Rekisterinpitäjän on arvioitava tasapainotestillä, voidaanko etu katsoa oikeutetuksi. Tasapainotestissä rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen etua punnitaan rekisteröidyn etuja ja oikeuksia vasten. Testissä on kuusi vaihetta. Tee testi alla olevien kohtien ohjeiden mukaisesti.
Alla on kirjallinen kuvaus Metropolian alumnitoiminnan tasapainotestin suorittamisesta ja siihen liittyvistä päätöksenteon vaiheista. Testi tehdään uudestaan ja alla oleva kuvaus päivitetään vastaavasti, jos käsittelyn tarkoitus, luonne tai asiayhteys muuttuu.
Paikalla olivat Tuulia Aarnio, Riikka Ikäheimonen, Ville Sipponen, Sini Vilpas, Katri Luukka, Kirsi Kuosa. Testi tehtiin 10.5.2021 klo 14-16.
1. Onko oikeutettu etu sopivin käsittelyperuste?
Käsittelyperusteen valinta
Henkilötietojen käsittelylle täytyy olla laillinen peruste.
Metropolian alumnitoiminnassa oikeutettu etu on käytännössä soveltuvin käsittelyperuste ulkopuolisten ihmisten henkilötietojen käsittelylle, kunhan se voidaan perustellusti tasapainottaa rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien kanssa. Tämän selvittämiseksi rekisteröidylle aiheutuvat riskit arvioidaan tämän tasapainotestin yhteydessä. Jos oikeutettua etua ei saada tasapainotettua rekisteröidyille aiheutuvien riskien kanssa, tulee henkilötietojen käsittelylle olla jokin muu tietosuoja-asetuksessa määritellyistä käsittelyperusteista.
Vastaus: Rekisteröidylle annetaan mahdollisuus poistattaa tietonsa alumniportaalista. Alumniportaalissa on linkki alumnitoiminnan henkilörekisterin tietosuojaselosteeseen.
Muut vaihtoehtoiset käsittelyperusteet
Rekisteröidyn antama suostumus
Suostumuksella tarkoitetaan mitä tahansa vapaaehtoista, yksilöityä, tietoista ja yksiselitteistä
tahdonilmaisua. Rekisteröity ei siten voi antaa suostumusta, jonka nojalla häntä koskevia tietoja
voitaisiin käyttää mihin tahansa tarkoituksiin ja miten tahansa. Suostumuksen asianmukaisuuden vaatimuksena on mm. rekisterinpitäjän velvoite pystyä osoittamaan suostumuksen olemassaolo, kirjallinen muoto on suositeltava.
Metropolian alumnitoiminnan henkilötietojen käsittely on hyvin lähellä suostumusperusteista käsittelyä. Suostumusta ei voida kuitenkaan katsoa soveltuvan yleisesti käsittelyperusteeksi Metropolian alumnitoiminnan henkilötietojen käsittelylle etenkin seuraavista syistä:
V:
- Tilanteessa on epäsuhta vallankäytössä oppilaitoksen ja opiskelijan välillä, jolloin suostumus ei voida käyttää oikeusperustana henkilötietojen käsittelyssä.
- Opintorekisterissä, josta tiedot haetaan, ei käytetä suostumusta oikeusperusteena, vaan oikeusperusteena on laki.
- Tutkintoon johtavan koulutuksen osalta Metropolia toimii viranomaisen kaltaisena tahona ja käyttää julkista valtaa, tällöinkään suostumus ei sovellu.
Sopimuksen täytäntöönpano
Metropolian alumnitoiminnassa ei ole sellaista sopimusta rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä, jonka täytäntöön panemiseksi henkilötietojen käsittely olisi tarpeen.
V: Metropolia ei tässä yhteydessä ole esimerkiksi palveluntarjoaja, joten aitoa sopimusta ei synny.
