Dataskyddsbeskrivning: Personregistret för Vallu-tjänsten för urvalsprov gällande högskolornas urvalsprov

Personregister för Vallu-tjänsten för urvalsprov gällande högskolornas urvalsprov

Yrkeshögkolornas urvalsprov:

Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi, Yrkeshögskolan Novia 
PB 6 (Wolffskavägen 31), 65201 Vasa, hakijapalvelut [at] novia.fi (hakijapalvelut[at]novia[dot]fi)

Centria-ammattikorkeakoulu Oy 
Talonpojankatu 2, 67100 Kokkola, info [at] centria.fi (info[at]centria[dot]fi)

Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy
PL 12 (Kyläsaarenkuja 2), 00511 Helsinki, kirjaamo [at] diak.fi (kirjaamo[at]diak[dot]fi)

Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy
Ratapihantie 13, 00520 Helsinki, kirjaamo [at] haaga-helia.fi (kirjaamo[at]haaga-helia[dot]fi)

Humanistinen Ammattikorkeakoulu Oy
Ilkantie 4, 00400 Helsinki, humak [at] humak.fi (humak[at]humak[dot]fi)

Hämeen Ammattikorkeakoulu Oy
PL 230 (Visamäentie 35), 13101 Hämeenlinna, hamk [at] hamk.fi (hamk[at]hamk[dot]fi)

Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
PL 207 (Rajakatu 35), 40101 Jyväskylä, kirjaamo [at] jamk.fi (kirjaamo[at]jamk[dot]fi)

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy
PL 68 (Patteristonkatu 3 D), 50101 Mikkeli, kirjaamo [at] xamk.fi (kirjaamo[at]xamk[dot]fi)

Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy
PL 52 (Ketunpolku 1), 87101 Kajaani, kajaanin.amk [at] kamk.fi (kajaanin[dot]amk[at]kamk[dot]fi)

Karelia-ammattikorkeakoulu Oy
PL 256 (Tikanrinne 9), 80101 Joensuu, info [at] karelia.fi (info[at]karelia[dot]fi)

LAB-ammattikorkeakoulu Oy
PL 214 (Mukkulankatu 19), 15101 Lahti, asiakirjat [at] lab.fi (asiakirjat[at]lab[dot]fi)

Lapin Ammattikorkeakoulu Oy
Jokiväylä 11 C, 96300 Rovaniemi, kirjaamo [at] lapinamk.fi (kirjaamo[at]lapinamk[dot]fi)

Laurea-ammattikorkeakoulu Oy
Ratatie 22, 01300 Vantaa, rehtorintoimisto [at] laurea.fi (rehtorintoimisto[at]laurea[dot]fi)

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
PL 4000 (Myllypurontie 1), 00079 Metropolia, kirjaamo [at] metropolia.fi (kirjaamo[at]metropolia[dot]fi)

Oulun Ammattikorkeakoulu Oy
PL 222 (Yliopistonkatu 9), 90101 OULU, kirjaamo [at] oamk.fi (kirjaamo[at]oamk[dot]fi)

Satakunnan Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: PL 1001 (Satakunnan katu 23), 28101 Pori, kirjaamo [at] samk.fi (kirjaamo[at]samk[dot]fi)

Savonia-ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: PL 6 (Microkatu 1), 70201 Kuopio, savonia [at] savonia.fi (savonia[at]savonia[dot]fi)

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: PL 412 (Kampusranta 11), 60101 Seinäjoki, kirjaamo [at] seamk.fi (kirjaamo[at]seamk[dot]fi)

Tampereen Ammattikorkeakoulu Oy
Vierailuosoite: Kuntokatu 3, 33520 Tampere, tamk [at] tuni.fi (tamk[at]tuni[dot]fi)

Turun Ammattikorkeakoulu Oy
Joukahaisenkatu 3, 20520 Turku, kirjaamo [at] turkuamk.fi (kirjaamo[at]turkuamk[dot]fi)

Vaasan Ammattikorkeakoulu Oy
PL 509 (Wolffintie 30), 65101 Vaasa, info [at] vamk.fi (info[at]vamk[dot]fi)

