Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Rekisterin nimi
Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen (ja muut oppimisratkaisut) palveluiden henkilörekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaavat henkilöt:
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:
Nimi: Mats Perander
Tehtävä: Myyntijohtaja, Täydennyskoulutus- ja yrityspalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: mats.perander [at] metropolia.fi
Nimi: Taru Ruotsalainen
Tehtävä: Päällikkö, Jatkuvan oppimisen palvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: taru.ruotsalainen [at] metropolia.fi
Rekisterin yhteyshenkilöiden yhteystiedot:
Nimi: Katja Kokki
Tehtävä: Koulutuskoordinaattori, Täydennyskoulutus- ja yrityspalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: katja.kokki [at] metropolia.fi
Nimi: Olga Trishkina
Tehtävä: Assistentti, Jatkuvan Oppimisen palvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: olga.trishkina [at] metropolia.fi
Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä, sähköposti: yrityspalvelut [at] metropolia.fi; jatkuvaoppiminen [at] metropolia.fi
Tietosuojavastaava
Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen (ja muut oppimisratkaisut) palveluiden tehtävänä on tuottaa erilaisia täydennyskoulutuksia, oppimisratkaisuja, tapahtumia ja räätälöityjä asiantuntijapalveluita sekä toteuttaa yrityskoulutuksia yhteisöille, yrityksille ja organisaatioille sekä kotimaassa että kansainvälisesti. Tietoja kerätään koulutuspalveluiden käytännön järjestelyihin liittyen, mm. ilmoittautumisen hallinta, koulutuskutsun lähettäminen, suoritusten kirjaaminen, laskutus, palautteen kerääminen ja todistus.
Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen (ja muut oppimisratkaisut) palveluiden henkilötietorekisterin käyttötarkoitus on pitää yllä asiakkuuksiin liittyviä kontakteja ja toimintoja.
Metropolia Ammattikorkeakoulussa opetusta toteutetaan myös etä-/verkko-opetuksena ja etä-/verkkotentteinä. Etäopetuksessa hyödynnetään Microsoft Teams -verkkokokoustyövälinettä ja Zoom-verkkokokoustyövälinettä. Metropolia Ammattikorkeakoulu valvoo tenttien suorittamista varmistaakseen opiskelijoiden yhdenvertaisen kohtelun. Korkeakoulu voi käyttää etävalvonnassa ensisijaisesti live-kuvaa tai tietojärjestelmien keräämiä kirjautumis-, aktiviteetti- ja lokitietoja. Joissakin perustelluissa tapauksissa tai vilppiepäilytapauksissa voidaan käyttää toissijaisesti myös video- ja äänitallenteita. Opiskelijan henkilöllisyys voidaan tarkistaa etätenttiä varten. Etävalvontaan osallistuminen opiskelijan itse valitsemassa yksityisessä paikassa on vapaaehtoista. Etävalvontaan osallistuessaan opiskelija suostuu valvonnan ehtoihin, kuten esimerkiksi pitämään kameraansa päällä. Opiskelijalla on oikeus keskeyttää valvonta tentin aikana esimerkiksi yllättävän tilanteen vuoksi, mutta valvonnan keskeyttäminen voi johtaa tenttisuorituksesi hylkäämiseen.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolia Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen (ja muut oppimisratkaisut) palveluiden rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu:
suostumukseen
- Uutiskirjeiden ja markkinointiviestinnän osalta henkilön antama suostumus vastaanottaa uutiskirjeitä ja markkinointiviestintää.
- Etätentteihin liittyvä etävalvonta: Metropolia Ammattikorkeakoulussa opetusta toteutetaan myös etä-/verkko-opetuksena ja etä-/verkkotentteinä. Etäopetuksessa hyödynnetään Microsoft Teams -verkkokokoustyövälinettä ja Zoom-verkkokokoustyövälinettä. Metropolia Ammattikorkeakoulu valvoo tenttien suorittamista varmistaakseen opiskelijoiden yhdenvertaisen kohtelun. Etävalvontaan osallistuminen opiskelijan itse valitsemassa yksityisessä paikassa on vapaaehtoista. Etävalvontaan osallistuessaan opiskelija suostuu valvonnan ehtoihin, kuten esimerkiksi pitämään kameraansa päällä. Opiskelijalla on oikeus keskeyttää valvonta tentin aikana esimerkiksi yllättävän tilanteen vuoksi, mutta valvonnan keskeyttäminen voi johtaa tenttisuorituksesi hylkäämiseen.
sopimukseen
- Asiakkuuksiin ja kumppanuuksiin liittyvä toiminta perustuu joissakin tapauksissa tehtyihin sopimuksiin, jolloin oikeusperuste on sopimukseen perustuva.
