Ota yhteyttä
Etsi

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Rekisterin nimi

Metropolian tietosuojapalveluiden henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:
Nimi: Metropolia Ammattikorkeakoulun tietosuojavastaava
Tehtävä: Tietosuojavastaava, laki- ja arkistointipalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä

tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian tietosuojapalveluiden henkilörekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa Metropolian tietosuojapalveluiden toiminnassa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä koskien EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, GDPR:n soveltamista, konsultaatioita/yhteydenottoja Metropolian opiskelijoilta/henkilökunnalta/alumneilta/ asiakkailta ja muilta sidosryhmiltä tietosuoja-asioissa puhelimitse/sähköpostitse.

Lisäksi henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa Metropolian opiskelijoiden ja henkilökunnan informointia sekä tietoturva-/tietosuojapoikkeamailmoituksien, DPIA-lomakkeiden (tietosuojavaikutusten arviointi) ja muiden yhteydenottojen käsittelyä sekä rekisteröityjen tietopyyntöjen tai rekisteröityjen muiden oikeuksien toteuttamista.

Metropolian tietosuojapalveluihin kuuluvat Metropolian tietosuojavastaava sekä hänen toiminnassaan avustavat korkeakouluharjoittelijat.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolian tietosuojapalveluiden henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan c alakohta). Tietosuojavastaavan nimittäminen on rekisterinpitäjälle kuuluva velvollisuus, ja Metropolian tietosuojavastaava toteuttaa osana organisaation muuta tietosuojaorganisaatiota Metropolian tietosuojapalveluita.

Henkilötietojen käsittely on myös tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu osittain rekisteröidyltä saatuun suostumukseen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Suostumus toimii käsittelyperusteena myös rekisterin sisältämien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyn osalta (mikäli niitä on tarpeen käsitellä), jotka ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, GDPR:n 9 artiklassa lueteltu erityissuojattavina tietoina käsittelyn osalta.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolian tietosuojapalveluiden henkilörekisterissä olevien tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolian tietosuojapalveluiden henkilörekisterin rekisteröityjä ovat Metropolian opiskelijat, henkilökunta/työntekijät, Metropolian alumnit, asiakkaat ja muut sidosryhmät (esimerkiksi ulkopuolisten organisaatioiden yhteyshenkilöt). Lisäksi rekisteröityjä ovat myös kaikki ulkopuoliset tietosuojavastaavaan/tietosuojapalveluihin yhteydenpidossa olevat henkilöt.

Metropolian tietosuojapalveluiden henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:

YHTEYDENPITO SÄHKÖPOSTITSE/PUHELIMITSE:

Metropolian tietosuojapalveluihin rekisteröidyt voivat ottaa yhteyttä sähköpostitse geneerisen tietosuojavastaavan osoitteen (tietosuojavastaava [at] metropolia.fi) tai tietosuojapalveluiden työntekijöiden henkilökohtaisten sähköpostiosoitteiden kautta taikka puhelimitse ottamalla yhteyttä tietosuojapalveluihin. Rekisteröity voi lähettäessään sähköpostia tai ollessaan puhelimitse yhteydessä Metropolian tietosuojapalveluihin/tietosuojavastaavaan antaa yhteydenottonsa yhteydessä usein seuraavia tietoja:

  • Perustiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite
  • rekisteröidyn mahdollisesti ilmoittama postiosoite, syntymäaika/henkilötunnus
  • rekisteröidyn antamat muut tiedot sähköpostissa/puhelimitse, jotka voivat sisältää myös arkaluonteisiksi luokiteltavia, GDPR 9 artiklassa mainittuja henkilötietoja, kuten tieto ammattiliiton jäsenyydestä, uskonnollisesta vakaumuksesta, terveystiedosta tai terveystiedon kaltaisesta tiedosta. Arkaluonteisten tai muuten luottamuksellisten henkilötietojen lähettämiseen sähköisesti tulee käyttää turvapostia.

Lisäksi tietosuojavastaava/tietosuojapalvelut voivat käsitellä henkilötietoja esimerkiksi koskien opinnäytetöitä/tutkimuksia, rekisteröidyn suostumuksenannon arviointia tai muuta tietosuoja-asetuksen /tietosuojalainsäädännön soveltamiseen liittyvää konsultaatiotilannetta.