Yrkeshögskolan Arcada Ab
Jan-Magnus Janssons plats 1, 00560 Helsingfors, registrator [at] arcada.fi (registrator[at]arcada[dot]fi)

Universitetens urvalsprov:

Helsingfors universitet
PB 4 (Universitetsgatan 3), 00014 Helsingfors universitet, hakijapalvelut [at] helsinki.fi (hakijapalvelut[at]helsinki[dot]fi)

Itä-Suomen yliopisto
PL 111, 80100 Joensuu ja PL1627 Kuopio, hakijapalvelut [at] uef.fi (hakijapalvelut[at]uef[dot]fi)

Jyväskylän yliopisto
PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto, hakijapalvelut [at] jyu.fi (hakijapalvelut[at]jyu[dot]fi)

Lapin yliopisto
PL 122, 96101 Rovaniemi, hakijapalvelut [at] ulapland.fi (hakijapalvelut[at]ulapland[dot]fi)

Oulun yliopisto
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto, hakijapalvelut [at] oulu.fi (hakijapalvelut[at]oulu[dot]fi)

Tampereen yliopisto
Kalevantie 4, 33014 Tampereen yliopisto, hakijapalvelut.tau [at] tuni.fi (hakijapalvelut[dot]tau[at]tuni[dot]fi)

Turun yliopisto
20014 Turun yliopisto, hakijapalvelut [at] utu.fi (hakijapalvelut[at]utu[dot]fi)

Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3, 20500 Åbo, studinfo [at] abo.fi (studinfo[at]abo[dot]fi)

Person ansvarig för registrets innehåll:

Namn: Tuomas Orama
Uppgift: Utvecklingschef, Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Adress: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
E-post: tuomas.orama [at] metropolia.fi (tuomas[dot]orama[at]metropolia[dot]fi)

Kontaktuppgifterna för registrets kontaktperson:

Namn: Tuomas Orama
Uppgift: Utvecklingschef, Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Adress: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
E-post: tuomas.orama [at] metropolia.fi (tuomas[dot]orama[at]metropolia[dot]fi)

Dataskyddsombud för de personuppgiftsansvariga:

Yrkeshögkolornas urvalsprov:

Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi, Yrkeshögskolan Novia
dataskyddsansvarig [at] novia.fi (dataskyddsansvarig[at]novia[dot]fi)

Centria-ammattikorkeakoulu Oy
rainer.bjork [at] centria.fi (rainer[dot]bjork[at]centria[dot]fi)

Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava [at] diak.fi (tietosuojavastaava[at]diak[dot]fi)

Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy
ilkka.valve [at] haaga-helia.fi (ilkka[dot]valve[at]haaga-helia[dot]fi)

Humanistisen Ammattikorkeakoulu Oy
security [at] humak.fi (security[at]humak[dot]fi)

Hämeen Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava [at] hamk.fi (tietosuojavastaava[at]hamk[dot]fi)

Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuoja [at] jamk.fi (tietosuoja[at]jamk[dot]fi)

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava [at] xamk.fi (tietosuojavastaava[at]xamk[dot]fi)

Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava [at] kamk.fi (tietosuojavastaava[at]kamk[dot]fi)

Karelia Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuoja [at] karelia.fi (tietosuoja[at]karelia[dot]fi)

LAB-ammattikorkeakoulu Oy
tietosuoja [at] lab.fi (tietosuoja[at]lab[dot]fi)

Lapin Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuoja [at] lapinamk.fi (tietosuoja[at]lapinamk[dot]fi)

Laurea-ammattikorkeakoulu Oy
marjo.valjakka [at] laurea.fi (marjo[dot]valjakka[at]laurea[dot]fi)

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)

Oulun Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuoja [at] oamk.fi (tietosuoja[at]oamk[dot]fi)

Satakunnan Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava [at] samk.fi (tietosuojavastaava[at]samk[dot]fi)

Savonia-ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava [at] savonia.fi (tietosuojavastaava[at]savonia[dot]fi)

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava [at] seamk.fi (tietosuojavastaava[at]seamk[dot]fi)

Tampereen Ammattikorkeakoulu Oy
dpo [at] tuni.fi (dpo[at]tuni[dot]fi)

