Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 23.6.2021 - 12:10

Rekisterin nimi

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000 

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori


Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:

Nimi: Timo Hynynen
Tehtävä: Lakimies, laki- ja arkistointipalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: timo.hynynen [at] metropolia.fi

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot:

Nimi: Timo Hynynen
Tehtävä: Lakimies, laki- ja arkistointipalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: timo.hynynen [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa Metropolia Ammattikorkeakoulun sähköisten ja paperisten asiakirjojen, dokumenttien ja sopimusten lakisääteistä säilyttämistä ja diariointia.

Arkiston ja sopimustenhallinnan piiriin kuuluvia asiakirjoja on sekä paperisessa että sähköisessä muodossa. Lähes kaikki syntyvät Metropoliaan saapuvat ja lähetettävät asiakirjat sekä Metropolian sisäiset dokumentit ovat sähköisessä muodossa. Pitkäaikaissäilytettävästä arkistosta suurin osa on paperisessa muodossa.

Arkistoinnin piiriin kuuluvia asiakirjoja voi myös syntyä Metropolian työntekijöiden oman käsittelytoiminnan yhteydessä. Metropolian arkistointipalvelut välittävät tiedon asiakirjoista sekä asiakirjat ja niihin liittyvät asiat kyseistä tehtävää hoitavalle Metropolian työntekijälle. Arkistosta annetaan ulkopuolisille asiakkaille tai valtakirjalla valtuuttamalleen henkilölle heidän omasta pyynnöstään asiakirjajäljennöksiä lain puitteissa.

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisterin henkilötietojen käsittelyssä huomioidaan tietoturva ja tietosuoja sekä sähköisen asianhallinnan ja sähköisen arkistoinnin vaatimus lainsäädännön vaatimalla tavalla. Tärkeimmät toimintaa sääntelevät säädökset ovat:

  • tiedonhallintalaki (906/2019),
  • laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki, 621/1999),
  • arkistolaki, (831/1994),
  • laki julkisen hallinnon tiedonhallinnosta (tiedonhallintalaki, 906/2019) sekä
  • Kansallisarkiston ammattikorkeakouluille antama pysyvää säilyttämistä sähköisessä muodossa koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/2016, annettu tiedoksi ammattikorkeakouluille 12.9.2017).

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisterin tietosuojaselostetta täydentää Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintarekisterin tietosuojaseloste. Metropolian julkisten verkkosivujen Tietosuojaselosteet-osiosta voi käydä kaikki katsomassa kaikki Metropolian julkaistut tietosuojaselosteet.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on käsittelyn tarpeellisuus rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, ”GDPR” 6.1 artiklan c alakohta).

Lisäksi henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (GDPR 6.1 artiklan e alakohta).

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisteriin tallennetaan ammattikorkeakoulussa käsiteltäviin vireille tuleviin asioihin, sopimuksiin ja muihin dokumentteihin sekä asianhallintajärjestelmään kirjattaviksi kuuluviin muihin asioihin liittyviä henkilötietoja.

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisteriin on rajattu pääsy ja henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.

Metropolian kirjaamon diariointiin liittyvissä asioissa käytetään Dynasty asian- ja sopimustenhallintajärjestelmää.

Metropolian kirjaamon diarioinnissa tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:

  • tieto kirjattavan asian lähettäjästä/vastaanottajasta, joka voi olla luonnollinen henkilö tai oikeushenkilön puolesta yhteyshenkilö (etunimi, sukunimi, osoitetiedot, sähköpostiosoite, mahdollisesti opiskelijanumero/henkilötunnus)
  • tieto tallennettavan sopimuksen lähettäjästä/vastaanottajasta, sopimuksen osapuolien allekirjoittajista ja muut sopimuksiin ja niiden osapuoliin liittyvät henkilötiedot (esim. yksityis-/yhteyshenkilön yhteystiedot)
  • asia- ja asiakirjatasolla voi esiintyä henkilötietoja, joita asian käsittelyn yhteydessä on toimitettu/pyydetty
  • asiakirjatasolla (esim. virallisasiakirjat,sopimukset ja muut dokumentit) voi esiintyä luottamuksellisia tietoja, liikesalaisuuksia tai arkaluontoisia henkilötietoja, jolloin asiakirjat ovat näiltä osin salassa pidettäviä
  • asiakirjan saapumis- / laatimispäivämäärä
  • suoritetut välitoimenpiteet.
  • virallisten asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen metatiedot, käsittelyvaiheet ja asioiden käsittelyyn liittyvät toimeksiannot ja asiakirjatiedostot

