Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 29.7.2020 - 15:59

Rekisterin nimi

Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintarekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000 

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö

Nimi: Timo Hynynen
Tehtävä: Lakimies, laki- ja arkistointipalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: timo.hynynen [at] metropolia.fi 

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot

Nimi: Kaija Rasilo
Tehtävä: Arkistonhoitaja, laki- ja arkistointipalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: kaija.rasilo [at] metropolia.fi 

Nimi: Neea Savilaakso
Tehtävä: Arkistokoordinaattori (sähköinen arkistointi), laki- ja arkistointipalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: neea.savilaakso [at] metropolia.fi 

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintarekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa Metropolia Ammattikorkeakoulun sähköisten ja paperisten asiakirjojen, dokumenttien ja sopimusten hallintaa sekä seurata vireille tulevien asioiden käsittelyä. Arkiston ja sopimustenhallinnan piiriin kuuluvia asiakirjoja saapuu ammattikorkeakouluun perinteisellä kirjepostilla, Metropolian sisäisiä asiakirjoja ns. sisäpostilla, mutta yhä enenevässä määrin arkistoon kuuluvia asiakirjoja saapuu sähköisesti sähköpostin mahdollistamana. Arkistoinnin piiriin kuuluvia asiakirjoja voi myös syntyä Metropolian työntekijöiden oman käsittelytoiminnan yhteydessä. Metropolian arkistointipalvelut välittävät tiedon asiakirjoista sekä asiakirjat ja niihin liittyvät asiat kyseistä tehtävää hoitavalle Metropolian työntekijälle. Vuodesta 2020 lukien Metropolia Ammattikorkeakoulun toiminnassa, asianhallinnassa ja arkistoinnissa siirrytään sähköiseen asianhallinnan ja -arkistoinnin piiriin.

Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintarekisterin henkilötietojen käsittelyssä huomioidaan tietoturva ja tietosuoja sekä sähköisen asianhallinnan ja sähköisen arkistoinnin vaatimus muun muassa tiedonhallintalain edellyttämällä tavalla (tiedonhallintalaki, 906/2019). Lisäksi huomioon otetaan julkisuuslain vaatimukset (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, 621/1999), arkistotoimen vaatimukset (arkistolaki, 831/1994) sekä Kansallisarkiston ammattikorkeakouluille antama pysyvää säilyttämistä sähköisessä muodossa koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/2016, annettu tiedoksi ammattikorkeakouluille 12.9.2017).

Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintarekisterin tietosuojaselostetta täydentää Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisterin tietosuojaseloste. Metropolian julkisten verkkosivujen Tietosuojaselosteet-osiosta voi käydä kaikki katsomassa kaikki Metropolian julkaistut tietosuojaselosteet.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintarekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on käsittelyn tarpeellisuus rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, ”GDPR” 6.1 artiklan c alakohta).

Lisäksi henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua  koskevan tehtävän  suorittamiseksi tai  rekisterinpitäjälle  kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (GDPR 6.1 artiklan e alakohta).

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintarekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintarekisteriin tallennetaan ammattikorkeakoulussa käsiteltäviin asiakirjoihin, sopimuksiin ja dokumentteihin sekä asianhallintajärjestelmään kirjattaviksi kuuluviin asioihin liittyviä henkilötietoja. Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintatehtäviin liittyvissä asioissa käytetään Dynasty-asian- ja sopimustenhallintajärjestelmää. Asian- ja sopimustenhallintajärjestelmään on rajattu pääsy ja henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.

 

Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintarekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:

  • Tieto Dynasty-asianhallinta- ja sopimustenhallintajärjestelmään kirjattavan asian lähettäjästä/vastaanottajasta, joka voi olla luonnollinen henkilö tai oikeushenkilön puolesta yhteyshenkilö (etunimi, sukunimi, osoitetiedot, sähköpostiosoite, mahdollisesti opiskelijanumero/henkilötunnus)
  • Tieto Dynasty-asianhallinta- ja sopimustenhallintajärjestelmään tallennettavan sopimuksen lähettäjästä/vastaanottajasta, sopimuksen osapuolien allekirjoittajista ja muut sopimuksiin ja niiden osapuoliin liittyvät henkilötiedot (esim. yksityis-/yhteyshenkilön yhteystiedot).
  • Asia- ja asiakirjatasolla voi esiintyä henkilötietoja, joita asian käsittelyn yhteydessä on toimitettu/pyydetty
  • Asiakirjatasolla (sopimukset, dokumentit) voi esiintyä luottamuksellisia tietoja, liikesalaisuuksia tai arkaluontoisia henkilötietoja, jolloin asiakirjat ovat näiltä osin salassa pidettäviä

 

Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintarekisteriin sisältää virallisten asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen metatiedot, käsittelyvaiheet ja asioiden käsittelyyn liittyvät toimeksiannot ja asiakirjatiedostot.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu osittain rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietoja saadaan julkisista tietokannoista, viranomaisilta sekä eri sidosryhmiltä ja yhteystyökumppaneilta.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintarekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Arkiston- ja sopimustenhallintarekisterissä käytettyjen järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu Metropoliassa seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

 

Innofactor Oy ja Dynasty-asianhallinta- ja sopimustenhallintajärjestelmä

Metropoliassa käytetään asianhallinta-, arkistointi- ja sopimustenhallinnassa Dynasty-asian- ja sopimustenhallintajärjestelmää. Lisäksi Metropolian virallisten asioiden diariointi ja virallisasiakirjojen käsittely tapahtuu Dynasty-jäjestelmässä.

