Metropolia syksyllä kohti normaalitoimintaa - tilannetiedot vahvistetaan elokuun alussa.

Katso miten koronavirustilanne vaikuttaa Metropolian toimintaan.

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 27.5.2020 - 15:47

Rekisterin nimi

Digivisio 2030 -hankkeen henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Yhteisrekisterinpitäjien nimet:

Metropolia Ammattikorkeakoulu
Aalto-yliopisto
Arene ry - Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto
UNIFI ry - Suomen yliopistojen rehtorineuvosto

Yhteystiedot rekisterinpitäjille:

Metropolia Ammattikorkeakoulu

Y-tunnus: 2094551-1
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000

Aalto-yliopisto

Y-tunnus: 2228357-4
Postiosoite: PL 11000, 00076 AALTO
Vierailuosoite: Otakaari 24, 02150 Espoo
Puhelin (vaihde): + 358 9 47 001

Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto Arene ry

Y-tunnus: 1059534-3
Postiosoite: PL 9, 00130 Helsinki
Vierailuosoite: Eteläranta 10, 00130 Helsinki
Puhelin (toiminnanjohtaja Petri Lempinen): + 358 40 766 7805

Suomen yliopistojen rehtorineuvosto UNIFI ry

Y-tunnus: 2343785-4
Postiosoite: Pohjoinen Makasiinikatu 7 A 2, 00130 Helsinki
Vierailuosoite: Pohjoinen Makasiinikatu 7 A 2, 00130 Helsinki
Puhelin (sihteeristön toiminnanjohtaja Tanja Risikko): + 358 40 1952 037

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö/ Metropolia Ammattikorkeakoulu

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Rehtori-Toimitusjohtaja
Sähköposti: riitta.konkola [at] metropolia.fi

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö/ Aalto-yliopisto

Nimi: Ilkka Niemelä
Tehtävä: Aalto-yliopiston rehtori
Sähköposti: president [at] aalto.fi

Tietosuojavastaavat

Metropolia Ammattikorkeakoulun tietosuojavastaava
Tuulia Aarnio
Sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Aalto-yliopiston tietosuojavastaava
Anni Tuomela
Sähköposti: anni.tuomela [at] aalto.fi, tietosuojavastaava [at] aalto.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi tai tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Digivisio 2030 -hanke on käynnistetty yhteistyössä Suomen kaikkien korkeakoulujen kesken. Sen tavoitteena on avata oppimisen kansalliset tietovarannot niin yksilön kuin yhteiskunnankin käyttöön mahdollistaen pedagogiikan kehittymisen ja korkeakoulujen uudistumisen. Helmikuussa 2020 kaikki suomalaiset yliopistot ja ammattikorkeakoulut allekirjoittivat aiesopimuksen, jossa sitoudutaan edistämään digivisiota ja tekemään yhteinen suunnitelma tuleville vuosille. Digivisiolla on myös opetus- ja kulttuuriministeriön vahva tuki, ja ministeriön erityisavustushaku tarjoaa mahdollisuuden digivision pitkäjänteiseen kehittämiseen.

Digivisio 2030 -hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on muun muassa hankkeen tapahtumien ja koulutusten järjestäminen sekä hankkeen toiminnasta tiedottaminen ja viestintä. Hankkeen tapahtumista, koulutuksista, webinaareista, työpajoista tai tilaisuuksista voidaan osallistujilta kerätä tapahtumatarjoilujen järjestämistä varten tarjoilujen toteuttamiseen liittyviä tietoja sekä tapahtumien, tilaisuuksien tai koulutusten järjestämisen jälkeen palautetietoa. Digivisio 2030 -hankkeen piirissä voidaan järjestää monimuotoisella toteutustavalla (myös etäosallistuminen mahdollistaen) tapahtumia, koulutuksia, webinaareja, työpajoja, tilaisuuksia yms. ja osa edellä mainitusta hankkeen piiriin kuuluvasta toiminnasta, tapahtumista ja koulutuksista voidaan myös tallennetaan verkkokokoustyövälineen mahdollistamana ja kameralla kuvia tapahtumasta/tilaisuudesta ottaen (esim. Zoom-verkkokokoustyövälinettä voidaan hankkeen piirissä hyödyntää). Kaikkeen edellä mainittuun sisältyy henkilötietojen käsittelyä.

