Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijoiden ja opintoasioiden rekisterissä käsitellään tietoja ammattikorkeakoulussa opiskelun mahdollistamiseksi ja korkeakoulun tehtävien hoitamiseksi. Näitä tehtäviä ovat muun muassa opetuksen suunnittelu, toteutus, seuranta ja arviointi, opinto- ja suoritustietojen ylös kirjaaminen, hallinnointi ja ylläpito sekä erilaisten opintoihin liittyvien todistusten ja raporttien tuottaminen omaan ja tutkimustoimintaan sekä tiedonsiirrot viranomaisille.
Ammattikorkeakoulun lakisääteisten velvoitteiden lisäksi henkilötietoja käsitellään muun muassa myös seuraavissa tarkoituksissa:
- Opetusyhteistyöverkostojen ylläpitäminen ja opetusyhteistyön toteuttaminen yhdessä eri oppilaitosten ja yritysten kanssa
- Opetusharjoitteluun hakeminen ja opetusharjoittelun toteuttaminen
- Opiskelijoiden opastus opintoihin liittyvissä asioissa
- TARU-koulutus
- Opiskeluterveydenhuollon järjestäminen
- Opiskeluhyvinvointipalveluiden ja yksilöllisten opetusjärjestelyiden toteuttaminen
- Opiskelijapalaute ja alumnikyselyt
- SIMHE-toiminta
- Kulttuurialan esiintyjävälitys
- Opintoasioiden webinaarit
- Opiskelijavarjostustoiminta
- Kansainvälinen liikkuvuus
Yleiseen etuun, julkisen vallan käyttöön tai lakisääteiseen velvoitteeseen perustuva käsittely
Metropolian Ammattikorkeakoulun opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu suurimmaksi osaksi opiskelu-, henkilö-, ja yhteystietojen käsittelyn osalta rekisterinpitäjien lakisääteiseen velvollisuuteen ja julkisen vallan käyttöön.
Lakisääteinen velvollisuus tai julkisen vallan käyttö perustuu muun muassa seuraaviin lakeihin ja säädöksiin:
Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
Arkistolaki (831/1994)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Hallintolaki (434/2003)
Kansanterveyslaki (66/1972)
Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (916/2012)
Laki korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollosta (695/2019)
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Laki yksityisyydensuojasta työelämästä (759/2004)
Metropolian tutkintosääntö
Opintotukilaki (65/1994)
SORA-säädökset
Tietosuojalaki (1050/2018)
Tilastolaki (280/2004)
Työttömyysturvalaki (1290/2002)
Ulkomaalaislaki (301/2004)
VNA 338/2011 9§ (perustuen terveydenhuoltolakiin 1326/2010)
Yhdenvertaisuuslaki (1325/2014)
Suostumukseen perustuva käsittely
- EXAM-tentteihin liittyvä etävalvonta
- Kansainvälinen liikkuvuus (osaksi)
- Kulttuurialan esiintyjävälitys
- Kyselyt
- Opetusharjoittelu
- Opintoasioiden webinaari (osaksi)
- Opiskelijavarjostustoiminta
- Opiskeluhyvinvointipalvelut ja yksilöllisen tuen järjestäminen
- SIMHE-toiminta
- Sosiaali- ja terveysalan tutkinto-ohjelmien harjoittelupaikkojen edellyttämien, lain vaatimien rekisteriotteiden ja harjoittelupaikkojen edellyttämien muiden dokumenttien käsittely
Sopimukseen perustuva käsittely
- Kansainvälinen liikkuvuus (osaksi)
- TARU-koulutus
Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuva käsittely
- Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalvelut
Metropolian Ammattikorkeakoulun opiskelija- ja opintotietorekisterissä rekisteröityjä ovat Metropolian opiskelijat ja henkilökunta, yhteistyötahojen henkilökunta sekä saapuvat vaihto-opiskelijat. Opiskelija- ja opintotietorekisteriin voidaan tallentaa muun muassa seuraavia tietoja:
Opetusharjoittelu
Nimi
Yhteystiedot
Koulutustiedot
Ohjaajan nimi ja yhteystiedot
Suostumustiedot
Opintotiedot
Nimi
Yhteystiedot
Henkilötunnus ja syntymäaika
Sukupuoli
Opiskelijanumero
Pohjakoulutustiedot
Hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot
Tutkintotiedot
Opintosuoritustiedot
Oppijan kansallinen tunniste (OID)
Käyttäjätunnus
Kansalaisuus
Kielitaito
Ulkomaalaisen opiskelijan passinumero
Läsnäolo-, valmistumis- ja erotiedot
Rahoitustiedot
Tietojen luovuttamista koskevat luvat
Mahdolliset opiskeluvilpin käsittelytiedot
Ilmoittautumis- ja maksutiedot
Opiskelijavalinnan tulosten julkaisulupaan liittyvät tiedot
Opiskelijan värivalokuva
Kyselyt
Nimi
Yhteystiedot
Pohjakoulutustiedot
