Metropolia syksyllä kohti normaalitoimintaa - tilannetiedot vahvistetaan elokuun alussa.

Katso miten koronavirustilanne vaikuttaa Metropolian toimintaan.

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 18.5.2020 - 13:09

Rekisterin nimi

Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000 

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö

Nimi: Tiina Vuorio
Tehtävä: Projektipäällikkö/TKI-palvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tiina.vuorio [at] metropolia.fi

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot

Nimi: Mira Simsiö
Tehtävä: Tuottaja, TKI-palvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: mira.simsio [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi tai tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian hankkeen: ” Metropolia RDI Profi - to profile Metropolia as an internationally recognized actor in applied XR technology and education” -hankerekisterin tarkoituksena on Helsinki XR Center (HXRC) -hankekokonaisuuteen liittyvän yhteydenpidon, viestinnän, tiedottamisen sekä taloudellisen raportoinnin hoitaminen Metropoliassa yhteistyössä sen partnereiden, yhteistyötahojen ja virallisten kumppanien kanssa. Rekisteri sisältää tietoja Helsinki XR Center -hankekokonaisuudesta, HXRC:n yleisestä toiminnasta ja projekti- ja hankehenkilöstöstä yhteystietoineen, yhteistyöosapuolista (organisaatiot ja yhteyshenkilöt) sekä HXRC:hen liittyvistä kustannus- ja rahoitustiedoista. www.helsinkixrcenter.com

 

Helsinki XR Centerin hankerekisterin avulla suoritetaan muun muassa seuraavia henkilötietojen käsittelytoimia:

  • rahoittajien yhteystietojen hallinnointi
  • Metropolian ulkopuolisten yhteistyötahojen yhteystietojen hallinnointi
  • viestintään ja tiedottamiseen liittyvien henkilötietojen käsittelytoimet
  • Helsinki XR Centerin taloudellisen raportoinnin hoitaminen
  • yritysyhteistyökumppanien yhteystietojen hallinnointi
  • startup-toiminnan hallinnointi ja yhteystietojen hallinnointi
  • yhteistyötahojen välinen viestintä ja yhteystietojen hallinnointi
  • toiminnasta viestintä ja tiedottaminen
  • tapahtumien ja tilaisuuksien järjestäminen
  • tutkimustiedon ja palautteiden kerääminen

 

Metropolialla käytössä olevaan projektinhallintajärjestelmään on yhdistetty metropolialaisten projekti- ja hanketoimijoiden työajanseurantaan ja työsuunnitelman toteutumiseen liittyvä seuranta. Näin ollen Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintorekisteri ja siitä laadittu tietosuojaseloste täydentää Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisterin tietosuojaselostetta.

Kaikki Metropolian tietosuojaselosteet on koottu keskitetysti muiden julkaisualustojensa lisäksi Metropolia Ammattikorkeakoulun julkisten verkkosivujen Tietosuoja -osioon, ja ne ovat katselmoitavissa seuraavaa linkkiä klikkaamalla: https://www.metropolia.fi/fi/metropoliasta/tietosuoja-ja-gdpr/tietosuojaselosteet

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Helsinki XR Centerin sisältämien tilaisuuksiin ja tapahtumiin ilmoittautumistietojen osalta tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn tarkoitusta varten antamaan suostumukseen. Myös valokuvauksen ja videoinnin osalta, jossa käsitellään henkilön biometristä henkilötietoa, toimii rekisteröidyltä saatu suostumus käsittelyn oikeusperusteena.

HXRC:n yhteistyökumppanien, partnerien ja rahoittajien kanssa HXRC on tehnyt sopimuksen yhteistyön laajuudesta tai esimerkiksi siitä, mitä toiminnan osa-aluetta jokin osapuoli rahoittaa. Yhteistyökumppanien, partnereiden ja rahoittajien osalta heidän henkilötietojensa käsittelyn oikeusperusteena voi olla myös sopimus.  Myös HXRC:n tekijöiden tietojen osalta heidän henkilötietojensa käsittely perustuu sopimukseen (työsopimus).

Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu joiltain osin oikeutettuun etuun (ks. tarkemmin seuraava kohta - ”5 Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut”).

Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisteriä täydentävän rekisterin (yllä mainittu Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintorekisteri) henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, oikeusperuste ja muut tiedot on mainittu sen omassa tietosuojaselosteessa.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu joiltain osin oikeutettuun etuun.

 

Metropolian Helsinki XR Centerin oikeutettu etu on olemassa esimerkiksi silloin, kun HXRC:n järjestämään tapahtumaan on ilmoittautunut henkilö, tapahtumailmoittautujalle tiedotetaan tietosuojaselosteen muodossa HXRC:n toimintaan liittyvästä henkilötietojen käsittelystä, ja XR-tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään tapahtuman jälkeen lähettämällä hänelle palautekysely. Tällöin rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asianmukainen suhde, ja rekisteröity voi kohtuudella odottaa henkilötietojen keruun ja käsittelyn tapahtuvan HXRC:n toimialaan liittyvässä asiassa tiettynä ajankohtana ja/tai lähiaikana sen yhteydessä.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolia Helsinki XR Centerin hankerekisterin rekisteröityjä ovat Metropolian sisäpuoliset toimijat (kuten Metropolian opiskelijat ja Metropolian työntekijät), Metropolian ulkopuoliset HXRC:n yhteistyökumppanit ja partnerit, HXRC:n rahoittajat, HXRC:n start up -toimintaan osallistuvat henkilöt, HXRC:n asiakkaat sekä HXRC:n järjestämiin erilaisiin tapahtumiin, työpajoihin ja tilaisuuksiin ilmoittautujat ja osallistujat.

Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

 

PERUS- JA YHTEYSTIEDOT

  • etunimi; sukunimi; syntymäpäivä; syntymäkuukausi; syntymävuosi;
  • katuosoite; postinumero; kaupunki;
  • puhelin; sähköpostiosoite

 

TIEDOT REKISTERÖIDYILLE SUUNNATUISTA TOIMENPITEISTÄ

  • suostumus uutiskirjeiden vastaanottamiseen

 

HXRC:n järjestämiin tapahtumiin, työpajoihin, koulutuksiin tai muihin tilaisuuksiin ilmoittautuneita /osallistuneita koskevat tiedot:

 

TIEDOT HXRC:N JÄRJESTÄMIEN TAPAHTUMA-, TYÖPAJA-, KOULUTUS- JA/TAI TILAISUUSILMOITTAUTUJISTA - JA OSALLISTUJISTA

  • ilmoittautujan/osallistujan etunimi; sukunimi;
  • tiedot tapahtumasta/työpajasta/koulutuksesta ja/tai muusta tilaisuudesta ja sen ajankohdasta, mihin rekisteröity on ilmoittautunut

 

TIEDOT REKISTERÖITYJEN MAHDOLLISESTI JÄTTÄMISTÄÄN PALAUTTEISTA TAI HEIDÄN HXRC:N KYSELYTUTKIMUKSIIN ANTAMISTAAN VASTAUKSISTA

  • palautteen antajan/kyselytutkimukseen osallistujan etunimi; sukunimi;
  • tiedot tapahtumaa/työpajaa/koulutusta/tilaisuutta ja/tai muuta asiaa koskevasta palautteesta
  • tiedot, mihin kyselytutkimukseen osallistuja on osallistunut ja ajankohta

 

VALOKUVAT JA VIDEOT

  • HXRC:n järjestämissä tapahtumissa, työpajoissa, koulutuksissa ja/tai muissa tilaisuuksissa otetut vapaaehtoisten valokuvat ja videotallenteet
  • Kuvaustilanteissa HXRC aina informoi rekisteröityjä mahdollisesta kuvaamisesta/videotaltioinnista ja siitä, että kuvauksen kohteena oleminen on vapaaehtoista

 

Toimintojen toteuttamiseen liittyvät sidosryhmät (yhteistyökumppanit, partnerit ja rahoittajat):

PERUS- JA YHTEYSTIEDOT

  • yhteistyökumppanin nimi;
  • yhteyshenkilön etunimi ja sukunimi; sähköpostiosoite, mahdollinen tieto yrityksestä/organisaatiosta ja tittelistä

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisterissä olevia tietoja käsitellään joko Metropolian tai pelkästään HXRC:n hankkimilla eri tietojärjestelmillä, sovelluksilla ja ohjelmistoilla.

