Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Rekisterin nimi
Urban SOS-hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö
Nimi: Annakaisa Oksava
Tehtävä: Osaamisaluepäällikkö, Hyvinvoinnin osaamisalue
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: annakaisa.oksava [at] metropolia.fi
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot
Nimi: Tiina Lehto-Lundén
Tehtävä: Projektipäällikkö, Hyvinvoinnin osaamisalue
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tiina.lehto-lunden [at] metropolia.fi
Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä
tiina.lehto-lunden [at] metropolia.fi
Tietosuojavastaava
Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Kansainvälisen Erasmus+ -rahoitteisen Urban SOS -hankkeen tavoitteena on kehittää koulutustoimintaa, joka kohdistuu tämän hetken sosiaalialan kasvavaan tarpeeseen osallistua sekä kansainväliseen että moniammatilliseen vuoropuheluun.
Hankkeessa halutaan aktivoida keskustelua siitä, mikä vaikuttaa asukkaiden hyvinvointiin urbaanissa ympäristössä. Tähän vuoropuheluun kutsutaan hankkeen mahdollistamana mukaan keskustelemaan sekä urbaanin ympäristön asukkaita että sosiaalialan koulutushenkilöstöä yhdessä kentällä toimivien käytännön työntekijöiden ja kaupunkipolitiikkaa toteuttavien paikallisviranomaisten kanssa.
Urban SOS -hankkeen tavoitteena on analysoida kaupunkisosiaalityötä ja sosiaalisen tuen rakenteita ja yhteisöjä auttaaksemme luomaan kestäviä ratkaisuja asukkaille ja kaupungeille. Hankkeen aikana kehitetään muun muassa neljä 'tuotetta':
- Yhteisiin käytäntöihin ja tutkimuspohjaiseen analyyttiseen metodiin perustuva, metodologinen lähestymistapa
- Opetushenkilöstön koulutusmateriaali
- Sosiaalialan ammattilaisille tarkoitettu verkko-opiskelumateriaali
- Verkko-oppimisyhteisön luominen pelillistäviä menetelmiä hyödyntäen.
Metropolian Urban SOS -hankerekisterin tietosuojaseloste täydentää olennaisilta osin nyt käsillä olevaa Metropolian Urban SOS -hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisterin tietosuojaselostetta. Metropolian Urban SOS -hankerekisterin tietosuojaseloste on luettavissa Metropolian julkisten verkkosivujen Tietosuojaselosteet -osiosta, kohdasta Hankkeiden ja projektien henkilörekisterit.
Metropolian Urban SOS -hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisterin tietosisältö kerätään vuosien 2020-2022 aikana.
Aineistoa kerätään haastattelemalla ja dokumentteja tarkastelemalla muun muassa yleishyödyllisten yhdistysten ja organisaatioiden mahdollistamana. Hankkeen sidosryhmäorganisaatioita ja hankekumppaneita ovat esimerkiksi Kalliolan Setlementti ry ja Miitti (Pro Lapinlahden Miitti). Kalliolan Setlementti ry on yhteiskunnallinen konserni, jonka tarkoitus on luoda edellytyksiä hyvälle elämälle. Miitti puolestaan on hanke tai visio - ”ihmisten projekti”, jonka tarkoituksena on ennakkoluulojen rikkominen vuorovaikutuksella ja yhdessä tekemisellä. ”Miitti” tulee sanoista Monikulttuurisuus, Ihmisyys, Ilo, Toiminnallisuus, Turvallisuus ja Innovaatio. Pro Lapinlahden Miitti on projekti, jossa edistetään turvapaikanhakijoiden ja maahanmuuttajien integraatiota sekä kantaväestön kohtaamista Helsingissä sijaitsevan ns. vanhan Lapinlahden sairaalan tiloissa toimivan asukastilan miljöötä ja ympäristöä hyödyntäen, yhdessä tehden ja oppien.
Metropolian Urban SOS -hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisteri on vapaaehtoiseen osallistumiseen perustuva henkilörekisteri.
Osallistuminen Urban SOS -hankkeen puitteissa järjestettävään tutkimukseen on täysin vapaaehtoista ja perustuu tutkittavan itse antamaan, vapaaehtoiseen suostumukseen. Muun muassa näiden haastattelujen ja niiden perusteella analysoidun tiedon avulla kehitetään hankkeen tavoitteiden mukaisia tuotoksia. Tavoitteiden saavuttamiseksi tarvitaan lisäksi yhteiskehittelytyöpajoja sekä kyselyitä, joissa kaikissa on henkilötietojen käsittelyä mukana.
Kerätyn tutkimusaineiston analyysi ja aineiston käyttö osana hankkeen työpaketteja tapahtuu vuoden 2022 loppuun mennessä. Hankkeen kokonaiskesto sijoittuu ajalle 31.8.2019 - 31.12.2022. Näin ollen tutkimusrekisterin tietosisältö säilytetään tutkimuksen keston ajan vuoden 2022 loppuun saakka, minkä jälkeen tutkimusaineisto hävitetään pysyvästi. Tutkimuksesta ei synny pysyvää henkilörekisteriä.
