Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 22.5.2020 - 09:12

Rekisterin nimi

3AMK-kirjastojen asiakasrekisteri (useamman korkeakoulun yhteinen rekisteri)

Rekisterinpitäjä

Yhteisrekisterinpitäjien nimet

Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy

Laurea-ammattikorkeakoulu Oy

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

 

Yhteisrekisterinpitäjien yhteystiedot

Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus 2029188-8).

Ratapihantie 13, 00520 Helsinki

 

Laurea-ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus 1046216-1).

Ratatie 22, 01300 Vantaa

 

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

 

Rekisterinpitäjien yhteyshenkilöt

Nimi: Eeva Klinga-Hyöty
Tehtävä: Tietopalvelupäällikkö
Osoite: Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy, Ratapihantie 13, 00520 Helsinki
Sähköposti: eeva.klinga-hyoty [at] haaga-helia.fi

 

Nimi: Hanna Lahtinen
Tehtävä: Johtaja
Osoite: Laurea-ammattikorkeakoulu Oy, Ratatie 22, 01300 Vantaa
Sähköposti: hanna.lahtinen [at] laurea.fi

 

Nimi: Hellevi Hakala
Tehtävä: Tietopalvelupäällikkö, Kirjasto- ja tietopalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Sähköposti: hellevi.hakala [at] metropolia.fi

 

Rekisterinpitäjien tietosuojavastaavat

Teija Aarnio

teija.aarnio [at] haaga-helia.fi

Puh. 040 488 7001

 

Marjo Valjakka

marjo.valjakka [at] laurea.fi

Puh. 046 856 7658

 

Tuulia Aarnio

tuulia.aarnio [at] metropolia.fi

Puh. 040 844 0690

 

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan sen organisaation tietosuojavastaavalle, jota asia koskee.

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

3AMK-kirjastot ovat seuraavien kolmen korkeakoulun yhteisiä kirjastoja:

  • Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu
  • Laurea-ammattikorkeakoulu
  • Metropolia Ammattikorkeakoulu

3AMK-kirjastot käyttävät kirjastojärjestelmän asiakasrekisteriä kirjastojen asiakassuhteiden hoitamiseen. Rekisterinpitäjät käsittelevät tietoja itse sekä hyödyntävät henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjien puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:

  • käsittely on tarpeen rekisterinpitäjien lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 6 art. 1.c);
  • käsittely on tarpeen rekisterinpitäjien tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f);
  • rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a) tai, jos kyse on erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvista henkilötiedoista, että rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten, paitsi jos unionin oikeuden tai kansallisen lainsäädännön mukaan lakiin perustuvaa tietojen käsittelyn kieltoa ei voida kumota rekisteröidyn suostumuksella (GDPR 9 art. 2.a).

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Yhteisrekisterinpitäjien oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjien väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy kun rekisteröity käyttää kirjaston palveluita, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.

Rekisterin henkilötietoryhmät

3AMK-kirjastojen asiakasrekisterin rekisteröityjä ovat 3AMK-kirjastojen palveluja käyttävät asiakkaat.

 

Asiakasrekisteriin tallennetaan kunkin henkilötietoryhmän osalta tarkoituksenmukaisiksi katsottuja seuraavia henkilötietoja:

 

HENKILÖN PERUSTIEDOT

  • asiakkaan nimi
  • henkilötunnus
  • osoite
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • opiskelijanumero

 

ASIAKKUUTEEN LIITTYVÄT TIEDOT

  • kirjastokortin numero, pin-koodi
  • asiointikieli
  • asiakas- ja tilastointiryhmä
  • tieto itsepalvelunoudon sallimisesta
  • tiedot palauttamattomaan aineistoon liittyvistä maksuista ja toimenpiteistä
  • pitkä laina-aika
  • asiakastietojen päivityspäivämäärä
  • asiakkaalla olevat lainat ja varaukset

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin henkilötiedot on saatu ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Rekisterin tietoja kerätään myös muista yleisesti saatavilla olevista lähteistä (esimerkiksi julkiset osoite- ja puhelinnumerohakemistot).

Rekisterin tietoja saadaan lisäksi yhteisrekisterinpitäjien muista omista rekistereistä (esimerkiksi opiskelijan luvalla opintohallinnon rekisteristä).

Tämän lisäksi yhteisrekisterinpitäjät keräävät asiakassuhteen aikana syntyviä henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

3AMK-kirjastojen asiakasrekisterissä olevia tietoja käsitellään yhteisrekisterinpitäjinä toimivien ammattikorkeakoulujen hankkimilla eri tietojärjestelmillä, sovelluksilla ja ohjelmistoilla.

 

E-lomake –tietojärjestelmä

E-lomake -tietojärjestelmällä kerätään pyynnöt kirjan tilaamisesta lainaan sekä asiakkaan ilmoitukset yhteystietojen muutoksesta kirjastolle.

