Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Rekisterin nimi
Korkeakoulujen opiskelijavalintoihin liittyvän Vallu-valintakoepalvelun henkilörekisteri
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjät:
Ammattikorkeakoulujen valintakokeet:
Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi, Yrkeshögskolan Novia
PB 6 (Wolffskavägen 31), 65201 Vasa, hakijapalvelut [at] novia.fi
Centria-ammattikorkeakoulu Oy
Talonpojankatu 2, 67100 Kokkola, info [at] centria.fi
Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy
PL 12 (Kyläsaarenkuja 2), 00511 Helsinki, kirjaamo [at] diak.fi
Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy
Ratapihantie 13, 00520 Helsinki, kirjaamo [at] haaga-helia.fi
Humanistinen Ammattikorkeakoulu Oy
Ilkantie 4, 00400 Helsinki, humak [at] humak.fi
Hämeen Ammattikorkeakoulu Oy
PL 230 (Visamäentie 35), 13101 Hämeenlinna, hamk [at] hamk.fi
Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
PL 207 (Rajakatu 35), 40101 Jyväskylä, kirjaamo [at] jamk.fi
Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy
PL 68 (Patteristonkatu 3 D), 50101 Mikkeli, kirjaamo [at] xamk.fi
Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy
PL 52 (Ketunpolku 1), 87101 Kajaani, kajaanin.amk [at] kamk.fi
Karelia-ammattikorkeakoulu Oy
PL 256 (Tikanrinne 9), 80101 Joensuu, info [at] karelia.fi
LAB-ammattikorkeakoulu Oy
PL 214 (Mukkulankatu 19), 15101 Lahti, asiakirjat [at] lab.fi
Lapin Ammattikorkeakoulu Oy
Jokiväylä 11 C, 96300 Rovaniemi, kirjaamo [at] lapinamk.fi
Laurea-ammattikorkeakoulu Oy
Ratatie 22, 01300 Vantaa, rehtorintoimisto [at] laurea.fi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
PL 4000 (Myllypurontie 1), 00079 Metropolia, kirjaamo [at] metropolia.fi
Oulun Ammattikorkeakoulu Oy
PL 222 (Yliopistonkatu 9), 90101 OULU, kirjaamo [at] oamk.fi
Satakunnan Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: PL 1001 (Satakunnan katu 23), 28101 Pori, kirjaamo [at] samk.fi
Savonia-ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: PL 6 (Microkatu 1), 70201 Kuopio, savonia [at] savonia.fi
Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: PL 412 (Kampusranta 11), 60101 Seinäjoki, kirjaamo [at] seamk.fi
Tampereen Ammattikorkeakoulu Oy
Vierailuosoite: Kuntokatu 3, 33520 Tampere, tamk [at] tuni.fi
Turun Ammattikorkeakoulu Oy
Joukahaisenkatu 3, 20520 Turku, kirjaamo [at] turkuamk.fi
Vaasan Ammattikorkeakoulu Oy
PL 509 (Wolffintie 30), 65101 Vaasa, info [at] vamk.fi
Yrkeshögskolan Arcada Ab
Jan-Magnus Janssons plats 1, 00560 Helsinki, registrator [at] arcada.fi
Yliopistojen valintakokeet:
Helsingin yliopisto
PL 3 (Fabianinkatu 33), 00014 Helsingin yliopisto, hakijapalvelut [at] helsinki.fi
Itä-Suomen yliopisto
PL 111, 80100 Joensuu ja PL1627 Kuopio, hakijapalvelut [at] uef.fi
Jyväskylän yliopisto
PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto, hakijapalvelut [at] jyu.fi
Lapin yliopisto
PL 122, 96101 Rovaniemi, hakijapalvelut [at] ulapland.fi
Oulun yliopisto
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto, hakijapalvelut [at] oulu.fi
Tampereen yliopisto
Kalevantie 4, 33014 Tampereen yliopisto, hakijapalvelut.tau [at] tuni.fi
Turun yliopisto
20014 Turun yliopisto, hakijapalvelut [at] utu.fi
Åbo Akademi
Tuomiokirkontori 3, 20500 Turku, studinfo [at] abo.fi
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:
Nimi: Tuomas Orama
Tehtävä: Kehityspäällikkö, Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tuomas.orama [at] metropolia.fi
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot:
Nimi: Tuomas Orama
Tehtävä: Kehityspäällikkö, Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tuomas.orama [at] metropolia.fi
Tietosuojavastaava
Rekisterinpitäjien tietosuojavastaavat:
Ammattikorkeakoulujen valintakokeet:
Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi, Yrkeshögskolan Novia
dataskyddsansvarig [at] novia.fi
Centria-ammattikorkeakoulu Oy
rainer.bjork [at] centria.fi
Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava [at] diak.fi
Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy
ilkka.valve [at] haaga-helia.fi
Humanistisen Ammattikorkeakoulu Oy
security [at] humak.fi
