Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolian Ammattikorkeakoulun opiskelijavalintarekisterissä käsitellään tietoja opiskelijavalinnan toteuttamiseksi ja sen testaamiseksi Metropoliassa, korkeakouluopintoihin valmentavan koulutuksen tarjoamiseksi sekä valintakokeisiin kohdistuvien tutkimusten ja kyselyiden toteuttamiseksi.
Suostumukseen perustuva käsittely
- Valintakokeen ja valmennuksen sähköinen valvonta
- Tutkimukset ja kyselyt osittain
Yleiseen etuun, julkisen vallan käyttöön tai lakisääteiseen velvoitteeseen perustuva käsittely
- Yhteishaku ja valintakoe
- Sähköinen soveltuvuuskoe
- Maahanmuuttajien valmentavat opinnot
- Tutkimukset ja kyselyt osittain
Lakisääteinen velvoite perustuu seuraaviin lakeihin tai asetuksiin:
Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
Valtioneuvoston asetus korkeakoulujen yhteishausta (293/2014)
Valtioneuvoston asetus ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen hakumenettelystä (294/2014),
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999),
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Metropolian opiskelijavalinnan henkilörekisterin rekisteröityjä ovat valintakokeeseen ja valintakokeen testaukseen osallistuvat hakijat, maahanmuuttajien valmentaviin opintoihin osallistuvat hakijat, opiskelijoiden opintotietojen arvioijat sekä sähköiseen soveltuvuuskokeeseen osallistuvat hakijat ja tutkimuksiin ja kyselyihin osallistuvat vastaajat.
Yhteishaku ja valintakoe
Nimi
Yhteystiedot
Henkilötunnus ja henkilötodistus
Oppijanumero
Hakemustunniste
Valintakokeen ja ennakkotehtävän tiedot
Maahanmuuttajien valmentavat opinnot
Nimi
Yhteystiedot
Henkilötunnus ja ulkomaalaistunnus
Oppijanumero
Kansalaisuus
Syntymäaika
Sukupuoli
Pohjakoulutus
Kielitaito
Moodle-käyttäjätunnustiedot
Hakutiedot
Lupatiedot
Valintakoetiedot
Opintosuoritustiedot
Sähköinen soveltuvuuskoe
Nimi
Yhteystiedot
Henkilötunnus
Oppijanumero
Hakemustunniste
Soveltuvuuskokeen tiedot
Tutkimukset ja kyselyt
Nimi
Yhteystiedot
Opiskelijatunnus
Syntymäaika
Sukupuoli
Kielitaito
Koulutustiedot
Oppilaitostiedot
Henkilötiedot on saatu pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään.
Tämän lisäksi säännönmukaisina tietolähteinä tietoja saadaan:
- CSC Oy (Tieteen tietotekniikan keskus Oy)
- Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallinen Opintopolku.fi -palvelu
- VIRTA-opintotietopalvelu
Rekisterinpitäjä siirtää tai luovuttaa henkilötietoja käsiteltäviksi Opetushallitukselle ja Opintopolku.fi-palvelulle.
Henkilörekisterin tietoja käsitellään eri tietojärjestelmissä ja ohjelmistoissa ja rekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa tai vikatilanteen korjaamistilanteessa. Näiden työvälineiden takana olevat ulkopuoliset järjestelmäntoimittajat ja palveluntarjoajat ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi.
Metropolian henkilöstörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella kuten tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella tai jos sellaista ei ole annettu, ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta tai muuta sopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Henkilötietojen säilytysaika perustuu lakiin ja säilytysajat vaihtelevat tietojen luonteen ja käyttötarkoituksen perusteella. Säilytysajat perustuvat muun muassa lakiin valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017), Ammattikorkeakoululakiin, (932/2014), arkistolakiin (831/1994 sekä Kansallisarkiston ammattikorkeakouluja koskevaan päätökseen säilytysajoista (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016). Osa tiedoista poistetaan, kun niitä ei enää tarvita eikä laki velvoita säilyttämään niitä määräaikaa. Säilytysajat on laskettu joko siitä päivästä, kun henkilötiedot on kerätty tai henkilö lakkaa käyttämästä palvelua. Tietoja säilytetään muun muassa seuraavanlaisesti:
- Valintakokeen ja soveltuvuuskokeen tiedot: 1 vuosi
- Korkeakoulujen hakijarekisterin tiedot: 5 vuotta
- Maahanmuuttajien valmentavien opintojen hakijatiedot: 5 vuotta
- Korkeakoulujen hakurekisteriin sisältyvät opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot, oppijanumero, opiskelijoiden kirjaustiedot ja varsinaiset opintosuoritustiedot, kaikki ammattikorkeakoulujen opiskelijatietojärjestelmiin/opintohallinnon tietojärjestelmiin viedyt ja vietävät opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot sekä muut tiedot: Pysyvästi
Tutkimukset ja kyselyt: tutkimuksen keston ajan.