Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Rekisterin nimi
Metropolian Creating positive Future FUTU -hankkeen henkilörekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö
Nimi: Annakaisa Oksava
Tehtävä: Osaamisaluepäällikkö, Hyvinvoinnin osaamisalue
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: annakaisa.oksava [at] metropolia.fi
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot
Nimi: Eija Raatikainen
Tehtävä: Projektipäällikkö, Hyvinvoinnin osaamisalue
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: eija.raatikainen [at] metropolia.fi
Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä
Sähköposti: eija.raatikainen [at] metropolia.fi
Tietosuojavastaava
Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Creating Positive Future - FUTU -hanke on Motiivi - Nuorten tulevaisuustyöskentelyn uudet menetelmät -hankkeen
(S20920) jatkohanke. Hankkeen tavoitteena on edistää heikommassa työmarkkina-asemassa olevien nuorten työllistymisvalmiuksia edistäen nuorten positiivista tulevaisuussuuntautunutta ajattelua, arjen elämänhallintaa ja toimintakykyä. Lisäksi hankkeessa voidaan tukea heitä ammatilliseen jatkokoulutukseen tai työelämään siirtymisessä.
1) Tukea tulevaisuussuuntautuneen ohjauksen keinoin nuoria hahmottamaan vaihtoehtoja positiivisen ja realistisen tulevaisuuden rakentamiseksi: näkemään oma tulevaisuus positiivisia vaihtoehtoja sisältävänä ja tavoittelemisen arvoisena olevana asiana.
2) Kehittää edelleen, juurruttaa ja levittää MOTIIVI-hankkeessa kehitettyjä tulevaisuussuuntautuneita ohjaus- ja toimintamalleja sekä edistää sukupuolisensitiivisten ryhmänohjausmallien käyttöönottoa hankkeen toimijoiden keskuudessa ja heidän verkostoissaan pääkaupunkiseudulla.
Hankkeen tuloksena syntyy arkilähtöisiä ja nuorten lähtökohdista kehitettyjä nuorten työ- ja toimintakykyä edistäviä tulevaisuussuuntautuneita ohjaus- ja toimintamalleja. Syntyy käytäntölähtöistä arviointitietoa ja sen pohjalta suosituksia tulevaisuussuuntautuneen ohjauksen malleista ja työmuodoista monialaiseen työhön.
Metropolian FUTU-hankkeen henkilötietorekisterin sisältämillä henkilötiedoilla suoritetaan muun muassa seuraavia käsittelytoimia:
- toiminnasta viestintä ja tiedottaminen
- tapahtumien, tilaisuuksien ja ohjaajakoulutuksen järjestäminen
- yhteistyö hankekumppaneiden ja sidosryhmien kanssa
- hankkeen piiriin kuuluvissa tapahtumissa, tilaisuuksissa ja ohjaajakoulutuksissa valokuvaaminen ja videokuvaaminen
- arviointitiedon ja tutkimusaineiston kerääminen, käsittely ja säilyttäminen
Metropolian FUTU-hankkeen henkilörekisteriä täydentää Metropolian julkisten verkkosivujen (Metropolia.fi) henkilörekisteri, Metropolian ESR Henkilö -hankkeisiin liittyvä henkilörekisteri sekä Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisteri tietosuojaselosteineen. Tietosuojaselosteet ovat luettavissa Metropolian julkisten verkkosivujen (metropolia.fi) Tietosuojaselosteet-osiossa. Mainittua rekisteriä koskee myös Työ- ja elinkeinoministeriön yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja ”ESR henkilö” -rekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolia Ammattikorkeakoulun FUTU-hankkeen henkilörekisterin olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.