Hämeen Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava [at] hamk.fi
Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuoja [at] jamk.fi
Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava [at] xamk.fi
Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava [at] kamk.fi
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuoja [at] karelia.fi
LAB-ammattikorkeakoulu Oy
tietosuoja [at] lab.fi
Lapin Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuoja [at] lapinamk.fi
Laurea-ammattikorkeakoulu Oy
marjo.valjakka [at] laurea.fi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava [at] metropolia.fi
Oulun Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuoja [at] oamk.fi
Satakunnan Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava [at] samk.fi
Savonia-ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava [at] savonia.fi
Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava [at] seamk.fi
Tampereen Ammattikorkeakoulu Oy
dpo [at] tuni.fi
Turun Ammattikorkeakoulu Oy
tietosuoja [at] turkuamk.fi
Vaasan Ammattikorkeakoulu Oy
security [at] vamk.fi
Yrkeshögskolan Arcada Ab
tietosuoja [at] arcada.fi; dataskydd [at] arcada.fi
Yliopistojen valintakokeet:
Helsingin yliopisto
tietosuoja [at] helsinki.fi
Itä-Suomen yliopisto
tietosuoja [at] uef.fi
Jyväskylän yliopisto
tietosuoja [at] jyu.fi
Lapin yliopisto
tietosuoja [at] ulapland.fi
Oulun yliopisto
dpo [at] oulu.fi
Tampereen yliopisto
dpo [at] tuni.fi
Turun yliopisto
dpo [at] utu.fi
Åbo Akademi
dataskydd [at] abo.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Vallu-valintakoepalvelun sisältämän valintakoejärjestelmän ja hallintajärjestelmän henkilörekisterissä käsitellään henkilötietoja korkeakoulujen opiskelijavalinnan toteuttamista varten. Lisäksi Vallu-valintakoepalvelu sisältää Valintakoepisteet-palvelun, jossa julkaistaan hakijan valintakoepisteet.
Vallu-valintakoepalvelussa toteutetuilla valintakokeilla valitaan Suomessa opiskelijoita suomen-, ja ruotsin- ja englanninkielisiin korkeakoulututkintoon johtaviin koulutuksiin. Palvelussa käsitellään (rekisteröityjen) hakijoiden ja sitä käyttävien korkeakoulujen henkilökunnan henkilötietoja.
Edellä mainitut ammattikorkeakoulut käsittelevät henkilötietoja siten, että niiden välille muodostuu yhteisrekisterinpitäjyys EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) artiklassa 26 säädetyllä tavalla.
Ammattikorkeakoulut ovat laatineet sopimuksen yhteisrekisterinpitäjyydestä, jossa on määritelty ammattikorkeakoulujen todelliset roolit, vastuut ja suhteet rekisteröityihin nähden.
Yliopistojen tarjotessa yhteisiä pääsykokeita, kyseessä on useamman yliopiston yhteinen rekisteri. Lisäksi jokainen yliopisto tarjoaa omia pääsykokeita, joiden osalta se on yksin rekisterinpitäjä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Vallu-valintakoepalvelun tuottamisen henkilörekisterissä olevien tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjien lakisääteisiin velvollisuuksiin.
Toimintaa sääteleviä lakeja:
- ammattikorkeakoululaki 932/2014
- yliopistolaki 558/2009
- valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annettu laki 884/2017
Vallu-valintakoepalvelun henkilörekisteristä voidaan luovuttaa tietoja tieteelliseen ja historialliseen tutkimuskäyttöön. Tietojen luovutus perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Henkilörekisterin rekisteröityjen ryhmät ovat:
- Vallu-valintakoepalvelulla toteutettavaan korkeakoulujen opiskelijavalintaan osallistuvat hakijat
- Vallu-valintakoepalvelua käyttävien korkeakoulujen henkilökunta
Vallu-valintakoepalvelun henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja henkilötietoryhmittäin:
Hakijan taustatiedot:
- Perustiedot hakijasta: etunimet, kutsumanimi, sukunimi, oppijanumero, henkilötunnus, sähköposti, puhelinnumero
- Hakemustunniste
- Hakukohteet
- Valintakokeen sisältöalueiden/osioiden tunnisteet
- Tieto valintakokeen suorituspaikasta ja ajankohdasta
Vallu-valintakoepalvelussa käsiteltävät henkilötiedot:
- Hakijan taustatiedot
- Hakijan yksilöity QR-koodi
- Valintakoetilaisuuksien tiedot
- Hakijan yksilöllisten järjestelyiden edellyttämät mukautukset. Varsinaisia syitä yksilöllisiin järjestelyihin ei tallenneta rekisteriin.