Henkilötietoja käsitellessään tietosuojavastaavaa/tietosuojapalveluita sitoo salassapitovelvollisuus luottamuksellisten ja arkaluonteisten tietojen osalta. Tietoja voidaan kuitenkin antaa Metropolia Ammattikorkeakoululle tai viranomaiselle niiden tehtävien toteuttamiseksi lain edellyttämissä tilanteissa.

REKISTERÖIDYN OIKEUKSIEN TOTEUTTAMINEN:

Rekisteröidyillä on oikeus:

  • saada pääsy henkilötietoihinsa/tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot (GDPR 15 artikla) (”saada pääsy tietoihin”)
  • pyytää tietojensa oikaisemista (GDPR 16 artikla) (”tietojen oikaisupyyntö”)
  • vaatia tietojensa poistamista (GDPR 17 artikla) (”tietojen poistopyyntö”) (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista (GDPR 18 artikla)
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (GDPR 21 artikla) (”käsittelyn rajoittamispyyntö”)
  • pyytää toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle (GDPR 20 artikla) (”Pyyntö siirtää tiedot järjestelmästä toiseen”)
  • peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen (GDPR 7 artiklan 3 kohta)
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi (GDPR 22 artikla)
  • olla joutumatta GDPR 33 artiklassa mainitun tietosuoja- tai turvapoikkeaman kohteeksi

Jotta rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan, voi hän toimittaa Metropolian julkisilta verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella pyyntönsä Metropolian johonkin opiskelija- ja hakijapalveluiden toimipisteeseen (opiskelijat, Metropolian sidosryhmäedustajat, alumnit) tai toimittaa OMA:n GDPR ja tietosuoja -sivuilla saatavalla lomakkeella pyyntönsä Metropolian henkilöstöhallintoon (työntekijät/henkilöstö). Pyynnön voi jättää ainoastaan rekisteröity itse. Rekisteröityjen on myös mahdollista toteuttaa oikeuksiaan olemalla suoraan yhteydessä ammattikorkeakoulun tietosuojavastaavaan.

Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esim. virallisella henkilöllisyystodistuksella tai ajokortilla). Virallisesta henkilöllisyystodistuksesta tai ajokortista ei oteta jäljennöstä (valokuvaa).

Rekisteröidyn tietopyynnön vastaanottavalla Metropolian taholla (opiskelija- ja hakijapalveluiden toimiston henkilökunta ja/tai henkilöstöhallinnon yksikkö) on vastuu tunnistaa rekisteröity hänen esittämästään luotettavasta henkilöllisyystodistuksesta sekä merkitä rekisteröidyn tietopyyntö -lomakkeen asianmukaiseen kohtaan tarkastus tehdyksi.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin, oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on GDPR 12 artiklan 3 kohdan mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

Rekisteröidyn tietopyyntölomakkeelle toteutetaan edellä mainittuja rekisteröidyn oikeuksia ja kyseiselle lomakkeelle tallennetaan seuraavia tietoja rekisteröidystä:

  • Pyynnön esittäjä: (etunimi ja sukunimi) sekä osoite, henkilöturvatunnus, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
  • Pyynnön tyyppi: saada pääsy tietoihin/tietojen poistopyyntö/ tietojen oikaisupyyntö/käsittelyn rajoittamispyyntö/ pyyntö siirtää tiedot järjestelmästä toiseen/vastustamisoikeus/muu oikeus).
  • Tietoa pyynnöstä: rekisteröidyn kuvaus siitä, mitä tietoa pyyntö koskee, miten rekisteröity haluaa pyyntöään käsiteltävän sekä miltä ajalta hän haluaa saada tietonsa.
  • Pyynnön käsittely: rekisteröidyn ilmoitus siihen, miten hän toivoo pyyntöönsä vastattavan. (Tietoon tutustuminen Metropolian tiloissa, nouto Metropoliasta tulosteena, postitse vai sähköpostitse)
  • Päiväys ja allekirjoitus: päiväys (päivämäärä ja pyynnön esittäjän allekirjoitus.
  • Henkilöllisyys vahvistettu: Metropolian taholta henkilöllisyyden rekisteröidyltä tarkastaneen merkintä tietopyyntölomakkeeseen, mistä henkilöllisyys on vahvistettu: ajokortti/passi/kuvallinen henkilökortti/muu kuvallinen henkilöllisyystodistus.
  • Päiväys ja allekirjoitus: Päiväys (päivämäärä) ja Metropolian edustajan etunimi ja sukunimi sekä allekirjoitus ja tehtävänimike.
  • Pyynnön käsittely ja tulos: Päätös merkitään merkitsemällä rasti lomakkeelle siitä, että pyyntö on joko hyväksytty/pyyntö on hylätty osittain tai kokonaan (ks. lisätiedot)/pyynnön jättäjästä ei ole tietoja rekisterissä)/Pyynnön käsittelystä merkitään lomakkeelle rastittamalla ruutu siitä, onko pyyntöön on vastattu pyynnön jättäjän toivomalla tavalla/pyynnön jättäjälle on annettu vastaus henkilökohtaisesti/Pyynnön jättäjälle on annettu tilaisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin.
  • Päivämäärä(t), jolloin pyyntö/pyynnöt on toteutettu
  • Pyynnön käsittelijän nimi, allekirjoitus, tehtävänimike ja päätöksen päivämäärä
  • Lisätietoja päätöksestä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että henkilötietojensa käsittelyssä on Metropoliassa rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

