Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Rekisterin nimi
Metropolian opiskelijavarjostustoiminnan henkilörekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö
Nimi: Taru Ruotsalainen
Tehtävä: Jatkuvan oppimisen palveluiden päällikkö
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: taru.ruotsalainen [at] metropolia.fi
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot
Nimi: Olga Trishkina
Tehtävä: Assistentti
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: olga.trishkina [at] metropolia.fi
Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä
sähköposti: jatkuvaoppiminen [at] metropolia.fi
Tietosuojavastaava
Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijavarjostustoiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käyttötarkoitus on hallinnoida ns. opiskelijavarjostustoimintaan osallistuvien Metropolian opiskelijoiden tietoja sekä tarjota samalla laadukkaita palveluita ammattikorkeakoulusta toisen asteen opiskelijoille.
Metropolian opiskelijavarjostustoiminnalla tarkoitetaan sitä, että toisen asteen opiskelijalle (lukiolaiset ja ammattiin opiskelevat ovat toisen asteen opiskelijoita) annetaan toisen asteen opinto-ohjaajan koordinoinnin turvin mahdollisuus seurata Metropolia Ammattikorkeakoulussa jo opiskelevan henkilön ammattikorkeakouluopiskelijapäivää ja näin tutustua opintoihin korkeakoulussa. Tätä varten Metropolia Ammattikorkeakoulun vapaaehtoisten opiskelijoiden tietoja kerätään Jatkuvan oppimisen palveluiden yksikössä yhteen ja kaikille Metropolian vapaaehtoisille AMK-opiskelijoille (ns. varjostettaville AMK-opiskelijoille) etsitään lukiosta ja/tai ammattioppilaitoksesta häntä seuraava henkilö (ns. varjostava toisen asteen opiskelija).
Metropolian opiskelijavarjostustoiminnan ja siihen liittyvien palveluiden tarjoaminen ja toteuttaminen tapahtuu Jatkuvan oppimisen palvelut -yksikössä ja kaikilla osaamisalueilla. Toisin sanoen kaikkien Metropolian eri tutkinto-ohjelmien jo olemassa olevat opiskelijat voivat ilmoittaa itsensä mukaan seurattavien AMK-opiskelijoiden joukkoon.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijavarjostustoiminnan henkilörekisterissä olevien tietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijavarjostustoiminnan henkilörekisterissä olevien tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijavarjostustoiminnan henkilörekisterin rekisteröityjä ovat:
- Metropolian opiskelijat (Metropolian eri tutkinto-ohjelmien, vapaaehtoiset AMK-opiskelijat, jotka haluavat osallistua ja saattaa itsensä seurattavaksi, ns. varjostettavaksi henkilöiksi)
- toisen asteen oppilaitosten - lukioiden ja ammattioppilaitosten - opiskelijavarjostustoimintaan koordinoijan roolissa osallistuvat opinto-ohjaajat (toisen asteen opiskelijoita varten annetaan tiedot metropolialaisista vapaaehtoisista AMK-opiskelijoista, jonka opiskelupäivää on mahdollista seurata, toisen asteen opinto-ohjaaja koordinoi varjostettava-varjostaja -vastinparin löytymistä)
- toisen asteen opiskelijat (lukiolaiset ja ammattiin opiskelevat), jotka tulevat seuraamaan Metropolia AMK-opiskelijan opiskelupäivää.
Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijavarjostustoiminnan henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:
PERUS- JA YHTEYSTIEDOT METROPOLIALAISISTA AMK-OPISKELIJOISTA
- etunimi(t), sukunimi
- puhelinnumero, sähköpostiosoite
- opiskelijanumero, opintojen aloitusvuosi, tutkinto-ohjelma, opiskelukampus, pääaine
- toisen asteen oppilaitoksen nimi, oletko suorittanut lukion tai ammatillisen toisen asteen
- vapaamuotoinen lyhyt kuvaus rekisteröidystä itsestään (esim. mistä on kiinnostunut, mitä harrastaa, mikä on parasta AMK-opiskelussa, mahdollinen toteemieläin).