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisteriin tallennetaan tietoja seuraavasti:

HALLINTOPALVELUT/HALLINTOASIAT

  • hallintoasioiden ohjaus, toimielinten/luottamuselinten valinta / omistaja
  • ohjaustoiminnan suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja kehittäminen, perustaminen, lakkauttaminen, yhdistäminen ja yhteistyö, hallinnon ohjeistaminen ja säännöt
  • asiakirjallinen tieto: esityslistat, pöytäkirjat ja liitteet sekä toimilupaan liittyvät hakemukset ja päätökset, osakasluettelo/osakasrekisteri, osakassopimukset

Laatutoiminta

  • laadunkehittämisohjelman laadinta, menettelytapaohjeistuksen teko
  • laadunarviointi (menettelytavat raportteihin)
  • palautteiden yhteenveto ja tilastointi
  • itsearvioinnin ohjeiden teko, itsearvioinnin raportointi, sisäisen arvioinnin kuvailu ja raportointi
  • asiakirjallinen tieto: pöytäkirja, esityslista, liitteet, koulutusohjelma, ohjeet, menettelytapaohjeet, yhteenvedot, tilastot, raportit kuvaus sekä raportti

Riskienhallinta

  • suunnitelma

Päätöksenteko ja johtaminen

  • tavoitesopimukset opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) ja ammattikorkeakoulujen välillä
  • sopimukset yhteistyöorganisaatioiden ja -yritysten kanssa
  • strategiaohjelma-asiakirjat, toimintasäännöt ja muut ammattikorkeakoulun ohjesäännöt, yhtiökokouksen päätöksentekoon liittyvät pöytäkirjat, esityslistat ja liitteet, osakeyhtiön hallituksen pöytäkirjat, esityslistat sekä liitteet

Johtoryhmän ja muiden työryhmien työskentely

  • johtoryhmätyöskentely
  • tutkintolautakunnan päätöksenteko  
  • oikeusturvalautakunnan päätöksenteko
  • neuvottelukuntien työskentely
  • yhteistoimintaneuvottelukunnan työskentely
  • työsuojelutoimikunnan työskentely
  • työryhmätyö / strategiset tiimit
  • muu kokoustyöskentely
  • asiakirjallinen tieto: pöytäkirjat, muistiot, esityslistat, lausuntopyynnöt, lausunnot ja niihin liittyvät liitteet 

Rehtorin/toimitusjohtajan, kehitysjohtajan, talous- ja hallintojohtajan (toimitusjohtajan sijainen), johtajien, päälliköiden ja vastaavien päätöksenteko

  • rehtorin/toimitusjohtajan päätöksenteko
  • talous- ja hallintojohtajan päätöksenteko
  • johtajien päätöksenteko
  • päälliköiden ja vastaavien päätöksenteko
  • asiakirjallinen tieto: esitykset ja päätökset sekä niiden liitteet

Sopimukset

  • tavoite- ja tulossopimus
  • opetusyhteistyösopimukset
  • opinnäytetyösopimukset
  • hanke- ja projektisopimukset
  • hankintasopimukset
  • palvelusopimukset
  • muut sopimukset (esimerkiksi vakuutus, vuokra ym.)
  • asiakirjallinen tieto: sopimusasiakirjat ja liitteet

Tarkastustoiminta

  • ulkoinen toiminnan, hallinnon ja talouden valvonta
  • sisäinen toiminnan, hallinnon ja talouden valvonta
  • asiakirjallinen tieto: tarkastuspöytäkirjat ja raportit