Turun Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuoja [at] turkuamk.fi (tietosuoja[at]turkuamk[dot]fi)

Vaasan Ammattikorkeakoulu Oy
security [at] vamk.fi (security[at]vamk[dot]fi)

Yrkeshögskolan Arcada Ab
tietosuoja [at] arcada.fi (tietosuoja[at]arcada[dot]fi); dataskydd [at] arcada.fi (dataskydd[at]arcada[dot]fi)

Universitetens urvalsprov:

Helsingfors universitet
tietosuoja [at] helsinki.fi (tietosuoja[at]helsinki[dot]fi)

Itä-Suomen yliopisto
tietosuoja [at] uef.fi (tietosuoja[at]uef[dot]fi)

Jyväskylän yliopisto
tietosuoja [at] jyu.fi (tietosuoja[at]jyu[dot]fi)

Lapin yliopisto
tietosuoja [at] ulapland.fi (tietosuoja[at]ulapland[dot]fi)

Oulun yliopisto
dpo [at] oulu.fi (dpo[at]oulu[dot]fi)

Tampereen yliopisto
dpo [at] tuni.fi (dpo[at]tuni[dot]fi)

Turun yliopisto
dpo [at] utu.fi (dpo[at]utu[dot]fi)

Åbo Akademi
dataskydd [at] abo.fi (dataskydd[at]abo[dot]fi)

Syfte med behandling av personuppgifter:

I personregistret som ingår i Vallu-tjänsten och administrationssystemet behandlas personuppgifter med syfte att genomföra högskolornas urval av studerande. Dessutom innehåller Vallu-tjänsten en tjänst för urvalsprovspoäng (Urvalsprovspoäng-tjänsten), i vilken den sökandes urvalsprovspoäng publiceras.

I urvalsproven som genomförs i Vallu-tjänsten för urvalsprov väljs studerande i Finland för högskoleutbildningar på finska, svenska och engelska, som leder till högskoleexamen. I tjänsten behandlas personuppgifterna för (registrerade) sökande och personal vid de högskolor som använder tjänsten.

De ovannämnda yrkeshögskolorna behandlar personuppgifterna så att det mellan yrkeshögskolorna uppstår ett gemensamt personuppgiftsansvar på ett sådant sätt som anges i artikel 26 i EU:s dataskyddsförordning (EU 2016/679.

Yrkeshögskolorna har utarbetat ett avtal för gemensamt personuppgiftsansvar, med bestämmelser om yrkeshögskolornas faktiska roller, ansvar och förhållande till de registrerade.

Då universiteten erbjuder gemensamma urvalsprov är det fråga om ett gemensamt register för flera universitet. Dessutom erbjuder varje universitet egna urvalsprov för vilkas del universitetet ensamt är personuppgiftsansvarig.

Från personregistret för Vallu-tjänsten för urvalsprov kan uppgifter lämnas ut för vetenskapligt och historiskt forskningsbruk. Utlämningen av uppgifter baserar sig på samtycke av de registrerade.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter:

Behandling av uppgifterna i personregistret för att producera Vallu-tjänsten baserar sig på den personuppgiftsansvarigas lagstadgade skyldigheter.

Lagar som styr verksamheten är:

yrkeshögskolelagen 932/2014 och förordningar givna enligt den
och

universitetslagen 558/2009 och förordningar givna enligt den
samt

lagen om nationella studie- och examensregister 884/2017.

Rättslig grund för behandling av registrets personuppgifter är inte ett ”berättigat intresse”. Denna punkt kan därför inte tillämpas.

Kategorier av registrerade i personregistret är:

• Sökande som deltar i urvalsprovet som genomförs med Vallu-tjänsten
• Personal vid högskolorna som använder Vallu-tjänsten

Följande uppgifter lagras i Vallu-tjänstens personregister enligt kategorier:

Den sökandes bakgrundsuppgifter:

• Grundläggande uppgifter om den sökande: förnamn, tilltalsnamn, efternamn, studentnummer, personbeteckning, e-post, telefonnummer
• Signum för ansökan
• Sökobjekt
• Signum för urvalsprovets innehållsdelar/provdelar
• Uppgifter om plats och tid för urvalsprovet

Personuppgifter som behandlas i Vallu-tjänsten:

• Den sökandes bakgrundsuppgifter
• Den sökandes unika QR-kod
• Uppgifter om provtillfällena
• Anpassningar som krävs för den sökandes individuella arrangemang. Specifika skäl till individuella arrangemang lagras inte i registret.