Lakisääteinen velvoite, elintärkeiden etujen suojaaminen, julkinen valta
Laillinen peruste henkilötietojen käsittelylle voi olla lakisääteisen velvoitteen noudattaminen,
elintärkeiden etujen suojaaminen tai julkisen vallan käyttäminen. Laki ei velvoita keräämään Metropolian alumnitoiminnan osalta henkilötietoja. Kyse ei myöskään ole kenenkään elintärkeän edun suojaamisesta. Myöskään julkisen vallan käyttäminen ei edellytä Metropolian alumnitoiminnassa kerättyjen henkilötietojen käsittelyä, joten nämä käsittelyperusteet eivät sovellu henkilötietojen käsittelyn perusteeksi tässä tapauksessa.
V: Oppimistoiminnassa mm. ammattikorkeakoululaki, mutta vastaavaa oikeusperustetta ei ole alumnitoiminnan osalta.
Yleinen etu
Yleistä etua koskeva tehtävä on täytynyt antaa lailla tai muilla oikeudellisilla säännöksillä. Yleisen edun mukaista käsittelyä voi esimerkiksi olla henkilötietojen käsittely tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tai tilastoinnin tarkoituksia varten. Yleinen etu ei siis sovellu henkilötietojen käsittelyperusteeksi Metropolian alumnitoiminnassa.
V: Alumnitoiminnassa ei ole kyse yleisen edun toteuttamisesta.
2. Täyttyvätkö perusvaatimukset?
Täyttyvätkö seuraavat oikeutetun edun perusvaatimukset?
- Edun on oltava tietosuojalainsäädännön mukainen.
- Edun on oltava selkeästi ilmaistu, jotta sen tasapainoa suhteessa rekisteröidyn etuihin ja oikeuksiin voidaan arvioida.
- Edun täytyy edustaa todellista ja välitöntä tarvetta (ei spekulatiivista).
Etu on lainmukainen
Perustelut?
V: Näkisimme, että alumnirekisteriä voidaan pitää ainakin jonkun aikaa.
Etu on selkeästi ilmaistu
Perustelut?
V:
- On oikeutettua, että Metropolia säilyttää valmistuneiden opiskelijoiden tietoja ja lähettää tietoja alumnitoiminnasta
- Toiminta on läpinäkyvää, moni mieltää yhteyden luontevaksi.
- Etu mainitaan alumnitoiminnan henkilörekisterin tietosuojaselosteessa.
Etu perustuu todelliseen ja välittömään tarpeeseen
Etu edustaa todellista ja välitöntä tarvetta eikä se ole spekulatiivinen. Perustelut?
V: Metropolia Ammattikorkeakoulun alumnirekisterin käyttötarkoitus on ylläpitää alumniverkoston jäsenten yhteystietoja. Alumnirekisteriin kuuluvat henkilöt ovat opiskelleet tai työskennelleet Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:ssä. Alumnirekisteriä käytetään pääasiassa viestintään alumneille (esim. alumniuutiskirjeet, tapahtumaviestintä). Alumnirekisteriä käytetään myös Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n ja alumnien välisen yhteistyön edistämiseen ja syventämiseen muun muassa seuraavassa toiminnassa:
- Mentorointi valmistuville opiskelijoille (valmistuminen ja työllistyminen)
- Alumniluennoitsijapankin ylläpito (asiantuntijaluennoitsijat)
- Tutkimustyön tekeminen ja tutkimustyön tulosten ja uusien innovaatioiden jakaminen
- Alumnitapahtumien ja -tilaisuuksien järjestäminen
- Varainhankinnassa avustaminen
Metropolian alumnirekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan alumnien jäsenyyttä, alumnisuhteita, -toimintaa ja -viestintää sekä markkinoidaan Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n alumnitoimintaa ja palveluita. Alumnirekisterin tietoja voidaan myös käyttää tilastotiedon tuottamiseen Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n käyttöön. Metropolian alumnisivuilta löytyy linkki ns. alumniportaaliin, joka mahdollistaa pääsyn alumnijärjestelmään, jossa Metropolian alumnien tietoja hallitaan. Metropolia toivoo, että alumnit itse käyvät portaalin mahdollistamana päivittämässä tietonsa alumnirekisteriin. Mikäli henkilö haluaa poistua alumniverkostosta, löytyy Metropolian alumnisivuilta ohjeet omien tietojen poistamiseksi alumnirekisteristä.