Kotimainen yhteistyö

  • kotimainen yhteistyö
  • kunta-valtio yhteistyö tai vastaava paikallinen yhteistyö
  • yhteistyö organisaatioiden kanssa: mm yritykset, järjestöt, jäsenyydet eri yhteisöissä
  • konsortiot
  • muut korkeakoulut, oppilaitokset, viranomaiset
  • asiakirjallinen tieto: lausuntopyynnöt, lausunnot ja liitteet, sopimusasiakirjat ja liitteet

Kansainvälinen yhteistyö

  • jäsenyyksien hoito kansainvälisissä järjestöissä ja verkostoissa
  • partnerikorkeakouluverkoston arviointi ja kehittäminen
  • asiakirjallinen tieto: sopimusasiakirjat ja liitteet

Kansainväliseen yhteistoimintaan osallistuminen

  • Metropoliaan tehtävät kansainväliset vierailut
  • kansainvälisten konferenssien ja seminaarien järjestäminen Metropoliassa
  • kumppanuussopimuksien tekeminen
  • muiden kuin Erasmus-sopimuksien tekeminen
  • kansainvälisen toiminnan julkaisujen tekeminen
  • kansainvälisyystyöryhmien päätöksenteko
  • osaamistiimien työskentely
  • muiden kansainvälisten työryhmien työskentely
  • kansainvälisen tukipalvelutiimin työskentely
  • yhteistyö opiskelijayhdistys Metkan kanssa kansainvälisyysasioissa
  • sopimustoiminta HOAS:n kanssa
  • yleisten asioiden hoito Erasmuksen, ECTS:n ja DS-leiman kanssa
  • kansainvälinen opiskelijavaihto
  • kansainvälinen opettajavaihto
  • kansainvälinen henkilökuntavaihto
  • asiakirjallinen tieto: kutsu, ohjelma, osallistujalista, suunnitelma, ohjelma, Erasmus-sopimukset, muut kansainvälistymiseen liittyvät yhteistyösopimukset, julkaisut, pöytäkirjat, muut asiakirjat, vaihtohakemukset ja liitteet

 

HENKILÖSTÖPALVELUT

Henkilöstöasioiden ohjaus

  • työantaja- ja henkilöstöpolitiikka
  • (mm. monijäsenisen toimielimen päätöksenteko, työnantajapolitiikka ja -strategia, henkilöstöpolitiikka ja strategia, palkkauspolitiikka)
  • yleinen työehtosopimusmenettely
  • luottamusmiestoiminta
  • luottamusmiesneuvottelut
  • henkilöstösuunnittelu ja raportointi
  • henkilöstösuunnittelu
  • henkilöstöprosessien teko
  • johtamis-, esimies- ja alaistavoitteiden asettaminen
  • palvelussuhdeasiat
  • palvelussuhdeasioiden hoito
  • rekrytointi ja palvelussuhteeseen valinta
  • rekrytointi
  • asiakirjallinen tieto: ohjeet, päätökset, yleiset työehtosopimukset, vaaliasiakirjat, pöytäkirjat, suunnitelmat, raportit, prosessikuvaukset ja tavoitekuvaukset, valitun hakupaperit sekä liitteet, hylätyksi tulleen hakupaperit ja liitteet, hakijayhteenveto

Hylkääminen

  • asiakirjallinen tieto: hylätyksi tulleen hakupaperit ja mahdolliset liitteet
  • hakijayhteenveto

Palvelussuhteen käsittely

  • työsopimuksen teko
  • työhöntulotarkastuksen teko
  • muuhun kuin työsuhteeseen otettavat
  • henkilörekisterin ylläpito
  • työntekijän kilpaileva toiminta
  • työtodistusten antaminen
  • vuosiloma- ja säästövapaakirjanpito
  • vuosilomakirjanpito
  • lomaoikeuksien määrittely
  • lomapalkkavarauksien teko
  • virka- ja työvapaiden sekä poissaolojen myöntäminen
  • sairauspäivärahahakemusten käsittely
  • kuntoutustukihakumenettely
  • eläkkeiden ja osa-aikaeläkkeiden käsittely
  • työtapaturmien ja vahingonkorvausasioiden käsittely
  • työajanseuranta
  • kurinpitomenettely
  • työsuhteen irtisanominen ja purkaminen
  • irtisanoutumisten käsittely
  • järjestelmien ylläpito
  • HR ja Personec R rajapintasiirrot
  • sivutoimilupamenettely
  • matkapuhelinten käytön hallinnointi
  • asiakirjallinen tieto: sopimusasiakirjat, tarkastusraportit, rekisterit ilmoitukset, hakemukset, päätökset, työtodistukset, raportit, ohjeet, anomukset, liitteet, lausunnot sekä kirjalliset varoitukset