Esimerkiksi a) koulutukseen osallistuvan henkilön työnantajayrityksen ja hänen välillään allekirjoitettuun sitouttamissopimukseen: Sitouttamissopimuksella työntekijä voi valtuuttaa työnantajansa seuraamaan työnantajan maksaman täydennyskoulutuksen ja opintojen etenemistä. Työntekijä antaa tämän sopimuksen allekirjoituksin työnantajayritykselle oikeuden seurata opintojensa edistymistä yhteistyössä koulutuksen järjestäjän (Metropolia) kanssa siten, että yritys voi saada kulloinkin tiedon Metropolialta siitä, mikä osa maksetusta koulutuksesta on suoritettu. Työnantajayrityksellä ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoa työntekijän (rekisteröidyn) koulutuksesta saamista arvosanoista tai hänen sanallisesta henkilöarvioinnista;
Toisaalta b) työnantajayrityksen ja Metropolian välillä tehtyyn sopimukseen koulutuksen/valmennuksen ostamisesta Metropolialta
oikeutettuun etuun
- Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu myös oikeutettuun etuun siltä osin kuin Metropolia toimii yrityksen kaltaisena, täydennyskoulutuspalveluita myyvänä organisaationa. Osa Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden asiakassuhteen hoitamiseen liittyvistä toimista perustuu tähän (tapahtumaviestinnän toteuttaminen, asiakkuuksien hoitaminen). Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden rekisterissä olevien rekisteröityjen henkilötietoja ei kuitenkaan käytetä suoramarkkinointiin, mikäli henkilö ei itse ole antanut nimenomaista suostumustaan suoramarkkinointiin.
- Edun oikeutus on selvitetty tasapainotestillä. Tasapainotestiä pääset tarkastelemaan tästä.
lakisääteiseen velvollisuuteen
- Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu ns. opintopisteellisten suoritusten osalta rekisterinpitäjien lakisääteiseen velvollisuuteen
- Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
- Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) - Metropolian järjestämien, sellaisten täydennyskoulutusten opintosuoritukset, joista koulutuksen osallistuja voi saada opintopisteitä, säilytetään pysyvästi. Nämä pysyvän säilytyksen piiriin kuuluvat opintopisteelliset suoritukset tallennetaan Metropolian OMA/Peppi-tietojärjestelmään (muodostavat osan Metropolian opiskelijarekisteriä).
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu myös oikeutettuun etuun siltä osin kuin Metropolia toimii yrityksen kaltaisena, täydennyskoulutuspalveluita myyvänä organisaationa. Osa Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden asiakassuhteen hoitamiseen liittyvistä toimista perustuu tähän (liiketoiminnan edistämiseen liittyvä markkinointi, asiakkuuksien hoitaminen, tapahtumaviestinnän toteuttaminen).
Edun oikeutus on selvitetty tasapainotestillä. Testiä pääset tarkastelemaan tästä.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden asiakkaiden tietoja hallinnoidaan Metropolian asiakkuudenhallintajärjestelmän (CRM-järjestelmän) kautta. CRM-järjestelmässä on tiedot asiakasroolista, lähetetyistä tarjouksista, tehdyistä sopimuksista ja toimeksiannoista sekä asiakastapaamisista ja yhteistyöstä.
Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden rekisterissä on seuraavia henkilötietoja (ryhmitellen esitettynä):
- Osallistujien perustiedot
- Etunimi
- Sukunimi
- Henkilötunnus
- Osoitetiedot
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Erityisruokavalio
- Koulutustausta
- Ammattinimike/Työtehtävä
- Mikäli työnantaja toimii maksajana, niin yrityksen/organisaation tiedot
- Nimi
- Y-tunnus
- Laskutustiedot
- Osoitetiedot ja mahdollinen laskutusviite
- Suostumus suoramarkkinointiin
- Osallistujien koulutustiedot
- Mihin koulutukseen osallistunut
- Milloin osallistunut
- Minkä yrityksen/organisaation tilaamana/kustantamana
- ”Odotukseni koulutukselle” -tieto ennen koulutukseen osallistumista
- Tieto mistä saanut tiedon koulutuksesta
- Oliko opintopisteellinen suoritus (kyllä/ei)
- Suorittiko koulutuksen/valmennuksen hyväksytysti (kyllä/ei)
- Suoritetun koulutuksen perusteella mahdollisesti saatu pätevyys/sertifikaatti yms. (esim. hygieniapassi)
- Tiedot arvosanasta
- Räätälöityihin valmennuksiin tai muihin palveluihin osallistujien perustiedot
- Etunimi
- Sukunimi
- Sähköpostiosoite
- Suostumus suoramarkkinointiin
- Räätälöityihin valmennuksiin tai muihin palveluihin osallistujien koulutustiedot
- Mihin koulutukseen osallistunut
- Milloin osallistunut
- Minkä organisaation tilaama koulutus, Oliko opintopisteellinen suoritus (kyllä/ei)
- Suorittiko koulutuksen/valmennuksen hyväksytysti (kyllä/ei)
- Suoritetun koulutuksen perusteella mahdollisesti saatu pätevyys/sertifikaatti yms. (esim. hygieniapassi)
- Tiedot arvosanasta
- Tiedot asiakasroolista/muusta roolista CRM-järjestelmässä
- Onko Metropolian liiketoiminnan asiakas, ns. TKI-asiakas, oppimistoiminnan asiakas vai alumniasiakas
- Onko yrityksen laskutuksen yhteyshenkilö ja siksi rekisteröity CRM-järjestelmään
- Onko yrityksen kontaktihenkilö liittyen Metropolian ja yrityksen välillä tehtyihin sopimuksiin, toimeksiantoihin, sovittuihin asiakastapaamisiin, muuhun yhteistyöhön liittyen ja siksi rekisteröity CRM-järjestelmään
- Yritysyhteyshenkilörekisteröityjen osalta tiedot toimenpiteistä
- Tiedot lähetetyistä tarjouksista
- Tiedot tehdyistä sopimuksista ja toimeksiannoista
- Tiedot asiakastapaamisista
- Tiedot tehdystä muusta yhteistyöstä
- Lokitiedot liittyen Metropolian CRM-järjestelmän käyttöön
- CRM-järjestelmän käyttöön liittyen syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
Lisäksi mainittakoon, että Metropoliassa käytössä olevan asiakkuuksien johtamisen -mallin mukaisesti nimetyille asiakkaille ja kumppaneille on nimetty CRM-järjestelmään asiakkuusvastaavat Metropolian päästä. Nimettyjen Metropolian asiakkuusvastaavien tehtävänä on päivittää asiakkaan tietoja. Kaikkien CRM-käyttäjien tehtävänä on päivittää yhteystietoja niiden yritysten osalta, joiden kanssa on yhteyksissä. CRM-järjestelmässä voidaan poistaa yhteyshenkilö käytöstä passivoinnilla eli yhteystiedon poisto ei ole tarpeen. Passivoinnin jälkeen yhteyshenkilön tietoja ei voi muokata tai käyttää muiden tietueiden kanssa.
- CRM-järjestelmän käyttöön liittyen syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot on saatu pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään koulutuksiin/valmennukseen ilmoittautumisen yhteydessä.
Joissakin tapauksissa koulutusta ja/tai muita oppimisratkaisuja Metropolialta ostava työnantajayritys on saattanut välittää listan työntekijöistään Metropolialle ja pyytänyt ilmoittamaan heidät osallistujiksi johonkin yrityksen/organisaation työntekijöilleen kustantamaan koulutukseen tai valmennukseen.
Tällöin työnantajaorganisaatio on kuitenkin usein tehnyt ja informoinut koulutukseen osallistuvaa työntekijäänsä Metropolialta ostetusta, hänelle yrityksen/organisaation kustantamasta täydennyskoulutuksesta. Työnantajayrityksen ja rekisteröidyn välillä on saatettu allekirjoittaa esimerkiksi sitouttamissopimus tai vastaava dokumentti, jossa tehdystä ratkaisusta (työntekijän ilmoittamisesta osallistujaksi Metropolian järjestämään täydennyskoulutukseen) on työnantaja ilmoittanut rekisteröidylle.
