Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Rekisterin nimi

Uusia säveliä etsimässä -kehittämishankkeen ja LUOTA-tutkimuksen rekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:

Nimi: Minna Lamppu

Tehtävä: Projektipäällikkö/Lehtori, Musiikin tutkinto-ohjelma

Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA

Sähköposti: minna.lamppu [at] metropolia.fi

Rekisterin yhteyshenkilöiden yhteystiedot:

Nimi: Laura Huhtinen-Hilden

Tehtävä: Tutkija/ Yliopettaja, Musiikin tutkinto-ohjelma

Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA

Sähköposti: laura.huhtinen-hilden [at] metropolia.fi

Nimi: Tuula Mikkola

Tehtävä: Tutkija/ Yliopettaja, Vanhustyön YAMK tutkinto-ohjelma

Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA

Sähköposti: tuula.mikkola [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian Ammattikorkeakoulun Uusia säveliä etsimässä -kehittämishankkeeseen (1.1.2021-31.10.2023) ja LUOTA-tutkimukseen (2022-2023).

Terveyden edistämisen määrärahasta (STM) rahoitetusta Uusia säveliä etsimässä -hankkeessa tuetaan COVID-19-pandemiasta kärsineiden omaishoitoperheiden hyvinvointia ja terveyttä kulttuurihyvinvoinnin keinoin

LUOTA -tutkimuksessa tutkitaan luovuutta ja kulttuuritoimintaa monitaiteisen sosiaalityön muutosvoimana erilaisissa toimintaympäristöissä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

1. Kehittää Uusia säveliä etsimässä -kehittämishankkeessa moniammatillisesti omaishoitoperheiden tarpeita vastaava musiikkitoiminnan malli ja arvioida toiminnan vaikuttavuutta omaishoitajien jaksamisen, mielen hyvinvoinnin ja voimavarojen tukemisen näkökulmista.

2. Tutkia LUOTA-tutkimushankkeen osatutkimuksessa omaishoitoperheiden yhteisyyttä ja voimavaroja monitaiteisen musiikkitoiminnan keinoin.

Uusia säveliä etsimässä -hankkeessa kerätään tutkimusaineistoa käytettäväksi hankkeen vaikuttavuuden arvioinnissa ja raportoinnissa. Kerättyä aineistoa käytetään myös LUOTA-tutkimushankkeen osatutkimuksen aineistona.

Antamalla kirjallisen suostumuksen ja osallistumalla Uusia säveliä etsimässä -hankkeen mittauksiin, palautteen antamiseen ja ryhmätoiminnan havainnoimiseen sekä LUOTA-tutkimuksen haastatteluihin tai musiikkitoiminnan mallin rakentamisessa käytettävään 3x3-arviointiin ja yhteiskehittelypajoihin osallistuja suostuu, että edellä mainittuja aineistoon kerättyjä tietoja hyödynnetään Uusia säveliä etsimässä -hankkeen vaikuttavuuden arvioinnissa ja verkostoyhteistyön rakenteellisen- ja musiikkitoiminnan mallin kehittämisessä sekä LUOTA-tutkimuksessa.

Tutkimukseen haetaan tutkimuslupa Helsingin ja Vantaan kaupungeilta sekä omaishoidon järjestöiltä, joiden 1) asiakkaat ja jäsenet osallistuvat ryhmämuotoiseen musiikkitoimintaan ja 2) työntekijät osallistuvat verkostoyhteistyön rakenteellisen- sekä musiikkitoiminnan mallin rakentamiseen.