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolia Digivisio 2030 -hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yleinen etu.

 

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Digivisio 2030 -hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Digivisio 2030 -hankerekisterin rekisteröityjä ovat muun muassa:

  • Suomen korkeakouluyhteisön digitalisaatiosta kiinnostuneet opiskelijat, opettajat ja muut työntekijät
  • Suomen korkeakouluyhteisön sidosryhmien edustajat
  • Digivisio 2030 -hankkeen piirissä toteutuvien koulutusten, työpajojen, tapahtumien, webbinaarien, tiedotetilaisuuksien yms. osallistujat

DIGIVISIO 2030 -HANKKEEN PIIRISSÄ JÄRJESTETTÄVIEN TAPAHTUMIEN JA KOULUTUSTEN OSALTA REKISTERÖIDYISTÄ VOIDAAN TALLENTAA MUUN MUASSA SEURAAVIA HENKILÖTIETOJA:

Tapahtuma-tai koulutusilmoittautumisen yhteydessä voidaan osallistujista kerätä seuraavat tiedot:

  • Perus- ja yhteystiedot: etunimi(t), sukunimi, organisaatio, tehtävänimike/titteli, sähköpostiosoite

Tapahtuma- tai koulutusilmoittautujien ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen voidaan lähetettää verkkokokoustyövälineen linkki (esim. Zoom-verkkokokoustyövälineen linkki) koulutustapahtumaan

Tapahtuman tai koulutuksen aikana verkkokokoustyövälineen mahdollistamana voidaan taltioida:

  • Puhujien ääni- ja videokuvatallennetta
  • Puhujille mahdollisten kysymysten esittäjien äänitallennetta

Tapahtuman tai koulutuksen aikana kameralla voidaan taltioida:

  • Puhujista/osallistujista valokuvia (kuitenkin niin, että kenenkään ei ole pakko olla kuvauksen kohteena - mahdollisesta kuvauksesta tiedotetaan etukäteen)
  • Hankkeen piirissä järjestettävissä tapahtumisssa, koulutuksissa, tilaisuuksissa yms. osallistujien on itse mahdollista ottaa kuvia (kuitenkin niin, että kenenkään ei ole pakko olla kuvauksen kohteena)

Tapahtuma- tai koulutustallenteita ja hankkeen piirissä otettuja valokuvia voidaan hyödyntää myös hankkeen viestinnässä myöhemmin. Tämä toteutetaan sellaisella tavalla, että kenenkään ei ole pakko olla kuvauksen kohteena. Kuvauksen kohteena olevan henkilön on näin ollen mahdollista ilmoittaa, että ei anna suostumustaan esimerkiksi hänestä koulutustapahtuman yhteydessä otetun valokuvan julkaisuun/hankkeen viestinnässä myöhemmin hyödyntämiseen.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Digivisio 2030 -hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämiä tietoja käsitellään eri tietojärjestelmillä, sovelluksilla ja ohjelmistoilla.

Näitä voivat muun muassa olla:

Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet, palveluntarjoajana CSC Oy)

Zoom -verkkokokoustyövälinettä käytetään Digivisio 2030 -hankkeessa järjestettävien koulutusten, webinaarien, tapahtumien, työpajojen yms. toteuttamiseen. Tapahtuma- tai koulutusilmoittautujille voidaan lähettää sähköpostilla linkki ilmoittautujan ilmoittamaan sähköpostiin. Tapahtuma- tai koulutustallennetta voidaan hyödyntää myös hankkeen viestinnässä myöhemmin. Tapahtuma- tai koulutustallenteeseen taltioituu todennäköisesti tapahtuman, webinaarin, koulutuksen, työpajan yms. aikana puhujien ääni- ja videokuvatallenne sekä puhujille mahdollisten kysymysten esittäjien äänitallenne.

Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC:n Funet Miitti (Zoom)-palvelu on käytössä Suomen korkeakouluyhteisöllä. Palvelu on toteutettu yhteispohjoismaisesti yhteistyössä NORDUnetin kanssa, eikä näin ollen ole osa julkisesti saatavilla olevaa Zoom-palvelua. Lisäksi NORDUnetin tarjoama Zoom-palvelu toimii kokonaisuudessaan EU:ssa, NORDUnetin omaan käyttöön varatuissa palvelinympäristöissä. Nämä palvelimet sijaitsevat Tanskassa ja Ruotsissa. Palveluista on myös sovittu NORDUnetin ja Zoomin kanssa ottaen huomioon eurooppalaisen tietosuojasääntelyn vaatimukset.

Google Forms -työväline (tapahtuma- tai koulutusilmoittautuminen, Metropolia Ammattikorkeakoulun hankkima Google Forms -työväline)

Digivisio 2030 -hankkeessa järjestettäviin tapahtumiin, webinaareihin, koulutuksiin, työpajoihin yms. ilmoittautuminen voidaan toteuttaa Google Forms -työvälineen/-lomakkeen avulla.  Tiedot ilmoittautumislomakkeesta voidaan taltioida tapahtuman, webinaarin, koulutuksen, työpajan yms. verkkokokoustyövälineen linkin (esim. Zoom-verkkokokoustyövälineen linkin) lähettämistä varten ilmoittautujien sähköpostiin. Tapahtuma, webinaari, koulutus, työpaja yms. voidaan tallentaa ja jakaa linkkinä ilmoittautuneille.  Tallennetta voidaan hyödyntää myös hankkeen viestinnässä myöhemmin.

Webropol-työväline (tapahtuma- tai koulutusilmoittautuminen, Aalto-yliopiston hankkima Webropol-työväline)

Digivisio 2030 -hankkeessa järjestettäviin tapahtumiin, webinaareihin, koulutuksiin, työpajoihin yms. ilmoittautuminen voidaan toteuttaa Webropol-työvälineen avulla.  Tiedot ilmoittautumislomakkeesta voidaan taltioida tapahtuman, webinaarin, koulutuksen, työpajan yms. verkkokokoustyövälineen linkin (esim. Zoom-verkkokokoustyövälineen linkin) lähettämistä varten ilmoittautujien sähköpostiin. Tapahtuma, webinaari, koulutus, työpaja yms. voidaan tallentaa ja jakaa linkkinä ilmoittautuneille.  Tallennetta voidaan hyödyntää myös hankkeen viestinnässä myöhemmin.

Aalto-yliopiston sähköpostijärjestelmä

Digivisio 2030 -hankkeessa järjestettäviin tapahtumiin, webinaareihin, koulutuksiin, työpajoihin yms. voidaan lähettää joko Metropolia Ammattikorkeakoulun tai Aalto-yliopiston hankkimalla sähköpostijärjestelmällä tapahtuman tai koulutusilmoittautumisen yhteydessä osallistujan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen tapahtuman, webinaarin, koulutuksen, työpajan yms. verkkokokouslinkki (esim. Zoom-linkki). Tapahtuma, webinaari, koulutus, työpaja yms. voidaan tallentaa ja jakaa linkkinä ilmoittautuneille.  Tallennetta voidaan hyödyntää myös hankkeen viestinnässä myöhemmin. Sähköpostitse tapahtuva Digivisio 2030 -hankkeen viestintä tapahtuu joko Metropolia Ammattikorkeakoulun Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmän kautta tai Aalto-yliopiston hankkiman sähköpostijärjestelmän kautta.

