Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolian henkilöstörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa rekisterinpitäjän henkilöstöhallinnon lakisääteisiä työnantajan velvollisuuksia, hakijoiden rekrytointiprosessia sekä harjoittelu- ja työssäoppimisjaksojen toteuttamista. Työterveyshuollon osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa työntekijöiden työkyvyn hallintaa, seurantaa ja tuen toteuttamista työpaikan ja työterveydenjärjestäjän yhteistyönä. Metropolian työterveyshuollon henkilörekisterin tarkoitus on myös toteuttaa lakisääteiseen työterveyshuoltoon sisältyvää työkyvyn edistämistä, neuvontaa ja ohjausta sekä työntekijän terveyden seurantaa, työssä selviytymisen edistämistä, kuntoutusneuvontaa sekä kuntoutukseen ohjaamista.
Metropolia Ammattikorkeakoulun työterveyshuoltoa ylläpitää ja toteuttaa Suomen Terveystalo Oy. Suomen Terveystalo Oy on itsenäinen rekisterinpitäjä työterveyshuollon piiriin kuuluvien henkilötietojen käsittelyn osalta sen tehtävien toteuttamiseksi.
Yleiseen etuun, julkisen vallan käyttöön tai lakisääteiseen velvoitteeseen perustuva käsittely
- Henkilöstöhallinto
- Työterveyshuolto
- Rekrytointi (osittain)
- Työssäoppimisjakso
Lakisääteinen velvollisuus tai julkisen vallan käyttö perustuu muun muassa seuraaviin lakeihin ja säädöksiin:
Työterveyshuoltolaki (1283/2001)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Suostumukseen perustuva käsittely
- Rekrytointi (osittain)
- Kyselyt
Metropolian henkilöstörekisterin rekisteröityjä ovat Metropolian henkilöstö, Metropoliaan rekrytointiprosessissa hakevat henkilöt sekä Metropoliassa harjoittelua tai työssäoppimista suorittavat henkilöt.
Metropolian henkilöstöhallinnon rekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:
Henkilöstöhallinto
Nimi
Yhteystiedot
Henkilötunnus
Sukupuoli
Koulutustausta ja ammatillinen osaaminen
Äidinkieli
Palkan- tai palkkionmaksuun liittyvät tiedot
Työsuhteen tiedot
Rekrytointi
Nimi
Yhteystiedot
Henkilötunnus
Koulutustausta ja ammatillinen osaaminen
Äidinkieli ja muu kielitaito
Ansioluettelo ja työhakemus
Työterveyshuolto
Nimi
Yhteystiedot
Henkilötunnus
Työsuhde- ja organisaatiotiedot
Poissaolotiedot
Tiedot tapaturmisat
Mahdollinen kuntoutustukipäätöksen aloitus- ja päättymispäivä
Muut tapauksen käsittelyyn liittyvät keskeiset tapahtumat
Kyselyt
Osaamisalue/yksikkö
Opetuksen kohdistuminen tutkintoon johtavaan koulutukseen (AMK/ YAMK) tai muuhun
Vastaajan rooli opiskelijan osaamisen tunnistamisen prosessissa.
Työssäoppimisjakso Helpdeskin puhelinpalvelussa
Nimi
Yhteystiedot
Henkilötunnus
Tiedot työsuoritteista
Opintosuorituksen arviointia varten tehdyt muistiinpanot
Työtodistukset
Läsnäolotiedot
Työssäoppimisjakson tiedot
Henkilötiedot on saatu pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään, jonka lisäksi rekisterinpitäjä kerää työ- tai toimeksiantosuhteen aikana syntyviä henkilötietoja sovellettavan työsopimus-, yhteistoiminta-, työsuojelun valvonta-, työturvallisuus- ja työterveyshuoltolain sekä työehtosopimuksen nojalla. Henkilötietojen säännönmukaisina tietolähteinä voidaan käyttää myös julkisia tietokantoja tai lähettäviä oppilaitoksia.
Työterveysasioissa henkilötietoja voidaan saada soveltuvan lain sallimissa tilanteissa talous- ja palkkahallinnosta, henkilöstöhallinnosta, työterveyshuollosta sekä työeläkevakuutusyhtiöistä.
Metropolian henkilöstöhallinnon rekisteristä luovutetaan henkilötietoja seuraaville vastanottajaryhmille:
- Verohallinto
- Eläkelaitokset
- Vakuutusyhtiöt
- Työterveys- ja työhyvinvointipalvelut
- Työsuojeluviranomainen
- Kunnan tartuntataudeista vastaava lääkäri tai sairaanhoitopiirin tartuntataudeista vastaava lääkäri
- Tilastokeskus
- Ammattiliitot
- Kansaneläkelaitos (KELA)
- TE-keskus
- Henkilöstökoulutusta järjestävä taho
- Liikkuvuushankerahoittaja (Euroopan komissio tai OPH) ja Erasmus+ ohjelman kansallinen toimisto (OPH)
- Opetus- tai henkilökuntavierailun vastaanottava yliopisto tai muu organisaatio
- Työturvallisuuskeskus
- Opetus- ja kulttuuriministeriö
- Pankit ja muut palkanmaksun / palkitsemisen palveluntarjoajat
Henkilöstöhallinto luovuttaa henkilötietoja vain sellaisille tahoille, joilla on lakisääteinen oikeus tiedon saamiseen laissa määrättyyn tarkoitukseen, tai joille tietojen luovuttaminen on välttämätöntä työsuhdeasioiden ja työnantajatoimintaan liittyvien tehtävien hoitoa varten, tai joille tehtäviin tietojen luovutuksiin henkilö on antanut suostumuksensa.
Henkilöstörekisterin tietoja käsitellään eri tietojärjestelmissä ja ohjelmistoissa ja rekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa tai vikatilanteen korjaamistilanteessa. Näiden työvälineiden takana olevat ulkopuoliset järjestelmäntoimittajat ja palveluntarjoajat ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi.
Metropolian työterveyshuollon henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisen lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla sosiaali- ja terveysministeriölle sekä sen määräämälle asiantuntijalaitokselle (Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, THL) (työterveyshuoltolaki 20 §).
Metropolian henkilöstörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella kuten tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella tai jos sellaista ei ole annettu, ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta tai muuta sopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Henkilötietojen säilytysaika perustuu lakiin ja säilytysajat vaihtelevat tietojen luonteen ja käyttötarkoituksen perusteella. Säilytysajat perustuvat muun muassa lakiin yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004), työturvallisuuslakiin (738/2002), sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen potilasasiakirjoista (298/2009) sekä Kansallisarkiston ammattikorkeakouluja koskevaan päätökseen säilytysajoista (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016). Osa tiedoista poistetaan, kun niitä ei enää tarvita eikä laki velvoita säilyttämään niitä määräaikaa.
Tietoja säilytetään muun muassa seuraavanlaisesti:
- Rekrytointiprosessiin osallistuneet: Kaksi vuotta
- Työterveyshuollon henkilörekisterissä olevat terveystiedot ja muut henkilötiedot säilytetään lähtökohtaisesti niin kauan kuin se on lakiin perustuvan käsittelyn perusteella tarpeen. Säilytystarvetta arvioidaan viiden vuoden välein.
- Terveystietojen osalta työterveyden yhteistyökumppani Terveystalo säilyttää tietoja 12 vuotta kuolemasta tai ellei siitä ole tietoa niin 120 vuotta syntymästä.
Työssäoppimisjakso puhelinpalvelissa: Kuusi kuukautta