3. Onko henkilötietojen käsittely tarpeen edun saavuttamiseksi?
Harkitse, voisiko samaan lopputulokseen päästä sellaisilla keinoilla, joilla rekisteröidyn yksityisyyteen puututaan vähemmän.
Ei voisi —> perustelut?
V: Ilman alumnien yhteystietoja alumnitoiminta on mahdotonta.
4. Syrjäyttääkö etu todella rekisteröidyn edut ja oikeudet?
Arvioi henkilötietojen käsittelyn tosiasiallista vaikutusta vastaamalla seuraaviin kysymyksiin.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen etu
- Millaisesta rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen edusta on kyse?
- V: Ammatillisen yhteyksien luomista Metropolian opiskelijoille. Valmistuneille tarjotaan tieteellisen debattien käymistä sekä ajan tasalla pysymistä heidän alansa koulutussektorin uudesta kehityksestä. Lisäksi alumnien elinkeinotoimintaa edistetään tarjoamalla heille tietoa täydennyskoulutusmahdollisuuksista.
- Millaista hyötyä henkilötietojen käsittelystä olisi?
- V: Henkilötietojen käsittely mahdollistaa alumnitoiminnan. Alumnitoiminnan etuina on mm. tapahtumat, uutiskirjeet, mentorointi, alumniluennoitsijapankki.
- Millaista haittaa olisi niiden käsittelemättä jättämisestä?
- V: Alumnitoimintaa ei olisi.
Jotta etu olisi oikeutettu, tietojen käsittelyn täytyy olla tarpeen esimerkiksi jonkin perusoikeuden toteuttamiseksi (esim. sananvapaus, taiteen ja tutkimuksen vapaus, elinkeinovapaus) ja oikeassa suhteessa siihen nähden. Myös yleinen tai laajemman yhteisön etu voi olla oikeutettu (esim. hyväntekeväisyysjärjestöt, voittoa tavoittelemattomat yhteisöt).
Muista oikeutetuista eduista voi olla kysymys esimerkiksi silloin, kun käsittely on lähellä jotain asiayhteyttä, johon voidaan soveltaa muuta käsittelyperustetta (esim. sopimus), mutta käsittely ei suoraan mene tämän käsittelyperusteen alaan. Myös sillä on merkitystä, tunnistetaanko EU:n tai kansallisessa lainsäädännössä tai muussa sääntelyvälineessä rekisterinpitäjän oikeus käsitellä henkilötietojen jonkin oikeutetun edun toteuttamiseksi.
Vaikutukset rekisteröityyn
- Minkä luonteisista henkilötiedoista on kyse?
- V: Perusmuotoisia henkilötietoja: etunimi, sukunimi, kotiosoite, puhelinnumero, sähköposti. Tutkintotietoja: tutkinto mistä valmistunut ja minä vuonna. Lisäksi alumni saa itse halutessaan täyttää yrityksen, missä työskentelee.
- Miten henkilötietoja käsiteltäisiin (esim. laajamittainen käsittely, yhdistely, tiedonlouhinta, profilointi, julkaisu)?
- Miten käsittelytoimenpiteet vaikuttaisivat rekisteröityyn?
- V: Alumnia lähestytään Metropoliasta ja hänelle kerrotaan Metropolian alumnitoiminnasta.
Mitä arkaluonteisempia tiedot ovat (esim. erityiset henkilötietoryhmät tai salassa pidettävät henkilötiedot), sitä enemmän käsittelystä voi olla seurauksia rekisteröidylle. Mitä kielteisempiä ja epävarmempia käsittelyn seuraukset olisivat, sitä epätodennäköisempää on, että käsittelyä
pidetään oikeutettuna. Esimerkiksi harmittomien yksittäisten tietojen käsittely suuressa mittakaavassa ja yhdistellen saattaa johtaa siihen, että rekisteröidystä paljastuu yksilöllisempiä ja arkaluonteisempia tietoja.