Metropolian sähköpostijärjestelmä

Digivisio 2030 -hankkeessa järjestettäviin tapahtumiin, webinaareihin, koulutuksiin, työpajoihin yms. voidaan lähettää joko Metropolia Ammattikorkeakoulun tai Aalto-yliopiston hankkimalla sähköpostijärjestelmällä tapahtuman tai koulutusilmoittautumisen yhteydessä osallistujan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen tapahtuman, webinaarin, koulutuksen, työpajan yms. verkkokokouslinkki (esim. Zoom-linkki). Tapahtuma, webinaari, koulutus, työpaja yms. voidaan tallentaa ja jakaa linkkinä ilmoittautuneille.  Tallennetta voidaan hyödyntää myös hankkeen viestinnässä myöhemmin. Sähköpostitse tapahtuva Digivisio 2030 -hankkeen viestintä tapahtuu joko Metropolia Ammattikorkeakoulun Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmän kautta tai Aalto-yliopiston hankkiman sähköpostijärjestelmän kautta. Vaikka Metropolia Ammattikorkeakoulu on hankkinut sähköpostijärjestelmän osana Microsoftin O365-palvelupakettia, toimii Metropolian sähköpostijärjestelmä ammattikorkeakoulun omalla palvelimella. Näin ollen sen käyttöön ei liity ulkopuolista palveluntarjoajaa.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Digivisio 2030 -hankkeen varsinaiset hanketoimijat (rekisterinpitäjät Aalto-yliopisto, Metropolia Ammattikorkeakoulu, UNIFI ry ja Arene ry) voivat käyttää yhteistyökumppaneita ja palveluntarjoajia tässä tietosuojaselosteessa eriteltyjen tarkoitusten mukaisessa henkilötietojen käsittelyssä, kuten tapahtumien tai koulutustilaisuuksien järjestämisessä tai verkkosivujen ylläpitämisessä. Digivisio 2030 -hanke voi myös käyttää jonkun yksittäisen tapahtuman järjestämiseksi palveluntarjoajia.

 

Palveluntarjoajat ja kuvien sekä videoiden jakaminen sosiaalisessa mediassa

Digivisio 2030 -hankkeessa on sovittu CSC - Tieteen tietotekniikan keskuksen kanssa varsinaisten hanketoimijoiden auttamisesta koulutus- ja tapahtumatilaisuuksien järjestämisessä. Katso tältä osin Digivisio 2030 -hankkeessa tapahtuman järjestämisen apuna toimivan CSC - Tieteen tietotekniikan keskuksen oma kuvaus henkilötietojen käsittelyn käytänteistään:

 

- CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (https://www.csc.fi/tietosuoja)

 

Digivisio 2030 -hankkeessa on sovittu Gofore Oyj -nimisen palveluntarjoajan kanssa varsinaisten hanketoimijoiden auttamisesta koulutus- ja tapahtumatilaisuuksien järjestämisessä. Katso tältä osin Digivisio 2030 -hankkeessa tapahtuman järjestämisen apuna toimivan Gofore Oyj:n oma kuvaus henkilötietojen käsittelyn käytänteistään: 

 

- Gofore Oyj (https://gofore.com/tietosuojaseloste/)

 

Digivisio 2030 -hankkeen piirissä järjestettävässä tapahtumassa /koulutustilaisuudessa on mahdollista ottaa valokuvia ja lähettää niitä verkkokokoustyövälineen mahdollistamana. 

Henkilötietoja voidaan siirtää palveluntarjoajille/yhteistyökumppaneille ainoastaan siinä laajuudessa, kuin yhteistyökumppanit tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluita Digivisio 2030 -hankkeen varsinaisille hanketoimijoille tämän tietosuojaselosteen määrittelemissä tarkoituksissa.

Digivisio 2030 -hankkeen piirissä järjestettävässä tapahtumassa /koulutustilaisuudessa on mahdollista ottaa valokuvia ja lähettää niitä verkkokokoustyövälineen mahdollistamana. 