Sitouttamissopimuksessa työntekijä on voinut valtuuttaa työnantajansa seuraamaan työnantajan maksamaa täydennyskoulutuksen ja siellä suoritettujen opintojen etenemistä. Työntekijä on voinut antaa sopimuksen allekirjoituksin työnantajayritykselle oikeuden seurata opintojensa edistymistä yhteistyössä koulutuksen järjestäjän (Metropolia) kanssa siten, että yritys voi saada kulloinkin tiedon Metropolialta siitä, mikä osa maksetusta koulutuksesta on suoritettu. Työnantajayrityksellä ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoa työntekijän (rekisteröidyn) koulutuksesta saamista arvosanoista tai hänen sanallisesta henkilöarvioinnistaan ilman työntekijän yritykselle antamaa erillistä suostumusta.
Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset
Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen (muut oppimisratkaisut) palveluiden sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.
Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen (muut oppimisratkaisut) palveluiden järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan laatimaan seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Lyyti Oy ja Lyyti-tapahtumahallintajärjestelmä
Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen (muut oppimisratkaisut) palveluiden toteuttamiin koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittaudutaan Lyyti-tapahtumahallintajärjestelmän mahdollistamana. Sieltä tarvittavat tiedot voidaan siirtää opintopisteytettyjen kokonaisuuksiin osalta OMA-/Peppi-tietojärjestelmään. Metropolian tapahtumahallinnan rekisteri ja siitä laadittu tietosuojaseloste täydentävät tätä kohtaa. Ko. rekisteristä laadittu tietosuojaseloste on katselmoitavissa Metropolian julkisten verkkosivujen Tietosuoja-osion kautta.
Eduix Oy ja e-lomake -ohjelmisto
Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen (muut oppimisratkaisut) palveluiden toteuttamiin koulutuksiin ja tapahtumiin on ilmoittauduttu ja tarpeen vaatiessa yhä ilmoittaudutaan ahotoinnin osalta e-lomakkeella, josta tiedot siirretään opintopisteytettyihin kokonaisuuksiin osallistuvien rekisteröityjen osalta OMA-/Peppi-tietojärjestelmään.
OMA-/Peppi-tietojärjestelmä
Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen (ja muut oppimisratkaisut) palveluiden henkilörekisterissä olevia tietoja käsitellään opintopisteellisten suoritusten osalta Metropolian OMA-palvelussa eli roolikohtaisella sähköisellä työpöydällä. Opintopisteytettyihin kokonaisuuksiin osallistuvat henkilöt syötetään OMA-Peppi-järjestelmään, jotta asiakkaat saavat Metropolian tunnukset ja opintosuoritustiedot voidaan tallentaa pysyvästi opiskelijahallinnon rekisteriin. Opintopisteellisiä opintosuorituksia säätelee myös laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintotodistuksista, sekä kyseisen lain edellyttämä tietojen pysyväissäilytysvelvollisuus. OMA-/Peppi-tietojärjestelmä on toteutettu niin sanottuna in-house -tuotantona Metropoliassa, jolloin sen käyttö ei edellytä Metropolialta ulkopuolisen palveluntarjoajan kanssa tehtävää yhteistyötä.
Microsoft Corportion ja Microsoft Teams -verkkokokoustyöväline
Metropolia Ammattikorkeakoulussa opetusta toteutetaan myös etä-/verkko-opetuksena ja etä-/verkkotentteinä. Etäopetuksessa hyödynnetään Microsoft Teams –verkkokokoustyövälinettä.
Palveluntarjoajana CSC Oy ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet)
Metropolia Ammattikorkeakoulussa opetusta toteutetaan myös etä-/verkko-opetuksena ja etä-/verkkotentteinä. Etäopetuksessa hyödynnetään Zoom –verkkokokoustyövälinettä. Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC:n Funet Miitti (Zoom)-palvelu on käytössä Metropolia Ammattikorkeakoulussa. Palvelu on toteutettu yhteispohjoismaisesti yhteistyössä NORDUnetin kanssa, eikä näin ollen ole osa julkisesti saatavilla olevaa Zoom-palvelua. Lisäksi NORDUnetin tarjoama Zoom-palvelu toimii kokonaisuudessaan EU:ssa, NORDUnetin omaan käyttöön varatuissa palvelinympäristöissä. Nämä palvelimet sijaitsevat Tanskassa ja Ruotsissa. Palveluista on myös sovittu NORDUnetin ja Zoomin kanssa ottaen huomioon eurooppalaisen tietosuojasääntelyn vaatimukset.
