Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 27.5.2020 - 14:16

Rekisterin nimi

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000 

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö

Nimi: Elina Ala-Nikkola
Tehtävä: Julkaisukoordinaattori/Suunnittelija, TKI-palvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: elina.ala-nikkola [at] metropolia.fi

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot

Nimi: Riikka Wallin
Tehtävä: Julkaisukoordinaattori, TKI-palvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: riikka.wallin [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on tukea ja mahdollistaa vastuullinen ja avoin julkaisutoiminta Metropolia Ammattikorkeakoulussa.

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisteri koostuu seuraavista alarekistereistä:

  • Avoimen kirjoittaja-, tekijä-, ja julkaisuhaun henkilörekisteri
  • Julkaisutoiminnan sopimusten ja suostumusdokumenttien henkilörekisteri
  • Metropolian kustantamien julkaisujen henkilörekisteri (verkkojulkaisut kuten e-kirjat ja pdf-kirjat; painetut kirjat; tehtäväkorttipakat; pelit yms.)
  • Asiantuntijablogien henkilörekisteri (toimituskunnalliset blogit)
  • Metropolian julkaisujen tilaaja- ja käyttäjärekisteri (tiedot Metropolian kustantamien julkaisujen lukijoista, painettujen kirjojen ja e-kirjojen tilaajista yms.)

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisteriä täydentää Metropolian viestintäpalveluiden henkilörekisteri ja siitä laadittu tietosuojaseloste.

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisteriä täydentää myös Metropolian asian- ja sopimustenhallintarekisteri ja siitä laadittu tietosuojaseloste.

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu:

  • lakisääteiseen velvollisuuteen (henkilötietoja käsitellään Metropolian henkilöstön julkaisutietojen ja -tilastojen keräämiseksi ja toimittamiseksi VIRTA-julkaisutietopalveluun Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) julkaisutiedonkeruuta varten sekä korkeakoulun omiin tilastoihin ja raportteihin
  • oikeutettuun etuun (henkilötietoja käsitellään julkaisupalvelutoiminnan laadukkaan toteuttamisen mahdollistamiseksi Metropoliassa; henkilöstön julkaisujen tietojen toimittamiseksi Justus-julkaisutietojen tallennuspalveluun sekä avoimen tiedon -periaatetta noudattaen OpenAIRE-portaaliin; Metropolian opiskelijoiden henkilötietoja käsitellään opinnäytetöiden julkaisemiseksi Theseus - ammattikorkeakoulujen opinnäytetyöt ja julkaisut –julkaisujärjestelmässä
  • rekisteröidyltä saatuun suostumukseen (julkaisusuostumukset julkaisun kirjoittajalta tai muulta tekijältä; kerätyt luvat esimerkiksi Metropolian henkilöstön julkaisujen rinnakkaistallentamiseen Theseuksessa ja/tai OpenAIRE-portaalissa)
  • sopimukseen (henkilötietoja käsitellään seuraavien asiakirjojen laadinnan yhteydessä: julkaisusopimukset, oikeuksien siirtosopimukset, kustannussopimukset)

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn yksi oikeusperuste on oikeutettu etu.

Rekisterinpitäjänä toimivan Metropolian oikeutettu etu on olla olemassa silloin, kun rekisteröidyn (Metropolian rekisteriin kirjatun henkilön) ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde.

Merkityksellinen ja asianmukainen suhde voi syntyä esimerkiksi, kun Metropoliassa työskentelevä henkilö on rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvässä työsopimussuhteessa rekisterinpitäjään, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja (alarekistereittäin):

 

Avoimen tekijä- tai julkaisijahaun henkilörekisteri

PERUSTIEDOT POTENTIAALISISTA JULKAISUJEN TEKIJÖISTÄ/JULKAISIJOISTA

  • etunimi, sukunimi
  • organisaatiotieto, työnkuva
  • sähköpostiosoite
  • artikkeliehdotuksen tms. nimi/julkaisuehdotuksen nimi

 

Julkaisutoiminnan sopimusten ja suostumusdokumenttien henkilörekisteri

PERUSTIEDOT JULKAISUSOPIMUKSEN TAI SUOSTUMUKSENANTODOKUMENTIN ALLEKIRJOITTAJASTA

  • etunimi, sukunimi
  • henkilöturvatunnus
  • postiosoite
  • puhelinnumero, sähköpostiosoite

TIEDOT JULKAISUSOPIMUKSEN TAI SUOSTUMUKSENANTODOKUMENTIN KOHTEENA OLEVASTA JULKAISUSTA

  • julkaisun tekijän(t) etunimi, sukunimi
  • julkaisun nimi (mitä julkaisua sopimus-/suostumuksenantodokumentti koskee)

 

Metropolian kustantamien julkaisujen henkilörekisteri (verkkojulkaisut kuten e-kirjat, pdf-kirjat; painetut kirjat; tehtäväkorttipakat; pelit yms.)