Tutkimuksen kulussa henkilötietoja syntyy haastattelun ja yhteiskehittelyn osallistujien hakemisessa ja pyydettäessä mukaan sekä yhteiskehittelytyöpajojen keskusteluja, haastatteluja ja kyselylomakeaineistoja tallennettaessa. Hankkeeseen osallistuvien henkilörekisterissä käsiteltävien tietojen käsittelyn tarkoituksena on edistää hankkeen tuotosten ja tulosten saavuttamista.
Tutkimusaineisto säilytetään Metropolian suojatulla verkkolevyasemalla, johon pääsy on annettu vain ns. Metropolian Urban SOS -hankkeen tutkimusryhmän jäsenille. Suorat tutkittavan (rekisteröidyn) tunnistetiedot poistetaan (pseudonymisointi) ennen tutkimusaineiston analyysiä, ja vain tutkimusryhmällä on pääsy pseudonymisoituun aineistoon.
Tutkimusrekisterin käyttö perustuu asianmukaiseen hankesuunnitelmaan ja tutkimusrekisteriä käytetään vain hanketta varten. Tutkimusluvat haetaan kaikilta tarvittavilta organisaatioilta.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolian Urban SOS -hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisterissä käsiteltävien tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen (tutkittavan suostumus).
Metropolian Urban SOS -hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisterissä käsiteltävien tietojen käsittely perustuu lisäksi yleisen edun mukaiseen tieteellisen tutkimuksen toteuttamiseen.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Metropolian Urban SOS -hankkeen tutkimusaineiston henkilötietorekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Metropolian Urban SOS -hankkeen henkilötietorekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja henkilötietoryhmittäin:
Hankekumppaneiden toimintaan osallistuvat henkilöt
- Perustiedot: etunimi; sukunimi (tutkittavien etsimisvaiheessa)
- Tutkittavien haastattelutiedot: äänitallenteet (tutkittavien haastatteluvaiheessa ja aineiston analyysivaiheessa)
- Tutkittavien kyselyvastaukset: kirjalliset vastaukset (kyselyyn vastausvaiheessa ja aineiston analyysivaiheessa)
Kaikki aineisto anonymisoidaan ennen aineiston analyysivaihetta.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.
Metropolian Urban SOS -hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisteriin liittyy olennaisesti Metropolian Urban SOS -hankerekisterin tietosuojaseloste. Se on luettavissa Metropolian julkisten verkkosivujen Tietosuojaselosteet -osiosta, kohdasta Hankkeiden ja projektien henkilörekisterit.
Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset
Metropolian Urban SOS -hankkeen henkilötietorekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan lähtökohtaisesti pääsy vain tutkimusryhmälle ja tutkimusryhmän valvonnassa opinnäytetyötä tekeville opiskelijoille, joilla on ymmärrys tutkimuseettisistä periaatteista.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan tilanne, jossa ICT-järjestelmäntoimittajalla on ns. admin-tunnuksen avulla pääsy asiakasdataan esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa, tulkitaan henkilötietojen käsittelytilanteeksi.
Näin ollen ne tietojärjestelmät, sovellukset ja ohjelmistot - sekä niiden takana olevat ICT-järjestelmäntoimittajat/palveluntarjoajat (yritykset) - joiden avulla Metropolian Urban SOS -hankkeen henkilörekisterin tai Metropolian Urban SOS -hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisterin tietoja käsitellään, tulkitaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiksi tietojen käsittelijöiksi tai vastaanottajiksi. Metropolian Urban SOS -hankkeen henkilötietorekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy seuraaville IT-palveluntarjoajille ja/tai järjestelmäntoimittajille. Henkilötietojen käsittelysopimukset on GDPR:n artiklan 28 mukaisesti laadittu keskitetysti Metropolia Ammattikorkeakoulun toimesta seuraavien ICT-yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Eduix Oy ja E-lomake -ohjelmisto
Metropolian Urban SOS -hankkeen kyselyt tehdään e-lomakkeella, josta tiedot siirretään aineiston käsittelemiseksi Exceliin.
Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Eduix Oy:n välillä on laadittu GDPR:n artiklan 28 mukainen henkilötietojen käsittelysopimus.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Metropolian Urban SOS -hankkeen tutkimusrekisterin tietosisältö kerätään vuosien 2019-2022 aikana. Kerätyn tutkimusaineiston analyysi ja aineiston käyttö osana hankkeen työpaketteja tapahtuu vuoden 2022 loppuun mennessä. Hankkeen kokonaiskesto sijoittuu ajalle 31.8.2019 - 31.12.2022. Näin ollen tutkimusrekisterin tietosisältö säilytetään tutkimuksen keston ajan vuoden 2022 loppuun saakka, minkä jälkeen tutkimusaineisto hävitetään pysyvästi. Tutkimuksesta ei synny pysyvää henkilörekisteriä.
Suorat tutkittavan (rekisteröidyn) tunnistetiedot poistetaan (pseudonymisointi) ennen tutkimusaineiston analyysiä, ja vain tutkimusryhmällä on pääsy pseudonymisoituun aineistoon.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Rekisterin suojauksen periaatteet
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
- Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset
Metropolian Urban SOS -hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
- Metropolian Urban SOS -hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri.
- Metropolian Urban SOS -hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä jäseneksi.
- Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Metropolian Urban SOS -hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.