Käytössä olevia laitteita, tietojärjestelmiä, sovelluksia ja ohjelmistoja ovat:

 

E-lomakeohjelmisto ja Eventbrite -tapahtumahallinta

Metropolian Helsinki XR Centerin hankkeen parissa järjestettäviin tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittaudutaan Eventbrite -tapahtumahallintajärjestelmällä (tietosuojaseloste upotettuna tapahtumasivulle) tai e-lomakkeella, josta tiedot siirretään osallistujatietojen hallinnoimiseksi Exceliin ja sieltä tallennukseen Helsinki XR Centerin Google Drive pilvipalveluun.

 

G Suite for Education

Metropolian Helsinki XR Centerin-hankerekisteriin kerätään tietoa ja toimintaa hallinnoidaan Googlein ns. oppilaitossovelluspakettiin kuuluvalla G Suite for Education -työvälinekokonaisuudella. Henkilötietoja hallinnoidaan erityisesti sovelluspakettiin kuuluvan Google Drive pilvitallennusvälineen avulla. Hankkeen henkilörekisterin dokumentointiin liittyvät kuvat, videot, yhteystiedot, taulukot, palautteet JA tutkimuskyselyt toteutetaan pääsääntöisesti Metropolian hankkimilla Google-sidonnaisilla työvälineillä.

 

Microsoft Office 365 Education

Metropolian Helsinki XR Center - hankkeen työntekijät käyttävät Metropolian sähköpostijärjestelmää. Sähköpostijärjestelmä on Microsoftin Office 365 -pohjainen, mutta sähköpostipalvelin on Metropolian oma. Myös uutiskirjeiden lähettäminen, yhteydenpito yhteystyötahoihin, rahoittajaan ja mahdollisiin muihin tahoihin tapahtuu sähköpostin välityksellä.

 

Microsoft TEAMS (Microsoft Office 365 -sovelluspaketin osa)

Metropolian ”Helsinki XR Center” -hankkeen työntekijät käyttävät sisäiseen viestintää Microsoftin TEAMS -palvelua. Microsoft TEAMS-viestintäväline on hankittu Metropoliaan osana isompaa O365 Microsoft -pakettia. Lisäksi hanketyöntekijät käyttävät Metropoliassa hyväksyttyjä muita Microsoft -pohjaisia pilvipalvelutyövälineitä.

 

Dynasty-asianhallinta- ja sopimustenhallintajärjestelmä

Metropolian ”Helsinki XR Center” -hankkeen sopimuksia hallinnoidaan Dynasty-asian- ja sopimustenhallintajärjestelmässä.

 

Reportronic -ja Halli-projektinhallintajärjestelmät

Metropolian TKI-palveluissa käytössä olevilla projektinhallintajärjestelmillä (Reportronic -ja Halli-projektinhallintajärjestelmät) hallinnoidaan kaikkien hankkeessa työskentelevien tahojen tietoja.