Administrationssystemet för Vallu-tjänsten för urvalsprov skapar ett individuellt signum för den sökande i form av en QR-kod. Den sökandes individuella QR-kod innehåller uppgifter om den sökandes rätt att delta i urvalsprovet samt uppgifter om provtillfället. Den individuella QR-koden används tillsammans med identitetsbevis för stark identifiering före provtillfället.

Högskolorna skapar i administrationssystemet lokaler för urvalsprovet och placerar sökande i olika lokaler. Den sökande kan också få tilläggstid och tillåtas individuella arrangemang på grund av hälsomässiga skäl, kan underkännas i provet eller kan flyttas till ett annat provtillfälle. Specifika skäl till individuella arrangemang lagras inte i registret.

Den sökandes provsvar:

• Provsvar som givits i urvalsprovet (lagras endast på Metropolia Ammattikorkeakoulus server).
• Loggningsuppgifter i anslutning till provsvaren (bl.a. exakt tidpunkt för när svaret sparades lagras endast på Metropolia Ammattikorkeakoulus server).

Poäng som den sökande har fått i urvalsprovet:

Uppgifter som efter urvalsprovet behandlas och som via ett tekniskt gränssnitt förmedlas från Vallu-tjänsten för urvalsprov till Studieinfo.fi-tjänsten innehåller:

• Uppgift om deltagande i urvalsprovet (deltog/deltog inte)
• Den sökandes poäng i urvalsprovet

Dessutom levererar Metropolia Ammattikorkeakoulu elektroniskt en rapport till alla de högskolor, som använder Vallu-tjänsten för urvalsprov, uppgifter för ifrågavarande högskolas sökande som innehåller:

• Den sökandes bakgrundsuppgifter
• De sökandes provsvar
• Den sökandes poäng i urvalsprovet

I vissa undantagsfall levererar Metropolia Ammattikorkeakoulu uppgifterna efter urvalsprovet endast till högskolan.

Dessa uppgifter lagras i enlighet med varje högskolas informationsstyrningsplan.

Högskolan kan efter urvalsprovet i Urvalsprovspoäng-tjänsten för varje sökande publicera uppgifter om hens urvalsprov för granskning. Högskolorna beslutar vilka uppgifter som ska publiceras i tjänsten separat för varje prov. De publicerade uppgifterna kan vara:

• Den sökandes totalpoäng i urvalsprovet
• Den sökandes poäng, specifikt för varje innehållsområde
• Provfrågorna
• Bilder och PDF-bilagor som ingått i provet
• Den sökandes svar på provuppgifterna
• Skriftliga motiveringar för bedömningen av uppgifterna
• Lägsta poängtal för godkänt resultat i provdelen

Uppgifter om personalen vid de högskolor som använder Vallu-tjänsten för urvalsprov

• Förnamn och efternamn
• Haka-id
• E-postadress
• Hemorganisation

Personuppgifter för den sökande

Metropolia Ammattikorkeakoulu hämtar via ett tekniskt gränssnitt från Studieinfo.fi-tjänsten bakgrundsuppgifterna för de sökande som ska behandlas i Vallu-tjänsten för urvalsprov.

I vissa undantagsfall sker de studerandes ansökan utanför Studieinfo.fi-tjänsten, varvid högskolan får personuppgifterna direkt av den sökande och levererar dem till Metropolia Ammattikorkeakoulu.

Provsvaren som givits vid urvalsprovet fås av den registrerade själv vid provtilfället.

Högskolorna skapar i administrationssystemet lokaler för urvalsprovet och placerar de sökande i dem. Högskolorna kan också ge tilläggstid och bestämma om individuella arrangemang på basis av den sökandes anhållan. Högskolorna kan också underkänna provet eller flytta den sökande till ett annat provtillfälle.