Kun arvioit tietojen käsittelyn vaikutuksia rekisteröityyn, huomioi sekä konkreettiset että mahdolliset seuraukset. Niitä voivat olla esimerkiksi tulevat päätökset, toimet tai tilanteet, joissa käsittely voi johtaa henkilöiden syrjimiseen, mutta myös emotionaaliset vaikutukset, kuten ärtymys ja mielipaha.
Myös riskin todennäköisyys ja seurauksien vakavuus vaikuttavat yleiseen arvioon vaikutuksista. Tasapainotestin tarkoituksena on estää rekisteröidyn näkökulmasta kohtuuttomat vaikutukset.
- Osaisiko rekisteröity odottaa, että hänen tietojaan käytetään tällä tavalla?
- V: Kyllä, valmistumisvaiheessa ilmoitetaan tietojen käytöstä
- Onko todennäköistä, että rekisteröity vastustaisi tietojensa käsittelyä tai ainakin pitäisi sitä kyseenalaisena?
- V: Ei
Käsittely ei saa olla rekisteröidyn näkökulmasta ennakoimatonta ja odottamatonta. Mitä rajoittavammassa asiayhteydessä tiedot on kerätty, sitä enemmän rajoituksia niiden käsittelylle yleensä on.
- Missä asemassa rekisterinpitäjä ja rekisteröity ovat?
- V: Rekisterinpitäjä on oppilaitos ja rekisteröity on entinen oppilaitoksen opiskelija
- Oletko aikeissa käsitellä lasten henkilötietoja?
- V: Ei ole.
- Onko rekisteröity jollakin muulla tavalla haavoittuvassa asemassa?
- V: Ei ole.
Kiinnitä huomiota siihen, mikä on rekisterinpitäjän suhde rekisteröityyn.
Tunnistetut riskit ja niihin kohdistetut suojatoimet
Erittele mahdolliset riskitapahtumat (esim. taulukolla), missä vaiheessa henkilötietojen käsittelyä riski voi aktualisoitua, millaista vahinkoa siitä voi aiheutua rekisteröidylle, vahingon todennäköisyys ja suuruus sekä korjaavat toimenpiteet.
V: Turvakiellot? Tietojen siirron voi estää valitsemalla kiellon siirtoon. Tiedot voi myös aina halutessaan poistaa alumnirekisteristä
Väliaikaisen tasapainon määrittäminen
Yllä olevan eri osapuolten etujen punninnan perusteella voidaan sanoa, että —- (mihin suuntaan tasapaino kallistuu?)
Huom! Tietosuojasäännösten mukaiset toimenpiteet (esim. oikeasuhtaisuuden arviointi, avoimuus ja läpinäkyvyys) tukevat oikeutetun edun käyttöä käsittelyperusteena.
5. Varmista tietosuojan lisätakeet
Käsittelyssä huomioituja suojakeinoja on kuvattu edellä riskien kuvauksen yhteydessä kohdassa
4.
V: Tutkintotodistuksen yhteydessä tulee seloste alumnitoiminnasta sekä linkki tietosuojaselosteeseen. Selosteessa annetaan ohjeet mm. siihen, että miten tiedot voi poistaa alumniportaalista.
V: Tietoja kerääminen on oikeasuhtaista tavoitteeseen nähden.
6. Osoita toiminnan lainmukaisuus ja varmista avoimuus
Tämä dokumentti kuvaa tasapainotestin ja se on pidettävä tallessa. Metropolian alumnitoiminta toimii avoimesti ja tarvittaessa perustelemme rekisteröidyille ja viranomaisille, miksi henkilötietojen käsittely on tässä tapauksessa rekisterinpitäjän oikeutetun edun mukaista. Rekisteröityjä informoidaan vastustamisoikeudesta. Kaikki dokumentaatio pidetään jatkuvasti ajan tasalla ja tasapainotesti tehdään tarvittaessa uudestaan.