Vallu-valintakoepalvelun hallintajärjestelmä generoi hakijalle yksilöidyn tunnisteen QR-koodina. Hakijan yksilöllinen QR-koodi sisältää tiedon hakijan osallistumisoikeudesta valintakokeeseen sekä koetilaisuuden tiedot. Yksilöllistä QR-koodia käytetään yhdessä henkilöllisyystodistuksen kanssa hakijan vahvaan tunnistamiseen ennen koetilaisuutta.
Korkeakoulut toteuttavat hallintajärjestelmässä tilojen luontia ja sijoittelevat hakijoita eri tiloihin. Hakijalle voidaan antaa myös lisäaikaa ja määritellä yksilöllisiä järjestelyjä terveydellisten syiden vuoksi, hylätä koe tai siirtää hakija eri koetilaisuuteen. Varsinaisia syitä yksilöllisiin järjestelyihin ei tallenneta rekisteriin.
Hakijan koevastaustiedot:
- Valintakokeessa annetut koevastaukset (tallentuvat vain Metropolia Ammattikorkeakoulun palvelimelle
- Valintakoevastauksiin liittyvät lokikirjaustiedot (mm. tarkka vastauksen tallentamisaika, tallentuvat vain Metropolian Ammattikorkeakoulun palvelimelle).
Hakijan valintakokeessa saamat pisteet:
Valintakokeen jälkeen käsiteltävät ja Vallu-valintakoepalvelusta Opintopolku.fi-palveluun teknisen rajapinnan kautta välitettävät tiedot sisältävät:
- Tieto hakijan valintakokeeseen osallistumisesta (osallistui/ei osallistunut)
- Hakijan saamat pisteet valintakokeessa
Lisäksi Metropolia Ammattikorkeakoulu toimittaa kaikille Vallu-valintakoepalvelua käyttäneille korkeakouluille sähköisesti raportin, joka sisältää kyseessä olevan korkeakoulun hakijoiden:
- Hakijan taustatiedot
- Hakijoiden koevastaukset
- Hakijan valintakokeesta saamat pisteet
Joissain poikkeustapauksissa Metropolia Ammattikorkeakoulu toimittaa tiedot valintakokeen jälkeen ainoastaan korkeakoululle.
Nämä tiedot säilytetään korkeakouluissa kunkin korkeakoulun asianhallintasuunnitelman mukaisesti.
Korkeakoulu voi valintakokeen jälkeen julkaista Valintakoepisteet-palvelussa kullekin hakijalle hänen oman kokeensa tietoja tarkasteltavaksi. Korkeakoulut päättävät palvelussa julkaistavat tiedot koekohtaisesti. Julkaistavat tiedot voivat olla:
- Hakijan valintakokeen kokonaispisteet
- Hakijan sisältöaluekohtaiset pisteet
- Koekysymykset
- Kokeessa olleet kuvat ja PDF-liitteet
- Hakijan tehtäviin antamat vastaukset
- Tehtävien arviointien kirjalliset perustelut
- Osion alin hyväksytty pistemäärä
Vallu-valintakoepalvelua käyttävien korkeakoulujen henkilökunnan tiedot
- Etunimi ja sukunimi
- Haka-käyttäjätunnus
- Sähköpostiosoite
- Kotiorganisaatio
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Hakijan henkilötiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu hakee Vallu-valintakoepalvelussa käsiteltävät hakijan taustatiedot teknisen rajapinnan avulla Opintopolku.fi-palvelusta.
Joissain poikkeustapauksissa opiskelijahaku toteutetaan Opintopolun ulkopuolella, jolloin korkeakoulu saa henkilötiedot suoraan hakijalta ja toimittaa ne Metropolia Ammattikorkeakoululle.