 

Tuudo

Tuudo on mobiilisovellus, jonka avulla opiskelijat voivat mm. tarkastella omia opintosuorituksiaan, ilmoittautua opetukseen ja hallita henkilökohtaisia lukujärjestyksiään. Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijakunta METKA on sopinut Metropolia Ammattikorkeakoulun kanssa METKA-opiskelijakunnan jäsenrekisterin teknisestä ylläpidosta siten, että Metropolia Ammattikorkeakoulu ylläpitää sitä. Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Metropolian METKA-opiskelijakunnan välillä on sovittu siitä, että TUUDO-palvelun ja TUUDO-mobiilisovelluksen on mahdollista hakea teknisen rajapinnan avulla tietoja suoraan Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelija- ja opintotietojärjestelmästä. Tällä yhdistämisellä mahdollistettuja tietoja opiskelija voi hyödyntää käyttäessään TUUDO-palvelua ja TUUDO-mobiilisovellusta.

TUUDO-mobiilisovellus tarjoaa opiskelijalle METKA:n digitaalisen jäsentunnisteen, jonka avulla opiskelija voi hyödyntää METKA:n jäsenetuja ja palveluita. TUUDO-palvelun käyttö opiskelijan omien tietojen tarkastelemiseksi perustuu opiskelijan vapaaehtoiseen liittymiseen METKA-opiskelijakunnan jäseneksi.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

3AMK-kirjastojen asiakasrekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

 

Rekisterin käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan laatimaan seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

 

Rekisterin henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjien ulkopuolelle rekisterinpitäjien yhteistyökumppaneille, joiden kanssa rekisterinpitäjillä on sopimussuhde tai muille vastaaville tahoille, joilla on rekisterinpitäjien toimintaan liittyvä asiallinen yhteys kuten:

 

Lowell Suomi Oy (perintäyhtiö)

Palauttamattoman aineiston laskutuksessa ja perinnässä henkilötietoja luovutetaan Lowell Suomi Oy:lle.

 

Eduix Oy ja e-lomake -tietojärjestelmä

E-lomake -tietojärjestelmällä kerätään pyynnöt kirjan tilaamisesta lainaan sekä asiakkaan ilmoitukset yhteystietojen muutoksesta kirjastolle.

 

Tuudo Oy ja Tuudo

Tuudo on mobiilisovellus, jonka avulla opiskelijat voivat mm. tarkastella omia opintosuorituksiaan, ilmoittautua opetukseen ja hallita henkilökohtaisia lukujärjestyksiään. Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijakunta METKA on sopinut Metropolia Ammattikorkeakoulun kanssa METKA-opiskelijakunnan jäsenrekisterin teknisestä ylläpidosta siten, että Metropolia Ammattikorkeakoulu ylläpitää sitä. Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Metropolian METKA-opiskelijakunnan välillä on sovittu siitä, että TUUDO-palvelun ja TUUDO-mobiilisovelluksen on mahdollista hakea teknisen rajapinnan avulla tietoja suoraan Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelija- ja opintotietojärjestelmästä. Tällä yhdistämisellä mahdollistettuja tietoja opiskelija voi hyödyntää käyttäessään TUUDO-palvelua ja TUUDO-mobiilisovellusta.

TUUDO-mobiilisovellus tarjoaa opiskelijalle METKA:n digitaalisen jäsentunnisteen, jonka avulla opiskelija voi hyödyntää METKA:n jäsenetuja ja palveluita. TUUDO-palvelun käyttö opiskelijan omien tietojen tarkastelemiseksi perustuu opiskelijan vapaaehtoiseen liittymiseen METKA-opiskelijakunnan jäseneksi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Rekisterin tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, eikä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolelta, ellei se ole tarpeen tiedon käsittelyn teknisen toteuttamisen mahdollistamiseksi (esimerkiksi järjestelmien tekninen ylläpito EU:n/ETA:n ulkopuolelta) tai rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvien kansainvälisten toimintojen hoitamiseksi.

 

Siirtäessään henkilötietoja rekisterinpitäjät noudattavat EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita koskien henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin tai toteuttaa muut asianmukaiset suojatoimet tai varmistaa, että kolmannessa maassa taataan riittävä tietosuojan taso.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista henkilötietoryhmittäin suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen. Lisäksi henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.

 

Asiakastietoja poistetaan tarpeen mukaan vuosittain. Asiakkuus poistetaan noin kolme (3) vuotta viimeisestä lainaustapahtumasta.

 

Rekisterinpitäjät arvioivat tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan sen organisaation tietosuojavastaavalle, jota asia koskee.

 

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

 

3AMK-kirjastojen asiakasrekisteriin kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö sen organisaation tietosuojavastaavalle, jota asia koskee. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:

  • Yhteisrekisterinpitäjien ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Yhteisrekisterinpitäjien työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat yhteisrekisterinpitäjien lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Yhteisrekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Yhteisrekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

3AMK-kirjastojen asiakasrekisterin sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

 

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietyiltä osin tiedot on saatu:

  • muista yleisesti saatavilla olevista lähteistä (esimerkiksi julkiset osoite- ja puhelinnumerohakemistot)
  • yhteisrekisterinpitäjien muista omista rekistereistä (esimerkiksi opiskelijan luvalla opintohallinnon rekisteristä)
  • yhteisrekisterinpitäjät keräävät asiakassuhteen aikana syntyviä henkilötietoja

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

3AMK-kirjastojen asiakasrekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.