Palkkausasiat

  • palkan, palkkioiden ja palkanlisien perusteiden laskenta
  • palkkamäärittely ja muuttaminen
  • tuntipalkkaisen henkilökunnan tunti-ilmoitusmenettely
  • työaikasuunnitelmien käsittely
  • palkkatietojen ylläpito
  • vuosisidonnaisten palkanosien määrittely
  • palkanlaskenta
  • maksuperusteinen palkanlaskenta, lisäansiot, palkkiot
  • liikunta- ja kulttuurietuuksien hallinta ja jakelu
  • palkkojen maksuliikenne
  • kausitoimet
  • ay-jäsenmaksutilitykset
  • ulosottotilitykset
  • eläkemaksutilitykset eläkelaitos Kevalle
  • neljännesvuosi-ilmoituksen teko eläkelaitos Kevalle
  • työtapaturma- ja työttömyysvakuutusmaksuperusteiden ilmoituksen teko
  • verohallinnon kausiveroilmoituksen teko
  • verokorttien suorasiirrot
  • palkkakorttien tulostaminen
  • asiakirjallinen tieto: päätökset, ilmoitukset, suunnitelmat, palkkakortit, hakemukset, Ticket Transport ® -asiakirjat sekä raportit

Matkustaminen

  • työmatka-anomusten käsittely: kotimaa, ulkomaat (EU ja kolmannet maat), oman auton käyttöluvat ja päätökset
  • Metropolian autojen vuokraaminen
  • asiakirjallinen tieto: hakemukset, päätökset sekä vuokrausasiakirjat

Henkilöstön palkitseminen

  • arvonimi-, ja kunniamerkkiasioiden valmistelu
  • huomionosoitusten osoittaminen
  • asiakirjallinen tieto: hakemukset ja päätökset

 

OSAAMISEN KEHITTÄMINEN

Henkilöstön koulutus ja kehittäminen

  • johtamisosaamisen kehittäminen
  • koulutussuunnittelu
  • sisäisen koulutuksen järjestäminen
  • työssäoppimisen, mentoroinnin ja työelämäharjoittelun järjestäminen
  • ulkoisen koulutuksen järjestäminen
  • koulutusrekisterin ylläpito
  • raportointi ja arviointi
  • kansainvälisen henkilökuntavaihdon organisointi
  • perehdyttäminen
  • tavoite- ja kehittämiskeskustelut
  • asiakirjallinen tieto: suunnitelmat, ohjelmat, osanottajaluettelot, todistusjäljennökset, koulutussopimukset, koulutusrekisterit raportit, arviot, lomakkeet sekä ohjeet

Omaehtoisen koulutuksen tukeminen

  • tutkintotavoitteisen koulutuksen koordinointi
  • pedagogisten opintojen koordinointi
  • oppisopimuskoulutuksen järjestäminen
  • uudelleenkoulutuksen järjestäminen
  • asiakirjallinen tieto: suunnitelmat ja sopimukset

 

TYÖHYVINVOINNIN EDISTÄMINEN

Yhteistoimintamenettely

  • yhteistoimintaorganisaation perustaminen ja toiminta
  • yhteistoimintaneuvottelut
  • aloitetoiminnan järjestäminen, aloiteyhteistyön organisointi
  • asiakirjallinen tieto: pöytäkirjat, sopimukset ja aloitteet

Työsuojelu ja työturvallisuus

  • työsuojeluvaalit
  • työsuojeluohjeistuksen teko
  • työsuojeluun liittyvät mittaukset
  • työsuojelutarkastusten teko
  • asiakirjallinen tieto: vaaliasiakirjat, ohjeet, mittaustulokset sekä raportit