TIETOSUOJA/-TIETOTURVAPOIKKEAMAILMOITUKSET

Metropolian tietosuojavastaava saa tiedon mahdollisesta tietosuoja-/tietoturvapoikkeamasta tietoturvapoikkeamailmoituksena rekisteröidyiltä itseltään tai Metropolian organisaatiolta (puhelimitse/sähköpostitse/Requeste -palvelupyyntöjärjestelmän kautta).

Jos tietoturvapoikkeamasta ilmoitetaan Requeste -palvelupyyntöjärjestelmän kautta tietoturvapoikkeamailmoitukseen tallennetaan rekisteröidyn tietoina:

  • rekisteröidyn puhelinnumero ja sähköpostiosoite (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan)
  • otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
  • liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta

Metropolian tietosuojavastaava saa tiedon tietoturvapoikkeamasta (sähköpostitse tietosuojavastaava [at] metropolia.fi -osoitteeseen). Tietosuojavastaava merkitsee poikkeamasta tiedon Metropolian omalla palvelimella käytössä olevaan Wiki-confluence -organisaatiowikiohjelmistoon tekemällä tietoturvapoikkeamaraportin kyseisen ohjelmiston avulla.

Tietoturvapoikkeamaraporttiin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • ilmoittaja/tietoturvaloukkauksen uhri (etunimi, sukunimi/asema)
  • yksikkö/tiimi
  • suojaustaso (ketkä Metropolian työntekijät näkevät poikkeamaraportin)
  • tapahtuma-ajankohta
  • tapahtumapaikka/-kohde
  • poikkeamatyyppi (kuvaus tietoturvapoikkeamasta)
  • tapahtumankuvaus (selostus ilmi tulleesta tietoturvapoikkeamasta, suoritetuista toimenpiteistä, yhteydenpidosta ilmoittajan/Metropolian henkilöstön ja/Metropolian ulkopuolisen tahon kanssa, jolla on ollut pääsy rekisteröityjen henkilötietoihin sekä kuvaus jatkotoimenpiteistä.
  • tapahtumasta aiheutuneet vahingot tai mahdollisesti seuraavat vahingot
  • selvitystyöhön käytetyt henkilöresurssit (merkittynä h)
  • sisäinen viestintä/ulkoinen viestintä
  • Muut tiedot ja lisätietojen antaja sekä yhteystiedot

Jos tällainen henkilötietojen tietoturvaloukkaus tapahtuu, rekisterinpitäjän (Metropolia Ammattikorkeakoulun) on ilmoitettava siitä ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta GDPR 33 artiklan mukaisesti toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Suomen tietosuojavaltuutetun toimistolle), paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä. Metropolia Ammattikorkeakoulussa mahdollisesta tietoturvapoikkeamasta tekee ensisijaisesti arvion Metropolian tietosuojavastaava, joka myös päättää tehdäänkö ilmoitus tietosuojavaltuutetun toimistolle. Ilmoitus on tehtävä viimeistään 72 tunnin kuluessa siitä, kun tietoturvapoikkeama on tullut rekisterinpitäjän tietoon.