FUTU-hankkeen henkilörekisterin käsittely perustuu myös yleiseen etuun.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Metropolia Ammattikorkeakoulun FUTU-hankkeen henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Metropolia Ammattikorkeakoulun FUTU-hankkeen henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:
Ohjaajaperehdytyksiin, työpajoihin, vertaismentorointi- ja ristiinpölytysseminaareihin ja muihin hankkeen tapahtumiin ja tilaisuuksiin osallistuvat:
Perus- ja yhteystiedot:
- etunimi; sukunimi;
- syntymäpäivä; syntymäkuukausi; syntymävuosi;
- katuosoite; postinumero; kaupunki;
- puhelin; sähköposti;
- työvuodet
Alaikäisen huoltajatiedot:
- etunimi; sukunimi
Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä:
- suostumus uutiskirjeiden vastaanottamiseen;
- suostumus sähköpostitse tehtävään suoramarkkinointiin ja/tai tiedot tehdystä muusta yhteistyöstä
Valokuvat ja videot:
- Hankkeen piiriin kuuluvissa tapahtumissa, kehittämis- ja arviontityöpajoissa ja tilaisuuksissa otetut valokuvat ja tehdyt videotallenteet. Valokuvia ja videoita käytetään hankkeen verkkosivuilla, muussa viestinnässä ja levittämisessä ja juurruttamisessa.
Muihin hankkeen tapahtumiin, esimerkiksi yleisiin tilaisuuksin osallistuvat:
Perus- ja yhteystiedot:
- etunimi, sukunimi,
- organisaatio, työtehtävä,
- sähköposti
Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä:
- suostumus uutiskirjeiden vastaanottamiseen; suostumus sähköpostitse tehtävään suoramarkkinointiin ja/tai tiedot tehdystä muusta yhteistyöstä
Valokuvat ja videot:
- Hankkeen piiriin kuuluvissa tapahtumissa, kehittämis- ja arviontityöpajoissa ja tilaisuuksissa otetut valokuvat ja tehdyt videotallenteet. Valokuvia ja videoita käytetään hankkeen verkkosivuilla, muussa viestinnässä ja levittämisessä ja juurruttamisessa.
Arviointi- ja tutkimustiedon keräämiseen liittyvät henkilötiedot:
Perus- ja yhteystiedot:
- etunimi; sukunimi;
- syntymäpäivä; syntymäkuukausi; syntymävuosi;
- katuosoite; postinumero; kaupunki;
- puhelin; sähköposti;
- työvuodet
Alaikäisen huoltajatiedot:
- etunimi(t); sukunimi
Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä:
- suostumus uutiskirjeiden vastaanottamiseen;
- suostumus sähköpostitse tehtävään suoramarkkinointiin ja/tai tiedot tehdystä muusta yhteistyöstä
Valokuvat ja videot:
- Hankkeen piiriin kuuluvissa tapahtumissa, kehittämis- ja arviontityöpajoissa ja tilaisuuksissa otetut valokuvat ja tehdyt videotallenteet. Valokuvia ja videoita käytetään hankkeen verkkosivuilla, muussa viestinnässä ja levittämisessä ja juurruttamisessa.
Hankkeen arviointi- ja tutkimustiedon keräämistä varten haetaan erikseen omat tutkimusluvat, näin ollen arviointi- ja tutkimustiedon keräämiseen sovelletaan tutkimuslupiin liittyviä säännöksiä.
Hankkeeseen osallistuvat nuoret:
Perus- ja yhteystiedot:
- etunimi; sukunimi;
- syntymäpäivä; syntymäkuukausi; syntymävuosi;
- katuosoite; postinumero; kaupunki;
- puhelin; sähköposti;
- koulutustausta
Alaikäisen huoltajatiedot:
- etunimi; sukunimi
Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä:
- suostumus uutiskirjeiden vastaanottamiseen; suostumus sähköpostitse tehtävään suoramarkkinointiin ja/tai tiedot tehdystä muusta yhteistyöstä
Valokuvat ja videot:
- Hankkeen piiriin kuuluvissa tapahtumissa, kehittämis- ja arviontityöpajoissa ja tilaisuuksissa otetut valokuvat ja tehdyt videotallenteet. Valokuvia ja videoita käytetään hankkeen verkkosivuilla, muussa viestinnässä ja levittämisessä ja juurruttamisessa.