 

Wordpress -kotisivukone ja Zoner.fi -webhotelli

Helsinki XR Centerin julkiset verkkosivut on toteutettu ja julkaistu kotimaisen Zoner.fi - webhotellin mahdollistamana, ja ne ovat toteutettu Wordpress -kotisivukoneella. Wordpress pyörii Metropolian omalla palvelimella (ei ulkopuolista järjestelmätoimittajaa /palveluntarjoajaa). Nettisivuilla on hankkeen projektityöntekijöiden yhteystiedot.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisterin sisältämiin tietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/laaditaan keskitetysti Metropoliassa seuraavien järjestelmätoimittajien ja palveluntarjoajien kanssa:

 

Eduix Oy ja Metropoliassa käytössä oleva e-lomakeohjelmisto

Metropolian Helsinki XR Centerin hankkeen parissa järjestettäviin tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittaudutaan Eventbrite -tapahtumahallintajärjestelmällä (tietosuojaseloste upotettuna tapahtumasivulle) tai e-lomakkeella, josta tiedot siirretään osallistujatietojen hallinnoimiseksi Exceliin ja sieltä tallennukseen Helsinki XR Centerin Google Drive pilvipalveluun.

 

Google LLC ja Metropoliassa hyväksytyt Google-sidonnaiset pilvipalvelutyövälineet

Metropolian Helsinki XR Centerin-hankerekisteriin kerätään tietoa ja toimintaa hallinnoidaan Googlein ns. oppilaitossovelluspakettiin kuuluvalla G Suite for Education -työvälinekokonaisuudella. Henkilötietoja hallinnoidaan erityisesti sovelluspakettiin kuuluvan Google Drive pilvitallennusvälineen avulla. Hankkeen henkilörekisterin dokumentointiin liittyvät kuvat, videot, yhteystiedot, taulukot, palautteet JA tutkimuskyselyt toteutetaan pääsääntöisesti Metropolian hankkimilla Google-sidonnaisilla työvälineillä.

 

Microsoft Corporation ja Metropoliassa hyväksytyt Microsoft-sidonnaiset pilvipalvelutyövälineet

Metropolian Helsinki XR Center - hankkeen työntekijät käyttävät Metropolian sähköpostijärjestelmää. Sähköpostijärjestelmä on Microsoftin Office 365 -pohjainen, mutta sähköpostipalvelin on Metropolian oma. Myös uutiskirjeiden lähettäminen, yhteydenpito yhteystyötahoihin, rahoittajaan ja mahdollisiin muihin tahoihin tapahtuu sähköpostin välityksellä.

 

Sebitti Oy ja Reportronic-projektinhallintajärjestelmä

Metropolian TKI-palveluissa käytössä olevilla projektinhallintajärjestelmillä (Reportronic -ja Halli-projektinhallintajärjestelmät) hallinnoidaan kaikkien hankkeessa työskentelevien tahojen tietoja.

 

Thinking Portfolio Oy ja Halli -projektinhallintajärjestelmä

Metropolian TKI-palveluissa käytössä olevilla projektinhallintajärjestelmillä (Reportronic -ja Halli-projektinhallintajärjestelmät) hallinnoidaan kaikkien hankkeessa työskentelevien tahojen tietoja.

 

Innofactor Oyj ja Dynasty-asian- ja sopimustenhallintajärjestelmä

Metropolian ”Helsinki XR Center” -hankkeen sopimuksia hallinnoidaan Dynasty-asian- ja sopimustenhallintajärjestelmässä.

 

HXRC tulee laatimaan henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti seuraavien vain hankkeessa/HXRC:ssä käytettävien työvälineiden järjestelmätoimittajan/palveluntarjoajien kanssa (HUOM: hankkeen projektipäällikkö on vastuussa näiden henkilötietojen käsittelysopimusten laadinnasta yhteistyöyritysten kanssa, koska nämä ovat hankkeet käyttöön tarkoitettuja työvälineitä, ei Metropolian koko talon käyttöön tarkoiteytuja työvälineitä:

 

Eventbrite Inc. ja Eventbrite -tapahtumahallintajärjestelmä

Metropolian Helsinki XR Centerin hankkeen parissa järjestettäviin tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittaudutaan Eventbrite -tapahtumahallintajärjestelmällä (tietosuojaseloste upotettuna tapahtumasivulle) tai e-lomakkeella, josta tiedot siirretään osallistujatietojen hallinnoimiseksi Exceliin ja sieltä tallennukseen Helsinki XR Centerin Google Drive pilvipalveluun.

