Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolian JUKO ry jäsenliittoihin kuuluvien työntekijöiden jäsenrekisteri
Nimi
Metropolian JUKO ry:n jäsenliittoihin kuuluvien edunvalvottavien työntekijöiden pääluottamusmies Minna Möttönen
Yhteystiedot
Minna Möttönen,
Metropolian JUKO ry:n jäsenliittoihin kuuluvien edunvalvottavien työntekijöiden pääluottamusmies,
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö
Nimi: Minna Möttönen
Tehtävä: Metropolian JUKO ry:n jäsenliittoihin kuuluvien edunvalvottavien työntekijöiden pääluottamusmies
Metropolian tietosuojavastaava, Sanna Saarnia
Puhelin: +358 50 306 8221
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolian JUKO ry:n jäsenliittoihin kuuluvien edunvalvottavien työntekijöiden jäsenrekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on saada Metropolia Ammattikorkeakoulussa työskentelevien JUKO-luottamusmiesten käyttöön tieto heidän edunvalvottavistaan Metropolia Ammattikorkeakoulussa.
Metropolia Ammattikorkeakoulussa työskentelevien JUKO-luottamusmiesten oikeudet saada tietoa organisaation asioista määräytyvät lain mukaan. Tiedonsaantia koskevia määräyksiä on yhteistoiminta-, työsuojelun valvonta-, työturvallisuus- ja työterveyshuoltolaissa.
Henkilöstön edustajilla tarkoitetaan luottamusmiehiä, heihin verrattavia luottamusvaltuutettuja ja -henkilöitä sekä työsuojeluvaltuutettuja. Henkilöstön edustajalla on samat tiedonsaantioikeudet, olipa hänet valittu työehtosopimuksen määräysten mukaisesti tai lakiin perustuen.
Luottamushenkilön tiedonsaantioikeus:
Suurin osa luottamushenkilön tiedonsaantia määrittävistä pykälistä on kirjattu yhteistoimintalakiin ja niitä sovelletaan työehtosopimuksen määräysten ohella. Jos työehtosopimuksessa ei ole sovittu mitään tiedonsaannista tai alalla ei ole työehtosopimusta, oikeudet määräytyvät yksinomaan lain mukaan.
Työnantajalla on velvollisuus antaa luottamushenkilölle laissa määriteltyjä, organisaatiota koskevia tietoja joko oma-aloitteisesti tai pyynnöstä. Tietojen antoon ei tarvitse liittyä neuvotteluvelvoitetta, tarkoituksena voi olla vain informoida luottamushenkilöä ja hänen edustettaviaan.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolian JUKO ry:n jäsenliittoihin kuuluvien työntekijöiden jäsenrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu lakiin ja julkisen vallan käyttöön. JUKO-luottamusmiesten oikeudet saada tietoa organisaation asioista määräytyvät yhteistoiminta-, työsuojelun valvonta-, työturvallisuus- ja työterveyshuoltolain mukaan.
Metropolian JUKO ry:n jäsenliittoihin kuuluvien työntekijöiden jäsenrekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Metropolian JUKO ry:n jäsenliittoihin kuuluvien työntekijöiden jäsenrekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:
Perustiedot:
- etunimi; sukunimi;
- tehtävänimike;
- ammattiliitto. HUOM: tieto ammattiliittoon kuulumisesta on salassa pidettävä tieto ja GDPR:n artiklan 9 mukainen arkaluonteinen henkilötieto.
Tiedot toimintaan liittyvistä muista toimenpiteistä:
- tieto siitä, onko henkilö luottamusmiesten tiedotuskanavanaan käyttämän Metropolian intranetin suljetun työtilan jäsen;
- edelliseen tiedotuskanavatietoon liittyvä tarkentava / selventävä tieto, joka on toiminnan kannalta oleellista
Henkilötiedot saadaan luovutuksina Metropolia Ammattikorkeakoulun suoraperintärekisteristä niiden henkilöiden osalta, joiden ammattiliiton jäsenmaksu peritään suoraan palkasta. Muiden henkilöiden osalta tiedot saadaan JUKO ry:n jäsenenä olevien ammattiliittojen jäsenrekistereistä. Tämän lisäksi henkilöillä on itsellään mahdollisuus ilmoittaa itsensä rekisteriin e-lomakkeen kautta.
Luovutus perustuu luottamusmiehen oikeuteen kerätä työehtosopimuksen mukaisesti tietoja edustamistaan henkilöistä.
Metropolian JUKO ry:n jäsenliittoihin kuuluvien työntekijöiden jäsenrekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.
Työnantajana toimivan Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilöstöyksikölle ilmoitetaan vuosittain edunvalvottavien lukumäärä jäsenrekisterin perusteella. Tietoa käytetään luottamusmiespalkkion maksamisen perusteena.
Metropolian JUKO ry:n jäsenliittoihin kuuluvien työntekijöiden jäsenrekisterissä ei säilytetä pysyvää manuaalista aineistoa. Mikäli rekisteristä tulostetaan kappaleita, ne säilytetään lukitussa tilassa tai hävitetään asianmukaisesti (esim. silppuri). Tietojen käyttöoikeus on vain Metropolia Ammattikorkeakoulun JUKO ry:tä edustavalla pää- ja varapääluottamusmiehellä.
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot sijaitsevat e-lomake-järjestelmässä ja lisäksi tallennettuna Metropolian suojatulle verkkolevylle, jonne on pääsy tässä tietosuojaselosteessa mainituilla henkilöillä.
Tietojen käyttöoikeus on vain Metropolia Ammattikorkeakoulun JUKO ry:tä edustavalla pää- ja varapääluottamusmiehellä.
Henkilörekisterin käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Eduix Oy ja e-lomake -ohjelmisto
Henkilöillä itsellään on mahdollisuus liittyä Metropolian JUKO ry:n jäsenliittoihin kuuluvien työntekijöiden jäsenrekisteriin e-lomakkeen avulla.
Microsoft Corporation ja Office -ohjelmistopakettiin kuuluva Excel-työkalu sekä Metropolian sähköpostijärjestelmä
Excel-työkalua käytetään esim. jäsenlistojen hallintaan. Metropolian JUKO ry:n jäsenliittoihin kuuluvien työntekijöiden edunvalvontaan liittyvistä asioista tiedottaminen tapahtuu Metropolian Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmän kautta. Vaikka Metropolia on hankkinut sähköpostijärjestelmän osana Microsoftin O365-palvelupakettia, toimii Metropolian sähköpostijärjestelmä ammattikorkeakoulun omalla palvelimella.
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Kaikki Metropolian JUKO ry:n jäsenliittoihin kuuluvien työntekijöiden jäsenrekisteriin kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä työsuhteen ajan.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä lähettämällä sähköpostia Metropolian JUKO ry:n jäsenliittoihin kuuluvien edunvalvottavien työntekijöiden pääluottamusmies Minna Möttöselle, sähköpostiosoitteeseen: minna.mottonen [at] metropolia.fi (minna[dot]mottonen[at]metropolia[dot]fi). Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esim. virallisella henkilöllisyystodistuksella tai ajokortilla).
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Metropolian JUKO ry:n jäsenliittoihin kuuluvien työntekijöiden jäsenrekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan jäsenyyttä ja toimintaa sekä viestitään edunvalvontaan liittyvistä asioista.
Metropolian JUKO ry:n jäsenliittoihin kuuluvien työntekijöiden jäsenrekisteriin kenenkään ei ole pakko liittyä jäseneksi.
Metropolian JUKO ry:n jäsenliittoihin kuuluvien työntekijöiden jäsenrekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.