Mikäli tietosuojavastaava tekee ilmoituksen tietoturvapoikkeamasta tietosuojavaltuutetun toimistolle, tallennetaan tietosuojavaltuutetulle tehtävään ilmoitukseen seuraavia tietoja:

  • ilmoituksen tyyppi (koko ilmoitus/alustava ilmoitus/täydennys aiempaan ilmoitukseen)
  • yritys- ja yhteisötunnus
  • yrityksen oma tunnus tietoturvaloukkaukselle
  • organisaation nimi
  • osoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot
  • yhteyshenkilö (nimi, tehtävä, puhelin ja postiosoite)
  • yhteyshenkilön sähköpostiosoite
  • muut osalliset (tieto siitä, koskeeko tietoturvaloukkaus muita tahoja)
  • tietoturvaloukkauksen alkamispäivä/arvioitu alkamispäivä, jos päivämäärä ei ole tiedossa
  • tietoturvaloukkauksen päättymispäivä/arvioitu päättymispäivä, jos päivämäärä ei ole tiedossa
  • päivämäärä, milloin tietoturvaloukkaus tuli ilmi/arvioitu päivämäärä, jos päivämäärä ei ole tiedossa
  • kuvaus siitä, miten tietoturvaloukkaus havaittiin
  • päivämäärä, milloin henkilötietojen käsittelijä/rekisterinpitäjä on ilmoittanut tietoturvaloukkauksesta, jos päivämäärä ei ole tiedossa
  • lisätietoja ilmoituksen tekemisen ajankohdasta (esimerkiksi myöhästymisen syy tai muita tietoja)
  • tietoturvaloukkauksen kuvaus (luvaton luovuttaminen tai pääsy tietoihin/Tietojen muuttaminen/tietojen lainvastainen/vahingossa tapahtunut tuhoutuminen/hävittäminen/tietojen saatavuus/käytettävyys on tilapäisesti estynyt
  • kuvaus tietoturvaloukkauksesta
  • tietoturvaloukkauksen tapa
  • tietoturvaloukkauksen syy
  • tietoturvaloukkauksen kohteena olevat henkilötiedot
  • arvio tietoturvaloukkauksen kohteena olevien tallenteiden määrästä
  • toimenpiteet ennen tietoturvaloukkausta, mitä teknisiä ja organisatorisia suojatoimenpiteitä on tehty ennen tietoturvaloukkausta (kuvaus siitä, millaisilla toimenpiteillä loukkauksen kohteena olevat henkilötiedot on suojattu, esimerkiksi henkilöstölle annetut toimintaohjeet ja käytössä olevat tekniset suojaustoimenpiteet)
  • fyysinen, aineellinen tai aineeton vahinko tai merkittävät seuraukset rekisteröidyille (tapa, jolla tietoturvaloukkaus mahdollisesti vaikuttaa rekisteröityihin
  • arvioi mahdollisten vaikutusten vakavuus rekisteröidylle (vähäinen/ kohtainen/korkea/hyvin korkea)
  • tieto siitä, onko rekisteröidylle ilmoitettu tietoturvaloukkauksesta
  • Tietoturvaloukkauksen johdosta toteutetut toimenpiteet (rekisterinpitäjän tietoturvaloukkauksen vuoksi toteuttamat toimenpiteet)
  • Tietoturvaloukkauksen liityntä muihin EU/ETA-maihin, jos organisaatiolla toimipaikka useammassa kuin yhdessä EU/ETA-maassa
  • tieto siitä, onko organisaatiolla toimipaikkoja useammassa kuin yhdessä EU/ETA-maassa
  • missä EU/ETA-maissa oleviin rekisteröityihin tietoturvaloukkauksella on vaikutuksia?
  • lisätietoja
  • muut tietoturvaloukkauksen johdosta tehdyt ilmoitukset (onko tietoturvaloukkauksesta ilmoitettu tai ilmoitetaanko siitä suoraan muulle tietosuojaviranomaiselle EU:n alueella/onko tietoturvaloukkauksesta ilmoitettu/ilmoitetaanko siitä ETA-alueen ulkopuoliselle tietosuojaviranomaiselle/onko tietoturvaloukkauksesta ilmoitettu/ilmoitetaanko siitä muille ETA-alueen viranomaisille EU-säännösten perusteella (NIS-direktiivi tai eIDAS-asetus).