Arc Technology Oy ja HR (HRM) -tietojärjestelmä
(esim. luennointisijapalkkioihin liittyvä palkkion maksu)
Rekisterin toimintaan liittyvä palkkionmaksu tapahtuu HR-järjestelmän kautta (sama kuin Metropolian HRM-tietojärjestelmä). Esimerkiksi niin sanotut luennoitsijapalkkiot hoidetaan HR HRM-tietojärjestelmän kautta.
Aditro Public Oy ja Wintime -taloushallinnon järjestelmä (esim. toiminnan maksulliseen osuuteen liittyvä laskutus)
Kaikki toiminnan mahdollinen maksullinen osuus ja siihen liittyvä laskutus tapahtuu Aditro Wintime -taloushallinnon tietojärjestelmällä. Osa laskutusjärjestelmän tiedoista siirtyy automaattisesti Metropolian asiakkuudenhallinnan CRM-järjestelmään.
Liana Technologies Oy ja Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu (esim. uutiskirjeiden lähetys)
Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen (muut oppimisratkaisut) palveluiden toimintaan liittyvä, sähköpostitse tehtävä suoramarkkinointi, jos rekisteröity antanut siihen nimenomaisen, kirjallisen suostumuksensa, tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta.
Canva Pty Ltd ja Canva-visuaalisen markkinoinnin työväline
Canva-työvälineen avulla toteutetaan Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen (ja muut oppimisratkaisut) palveluiden visuaalista markkinointia.
Microsoft Corporation ja Microsoft Dynamics CRM (O365) -järjestelmä (Metropolian asiakkuudenhallinnan CRM-järjestelmä)
Asiakkuuksien hallintaan liittyvät tiedot tallennetaan CRM:ään suoraan ja osittain tieto siirtyy laskutuksen kautta. Ulkopuoliset luennoitsijat ilmoittavat omat palkkionmaksutietonsa e-lomakkeella, josta tiedot siirretään palkkionmaksujärjestelmään. Sieltä käsittely siirtyy palkanlaskentaan.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen toimintaan liittyvän henkilörekisterin tietoja säilytetään seuraavasti:
- Opintopisteytetyt opintosuoritukset säilytetään pysyvästi. Nämä pysyvästi suoritettavat opintopisteet tallennetaan Metropolian OMA/Peppi-tietojärjestelmään (muodostavat osan Metropolian opiskelijarekisteriä). Opintopisteellisiä opintosuorituksia säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintotodistuksista.
- Muut täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden keräämät henkilötiedot, opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto-ja opintosuoritustiedot sekä muut tiedot säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa niin pitkältä ajanjaksolta kuin tiedot ovat saatavilla sähköisessä muodossa. Säilytysaika perustuu kansallisarkiston ammattikorkeakouluille antamaan pysyväissäilytysmääräykseen.
Jos rekisteröity ilmoittaa halukkuudestaan päättää asiakkuutensa Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden kanssa, tiedot rekisteröidystä poistetaan välittömästi (pois lukien yllämainitut opintopisteelliset opintosuoritukset, joita säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintotodistuksista ja lain määräämä pysyväissäilytysvelvollisuus).
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Rekisterin suojauksen periaatteet
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
- Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset
Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden ja jatkuvan oppimisen (muut oppimisratkaisut) palveluiden rekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä jäseneksi. Rekisteröity voi tehdä tietojensa poistopyynnön rekisteristä helposti.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään. Jossain tapauksissa tiedot on saatu koulutukseen ilmoittautujan työnantajaorganisaatiolta, jos työnantajaorganisaatio kustantaa koulutuksen henkilölle. Tässä tilanteessa kuitenkin koulutukseen osallistuvan henkilön työnantajayrityksen ja hänen välillään on tilanteesta yleensä informoitu puolin ja toisin sekä usein myös allekirjoitettu ns. sitouttamissopimus: Sitouttamissopimuksella työntekijä voi valtuuttaa työnantajansa seuraamaan työnantajan maksaman koulutuksen ja opintojen etenemistä. Työntekijä antaa tämän sopimuksen allekirjoituksin työnantajayritykselle oikeuden seurata opintojensa edistymistä yhteistyössä koulutuksen järjestäjän (Metropolia) kanssa siten, että yritys voi saada kulloinkin tiedon Metropolialta siitä, mikä osa maksetusta koulutuksesta on suoritettu. Työnantajayrityksellä ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoa työntekijän (rekisteröidyn) koulutuksesta saamista arvosanoista tai hänen sanallisesta henkilöarvioinnista.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden ja jatkuvan oppimisen (muut oppimisratkaisut) palveluiden rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.