Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolian liiketoiminnan, viestinnän ja julkaisutoiminnan henkilötietorekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on hallinnoida erilaisia tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittautumisia sekä toteuttaa viestintää, markkinointia ja tiedottamista Metropolian toiminnasta ja palveluista, toteuttaa Metropolian osallistavia työpajoja ja muuta osallistavaa toimintaa, toteuttaa laadukasta toimintaa kestävän kehityksen työssä, toteuttaa kustannus- ja julkaisutoimintaa sekä varainhankintaa ja ylläpitää alumnitoimintaa mm. alumnitapahtumien, mentoroinnin, työmarkkinatoimien ja varainhankinnan muodossa.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös markkinoinniksi katsottavalla tavalla, kun olemme yhteydessä Metropolian järjestämiin tapahtumiin ja koulutuksiin osallistuneisiin henkilöihin tarjoamalla heitä mahdollisesti kiinnostavia täydennyskoulutuksia tai jatkotapahtumia sekä kun olemme potentiaalisiin yhteistyökumppaneihin heidän työasemansa perusteella yhteydessä
Suostumukseen perustuva käsittely
- Kestävän kehityksen verkostotoiminta
- Alumnitoiminta (osittain)
- Uutiskirjeet ja suoramarkkinointi
- Kustannus- ja julkaisutoiminta (osittain)
- Osallistava toiminta (osittain)
Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuva käsittely
- Alumnitoiminta (osittain)
- Varainhankinta- ja lahjoitustoiminta (osittain)
- Suoramarkkinointi sekä muu asiakasviestintä ja tiedottaminen
- Metropolian koulutuspalveluiden myynti
Yleiseen etuun, julkisen vallan käyttöön tai lakisääteiseen velvoitteeseen perustuva käsittely
- Varainhankinta- ja lahjoitustoiminta (osittain)
- Osallistava toiminta (osittain)
- Metropolian toteuttama koulutustoiminta ja sitä koskeva tiedottaminen
Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
Lakisääteinen velvoite perustuu seuraaviin lakeihin tai asetuksiin:
Sopimukseen perustuva käsittely
- Asiakkuuksiin ja kumppanuuksiin liittyvä toiminta
- Podcast-toiminta (osittain)
Metropolian toteuttama koulutustoiminta
Metropolian liiketoiminnan, viestinnän ja julkaisutoiminnan henkilörekisterin rekisteröityjä ovat Metropolian henkilökunta ja opiskelijat, Metropolian viestintäpalveluja käyttävät sidosryhmät, Metropolian uutiskirjeiden tilaajat sekä julkaisujen tekoon osallistuvat henkilöt, alumnit, Metropolialle lahjoituksia antavien oikeushenkilöiden yhteyshenkilöt ja yksityishenkilöt, jotka tekevät lahjoituksia Metropolialle sekä mahdolliset verkostoon liittyvät ulkoisten sidosryhmien edustajat.
Julkaisutoiminta
Nimi
Yhteystiedot
Organisaatiotiedot ja työsuhdetiedot
Julkaisun tiedot
Kuva-, video- ja äänitallenteet
Kuvaukset tekijöistä
Tapahtumahallinta
Nimi
Yhteystiedot
Koulutustausta
Ammattinimike/työtehtävä
Yrityksen/organisaation tiedot
Erityisruokavalio
Suostumus suoramarkkinointiin
Räätälöityihin valmennuksiin, koulutuksiin tai muihin palveluihin osallistujien koulutustiedot
Metropolian asiakkuustiedot
Viestintä- ja markkinointipalvelut
Nimi
Yhteystiedot
Työsuhteeseen ja työntekoon liittyvät tiedot, kuten tehtävänimike, valokuva, sosiaalisen median tiedot ja muut työntekijän tiedot (työntekijät)
Tutkintotiedot (opiskelijat)
Resurssivaraukset
Organisaation tiedot
Joitakin tietoja rekisteröidyn nettikäyttäytymisestä
Valokuvia ja videotallenteita tapahtumista
Podcast-toiminnan äänitallenteet
Blogikirjoitukset
Varainhankinta ja lahjoittajatoiminta
Lahjoittajan nimi (yritys/yhteisö/yksityishenkilö)
Lahjoittajan yhteystiedot
Y-tunnus/henkilötunnus
Yrityksen yhteyshenkilön tiedot
Lahjoituksen sisältö
Lahjoittajan tilinumero
Suostumustiedot
Alumnitoiminta
Nimi
Syntymäaika
Yhteystiedot
Tutkinto- ja valmistumistiedot
Kestävän kehityksen verkosto
Yhteystiedot
Taustatieto
Tallenteet tapahtumista
Metrospektiivi -verkkomedia
Nimi
Yhteystiedot
Organisaatiotiedot
Esittelyteksti
Ääni- ja kuvatallenne
Valokuva
Henkilötiedot on saatu pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään, henkilötietoja saadaan myös henkilöstöhallinnon järjestelmästä sekä opiskelijarekisteristä ja yhteistyökumppaneilta tai julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä kuten yritysten verkkosivuilta.
Henkilörekisterin tietoihin annetaan viranomaisille pääsy lain edellyttämissä tilanteissa. Henkilörekisterin tietoja käsitellään eri tietojärjestelmissä ja ohjelmistoissa ja rekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa tai vikatilanteen korjaamistilanteessa. Näiden työvälineiden takana olevat ulkopuoliset järjestelmäntoimittajat ja palveluntarjoajat ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi.
Henkilötietoja voidaan siirtää palveluntarjoajille/yhteistyökumppaneille tarpeen vaatiessa ja Metropolian määrittelemissä tarkoituksissa. Metropolia Ammattikorkeakoulun järjestämässä toiminnassa, tapahtumassa /koulutustilaisuuksissa yms. on mahdollista ottaa valokuvia ja videoita ja jakaa niitä sosiaalisen median palveluissa. Rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän tiedotuksessa ja/tai muussa viestinnässä. Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa opetus- ja kulttuuriministeriölle vastinrahakelpoisuuden arvioimiseksi. Lahjoitustietoja voidaan myös luovuttaa lakien ja ohjeiden mukaan opetus- ja kulttuuriministeriölle, verottajalle ja/tai poliisihallitukselle.
Tämän rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella kuten tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella tai jos sellaista ei ole annettu, ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta tai muuta sopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen. Tietoja poistetaan tarpeen mukaan vuosittain.
Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely:
- Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintotodistuksista
- Kirjanpitolaki (1336/1997)
Henkilötietoja säilytetään esimerkiksi seuraavasti:
- Alumnitiedot: alumnisuhteen ajan ja kaksi vuotta tämän jälkeen
- Lahjoitustiedot: Henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti 10 vuoden ajan kirjanpitolainsäädännöstä johtuvien velvoitteiden noudattamiseksi
- Julkaisutoiminta: Niin kauan kuin julkaisut pidetään julkisesti saatavilla
- Pysyvästi: Opintopisteytetyt opintosuoritukset
- Tapahtumahallinta: asiakkuussuhteen ajan ja kaksi vuotta sen päättymisen jälkeen.
- Uutiskirjeiden tilaajalistoja säilytetään kaksi vuotta viimeisimmästä kontaktista
Muut markkinointiin ja viestintään tarkoitetut asiakastiedot, mukaan lukien potentiaalisten asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden henkilötiedot säilytetään kaksi vuotta viimeisimmästä kontaktista