PERUSTIEDOT TEKIJÄSTÄ/JULKAISIJASTA

  • etunimi, sukunimi
  • organisaatiotieto, tehtävänimike

HENKILÖN JULKAISUUN LIITTYVÄT TIEDOT

  • julkaisun nimi
  • julkaisutyyppi

YLEISET JULKAISUTIEDOT

  • julkaisuvuosi
  • julkaisun tekijöiden lukumäärä
  • organisaation tekijät (etunimi, sukunimi, alayksikkö, ORCID-tunniste)

BIBLIOGRAFISET TIEDOT

  • Lehden / julkaisusarjan nimi
  • ISSN, volyymi, numero, sivut, artikkelinumero

MUUT JULKAISUTIEDOT

  • avainsanat
  • julkaisun kieli, julkaisun kansainvälisyys
  • julkaisun tieteenalat
  • kansainvälinen yhteisjulkaisu, yhteisjulkaisu yrityksen kanssa
  • DOI-tunniste, pysyvä verkko-osoite, avoin saatavuus, rinnakkaistallennus-tieto

 

Asiantuntijablogien henkilörekisteri (toimituskunnalliset blogit)

PERUSTIEDOT BLOGIN/BLOGIPOSTAUKSEN JULKAISIJATAHOSTA

  • etunimi, sukunimi;
  • ja/tai organisaatiotieto ja tehtävänimike (mikä taho blogia/blogipostausta julkaisee)

YLEISET BLOGIJULKAISUTIEDOT

  • blogin nimi
  • blogin toimituskunnan tekijöiden lukumäärä
  • toimituskunnan henkilöiden tiedot (etunimi, sukunimi, tehtävänimike, organisaatiotieto)

HENKILÖN BLOGIALUSTALLA JULKAISTUUN ARTIKKELIIN LIITTYVÄT TIEDOT

  • yksittäisen artikkelin (postauksen) kirjoittajan etunimi ja sukunimi sekä tehtävänimike, tutkinto, organisaatiotieto tai muu vastaava taustatieto
  • julkaistun artikkelin nimi
  • artikkelin julkaisuajankohta

 

Metropolian julkaisujen tilaaja- ja käyttäjärekisteri (tiedot Metropolian kustantamien julkaisujen lukijoista, painettujen kirjojen ja e-kirjojen tilaajista yms.)

PERUSTIEDOT TILAAJASTA TAI KÄYTTÄJÄSTÄ (esim. e-kirjan lukijasta kerättävät tiedot)

  • etunimi, sukunimi
  • tehtävänimike ja/tai organisaatiotieto
  • vapaaehtoisesti annettuna sähköpostiosoite ja /tai puhelinnumero ja uutiskirjeen tilaus

TIEDOT TILAAJAN/KÄYTTÄJÄN KOHTEENA OLEVASTA JULKAISUSTA

  • julkaisun tekijän(t) etunimi, sukunimi
  • julkaisun nimi (esim. minkä niminen e-kirja on tilauksen kohteena)

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisutoiminnan henkilörekisterissä olevia tietoja käsitellään Metropolian hankkimilla eri tietojärjestelmillä, sovelluksilla ja ohjelmistoilla. Näitä ovat:

 

E-lomakeohjelmisto

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterissä hyödynnetään e-lomakeohjelmistoa.

  • Avoimen tekijä- tai julkaisijahaun henkilörekisteri:
    • Perustiedot potentiaalisista artikkelikirjoittajista tai muista julkaisijoista artikkeliehdotusnimineen kerätään e-lomakeohjelmiston kautta
  • Metropolian julkaisujen tilaaja- ja käyttäjärekisteri (tiedot Metropolian kustantamien julkaisujen lukijoista, painettujen kirjojen ja e-kirjojen tilaajista yms.)
    • Perustiedot tilaajasta tai käyttäjästä (esim. e-kirjan lukijasta) kerään e-lomakeohjelmiston kautta

 

Outlook-sähköpostijärjestelmä (osa Microsoft Corporation O365-palvelupakettia, mutta pelkkä sähköposti toimii Metropolian omalla palvelimella)

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterissä hyödynnetään Metropoliassa käytössä olevaan sähköpostijärjestelmää, joka pyörii Metropolian omalla palvelimella.

 

WordPress-alusta (Metropolian omalla palvelimella)

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterissä hyödynnetään WordPress-alustaa.