Valintakokeessa annetut koevastaukset saadaan rekisteröidyltä itseltään koetilanteessa.
Korkeakoulut luovat hallintajärjestelmään kokeen suorituspaikkoja, ja sijoittelevat hakijat niihin. Korkeakoulut voivat antaa myös lisäaikaa ja määritellä yksilöllisiä järjestelyjä hakijan hakemuksen perusteella. Korkeakoulut voivat myös hylätä kokeen tai siirtää hakijan eri koetilaisuuteen.
Esseetehtäviin annetut pisteet saadaan korkeakoulujen arviointia tekeviltä henkilöiltä koetilanteen jälkeen.
Korkeakoulujen henkilökunnan henkilötiedot
Korkeakoulujen henkilökunnan tiedot on saatu osin rekisteröidyltä itseltään työntekijäksi korkeakouluun hakeutumisen yhteydessä, ja osin tiedot (kuten Haka-käyttäjätunnus) on luotu hänelle työnantajansa toimesta.
Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi.
Rekisterin käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 28 mukaisesti on laadittu seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Opetushallitus ja Opintopolku.fi-palvelu
Metropolia Ammattikorkeakoulu hakee Vallu-valintakoepalvelussa käsiteltävät henkilötiedot teknisen rajapinnan avulla Opintopolku.fi-palvelusta. Hakijatietoja luovutetaan Opintopolku.fi-palvelusta ammattikorkeakoulujen Vallu-valintakoepalvelussa toteutettavien valintakokeiden järjestämistä varten. Opintopolkupalvelua pitää teknisesti yllä Opetushallitus.
Metropolia Ammattikorkeakoulu toteuttaa Vallu-valintakoepalvelua käyttäen ulkopuolista palveluntarjoajaa (lukuunsa toimiva henkilötietojen käsittelijä). Metropolia Ammattikorkeakoulun lukuun toimiva henkilötietojen käsittelijä:
Eduix Oy
Eduix Oy toteuttaa ja kehittää valintakoejärjestelmäpalvelua yhdessä Metropolia Ammattikorkeakoulun kanssa. Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Eduix Oy:n välillä on laadittu henkilötietojen käsittelysopimus EU:n yleisen tietosuoja-aseuksen 28 artiklan mukaisena. Metropolia Ammattikorkeakoulu on ohjeistanut kirjallisin ohjein lukuunsa toimivaa henkilötietojen käsittelijää, kuten 28 artikla edellyttää.
CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
Yliopistojen valintakokeiden osalta tietojen käsittelijöinä toimivat rekisterin pitäjien lisäksi CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy ja CSC:n alihankkija Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Ammattikorkeakoulujen valintakokeet:
Valintakoepalveluun tallentuvat tiedot säilytetään kahden (2) vuoden ajan opiskelijavalintapäätöksestä lukien.
Yliopistojen valintakokeet:
Valintakoepalveluun tallentuvat tiedot säilytetään valintakokeita koskevan kuluvan vuoden loppuun.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän(t) annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyn tietopyyntö voidaan tehdä toimittamalla hakijan ensisijaisesti hakemaan korkeakouluun pyyntö (korkeakoulun julkisilta verkkosivuilta löytyvän, rekisteröidyille suunnatun ohjeistuksen mukaisesti).
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö siihen korkeakouluun, johon hakija on ensisijaisesti hakenut. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on voitava todistaa henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu tähän rekisteriin.
D. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus peruuttaa suostumus
Ei sovellu tähän rekisteriin.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Rekisterin suojauksen periaatteet
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
- Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset
Henkilörekisterin sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään koulutukseen hakeutumisen ja valintakokeeseen osallistumisen osalta.
Ryhtyessään itse syöttämään tietoja Opintopolku.fi -palvelun kautta, informoidaan hakijaa tässä yhteydessä siitä, että tietoja tulevat käsittelemään jatkossa Opetushallitus sekä useat eri Suomen korkeakoulut (ammattikorkeakoulut: yhteisrekisterinpitäjyys, yliopistot: yhteisissä pääsykokeissa useamman yliopiston yhteinen rekisteri).
Korkeakoulun henkilökunnan tiedot on saatu osin rekisteröidyltä itseltään työntekijäksi korkeakouluun hakeutumisen yhteydessä, ja osin tiedot (kuten Haka-käyttäjätunnus, työsähköpostiosoite) on luotu hänelle työnantajan toimesta työsopimukseen perustuen.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.