Vaihdossa suoritettujen opintojen hyväksiluku helpottuu Metropoliassa
Metropolia Ammattikorkeakoulu on tammikuussa 2023 ottanut ensimmäisten suomalaisten korkeakoulujen joukossa käyttöön sähköisen järjestelmän, jonka avulla muualla suoritettujen opintojen hyväksilukua helpotetaan ja yksinkertaistetaan. Uudistuksen yhtenä päätavoitteena on opiskelijan arjen sujuvoittaminen.
Opiskelijavaihto on monelle opiskelijalle ikimuistoinen kokemus. Kun reissu on takana ja arki kotikorkeakoulussa alkaa, pitää ulkomailla suoritetut opinnot saada hyväksiluettua. Opintosuoritusten kirjauttaminen oman oppilaitoksen rekisteriin on tähän asti ollut opiskelijalle niin työläs vaihe, että se on turhauttanut monia.
Nykytilanteessa hyväksilukujen kirjaamista on määrittänyt pitkälti se, kuinka opinnot on kohdekorkeakoulussa rekisteröity ja kuinka nämä tiedot on vaihto-opiskelijoille jaettu. Yhdessä oman tutkinto-ohjelman tai laitoksen hyväksiluvuista vastaavan ohjaajan kanssa asiaa on sitten selvitelty muun muassa erilaisin hakemuksin, dokumentein ja liitetiedostoin.
– Tilanne on ollut opiskelijan kannalta varmasti hyvin turhauttava. Valtaosa hakemuksesta palautuu meillä opiskelijalle puutteellisten tietojen vuoksi. Toinen vaihtoehto on, että opintojen ohjaaja etsii puuttuvat tiedot itse. Joka tapauksessa aikaa kuluu paljon, eikä liitetiedostoihin perustuva malli näin digiaikana oikein toimi, kertoo Metropolian opinto-ohjaaja Mari Rupponen.
Vaihdossa suoritettujen opintojen hyväksiluku on nyt aiempaa helpompaa.
Helpompaa ja turvallisempaa tiedonsiirtoa
Metropoliassa hyödynnetään Emrex-palvelua, joka mahdollistaa opintotietojen jakamisen sähköisessä, koneluettavassa muodossa eri korkeakoulujen välillä riippumatta siitä, missä maassa oppilaitos sijaitsee. Palvelun ansiosta opintojen hyväksilukuprosessia hoitavien osapuolten elämä helpottuu siinä vaiheessa, kun opiskelija palaa takaisin omaan korkeakouluunsa.
Käytännössä esimerkiksi suomalaisten korkeakouluopiskelijoiden opintosuoritustiedot kootaan oppilaitoksista keskitettyyn tietovarantoon, Virtaan. Virta puolestaan on Emrexin välityksellä yhteydessä verkostoon kuuluviin oppilaitoksiin ympäri maailman. Näin sekä suomalaisessa korkeakoulussa opiskelevan ulkomaalaisen että Suomesta vaihtoon lähteneen opiskelijan suoritustiedot siirtyvät Emrexin välityksellä kotikorkeakoululle.
Opiskelijalta palvelun käyttöönotto ei edellytä toimenpiteitä. Ohjeet opintojen hyväksilukuun ovat oppilaitoskohtaiset.
Opiskelijalle palvelu tuo lisää turvaa, sillä kyseessä on ns. oman datan hallintaan perustuva palvelu. Tämä tarkoittaa, että opiskelija kontrolloi tietojaan itse, ja voi itse valita, mitä suoritustietoja haluaa eri toimijoille jakaa.
– Opiskelijoiden kokemus hyväksiluvuista ja suoritustietojen siirtämisestä paranee Emrexin avulla varmasti. Palvelun välittämä data on todennäköisemmin oikeaa ja luotettavaa, kun se liikkuu suoraan järjestelmien välillä, ilman välikäsiä. Myös tietojen käsittely ja kirjaus omaan opintorekisteriin nopeutuu, kun korkeakoulut saavat datan suoraan koneluettavassa muodossa, sanoo hankkeen projektipäällikkö Tapio Ekholm Metropoliasta.
Laajempi Emrexin käyttö mahdollistaa sen, että ihmiset voivat paremmin hallita, hyödyntää ja luovuttaa eteenpäin itsestä kerättäviä tietoja. Samalla se tukee eurooppalaista tavoitetta kehittää digitaalisia palveluja, sillä se helpottaa ja automatisoi tiedonsiirtoa maiden välillä.
Metropolian opintotiedot liikkuvat sähköisesti yli maarajojen
Metropolia on ensimmäisten suomalaisten korkeakoulujen joukossa ottanut käyttöön Emrex-järjestelmään perustuvan sähköisen palvelun muualla suoritettujen opintojen hyväksilukuun.
Opintotietojärjestelmä Peppi on nyt liitetty yhteen Emrex-järjestelmän kanssa ja se mahdollistaa opintotietojen jakamisen sähköisessä, koneluettavassa muodossa. Näin muualla suoritetut opinnot saadaan osaksi suoritettavaa tutkintoa ilman manuaalisia työvaiheita.
Palvelu helpottaa opintojen hyväksilukuprosessia erityisesti siinä vaiheessa, kun opiskelija palaa vaihdosta Suomeen tai ulkomaiseen kotikorkeakouluunsa.
Uudistus vähentää merkittävästi oppilaitosten ja opiskelijoiden prosessiin käyttämää aikaa. Samalla liikuteltavan datan luotettavuus parantuu, kun tiedot siirtyvät järjestelmästä toiseen ilman välikäsiä.
Korkeakoulujen vastuulle jää ainoastaan päivitetyn Peppi-järjestelmän käyttöönotto ja järjestelmän käyttäjien ohjeistaminen.
Entistä sujuvampi opintojen hyväksilukuprosessi EMREX:n avulla herättää kiinnostusta myös korkeakoulusektorin ulkopuolella. Opetushallituksen koordinoima opintosuoritustietoihin keskittynyt Opiskelutoisessa Pohjoismaassa ja Baltiassa -projekti haluaa nostaa Metropolian hyvän käytännön laajempaan tietoisuuteen. Projekti tekee tiivistä yhteistyötä Digi- ja väestötietoviraston ja Pohjoismaiden ministerineuvoston Cross-Border Digital Services -ohjelman kanssa.
Lisätietoja
Metropolia Ammattikorkeakoulu, projektipäällikkö Tapio Ekholm, p. 040 544 2217
Opetushallitus, projektipäällikkö Riikka Rissanen, p. 0295 331 059
Digi- ja väestötietovirasto, projektipäällikkö Anne Kari, p. 0295 535 583