Givna poäng för essäuppgifterna fås av de personer som utför bedömningen i högskolorna efter provtillfället.

Personuppgifter för högskolornas personal

Uppgifterna för högskolornas personal har delvis fåtts av den registrerade själv i samband med att hen anställts vid högskolan och delvis har uppgifterna (som Haka-id) skapats för hen av arbetsgivaren.

Tillgång till personuppgifterna i registret ges vid behov (t.ex. vid reparation av tekniskt fel till systemleverantör/service av mätapparat) i de system som anges nedan. Alla använda system-/mjukvaruleverantörer (företagen bakom dem) kan tolkas som mottagare av personuppgifter.

Beträffande de system som används av registret har avtal om behandling av personuppgifter enligt artikel 28 i GDPR upprättats med följande samarbetspartner:

Utbildningsstyrelsen och Studieinfo.fi-tjänsten

Eduix Oy

CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Yrkeshögskolornas urvalsprov:

Uppgifter som lagras i tjänsten för urvalsprov förvaras i två (2) år efter beslutet om antagningen.

Universitetens urvalsprov:

Uppgifterna som lagras i tjänsten för urvalsprov förvaras till utgången av det år som urvalsprovet avser.

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse från den personuppgiftsansvariga om personuppgifter som gäller hen behandlas eller inte. Den registrerade har dessutom rätt att få tillgång till de personuppgifter som avser hen själv och rätt att kontrollera sina personuppgifter som finns lagrade i registret och få kopior av dem. I enlighet med dataskyddsförordningen ska den eller de personuppgiftsansvariga lämna svar på en begäran inom en månad efter att ha mottagit begäran.

A. Rätt till insyn i egna uppgifter

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter om hen som finns lagrade i personuppgiftsregistret. Den registrerades informationsbegäran kan göras genom att hen lämnar in en begäran till den högskola dit den sökande i första hand sökt (enligt instruktionerna för registrerade användare som finns på högskolans offentliga webbplats).

B. Rätt till rättelse av uppgifter och till begränsning av behandling

Den registrerade har rätt att få den personuppgiftsansvariga att begränsa behandlingen om något av de följande gäller:

den registrerade bestrider riktigheten av sina personuppgifter (rätten till rättelse av uppgifter), i vilket fall behandlingen begränsas för den tid den personuppgiftsansvariga kan verifiera uppgifternas riktighet

behandlingen strider mot lagen och den registrerade motsätter sig radering av sina personuppgifter och kräver istället en begränsning av uppgifternas användning

den personuppgiftsansvariga behöver inte längre personuppgifterna för behandlingsändamålet, utan den registrerade behöver dem för att förbereda, lägga fram eller försvara ett rättsligt anspråk

En begäran om rättelse av uppgifter eller en begäran om begränsning av behandlingen kan göras genom att begäran lämnas till den högskola som den sökande i första hand har sökt till. Vid inlämnande av en begäran ska den registrerade kunna styrka sin identitet på tillförlitligt sätt.

C. Rätt till dataportabilitet

Inte tillämpbart för detta register.

D. Rätt att inte bli föremål för ett intrång i personuppgiftssäkerheten

Den registrerade personen har rätt att inte bli föremål för ett intrång i personuppgiftssäkerheten som avses i artikel 33 i EU:s dataskyddsförordning, som beror av försumlighet att sköta dataskydds- och/eller datasäkerhetsfrågor från den personuppgiftsansvarigas sida eller från det personuppgiftsbiträdets sida, som den personuppgiftsansvariga anlitar. Den registrerade personen har rätt att utan onödigt dröjsmål bli informerad av den personuppgiftsansvariga om personuppgiftsincidenten sannolikt leder till en hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter.

I enlighet med artikel 21 i EU:s dataskyddsförordning har den registrerade rätt att, på grunder som hänför sig till hens specifika situation, invända mot behandlingen av hens personuppgifter, vilket grundar sig på artikel 6.1 e. (behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvarigas myndighetsutövning), såsom profilering utgående från dessa bestämmelser. Den personuppgiftsansvariga får inte längre behandla personuppgifter, såvida den personuppgiftsansvariga inte kan visa att det finns en väsentligt viktig och berättigad anledning till behandlingen som åsidosätter den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om det är nödvändigt för att förbereda, presentera eller försvara ett rättsligt anspråk.