SUOSTUMUKSENANNOT JA TIEDOT TOIMENPITEISTÄ METROPOLIALAISISTA AMK-OPISKELIJOIDEN OSALTA
- Tiedot suostumuksen annoista liittyen Metropolian opiskelijavarjostustoiminnan henkilörekisteriin rekisteröidyille suunnattuihin toimenpiteisiin: esim. suostumus toimintaan liittyvän mainospostin vastaanottamiseen
- Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä: esim. tiedot annetuista palveluista/tapaamisista; tiedot lähetetystä tapahtumakutsuista
PERUS- JA YHTEYSTIEDOT TOISEN ASTEEN OPPILAITOKSEN OPINTO-OHJAAJISTA
- etunimi(t), sukunimi
- toisen asteen oppilaitoksen nimi, tehtävänimike (oletuksena: opinto-ohjaaja, mutta voi olla jokin muukin)
- puhelinnumero, sähköpostiosoite
SUOSTUMUKSENANNOT JA TIEDOT TOIMENPITEISTÄ TOISEN ASTEEN OPPILAITOSTEN OPINTO-OHJAAJIEN OSALTA
- Tiedot suostumuksen annoista liittyen Metropolian opiskelijavarjostustoiminnan henkilörekisteriin rekisteröidyille suunnattuihin toimenpiteisiin: esim. suostumus toimintaan liittyvän mainospostin vastaanottamiseen
- Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä: esim. tiedot annetuista palveluista/tapaamisista; tiedot lähetetystä tapahtumakutsuista
PERUS- JA YHTEYSTIEDOT TOISEN ASTEEN OPPILAITOKSEN OPISKELIJOISTA
- etunimi(t), sukunimi
- toisen asteen oppilaitoksen nimi
- puhelinnumero, sähköpostiosoite
- olen kiinnostunut (tekniikan alasta, kulttuurialasta, liiketoiminnan alasta, sote-alasta)
SUOSTUMUKSENANNOT JA TIEDOT TOIMENPITEISTÄ TOISEN ASTEEN OPPILAITOSTEN OPISKELIJOIDEN OSALTA
- Tiedot suostumuksen annoista liittyen Metropolian opiskelijavarjostustoiminnan henkilörekisteriin rekisteröidyille suunnattuihin toimenpiteisiin: esim. suostumus toimintaan liittyvän mainospostin vastaanottamiseen
- Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä: esim. tiedot annetuista palveluista/tapaamisista; tiedot lähetetystä tapahtumakutsuista
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään (metropolialaisten AMK-opiskelijoiden tietojen osalta).
Toisen asteen oppilaitosten opinto-ohjaajien henkilötiedot on saatu lukioiden ja ammatillisten oppilaitosten julkisilta verkkosivuilta (toisen asteen oppilaitosten opinto-ohjaajien tietojen osalta) sekä heiltä itseltään tai muilta saman organisaation edustajilta.
Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset
Metropolian opiskelijavarjostustoiminnan henkilörekisterin sisältämiin tietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.
Eduix Oy ja E-lomake-ohjelmisto sekä OMA-/Peppi-tietojärjestelmä
Metropolian vapaaehtoinen AMK-opiskelija ilmoittaa itsensä e-lomakkeen kautta osallistuvaksi Metropolian AMK-opiskelijavarjostustoimintaan. Samalla e-lomakkeella hän antaa ko. toimintaa varten henkilö- ja yhteystietonsa sekä suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. OMA:aan perustetaan työtila, jonne pääsevät ko. työtilaan kutsutut henkilöt Metropoliasta. Sieltä löytyy tietoa todistusten tilaamisesta, palautekyselystä, infotilaisuudesta, sekä muuta ajankohtaista tietoa liittyen opiskelijavarjostustoimintaan. Eduix Oy:llä on pääsy sekä e-lomakkeen, OMA/-Peppi-tietojärjestelmän että People Finderiin sisältämiin tietoihin. Metropolian ja Eduix Oy:n välillä on laadittu henkilötietojen käsittelysopimus GDPR:n artiklan 28 mukaisesti.
Lyyti Oy ja Lyyti-tapahtumanhallintajärjestelmä
Metropolian AMK-opiskelijavarjostustoimintaan liittyvä tiedottaminen ja esimerkiksi tapahtumakutsut voivat tapahtua Lyyti-tapahtumahallintajärjestelmän kautta. Lyyti Oy:llä on pääsy Lyyti -tapahtumahallintajärjestelmän sisältämiin tietoihin. Metropolian ja Lyyti Oy:n välillä on laadittu henkilötietojen käsittelysopimus GDPR:n artiklan 28 mukaisesti.
Orange Advertising Oy ja People Finder -työväline
Metropolia AMK:n opiskelijat voivat ilmoittaa toimivansa varjostettavina henkilöinä ulkoisilla People Finder -sivuilla. People Finder sivulla voi näkyä ko. henkilöiden yhteystiedot, valokuva, sekä opiskelijan tutkintotietoja. Opiskelija pääsee itse hallinnoimaan häntä koskevaa tietoa People Finderissa. People Finderia käytetään viestinnällisissä tarkoituksissa, tiedottamaan linkin kautta toisen asteen oppilaitosten henkilökuntaa ja opiskelijoita varjostettavista henkilöistä. Linkki löytyy Jatkuvan oppimisen palveluiden nettisivujen kautta. Orange Advertising Oy:llä on pääsy People Finderiin sisältämiin tietoihin. Metropolian ja Orange Advertising Oy:n välillä on laadittu henkilötietojen käsittelysopimus GDPR:n artiklan 28 mukaisesti.