Kehittämishankkeeseen ja tutkimukseen osallistuvilta omaishoitajilta, heidän hoidettaviltaan sekä osallistuvilta yhteistyökumppaneiden työntekijöiltä pyydetään kirjallinen suostumus musiikkitoiminnan mallin sekä verkostoyhteistyön rakenteellisen mallin toiminnan vaikuttavuuden arviointiin ja LUOTA-tutkimukseen. Tutkimukseen (Uusia säveliä etsimässä -hankkeen vaikuttavuuden arviointi ja LUOTA-tutkimus) osallistuminen on vapaaehtoista eikä siitä kieltäytyminen vaikuta mitenkään ryhmämuotoiseen musiikkitoimintaan osallistumiseen. *

Tutkimuksessa kerätyt aineistot (mittaustulokset ja ryhmätoiminnan palautteet sekä haastattelu- ja havainnointiaineistot) anonymisoidaan ja pseudonymisoidaan heti niiden keräämisen jälkeen siten, että osallistujia ei voida tunnistaa aineistosta. Haastattelut anonymisoidaan ja karkeistetaan siten, että haastateltavia ei voida tunnistaa missään vaiheessa. Mittariaineisto koodataan ja pseudonymisoidaan siten, että osallistujia ei voida henkilöinä tunnistaa, mutta alku- ja loppumittausten yhdistäminen on mahdollista. Koodit hävitetään, kun niitä ei enää tarvita, jonka jälkeen aineistoja ei enää voida yhdistää toisiinsa.

Musiikkitoiminnan konseptin rakentamisessa kerättävä 3x3 -arviointiaineisto ja yhteiskehittelyn työpajojen materiaali anonymisoidaan siten, että osallistujia ei voida tunnistaa.

Tutkimusaineistoa säilytetään Metropolia Ammattikorkeakoulun sisäisen verkon työasemalla sijaitsevassa kansiossa. Tutkimusaineistolle luodaan oma salasanoilla suojattu kansio, johon on pääsy vain tutkijoilla ja nimetyillä projektityöntekijöillä. Kaikki tutkimuksen parissa tavalla tai toisella työskentelevät (tutkijat, opettajat, tutkimusassistentit, projektityöntekijät ja opiskelijat) allekirjoittavat salassapito- ja vaitiolovelvollisuussopimuksen, jolla taataan tutkittavia koskevan henkilökohtaisen tiedon ehdoton luottamuksellisuus.

Tutkimushankkeen tuotokset (julkaisut, työkalut ja mallit) julkaistaan avoimen tieteen periaatteita noudattaen. Aineistot arkistoidaan anonymisoituna ja karkeistettuna Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon jatkotutkimusta varten. Tämä lisää myös tieteen luotettavuutta. Tutkimuksen päätyttyä tutkimusaineisto siirretään Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Tietoarkisto arvioi aineiston arkistoitavuuden, tutkijan tekemän anonymisoinnin ja tekee tarvittaessa lisää poistoja ja muokkaa aineiston pitkäaikaissäilytykseen ja jatkokäyttöön soveltuvaksi.

Haastatteluaineiston litterointi ostetaan ostopalveluna. Ostopalveluyrityksen kanssa tehdään sopimus henkilötietojen käsittelystä (DPA) ja litterointiin osallistuvia yrityksen työntekijät allekirjoittavat omasta puolestaan salassapito- ja vaitiolovelvollisuussopimuksen. Ennen ostopalvelusopimuksen tekemistä varmistetaan, että yritys täyttää tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolia Ammattikorkeakoulun Uusia säveliä etsimässä -kehittämishankkeen henkilörekisterissä olevien tietojen käsittely perustuu osallistujilta saatuun suostumukseen.

LUOTA-tutkimuksen osalta henkilörekisterissä olevien tietojen käsittely perustuu yleiseen etuun ja osallistujien suostumukseen.