  • Asiantuntijablogien henkilörekisteri (toimituskunnalliset blogit)
    • Toimitettujen blogien henkilörekisterin sisältämiä tietoja osoitteessa https://blogit.metropolia.fi/blogit/käsitellään blogialustalla, joka hyödyntää WordPress-julkaisualustaa (Metropolian omalla palvelimella oleva WordPress-julkaisualusta)

 

Turnitin -plagioinnin estojärjestelmä

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterin piirissä hyödynnetään Turnitin-plagioinnin estojärjestelmää. Ennen kuin Metropolian kustantama julkaisu päätetään julkaista, ajetaan se kertaalleen Turnitin-plagioinnin estojärjestelmän läpi - aivan kuten Metropoliassa toimitaan myös ennen opinnäytetyön julkaisua.

 

Theseus-julkaisujärjestelmä (ARENE ry. /Kansalliskirjasto)

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterin piirissä hyödynnetään

Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto ARENE ry:n Theseus -julkaisujärjestelmää, julkaisuarkistoa ja Theseus-julkaisupalvelua kokonaisuutena. Ammattikorkeakoulujen opinnäytetyöt ja avoimet julkaisut voidaan julkaista Theseus-järjestelmässä.

Rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoja käsitellään käyttöoikeuksien hallintaan liittyen. Käyttäjän sähköpostiosoitetta käytetään palvelun toimintaan liittyvien viestien välittämiseen. Tietoja käsitellään palvelun toteuttamisen mahdollistamiseksi ammattikorkeakouluissa.

Theseuksen aineistojen osalta ARENE ry. on rekisterinpitäjä ja Kansalliskirjasto toimii tietojen käsittelijänä. Pelkkä Theseus - julkaisuarkisto on kuitenkin Kansalliskirjaston ylläpitämä palvelu.

ARENE ry. on laatinut Theseus - ammattikorkeakoulujen opinnäytetyöt ja julkaisut -palvelun käytöstä muodostuvasta henkilötietorekisteristä oman tietosuojaselosteen, jonka löydät täältä: http://www.arene.fi/wp-content/uploads/Raportit/2018/Theseustietosuojailmoitus2018.pdf

 

JUSTUS-julkaisutietojen tallennuspalvelu (CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy / Opetus- ja kulttuuriministeriö)

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterin piirissä hyödynnetään Justus-julkaisujärjestelmää. Rekisterin henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjän ulkopuolelle rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on sopimussuhde tai muille vastaaville tahoille, joilla on rekisterinpitäjän toimintaan liittyvä asiallinen yhteys kuten:

  • CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n (CSC) toteuttama JUSTUS – julkaisutietojen tallennuspalvelu mahdollistaa julkaisutietojen syöttämisen ja niiden tallentamisen automaattisesti VIRTA-julkaisutietopalveluun;
  • Metropolia ammattikorkeakoulun henkilökunnan julkaisutiedot tallennetaan JUSTUS-palvelusta vielä automaattisesti Opetus- ja kulttuuriministeriön omistamaan, mutta CSC Oy:n teknisesti ylläpitämään VIRTA-julkaisutietopalveluun.

 

Juuli-julkaisutietoportaali (Opetus- ja kulttuuriministeriö /Kansalliskirjasto/ CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy)

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterin piirissä hyödynnetään Juuli-julkaisutietoportaalia.

Metropolian työntekijät ilmoittavat kaikki tekemänsä julkaisut JUSTUS-julkaisutietojen tallennuspalveluun, josta Metropolian omassa kirjastossa kerätään niistä tiedot, jotka

  • ilmoitetaan Opetus- ja kulttuuriministeriölle (niiden perusteella korkeakouluille maksetaan vastinrahaa rahoitusmallin mukaisesti)
  • tiedot siirtyvät valtakunnalliseen Juuli-julkaisutietoportaaliin, jonka ylläpidosta vastaa Kansalliskirjasto yhteistyössä Opetus- ja kulttuuriministeriön ja CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n kanssa.

 

Liana®Cloud-uutiskirjeiden lähetysjärjestelmä

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterin piirissä hyödynnetään uutiskirjeiden osalta Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmää.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Metropolian käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan laatimaan seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

 

Eduix Oy ja e-lomakeohjelmisto

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterissä hyödynnetään e-lomakeohjelmistoa.

 

ARENE ry. /Kansalliskirjasto ja Theseus-julkaisujärjestelmä

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterin piirissä hyödynnetään Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto ARENE ry:n Theseus -julkaisujärjestelmää, julkaisuarkistoa ja Theseus-julkaisupalvelua kokonaisuutena. Ammattikorkeakoulujen opinnäytetyöt ja avoimet julkaisut voidaan julkaista Theseus-järjestelmässä. Pelkkä Theseus - julkaisuarkisto on Kansalliskirjaston ylläpitämä palvelu.

