks. kohta 2).