Henkilötietoja voidaan siirtää palveluntarjoajille/yhteistyökumppaneille ainoastaan siinä laajuudessa, kuin yhteistyökumppanit tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluita Digivisio 2030 -hankkeen varsinaisille hanketoimijoille tämän tietosuojaselosteen määrittelemissä tarkoituksissa.

Digivisio 2030 -hankkeen piirissä järjestettävässä tapahtumassa /koulutustilaisuudessa on mahdollista ottaa valokuvia ja videoita ja jakaa niitä sosiaalisen median palveluissa. Kuvien sisältämien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan näiden palveluiden omia tietosuojaselosteita. Katso tältä osin esimerkiksi seuraavat sosiaalisen median palvelut:

 

 

Ruokavaliotieto tai tieto henkilökohtaista erityisjärjestelytarpeista tapahtumassa/koulutustilaisuudessa

Digivisio 2030 -hankkeen piirissä järjestettävässä tapahtumassa /koulutustilaisuudessa on mahdollista järjestää ruoka- ja juomatarjoilua sekä erityisjärjestelyitä esimerkiksi pyörätuolia käyttävän henkilön pääsyn  helpottamiseksi koulutustapahtumaan. Ruokavaliotieto tai tieto henkilökohtaista erityisjärjestelytarpeista voidaan luovuttaa tilaisuuden palveluja toteuttavalle palveluntarjoajalle, ensi sijassa niin että tieto ei ole henkilöön yhdistettävässä muodossa.

 

Osallistujaluettelo tapahtumasta/koulutustilaisuudesta

Digivisio 2030 -hankkeen piirissä järjestettäville tapahtuma- tai koulutustilaisuusosallistujille voidaan jakaa henkilöluettelo, jossa on jokaisen osallistujan nimi ja organisaatio. Henkilöluetteloa ei julkaista avoimella julkaisualustalla, esim. verkossa.

 

Digivisio 2030 -hankkeessa käytettävät järjestelmät/työvälineet/ohjelmistot ja niiden takana olevat järjestelmäntoimittajat

Digivisio 2030 -hankerekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/työvälineen huoltajalle) tässä tietosuojaselosteessa lueteltujen järjestelmien/työvälineiden/ohjelmistojen osalta. Digivisio 2030 -hankkeen toiminnan mahdollistamiseksi käytettävät järjestelmät/työvälineet/ohjelmistot sekä niiden takana olevat järjestelmäntoimittajat/palveluntarjoajat ovat näin ollen tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta. Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu rekisterinpitäjän/rekisterinpitäjien ja seuraavien järjestelmäntoimittajien välillä:

 

CSC Oy ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet, palveluntarjoajana CSC Oy)

Zoom-verkkokokoustyövälinettä käytetään Digivisio 2030 -hankkeessa järjestettävien tapahtumien, webinaarien, koulutusten, työpajojen yms. toteuttamisessa. Zoom-tallennetta voidaan hyödyntää myös hankkeen viestinnässä myöhemmin. Zoom-tallenteeseen taltioituu todennäköisesti tapahtuman, webinaarin, koulutuksen tai työpajan aikana puhujien ääni- ja videokuvatallenne sekä puhujille mahdollisten kysymysten esittäjien äänitallenne.

Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC:n Funet Miitti (Zoom)-palvelu on käytössä Suomen korkeakouluyhteisöllä. Palvelu on toteutettu yhteispohjoismaisesti yhteistyössä NORDUnetin kanssa, eikä näin ollen ole osa julkisesti saatavilla olevaa Zoom-palvelua. Lisäksi NORDUnetin tarjoama Zoom-palvelu toimii kokonaisuudessaan EU:ssa, NORDUnetin omaan käyttöön varatuissa palvelinympäristöissä. Nämä palvelimet sijaitsevat Tanskassa ja Ruotsissa. Palveluista on myös sovittu NORDUnetin ja Zoomin kanssa ottaen huomioon eurooppalaisen tietosuojasääntelyn vaatimukset.