Rekisteröidyn (tietoturvaloukkauksen uhrin) informoiminen tietoturvaloukkauksesta:

Kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, rekisterinpitäjän (Metropolia Ammattikorkeakoulun) on ilmoitettava tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä (GDPR 34 artikla). Metropolian tietosuojavastaava ilmoittaa, mikäli katsoo mainitun 34 artiklan edellytysten täyttyvän, rekisteröidylle/rekisteröidyille (tietoturvaloukkauksen uhrille/-uhreille) selkeällä ja yksinkertaisella kielellä henkilötietojen tietoturvaloukkauksen luonteen ja antaa GDPR 33 artiklan 3 kohdan b, c ja d alakohdassa tarkoitetut tiedot ja toimenpiteet:

  • tietosuojavastaavan nimen ja yhteystiedot tai muun yhteyspisteen, josta voi saada lisätietoa
  • kuvaus henkilötietojen tietoturvaloukkauksen todennäköisistä seuraukset
  • kuvaus toimenpiteistä, joita rekisterinpitäjä on ehdottanut tai jotka se on toteuttanut henkilötietojen tietoturvaloukkauksen johdosta
  • sekä tarvittaessa myös toimenpiteet mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.

TYÖVÄLINE-/TUTKIMUS-/PERUSMUOTOINEN DPIA -LOMAKE (Data Protection Impact Assessment)

GDPR 35 artiklan mukainen, DPIA (Data Protection Impact Assessment) eli tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi koskee usein Metropoliassa tietojärjestelmä- ja ohjelmistohankintoja, järjestelmäkehitystä, uusien palvelujen tai toimintojen suunnittelua, projekteja, hankkeita ja laitehankintoja yms., joissa on mukana henkilötietoa.

Kun Metropolian työntekijä esittää uutta työvälinettä hankittavaksi Metropoliaan, tulee työvälineestä (esim. uusi tietojärjestelmä, digisovellus, ohjelmisto) tehdä ensin DPIA/tietosuojan vaikutustenarviointi. Tätä varten työntekijän tulee täyttää Metropolian OMA-intranetin kautta e-lomake-ohjelmistolla toteutettu työväline-DPIA -lomake.

Työväline-DPIA -lomakkeelle tallennetaan seuraavia tietoja rekisteröidystä:

  • Vastuuhenkilö ja -yksikkö
  • mitä muutosta tämä vaikutusten arviointi koskee
  • yksikkö/kustannuspaikka, joka maksaa työvälineen kulut
  • henkilö, joka toimisi yksikön pääkäyttäjänä työvälineelle Metropoliassa (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite/puhelinnumero)
  • konsultaatioprosessi (rekisteröidyt, joiden näkemys tulisi ottaa huomioon työvälinettä hankittaessa)
  • mahdolliset riskit/uhat rekisteröidyille

Kun Metropolian työntekijän/opiskelijan suunnittelemassa tutkimuksessa tai opinnäytetyössä aiotaan käsitellä tutkittavien terveystietoja, esim. tietoja heidän käyttämistään mielenterveyspalveluista, tietoja kohderyhmän seksuaalisesta suuntautumisesta tai etnisestä taustasta taikka muista vastaavista arkaluonteisista henkilötiedoista, edellyttää tietosuojalainsäädäntö sitä, että ennen tutkimusaineiston keruuvaihetta ja henkilötietojen käsittelyä, tehdään tutkimuksesta ja/tai sen tausta-aineistosta DPIA - tietosuojan vaikutustenarviointi.

Tutkimuksen DPIA -lomake täytetään Metropolian OMA-intranetin kautta e-lomake-ohjelmistolla. Kyseiselle lomakkeelle tallennetaan rekisteröidyn tietoina:

  • yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa (etunimi, sukunimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
  • sidosryhmien kuuleminen (suunnitelma siitä, kuinka sidosryhmät otetaan huomioon tutkimuksessa/opinnäytetyössä)
  • mahdolliset riskit/uhat rekisteröidyille

Perusmuotoinen DPIA -lomake täytetään Metropolian OMA-intranetin kautta e-lomake-ohjelmistolla, kun kumpikaan edellisistä lomakkeista ei sovellu. Tällöin Metropolian opiskelija/työntekijä täyttää ns. perusmuotoisen DPIA -lomakkeen. Kyseiselle lomakkeelle tallennetaan rekisteröidyn tietoina:

  • vastuuhenkilö ja -yksikkö
  • mitä muutosta tämä vaikutusten arviointi koskee
  • minkälaista henkilötietojen käsittelyä toiminnan parissa tulee tapahtumaan?
  • jos on laadittuna hankesuunnitelma/projektisuunnitelma yms., voi lomakkeen täyttäjä liittää sen loppuun liitteeksi.
  • tieto siitä, jaetaanko henkilötietoa joidenkin Metropolian muiden yksikköjen tai sidosryhmien kera
  • konsultaatioprosessi (rekisteröidyn näkemysten huomioiminen)
  • mahdolliset riskit/uhat rekisteröidyille

Tietosuojaselosteet

Metropolian tietosuojapalvelut laativat rekisteröidyn informointivelvoitteen edellyttämiä tietosuojaselosteita (GDPR 13 ja 14 artikla). Tietosuojaselosteet sisältävät henkilötietoina:

  • tietosuojavastaavan yhteystiedot (etunimi ja sukunimi sekä sähköpostiosoite);
  • rekisterinpitäjän vastuuhenkilön etunimen ja sukunimen sekä tehtävän/aseman;
  • rekisterin sisällöstä vastaavan henkilön ja rekisterin yhteyshenkilön etunimen, sukunimen, tehtävän/aseman sekä sähköpostiosoitteen.

Metropolian tietosuojapalveluiden laatiessa näitä tietosuojaselosteita voivat he käsitellä näihin tehtäviin liittyen myös muita henkilötietoja (esim. tarkastellessaan, mistä henkilötiedoista kyseinen henkilörekisteri muodostuu).

Henkilötietojen käsittelysopimukset

Henkilötietojen käsittelysopimukset Metropolia Ammattikorkeakoulu laatii tietosuojapalveluiden toimesta GDPR 28 artiklan mukaisesti Metropolian ja henkilötietojen käsittelijän välillä. Henkilötietojen käsittelysopimukset saattavat sisältää seuraavaa tunnisteellista tietoa:

  • allekirjoittajan yhteystiedot Metropolia Ammattikorkeakoulussa (etunimi, sukunimi, asema organisaatiossa) sekä allekirjoitus, nimenselvennys ja päivämäärä
  • allekirjoittajan yhteystiedot henkilötietojen käsittelijän osalta(etunimi, sukunimi, asema organisaatiossa) sekä allekirjoitus, nimenselvennys ja päivämäärä

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietojen säännönmukaisina tietolähteinä käytetään julkisia tietokantoja sekä mahdollisia organisaatio- ja viranomaislähteitä.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian tietosuojapalveluiden henkilörekisterin tietoihin annetaan viranomaisille pääsy lain edellyttämissä tilanteissa (esim. tietosuojavaltuutetun toimistolle).

Lisäksi Metropolian tietosuojapalveluiden henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Metropolian tietosuojapalveluiden henkilörekisterin käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu Metropolian seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

Sysart Oy ja Requeste-palvelupyyntöjärjestelmä

Requeste on Sysart Oy:n kehittämä työryhmätoimintaan tarkoitettu palvelupyyntö- ja työnohjausjärjestelmä. Requeste on selainpohjainen asiakasliittymä, jolla käyttäjäkunta voi tehdä palvelupyyntöjä eri Metropolian palvelutiimeille. Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään kuuluu laitteet inventoiva auditointiohjelmisto, jolla laitteiden tiedot haetaan.

Leijonaverkot Oy (osa Erillisverkot -konsernia, ent. Deltagon Group Oy) ja turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)

Metropolian omalla palvelimella toimivaa sähköpostin salausratkaisua - Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisua voidaan käyttää arkaluonteisten henkilötietojen ja salassapidettävien asiakirjojen välittämiseen Metropolian ulkopuolisista sähköpostiosoitteista (kun sähköpostia lähettää esimerkiksi Metropoliaan opiskelemaan aikova henkilö ”ei - [at] metropolia.fi -päätteisestä” sähköpostiosoitteesta, tai sellaiseen lähetetään Metropoliasta viesti).

Innofactor Oyj ja Dynasty -asianhallinta- ja sopimustenhallintajärjestelmä

Metropolian rekisteröidyn tietopyynnöt sekä muut rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tallennetaan Metropolian yhteiseen asian- ja sopimustenhallintajärjestelmään. Lisäksi Metropolian tietosuojapalveluilla on pääsy Dynasty-järjestelmässä oleviin joihinkin muihin asiakirjoihin työtehtäviensä puolesta.