En invändning mot behandlingen av personuppgifter som samlas in kan göras genom att man lämnar in en begäran om det till någon av de tre, ovannämnda Metropolias student- och sökandetjänstkontor eller Metropolias personaladministrationsenhet (endast anställda), där den registrerade ska bevisa sin identitet när hen lämnar in sin begäran.

Inte tillämpbart för detta register.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter som rör hen bryter mot gällande dataskyddsstadganden.

Den nationella tillsynsmyndigheten i Finland är Dataombudsmannens byrå, kontaktuppgifter:

Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors

Telefon (växel): + 358 29 56 66 700
Fax: + 358 9 56 66 735
E-post: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)

En allmän beskrivning av de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärderna i Metropolia som syftar till att skydda personuppgifterna och registren för de registrerade:

• Den personuppgiftsansvariga (Metropolia) har avtalat om skyddet av registret med systemleverantörerna. Vid behov anges ansvarsområdena med tillräcklig precision i lämpliga kontrakt.
• Den personuppgiftsansvarigas (Metropolia) anställda och andra personer har förbundit sig att iaktta tystnadsplikt och att hemlighålla den information de får i samband med behandlingen av personuppgifter.
• Systemleverantörerna (personuppgiftsbiträden som agerar på uppdrag av den personuppgiftsansvariga i Metropolia) hanterar lagringen av registret och relaterade uppgifter enligt god databehandlingssed och förbinder sig till absolut tystnadsplikt och sekretess.
• Datasäkerheten för den personuppgiftsansvarigas (Metropolia) personregister och sekretessen gällande personuppgifter säkerställs genom lämpliga tekniska och administrativa åtgärder enligt god databehandlingssed.
• Den personuppgiftsansvarigas (Metropolia) har begränsat åtkomsträttigheterna och behörigheterna till informationssystemen, arbetsverktygen och andra lagringsplattformar så att uppgifterna i dem endast kan ses och behandlas av de personer som på grund av sina arbetsuppgifter eller annan arbetsbeskrivning ska kunna behandla uppgifterna.
• Endast anställda som har rätt att behandla personuppgifter på grund av sitt arbete och/eller andra arbetsuppgifter har rätt att använda systemet som innehåller personuppgifter. Personalen får lämplig utbildning för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.
• Varje användare av arbetsredskapet/systemet identifierar sig i systemet med personligt användar-id, som ges när nyttjanderätten till systemet beviljas. Nyttjanderätten upphör när personen inte längre utför de uppgifter i Metropolia för vilka nyttjanderätten har beviljats.
• Uppgifterna samlas i databaser som är skyddade både logiskt och fysiskt.
• Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta utrymmen och tillgång till uppgifterna har endast vissa på förhand utsedda personer.

Behandlingen av de uppgifter som finns i personregistret i förhållande till om uppgiftslämnandet är ett lagstadgat, avtalsenligt eller ett krav som förutsätts för ingående av ett avtal, och om den registrerade är tvungen att lämna personuppgifter och konsekvenserna av att inte lämna uppgifterna. För varje register har det också förtydligats varifrån personuppgifterna hämtats.

Personuppgifterna har erhållits av den registrerade själv när det gäller att söka till utbildning och delta i urvalsprov.

När den sökande själv matar in uppgifter via Studieinfo.fi tjänsten informeras den sökande i detta skede om att uppgifterna i fortsättningen kommer att behandlas av Utbildningsstyrelsen och flera olika högskolor i Finland (yrkeshögskolorna: gemensamt register; universiteten: i gemensamma urvalsprov gemensamt register för flera universitet).

Uppgifterna för högskolans personal har dels inhämtats av den anställda när hen rekryterats till högskolan, dels har uppgifterna (såsom Haka-id, jobb-e-postadress) skapats åt hen av arbetsgivaren på basis av anställningsavtalet.

Uppgifterna i personregistret används varken för automatiserat beslutsfattande eller profilering.