 

Google LLC ja Google Forms -työväline (tapahtuma- tai koulutusilmoittautuminen, Metropolia Ammattikorkeakoulun hankkima Google Forms -työväline)

Digivisio 2030 -hankkeessa järjestettäviin tapahtumiin, webinaareihin, koulutuksiin, työpajoihin yms. ilmoittautuminen voidaan toteuttaa Google Forms -työvälineen/-lomakkeen avulla.  Tiedot ilmoittautumislomakkeesta voidaan taltioida tapahtuman, webinaarin, koulutuksen, työpajan yms. verkkokokoustyövälineen linkin (esim. Zoom-verkkokokoustyövälineen linkin) lähettämistä varten ilmoittautujien sähköpostiin. Tapahtuma, webinaari, koulutus, työpaja yms. voidaan tallentaa ja jakaa linkkinä ilmoittautuneille.  Tallennetta voidaan hyödyntää myös hankkeen viestinnässä myöhemmin.

 

Webropol Oy ja Webropol-työväline (tapahtuma- tai koulutusilmoittautuminen, Aalto-yliopiston hankkima Webropol-työväline)

Digivisio 2030 -hankkeessa järjestettäviin tapahtumiin, webinaareihin, koulutuksiin, työpajoihin yms. ilmoittautuminen voidaan toteuttaa Webropol-työvälineen avulla.  Tiedot ilmoittautumislomakkeesta voidaan taltioida tapahtuman, webinaarin, koulutuksen, työpajan yms. verkkokokoustyövälineen linkin (esim. Zoom-verkkokokoustyövälineen linkin) lähettämistä varten ilmoittautujien sähköpostiin. Tapahtuma, webinaari, koulutus, työpaja yms. voidaan tallentaa ja jakaa linkkinä ilmoittautuneille.  Tallennetta voidaan hyödyntää myös hankkeen viestinnässä myöhemmin.

 

Microsoft Corporation (0365) ja Aalto-yliopiston sähköpostijärjestelmä

Sähköpostitse tapahtuva Digivisio 2030 -hankkeen viestintä tapahtuu joko Metropolia Ammattikorkeakoulun Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmän kautta tai Aalto-yliopiston hankkiman sähköpostijärjestelmän kautta.

 

Metropolian sähköpostijärjestelmä

Vaikka Metropolia Ammattikorkeakoulu on hankkinut sähköpostijärjestelmän osana Microsoftin O365-palvelupakettia, toimii Metropolian sähköpostijärjestelmä ammattikorkeakoulun omalla palvelimella. Näin ollen sen käyttöön ei liity ulkopuolista palveluntarjoajaa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Digivisio 2030 -hankerekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei lähtökohtaisesti pyritä siirtämään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Jos henkilötietojen siirtoja tapahtuu esimerkiksi palveluntarjoajan hyödyntämän, EU/ETA-alueen ulkopuolisen konesalin tai palvelimen käyttämisen muodossa, rekisterinpitäjä/yhteisrekisterinpitäjät huolehtivat tällöin henkilötietojen suojan riittävästä tasosta.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Digivisio 2030 -hankkeen kesto on kymmenen vuotta (2020-2030). Digivisio 2030 -hankerekisteriä ja sen sisältämiä tietoja säilytetään rekisterissä hankkeen keston ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely:

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

 

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

 

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

 

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

 

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Digivisio 2030 -hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen osalta kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:

  • Yhteisrekisterinpitäjien ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Yhteisrekisterinpitäjien työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat yhteisrekisterinpitäjien lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Yhteisrekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Yhteisrekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

Digivisio 2030 -hankerekisterin sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset.

Digivisio 2030 -hankerekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan Digivisio 2030 -hankkeen tapahtumien ja koulutusten (mm. webinaari) järjestämistä sekä hankkeen toiminnasta tiedottamista ja viestintää.

Digivisio 2030 -hankkeen tapahtumiin, koulutuksiin, webinaareihin, työpajoihin yms. ei kenenkään ole pakko osallistua.

 Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Digivisio 2030 -hankerekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.