Tutkintotiedot
Aiemmin hankittu osaaminen
Kielitaito
Tavoitteet
TARU-koulutus
Nimi
Yhteystiedot
Henkilötunnus
Sukupuoli
Tutkintotiedot
Työsuhteen tiedot
Kokemus
Koulutuspaikan vahvistaneista kerättävät tiedot
Kansalaisuus
Kielitaito
Koulutus- ja yrityspalvelut
Nimi
Yhteystiedot
Henkilötunnus
Erityisruokavalio
Koulutustausta
Ammattinimike/Työtehtävä
Organisaatiotiedot ja asiakkuustiedot
Laskutustiedot
Suostumus suoramarkkinointiin
Koulutustiedot
Etukäteiskyselyn vastaukset
Lokitiedot
Opiskeluterveydenhuolto
Nimi
Henkilötunnus
Opiskelijanumero
Kielitaito
Sukupuoli
Opinto- ja tutkintotiedot
Suostumustiedot
Yhteydenoton syy
Yksilölliset opetusjärjestelyt
Nimi
Opiskelijanumero
Opinto- ja tutkintotiedot
Yhteydenoton syy
Opiskelijapalaute
Nimi
Yhteystiedot
Opiskelijanumero
Sukupuoli
Syntymävuosi
Kielitaito
Kansalaisuus
Pohjakoulutus
Opinto- ja tutkintotiedot
Mahdolliset työsuhteen tiedot
Lokitiedot
IP-osoite
SIMHE-toiminta
Nimi
Yhteystiedot
Henkilötunnus
Sukupuoli
Syntymäaika
Organisaatiotiedot
Erityisruokavalio
Kansalaisuus
Suomeen muuton tiedot
Pohjakoulutus
Työkokemus
Hakijatiedot
Suostumustiedot
Yhteistyöhön liittyvät tiedot
Kansainvälinen liikkuvuus
Nimi
Yhteystiedot
Henkilötunnus ja syntymäaika
Sukupuoli
Kansalaisuus
Kielitaito
Liikkuvuuden tiedot
Lähiomaistiedot
Opintosuoritustiedot
Opinto- ja tutkintotiedot
Apurahatiedot
Organisaatiotiedot
Tieto mahdollisista vakuutuksista
Mahdolliset valinnan kannalta merkittävät alakohtaiset lisätiedot tai dokumentit
EXAM-tenttipalvelu
Nimi
Yhteystiedot
Opiskelijanumero
Käyttäjätunnus
Tenttivaraustiedot ja tentin suoritustiedot
Kuva- ja äänitallenne
Suostumustiedot
Musiikkipedagogien harjoitusoppilaat
Nimi
Yhteystiedot
Syntymäaika
Alaikäisen harjoitusoppilaan huoltajan tiedot
Instrumentti
Musiikillinen tausta
Metrofonia-esiintyjävälitys
Nimi
Yhteystiedot
Tilaisuuden tiedot
Instrumentti
Opinto- ja tutkintotiedot
Webinaarit
Nimi
Yhteystiedot
Organisaatiotiedot
Työsuhteen tiedot
Palaute
Opiskelijavarjostustoiminta
Nimi
Yhteystiedot
Opiskelijanumero
Opinto- ja tutkintotiedot
Pohjakoulutus
Vapaaehtoiset lisätiedot
Suostumustiedot
Henkilötiedot on saatu pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään.
Tämän lisäksi Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisterin säännönmukaisina tietolähteinä tietoja saadaan:
- CSC Oy:n (Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n) OILI-rekisteristä opiskelijan läsnä- tai poissaolevaksi ilmoittautumisesta
- Maksullisten koulutusten hallintajärjestelmästä
- Metropolian tietohallinnon käyttäjähallinnosta
- MobilityOnline -järjestelmästä kansainvälisen liikkuvuuden osalta (ns. opiskelijavaihto)
- Muilta korkeakouluilta ja oppilaitoksilta
- Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta Opintopolku.fi -palvelusta
- Opintopolku.fi -palvelun ulkopuolisten hakujen hakijoiden hakulomakkeen mahdollistamana (hakijan itse siinä antamat tiedot)
- Shibboleth-järjestelmästä
- Työnantajaorganisaatioilta
- Väestörekisterikeskukselta
- VIHTA-ajanvaraustyökalu uraohjaukseen ilmoittautuessa
Rekisterinpitäjä voi siirtää tai luovuttaa henkilötietoja käsiteltäviksi seuraaville tahoille:
- AVOP-kyselyn kautta Opetus- ja kulttuuriministeriölle sen koordinoiman, valmistumisvaiheen opiskelijoille suunnatun opiskelija-palautekyselyyn muodossa
- CSC:lle (Tieteen tietotekniikan keskus Oy) korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovaranto VIRTAan ja VIRTAn kautta OILI-palveluun
- Kansainvälisen opiskelijaliikkuvuuden osalta Opetushallitukselle, Euroopan Unionille ja muille liikkuvuusohjelman mahdollisille rahoittajatahoille toiminnan seuraamisen mahdollistamiseksi
- Kansaneläkelaitokselle pyynnöstään opintososiaalisten etujen arviointia varten (opiskelutodistus, opintosuoritusote, opintojen edistyminen)
- Kansanterveyslain mukaista opiskelijaterveydenhuoltoa järjestävälle kunnalle ja muulle mainitun lain mukaisen opiskelijaterveydenhuollon järjestäjälle tämän tehtävän hoitamista varten
- Opetus- ja kulttuuriministeriölle tutkimuksen, arvioinnin, kehittämisen, seurannan ja ohjauksen tueksi.