 

Zoner Oy ja Zoner.fi -webhotelli

Helsinki XR Centerin julkiset verkkosivut on toteutettu ja julkaistu kotimaisen Zoner.fi - webhotellin mahdollistamana, ja ne ovat toteutettu Wordpress -kotisivukoneella. Wordpress pyörii Metropolian omalla palvelimella (ei ulkopuolista järjestelmätoimittajaa /palveluntarjoajaa). Nettisivuilla on hankkeen projektityöntekijöiden yhteystiedot.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian Helsinki XR Centerin -hankerekisterissä käytetään henkilötietojen käsittelyyn pilvipalveluita, joissa henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisiin maihin.

Henkilötietojen siirrot turvataan tietosuoja-asetuksessa mainittuja, ja tietosuoja-asetuksen mahdollistamia siirtojen suojatoimia hyödyntäen (mallisopimuslausekkeet ja yhdysvaltalaisen järjestelmäntoimittajan /palveluntarjoajan kuuluminen ns. Privacy -Shield -järjestelyn piiriin).

Google- ja Microsoft-sidonnaisia pilvipalvelutyövälineitä käytettäessä henkilötietojen siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuu tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Metropolian ja Microsoft Corporationin välillä voimassa olevassa henkilötietojen käsittelysopimuksessa hyväksytään kansainvälisten henkilötietojen siirto vain EU- ja ETA-alueelle eli GDPR-alueelle. Microsoft Corporation ilmoittaa lisäksi Microsoft Office 365 Education -järjestelmää käyttäville eurooppalaisille kumppaneilleen soveltavansa kansainvälisten henkilötietojen siirtojen osalta EU komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita erityisinä suojatoimenpiteinä: https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/Compliance/EU-Model-Clauses

Microsoftin pilvikokonaisuuteen liittyvän sopimuksen voi käydä läpi ja tarkastaa halutessaan täältä: https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter

Metropolian ja Google LLC:n välillä voimassa oleva henkilötietojen käsittelysopimus pohjautuu Googlen G Suite pilvipalveluiden yleiseen sopimukseen, koska kaikki Google-sidonnaiset sovellukset (kuten Google Drive -tallennusalustasovellus) on otettu Metropoliassa käyttöön osana G Suite -pilvikokonaisuutta.

Tässä sopimuskokonaisuudessa hyväksytään kansainvälisten henkilötietojen siirto GDPR-alueen ulkopuolelle eli EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Google LLC ilmoittaa eurooppalaisille kumppaneilleen soveltavansa kansainvälisten henkilötietojen siirtojen osalta EU komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita erityisinä suojatoimenpiteinä.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisterin yhteydessä kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot säilytetään kymmenen vuotta (maksimissaan). Kansallisarkiston ammattikorkeakouluja koskeva päätös säilytysajoista (ks. viittaus alla) on pääsääntöinen asiakirja, johon säilytysaika perustuu.

Rekisterinpitäjä arvioi kuitenkin säilytysajan määräytymistä säännöllisin väliajoin ja seuraa mm. Kansallisarkiston antamia ohjeita ja määräyksiä.

 

Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely:

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Ammattikorkeakoululaki, (932/2014)
  • Kansallisarkiston päätös säilytysajoista - AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016)

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

 

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

 

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

 

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

 

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

 

Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan HXRC toimintaa ja sen yhteistyökumppanien kanssa tehtävää työtä.

 

Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä jäseneksi. HXRC:n järjestämissä tapahtumissa, työpajoissa, koulutuksissa ja/tai muissa tilaisuuksissa tapahtuva kuvaaminen perustuu aina vapaaehtoisuuteen. Kuvaustilanteissa HXRC informoi rekisteröityjä mahdollisesta kuvaamisesta/videotaltioinnista ja siitä, että kuvauksen kohteena oleminen on vapaaehtoista.

 

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.