Toimintojen toteuttamiseen liittyvät sidosryhmät:
Perustiedot:
- Yrityksen nimi;
- yhteyshenkilön nimi;
- sähköpostiosoite
Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä:
- kilpailutuksiin liittyvät tiedot
Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä:
- suostumus uutiskirjeiden vastaanottamiseen;
- suostumus sähköpostitse tehtävään suoramarkkinointiin ja/tai tiedot tehdystä muusta yhteistyöstä
Valokuvat ja videot:
- Hankkeen piiriin kuuluvissa tapahtumissa, kehittämis- ja arviontityöpajoissa ja tilaisuuksissa otetut valokuvat ja tehdyt videotallenteet. Valokuvia ja videoita käytetään hankkeen verkkosivuilla, muussa viestinnässä ja levittämisessä ja juurruttamisessa.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.
Hankkeessa toimitaan myös Metropolian julkisten verkkosivujen (metropolia.fi) henkilörekisterin tietosuojaselosteen, Metropolian ESR Henkilö –hankkeisiin liittyvän henkilörekisterin tietosuojaselosteen sekä Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisterin tietosuojaselosteen mukaisella tavalla.
Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset
Henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.
Metropolian käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan laatimaan keskitetysti Metropolian tietohallinnon toimesta seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Metropolian FUTU-hankkeessa Valovalmennus Oy toimii henkilötietojen käsittelijän asemassa. Valovalmennus Oy kerää ja käsittelee ESR-lomakkeita. Metropolian ja Valovalmennuksen välille tullaan luomaan henkilötietojen käsittelysopimus. Stadin ammattiopisto ja Espoon Hirviportti toimivat hankkeessa yhteistyökumppaneina ja ovat mukana hankkeen toiminnassa ja kehitystyössä, mutta he eivät käsittele henkilötietoja.
Eduix Oy ja e-lomake -ohjelmisto
FUTU-hankkeen tapahtumiin, kehittämistyöpajoihin ja tilaisuuksiin ilmoittaudutaan e-lomakkeella, josta tiedot siirretään osallistujatietojen hallinnoimiseksi Exceliin.
Liana Technologies Oy ja Liana Cloud -uutiskirjetyökalu (esim. uutiskirjeiden lähetys)
FUTU-hankkeen henkilörekisteriin ja toimintaan liittyvä, sähköpostitse tehtävä suoramarkkinointi, jos rekisteröity antanut siihen nimenomaisen, kirjallisen suostumuksensa, tapahtuu uutiskirjeiden lähetysjärjestelmän kautta.
Google LLC ja Google Forms ja Jamboard-palvelu
FUTU-hankkeessa kerätään palautetta ja arviointitietoa Google Formsin kautta. Palautetta tai arviointitietoa kerätään hankkeen aikana eri tilaisuuksista.
Microsoft Corportion ja Microsoft Teams -verkkokokoustyöväline
FUTU-hankkeessa Microsoft Teamsia käytetään erilaisissa tilaisuuksissa mm ohjaajaperehdytyksissä. Lisäksi Teamsia käytetään hankkeen toteuttajien ja yhteistyökumppaneiden yhteistyöalustana ja toiminnan tukena.
Palveluntarjoajana CSC Oy ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet)
FUTU-hankkeessa toteutetaan ZOOM-palvelun kautta erilaisia tilaisuuksia mm. ohjaajaperehdytyksiä, työpajoja, vertaismentorointi- ja ristiinpölytysseminaareja sekä muita tapahtumia sidosryhmille ja yleisesti. Näistä tilaisuuksista kerätään osallistujalistoja hankkeen hallintoa varten.
Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC:n Funet Miitti (Zoom)-palvelu on käytössä Metropolia Ammattikorkeakoulussa. Palvelu on toteutettu yhteispohjoismaisesti yhteistyössä NORDUnetin kanssa, eikä näin ollen ole osa julkisesti saatavilla olevaa Zoom-palvelua. Lisäksi NORDUnetin tarjoama Zoom-palvelu toimii kokonaisuudessaan EU:ssa, NORDUnetin omaan käyttöön varatuissa palvelinympäristöissä. Nämä palvelimet sijaitsevat Tanskassa ja Ruotsissa. Palveluista on myös sovittu NORDUnetin ja Zoomin kanssa ottaen huomioon eurooppalaisen tietosuojasääntelyn vaatimukset.
Google LLC ja YouTube-videotyöväline
Metropolian FUTU-hankkeessa tuotettuja videoita voidaan tallentaa YouTube-videotyövälineen avulla Metropolia AMK:n YouTube -kanavalle.
Metropolian FUTU-hankkeen verkkosivu / blogi-kirjoitusalusta
FUTU-hankkeessa otettuja valokuvia ja/tai videoita voidaan tallentaa Metropolian FUTU-hankkeen verkkosivulle / blogi-kirjoitusalustalle.
CSC Oy ja DMPTuuli-aineistonhallintatyökalu
Aineistonhallinnan suunnittelu auttaa aineistonhallinnan käytännön toteuttamisen ohella vastaamaan rahoittajien vaatimuksiin. FUTU-hankkeessa DMP-Tuulia käytetään aineistonhallintasuunnitelman kirjoittamiseen.
Aditro Public Oy ja Wintime -taloushallinnon järjestelmä (palveluiden laskutus)
Kaikki FUTU-hankkeen (Hyvinvoinnin osaamisalueen) maksullinen osuus ja siihen liittyvä laskutus tapahtuu Metropolia Ammattikorkeakoulun yhteisellä Aditro Wintime -taloushallinnon tietojärjestelmällä.
Lisäksi FUTU-hankkeessa käytetään seuraavia sosiaalisen median palveluja, joita käytetään hankkeen markkinointi- ja viestintätarkoituksissa:
Instagram -valokuva- ja videojakelutyöväline
FUTU-hankkeessa otettuja valokuvia ja/tai tuotettuja videoita tallennetaan Instagram -valokuva- ja videojakelutyövälineen avulla.
Facebook -sosiaalisen median työväline
FUTU-hankkeessa otettuja valokuvia ja/tai videoita voidaan tallentaa tai ns. linkittää Metropolian Facebook-tilille.
Twitter -yhteisö- ja mikroblogipalvelu
FUTU-hankkeessa otettuja valokuvia ja/tai videoita voidaan tallentaa tai ns. linkittää Metropolian Twitter-tilille.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Metropolian FUTU-hankkeen henkilörekisteriin kerätyt henkilötiedot säilytetään rekisterissä pysyvästi sähköisessä muodossa Kansallisarkiston ns. AMK:ita koskevan pysyväissäilytysaikapäätöksen mukaisesti.
Poikkeuksen tästä tekevät ne hankkeen piirissä kerätyt henkilötiedot, joiden käsittely ja säilytysaika sisältyvät seuraaviin, erillisiin henkilötietorekistereihin, joihin on määritelty omat mm. rahoittajan vaatimuksesta määritellyt säilytysajat:
- Metropolian julkisten verkkosivujen (Metropolia.fi) henkilörekisteri
- Metropolian ESR Henkilö -hankkeisiin liittyvä henkilörekisteri
- Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisteri
Kansallisarkiston ns. AMK:ita koskevan pysyväissäilytysaikapäätös .
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Rekisterin suojauksen periaatteet
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
- Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset
Metropolia Ammattikorkeakoulun FUTU-hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Metropolia Ammattikorkeakoulun FUTU-hankkeen henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan hankkeen toimintaa, viestintää sekä ajankohtaisista asioista tiedottamista ja palveluita.
Metropolia Ammattikorkeakoulun FUTU-hankkeen henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko ryhtyä.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Metropolia Ammattikorkeakoulun FUTU-hankkeen ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.