- Tilastokeskukselle, joka myös toimittaa tietoja edelleen Opetushallitukselle ja Opetus- ja kulttuuriministeriölle ministeriölle
- Työvoimaviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle tai työttömyyskassalle työmarkkinatuen sekä työttömyyspäivärahan saamisedellytysten käsittelyä varten
- Maahanmuuttovirastolle ja poliisille pyynnöstä oleskeluluvan tarkistamiseen
- Tieteellistä tutkimusta varten
- Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastolle (Valviralle) ammatillisten pätevyyksien vahvistamisesta ja seurantaa varten
- Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijakunta METKA:lle, sen jäsenrekisterin ylläpitoa varten.
- OMA-/Peppi -järjestelmille.
Halutessaan opiskelija voi antaa luvan luovuttaa yhteystietonsa seuraaviin tarkoituksiin, mikäli opiskelija on antanut tälle erikseen suostumuksensa:
- Suoramarkkinointiin
- Koulutusmarkkinointiin
- Valmistumistiedon julkaisemiseen
- Metropolia Ammattikorkeakoulun sisäiseen People Finder -henkilöhakujärjestelmään
Henkilöstörekisterin tietoja käsitellään eri tietojärjestelmissä ja ohjelmistoissa ja rekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa tai vikatilanteen korjaamistilanteessa. Näiden työvälineiden takana olevat ulkopuoliset järjestelmäntoimittajat ja palveluntarjoajat ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi.
Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta. Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle kansainvälisen opiskelijavalinnan ja opiskelijavaihdon yhteydessä sekä niiden toteuttamiseksi sekä myös tilanteessa, jossa opiskelija osallistuu kansainväliseen TKI-toimintaan (tutkimus-, kehitys-ja innovaatiotoiminta).
Jos tietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, on tietojen siirto rekisterinpitäjän taholta hyväksytty ja sitä on edeltänyt TIA-arviointi dokumentoidusti ((Data) Transfer Impact Assessment) ja sopimukseen tietojen siirrosta on sisällytetty EU:n komission hyväksymät vakiolausekkeet (Standard Contractual Clauses, SCC:t). Rekisterinpitäjä seuraa ja arvioi jatkuvasti tiedonsiirron kohteena olevan maan tietosuojan tasoa. Tietojen siirto voidaan toteuttaa myös käyttämällä muuta rekisterinpitäjän kirjallisesti hyväksymää menettelyä.
Henkilötietojen säilytysaika perustuu lakiin ja säilytysajat vaihtelevat tietojen luonteen ja käyttötarkoituksen perusteella. Säilytysajat perustuvat muun muassa lakiin valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017), Ammattikorkeakoululakiin, (932/2014) sekä Kansallisarkiston ammattikorkeakouluja koskevaan päätökseen säilytysajoista (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016). Osa tiedoista poistetaan, kun niitä ei enää tarvita eikä laki velvoita säilyttämään niitä määräaikaa. Säilytysajat on laskettu joko siitä päivästä, kun henkilötiedot on kerätty tai henkilö lakkaa käyttämästä palvelua.
Tietoja säilytetään muun muassa seuraavanlaisesti:
- EXAM-tenttimisen kameravalvonnan tallenteet: 90vrk
- Tenttien vastaukset ja arvioinnit: Kuusi kuukautta
- Opetusharjoittelun tiedot, opiskelijahyvinvointipalveluiden tiedot (ellei opiskelija pyydä itse säilytysajan jatkamista): Yksi vuosi
- Opiskelijavarjostustoiminnan tiedot, kyselyiden tiedot, TARU-koulutuksen tiedot: Kaksi vuotta
- Terveydentilaa koskevat tiedot: Neljä vuotta
- Musiikkipedagogien harjoitusoppilaiden tiedot: Viisi vuotta
- Kansainvälisten apurahojen maksamiseen liittyvät tiedot: 10 vuotta
Opintopisteytetyt opintosuoritukset, opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot, opiskeluterveydenhuollon tiedot sekä muut näihin liittyvät tiedot: pysyvästi