 

CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy / Opetus- ja kulttuuriministeriö ja JUSTUS-julkaisutietojen tallennuspalvelu

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterin piirissä hyödynnetään Justus-julkaisujärjestelmää. Rekisterin henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjän ulkopuolelle rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on sopimussuhde tai muille vastaaville tahoille, joilla on rekisterinpitäjän toimintaan liittyvä asiallinen yhteys kuten:

  • CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n (CSC) toteuttama JUSTUS – julkaisutietojen tallennuspalvelu mahdollistaa julkaisutietojen syöttämisen ja niiden tallentamisen automaattisesti VIRTA-julkaisutietopalveluun;
  • Metropolia ammattikorkeakoulun henkilökunnan julkaisutiedot tallennetaan JUSTUS-palvelusta vielä automaattisesti Opetus- ja kulttuuriministeriön omistamaan, mutta CSC Oy:n teknisesti ylläpitämään VIRTA-julkaisutietopalveluun.

 

Opetus- ja kulttuuriministeriö /Kansalliskirjasto/ CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy ja Juuli-julkaisutietoportaali

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterin piirissä hyödynnetään Juuli-julkaisutietoportaalia.

Metropolian työntekijät ilmoittavat kaikki tekemänsä julkaisut JUSTUS-julkaisutietojen tallennuspalveluun, josta Metropolian omassa kirjastossa kerätään niistä tiedot, jotka

  • ilmoitetaan Opetus- ja kulttuuriministeriölle (niiden perusteella korkeakouluille maksetaan vastinrahaa rahoitusmallin mukaisesti)
  • tiedot siirtyvät valtakunnalliseen Juuli-julkaisutietoportaaliin, jonka ylläpidosta vastaa Kansalliskirjasto yhteistyössä Opetus- ja kulttuuriministeriön ja CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n kanssa.

 

Turnitin LLC ja Turnitin -plagioinnin estojärjestelmä

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterin piirissä hyödynnetään Turnitin-plagioinnin estojärjestelmää.

 

Liana Technologies Oy ja Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu (esim. uutiskirjeet)

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterin piirissä hyödynnetään Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmää.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Rekisterin tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, eikä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolelta, ellei se ole tarpeen tiedon käsittelyn teknisen toteuttamisen mahdollistamiseksi (esimerkiksi järjestelmien tekninen ylläpito EU:n/ETA:n ulkopuolelta) tai rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvien kansainvälisten toimintojen hoitamiseksi.

Siirtäessään henkilötietoja rekisterinpitäjä noudattaa EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita koskien henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin tai toteuttaa muut asianmukaiset suojatoimet.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisterin yhteydessä kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä pääsääntöisesti pysyvästi (Kansallisarkiston ammattikorkeakouluja koskeva, pysyvä sähköinen säilyttämisvelvollisuuspäätös, diaarinumero: AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016).

Kun henkilötietoja käsitellään julkaisupalvelutoiminnan laadukkaan toteuttamisen mahdollistamiseksi Metropoliassa, henkilöstön julkaisujen tietojen toimittamiseksi Justus-julkaisutietojen tallennuspalveluun sekä avoimen tiedon -periaatetta noudattaen OpenAIRE-julkaisuportaaliin sekä Metropolian julkaisutoiminnassa syntyneiden julkaisujen julkaisemiseksi Theseus - ammattikorkeakoulujen opinnäytetyöt ja julkaisut -julkaisujärjestelmää varten, sääntelee näiden tietojen pysyvää säilyttämistä lakisääteinen säilytysaika.

Metropolian henkilöstön julkaisutietojen ja -tilastojen kerääminen ja toimittaminen VIRTA-julkaisutietopalveluun Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) julkaisutiedonkeruuta varten on lakisääteinen velvollisuus. Näiden tietojen pysyvää säilyttämistä sääntelee myös lakisääteinen säilytysaika.

Poikkeuksen lakisääteiseen, pääsääntöisesti pysyväissäilyttämisen velvollisuuden piiriin, tekee kuitenkin seuraava alarekisteri ja sen piirissä käsiteltävät henkilötiedot: ”Metropolian julkaisujen tilaaja- ja käyttäjärekisteri” (alarekisteri). Tämän alarekisterin tiedot säilytetään vain toistaiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisutoiminnan henkilörekisterin sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallinnoidaan Metropolian julkaisutoimintaa ja sen sisältämiä palveluita.

Metropolian julkaisutoiminnan henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä jäseneksi, koska julkaisutoiminta on vapaaehtoista Metropoliassa.

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisutoiminnan henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.