CSC Oy (palveluntarjoajana) ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet)
Zoom-verkkokokoustyövälinettä käytetään tarvittaessa infotilaisuuden ja muun yhteydenpidon järjestämiseen. Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC:n Funet Miitti (Zoom)-palvelu on käytössä Metropolia Ammattikorkeakoulussa. Palvelu on toteutettu yhteispohjoismaisesti yhteistyössä NORDUnetin kanssa, eikä näin ollen ole osa julkisesti saatavilla olevaa Zoom-palvelua. Lisäksi NORDUnetin tarjoama Zoom-palvelu toimii kokonaisuudessaan EU:ssa, NORDUnetin omaan käyttöön varatuissa palvelinympäristöissä. Nämä palvelimet sijaitsevat Tanskassa ja Ruotsissa. Palveluista on myös sovittu NORDUnetin ja Zoomin kanssa ottaen huomioon eurooppalaisen tietosuojasääntelyn vaatimukset. Metropolia Ammattikorkeakoulun ja CSC Oy:n välillä on solmittu puitesopimus, joka kattaa myös henkilötietojen käsittelysopimusliitteen GDPR:n artiklan 28 mukaisesti.
Microsoft Corporation (CSC Oy palveluntarjoajana) ja Microsoft Teams -verkkokokoustyöväline
Microsoft Teams -verkkokokoustyövälinettä käytetään hallinnollisiin tarkoituksiin, sekä yhteydenpitoon opiskelijayhdistys METKAn kanssa. Ohjelmistoa käytetään sisällön tuotantoon, kokousmuistioihin ja prosessien hallintaan. Metropolia Ammattikorkeakoulun ja CSC Oy:n välillä on solmittu puitesopimus, joka kattaa myös henkilötietojen käsittelysopimusliitteen GDPR:n artiklan 28 mukaisesti. Lisäksi Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Microsoft Corporation välillä on olemassa palvelun yksilöivä sopimus ja sen liitteenä henkilötietojen käsittelysopimus GDPR:n artiklan 28 mukaisesti.
Microsoft Corporation (CSC Oy palveluntarjoajana) ja Microsoft Office-ohjelmisto (Excel)
Excel-ohjelmistoa käytetään e-lomakeohjelmiston osana Metropolian AMK-opiskelijavarjostustoiminnan koordinoimisessa ja tietojen hallinnoimisessa. Metropolian ja Microsoft-sidonnaisten työvälineiden käyttöä ja niillä tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä säätelee henkilötietojen käsittelysopimus GDPR:n artiklan 28 mukaisesti.
Tietojen luovutus toisen asteen oppilaitosten opinto-ohjaajille:
Koska Metropolian opiskelijavarjostustoiminnalla tarkoitetaan sitä, että toisen asteen opiskelijalle (lukiolaiset ja ammattiin opiskelevat ovat toisen asteen opiskelijoita) annetaan toisen asteen oppilaitosten opinto-ohjaajien koordinoinnin turvin mahdollisuus seurata Metropolia Ammattikorkeakoulussa jo opiskelevan henkilön ammattikorkeakouluopiskelijapäivää ja näin tutustua opintoihin korkeakoulussa, toisen asteen oppilaitosten opinto-ohjaajat ja opiskelijat ovat metropolialaisten AMK-opiskelijoiden tietojen luovutuksen saajana.
Tätä varten Metropolia Ammattikorkeakoulun vapaaehtoisten opiskelijoiden tietoja kerätään Metropolian Jatkuvan oppimisen palveluiden yksikössä yhteen ja kaikille Metropolian vapaaehtoisille AMK-opiskelijoille (ns. varjostettaville AMK-opiskelijoille) etsitään lukiosta ja/tai ammattikoulusta häntä seuraava henkilö (ns. varjostava toisen asteen opiskelija). Toisen asteen oppilaitosten opiskelijat ja opinto-ohjaajat saavat tietoonsa varjostettavien Metropolia AMK-opiskelijoiden yhteys- ja tutkintotiedot People Finder-ohjelmiston kautta.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Metropolian opiskelijavarjostustoiminnan henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä lähtökohtaisesti kahden (2) vuoden ajan.
Säilytysaika perustuu opiskelijavarjostustoiminnan toimintakauteen. Opiskelijavarjostustoiminnan päätettyä tiedot tuhotaan. Jatkuvan oppimisen palveluiden päällikkö vastaa henkilötietojen oikea-aikaisesta poistamisesta.
Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Ammattikorkeakoululaki, (932/2014)
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Rekisterin suojauksen periaatteet
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
- Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset
Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijavarjostustoiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijavarjostustoiminnan henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan opiskelijavarjostustoimintaa sekä jatkuvan oppimisen palveluiden yksikössä tapahtuvaa toimintaa ja palveluita.
Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijavarjostustoiminnan henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko ryhtyä.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään. Toisen asteen oppilaitosten opinto-ohjaajien henkilötiedot on saatu lukioiden ja ammatillisten oppilaitosten julkisilta verkkosivuilta (toisen asteen oppilaitosten opinto-ohjaajien tietojen osalta) sekä heiltä itseltään tai muilta saman organisaation edustajilta.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijavarjostustoiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.