Arter Oy ja ARC-järjestelmä

ARC-järjestelmää käytetään Metropolian tietosuojapalveluiden toimesta tietosuojan tilannekuvan ja tunnisteellisen datan keruun ja käsittelyn tietojen hallinnointiin ja päivittämiseen. ARC-järjestelmään toteutetut kuvaukset ja dokumentointi tietosuojalainsäädännön velvoitteiden osalta vastaa rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuuteen.

ARC-järjestelmästä löytyy muun muassa organisaation yhteinen järjestelmä- ja sovellussalkku. Lisäksi Työväline-DPIA:t päivitetään ARC-järjestelmään sekä tieto siitä, sisältääkö työväline henkilötietoja, onko työvälineen takana olevalla toimittajalla/palveluntarjoajalla pääsy henkilötietoihin ja jos on pääsy, niin tieto siitä, onko työvälineen takana olevan yrityksen/järjestelmäntoimittajan/palveluntarjoajan kanssa laadittu henkilötietojen käsittelysopimus. Lisäksi ARC-järjestelmään tallennetaan tieto siitä, kuinka monta henkilörekisteriä Metropolialla on yhteensä ja missä alustalla henkilörekisterien tietosuojaselosteet rekisteröidyille on julkaistu sekä missä rekistereihin liittyvät henkilötietojen käsittelysopimukset ovat tallennettuina.

Myös kansainvälisten henkilötietojen käsittelyn sekä ns. kansainvälisten tiedonsiirtojen tilannekuvaa (muun lukien mahdolliset TIA-arvioinnit sekä kv-tiedonsiiron siirtomekanismien kuvaukset ja mahdollisten lisäsuojatoimenpiteiden voimaansaattaminen kv-siirtoa turvaamaan) hallinnoidaan organisaatiotasolla ARC-järjestelmässä.

Orange Advertising Oy ja Drupal-sisällöntuotantotyöväline

Metropolian tietosuojapalvelut toteuttavat Metropolian tietosuojaselosteiden julkaisua Metropolian julkisilla verkkosivuilla Drupal-sisällöntuotantotyövälineen avulla.

Microsoft Corporation ja Teams-verkkokokoustyöväline

Teams-verkkokokoustyövälinettä käytetään pääsääntöisesti Metropolian henkilökunnan sisäisessä viestinnässä, mutta sitä voidaan käyttää myös vierailijoiden kanssa tapahtuvassa viestinnässä.

Eduix Oy ja e-lomake-ohjelmisto

Metropolian OMA-intranetin kautta e-lomake-ohjelmistolla työntekijä/opiskelija täyttää työväline-DPIA -lomakkeen/tutkimuksen DPIA -lomakkeen/perusmuotoisen DPIA -lomakkeen.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.

Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.

Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Metropolian tietosuojapalveluiden henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä lähtökohtaisesti niin kauan kuin se on tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien vuoksi tarpeen lainsäädännön velvoitteen noudattamiseksi (esim. tietosuojalainsäädännön vaatimusten täytäntöön panemiseksi, raportointivelvoitteen täyttämiseksi, rekisteröityjen oikeuksien toteuttamiseksi, oikeusvaateen laatimiseksi tai rekisteröidyn oikeussuojan turvaamiseksi). Metropolian säilytysajoista on määrätty Metropolian arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon myös mm. seuraava sääntely

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
  • Kansallisarkiston päätös säilytysajoista - AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Metropolian Karamalmin kampus

Karaportti 2, 02610 Espoo

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset

Metropolian tietosuojapalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Metropolian tietosuojapalveluiden henkilörekisteri on lakisääteinen henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan Metropolian tietosuojapalveluiden toimintaa ja palveluita.

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään. Rekisteröidyn ei ole pakko toimittaa tietoja, mutta tietojen toimittamatta jättäminen voi vaikuttaa hänen oikeuksiensa toteutumiseen, koska tietosuojapalveluiden on toiminnassaan varmistuttava esimerkiksi tietopyyntöjen osalta rekisteröidyn henkilöllisyydestä.

Lisäksi henkilötietojen säännönmukaisina tietolähteinä käytetään julkisia tietokantoja sekä mahdollisia organisaatio- ja viranomaislähteitä.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolian tietosuojapalveluiden henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.