 

Eduix Oy ja E-lomakeohjelmisto

Metropolia Ammattikorkeakoulun arkisto antaa asiakirjajäljennöksiä hallussaan olevista asiakirjoista mm. tutkintotodistuksista, opintosuoritusotteista, opetussuunnitelmista. https://www.metropolia.fi/fi/asiakastyot-ja-palvelut/arkisto Asiakirjajäljennöksiä voi pyytää sähköisen asiakirja- ja tietopalvelupyyntölomakkeen kautta, joka löytyy Metropolia Ammattikorkeakoulun julkisilta verkkosivuilta. Sähköisen asiakirja- ja tietopalvelupyyntölomakkeen mahdollistamana käsitellään pyyntöjä jättävien henkilöiden tunnisteellista tietoa.

 

Microsoft Corporation ja Microsoft for Education -pilvipalvelu (Office 365 palvelupaketti)

Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintarekisterin sisältämiä tietoja saatetaan käsitellä Microsoft for Education -pilvipalvelun (Office 365 palvelupaketti) mahdollistamilla sähköisillä työvälineillä. Loppukäyttäjältä pyydetään erikseen lupa, ja suostumuksenanto Metropolian opiskelijoilleen ja työntekijöilleen hankkiman pilvipalvelutyövälineistön käyttöön, ja tähän vaaditaan erikseen loppukäyttäjältä myös käyttöehtojen hyväksyntä.

 

Leijonaverkot Oy (osa Erillisverkot -konsernia, ent. Deltagon Group Oy) ja turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)

Metropolian omalla palvelimella toimivaa sähköpostin salausratkaisua - Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisua voidaan käyttää arkaluonteisten henkilötietojen ja salassapidettävien asiakirjojen välittämiseen Metropolian ulkopuolisista sähköpostiosoitteista (kun sähköpostia lähettää esimerkiksi Metropoliaan opiskelemaan aikova henkilö ”ei - [at] metropolia.fi -päätteisestä” sähköpostiosoitteesta, tai sellaiseen lähetetään Metropoliasta viesti).

 

Elisa Oyj ja SMS gateway (Elisa)

Metropolia voi varmistaa suojatun viestinnän, sekä todentaa viestien vastaanottajan (ja lähettäjän) tekstiviestitse, jos lähetys edellyttää korkean tietosuoja- ja tietoturvatason viestintää. 

 

Aditro Public Oy ja Aditro Wintime -taloushallinnon järjestelmä (palveluiden laskutus)

Kaikki arkistointipalveluiden mahdollinen maksullinen osuus ja siihen liittyvä laskutus tapahtuu Metropolia Ammattikorkeakoulun yhteisellä Aditro Wintime -taloushallinnon tietojärjestelmällä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.

Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.

Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Paperiset asiakirjat säilytetään tietoturvallisesti lukituissa kaapeissa ja niihin on rajattu pääsy. Niitä säilytetään huomioiden arkistolaki (831/1994) ja säilytysaika määräytyy Metropolian arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Osa asiakirjojen sisältämistä henkilötiedoista säilytetään määräajan ja osa pysyvästi sähköisessä muodossa. Määräajan säilytettävien asiakirjojen henkilötiedot poistetaan asianmukaisesti ja tietoturvallisesti.

Sähköiset asiakirjat säilytetään tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioon ottaen noudattaen EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (”GDPR”, 2016/679), kansallista tietosuojalakia (1050/2018) sekä lakia julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019).

Arkistointipalveluiden tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta sekä laatia ja pitää yllä Metropolia Ammattikorkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysarvon ja säilytysajan määrittäminen kuuluvat arkistointipalveluiden tehtäväkenttään sekä säilytysajan umpeutumisen jälkeen tarpeettomaksi muodostuneen aineiston hävittäminen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Metropolian Karamalmin kampus

Karaportti 2, 02610 Espoo

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Tämä kohta ei sovellu tähän henkilörekisteriin.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset

Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintarekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintarekisteri on lakisääteinen henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan arkistonhallintapalveluiden toimintaa ja palveluita.

Rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään ja tallennetaan arkiston- ja sopimustenhallinnan käyttämiin järjestelmiin, jos hän toimittaa asiakirjoja Metropolialle tai hänen henkilötietojansa käsitellään Metropoliassa vireillä olevassa virallisasiassa taikka käsittely on tarpeen lakiin tai sopimukseen perustuvan tehtävän suorittamiseksi.

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on osittain saatu rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietoja saadaan julkisista tietokannoista, viranomaisilta sekä eri sidosryhmiltä ja yhteystyökumppaneilta.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintarekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.