* Uusia säveliä etsimässä -kehittämishankkeen muuna kohderyhmänä toimivat yhteistyökumppanit ovat:

- Omaishoitajaliitto ry

- Muistiliitto ry

- Helsingin muistiyhdistys ry

- Päijät-Hämeen Muistiyhdistys ry

- Resonaari

- GeroMetro

- Leijonaemot ry

- Kehitysvammatuki 57 ry

- Vammaisperheyhdistys Jaatinen ry

- Pääkaupunkiseudun omaishoitajat ry

- Helsingin kaupunki: omaishoidon tuen palvelut sekä kulttuuripalvelut

- Vantaan kaupunki: vanhus- ja vammaispalvelut, kotona asumisen tuki sekä kulttuuripalvelut

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolia Ammattikorkeakoulun Uusia säveliä etsimässä -hankkeen ja LUOTA -tutkimuksen rekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolia Ammattikorkeakoulun Uusia säveliä etsimässä -hankkeen ja LUOTA-tutkimuksen rekisterin rekisteröityjä ovat Uusia säveliä etsimässä -hankkeeseen osallistuvat henkilöt (omaishoitajat ja hoidettavat, hankekumppaneiden työntekijät ja kumppanit).

Metropolia Ammattikorkeakoulun Uusia säveliä etsimässä -hankkeen ja LUOTA-tutkimuksen rekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja eri tutkimusaineistoissa syntyvien tietojen pohjalta:

Uusia säveliä etsimässä -hankkeessa ja LUOTA-tutkimuksessa kerättäviä perustietoja ovat:

  • Henkilön nimi, sähköpostiosoite ja titteli / vastuualue
  • Yrityksen, organisaation, yhdistyksen tmv. nimi, yhteystiedot ja toimiala
  • Hankkeen toimenpiteisiin, kuten ryhmätoimintaan osallistuminen, 3x3-arviointiin ja yhteiskehittelyyn osallistumiseen sekä tutkimussuunnitelman mukaisiin tiedonkeruumenetelmiin (mittaukset, palautteet, havainnointi ja haastattelu) liittyvät tiedot

Tutkimuksen toteutukseen, suostumisen antamiseen, yhteistyöhön sekä yhteydenpitoon liittyvät tiedot

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian Uusia säveliä etsimässä -hankkeen ja LUOTA-tutkimuksen sisältämiin tietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä.

Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu Metropoliassa seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

Microsoft Corporation ja Microsoft Teams

Projektin sisäisenä viestintävälineenä sekä mittausten ja haastattelujen tekemisessä voidaan käyttää Microsoft Teams -verkkokokoustyövälinettä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.

Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.

Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Metropolian kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään Yhteiskuntatieteellisessä tietoarkistossa tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tutkimuksen päätyttyä tutkimusaineisto siirretään Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Tietoarkisto arvioi aineiston arkistoitavuuden, tutkijan tekemän anonymisoinnin ja tekee tarvittaessa lisää poistoja ja muokkaa aineiston pitkäaikaissäilytykseen ja jatkokäyttöön soveltuvaksi.

Tutkimusmenetelmillä (mittaukset, havainnointi ja haastattelu) kerättävää aineistoa käsitellään luottamuksellisesti noudattaen hyviä tieteellisen käytännön mukaisia tutkimuseettisiä ohjeita. Näiden mukaisesti kyselyn tuloksista ei voida tunnistaa yksittäistä henkilöä. Tiedot säilytetään suojatulla verkkoasemalla, johon on pääsy projektin tutkijoilla.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste (tai mikään niistä) eli ole suostumus, niin muokkaa silloin tämä kohta esim. muotoon: ”Ei sovellu tämän henkilörekisterin osalta”. ->punaisen huomiotekstin myös saa mielellään ottaa pois).

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700

Kirjaamo: + 358 29 566 6768

Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset

Metropolia Ammattikorkeakoulun Uusia säveliä etsimässä -hankkeen ja LUOTA-tutkimuksen henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

- Metropolian Uusia säveliä etsimässä -hankkeen ja LUOTA-tutkimuksen henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan Uusia säveliä etsimässä -hankkeen ja LUOTA-tutkimuksen toimintaa.

- Metropolian Uusia säveliä etsimässä -hankkeen ja LUOTA-tutkimuksen henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä.

- Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolia Ammattikorkeakoulun Uusia säveliä etsimässä -hankkeen ja LUOTA-tutkimuksen henkilörekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.