Työterveyshuolto ja työhyvinvointi

  • työterveyshuollon järjestäminen
  • työterveyshuollon kustannusten korvausten hakeminen (Kela)
  • työpaikkaselvitykset
  • kuntoutushakemusten ja päätösten teko
  • työhyvinvoinnin suunnittelu
  • työilmapiiritutkimusten teko
  • varhainen puuttuminen ja tuki
  • työyhteisösovittelu
  • asiakirjallinen tieto: sopimukset, toimintasuunnitelmat, hakemukset, selvitykset, päätökset, suunnitelmat, pöytäkirjat, muistiot, lomakkeet sekä ohjeet

Henkilöstöruokailu

Virkistys- ja harrastustoiminta

  • virkistyspäivien ja liikuntatapahtumien järjestäminen
  • asiakirjallinen tieto: sopimukset ja tiedotukset

 

TALOUSPALVELUT

Talousasioiden ohjaus

  • talousasioiden suunnittelu ja seuranta (mm. raportointi ja inventointi)
  • talousarvion valmistelu
  • sisäinen ja ulkoinen tilintarkastus
  • talouden seuranta
  • asiakirjallinen tieto: suunnitelmat, raportit, ohjeet, tilintarkastuslausunnot, selvitykset opetus- ja kulttuuriministeriölle ynnä muille vastaaville tahoille sekä Kota-tiedonkeruu

Perintä ja maksukyvyttömyysasioiden hoito

  • asiakirjallinen tieto: laskut ja saataviin liittyvät asiakirjat

 

TIEDON HALLINTA JA VIESTINTÄPALVELUT

Tietopalvelu

  • asiakirjajäljennösten antaminen
  • asiakirjajäljennösten antaminen arkistosta
  • asiakirjajäljennösten antaminen opintotoimistosta
  • asiakirjallinen tieto: pyynnöt, kuitit sekä asiakirjajäljennökset

Metropolia Ammattikorkeakoulun arkisto antaa asiakirjajäljennöksiä hallussaan olevista asiakirjoista mm. tutkintotodistuksista, opintosuoritusotteista, opetussuunnitelmista. https://www.metropolia.fi/fi/asiakastyot-ja-palvelut/arkisto Asiakirjajäljennöksiä voi pyytää sähköisen asiakirja- ja tietopalvelupyyntölomakkeen kautta, joka löytyy Metropolia Ammattikorkeakoulun julkisilta verkkosivuilta. Sähköisen asiakirja- ja tietopalvelupyyntölomakkeen mahdollistamana käsitellään pyyntöjä jättävien henkilöiden tunnisteellista tietoa.

Tilastointi 

  • tilastotietojen tuottaminen ja vastaanottaminen
  • asiakirjallinen tieto: tilastot

Postipalvelut

  • postin lähetyslistojen tekeminen
  • Metropolian sisäinen posti: kampusten välinen posti sekä saman kampuksen posti
  • kirjeiden ja lähetysten lähettäminen
  • asiakirjallinen tieto: lähetyslistat ja pakettikortit

Suhdetoiminta (edustaminen, vierailut, tapahtumat ym.)

  • historiallisten dokumenttien tuottaminen
  • valokuvaaminen
  • lehtileikekokoelman ylläpito
  • ammattikorkeakoulujen esittelyvideoiden tuottaminen
  • juhlatilaisuuksien dokumentointi
  • asiakirjallinen tieto: valokuvat, lehtileikkeet, esittelyvideot ja videotaltioinnit

 

OPETUS-, OPISKELIJA- JA KULTTUURIASIAT

Opetus- ja sivistystoimen ohjaus

Koulutuspoliittinen suunnittelu

  • periaatelinjaukset, päätöksenteko
  • koulutustehtävän suunnittelu (Opetus- ja kulttuuriministeriön ja Metropolia Ammattikorkeakoulun välinen sopimus ja sitä edeltävät tehtävät)
  • asiakirjallinen tieto: suunnitelmat ja päätökset

Koulutuksen ja opetuksen suunnittelu

  • tutkintosäännön laatiminen
  • opetuksen suunnittelu
  • valtakunnallinen opetussuunnittelu
  • Metropolian opetussuunnittelu
  • tutkinto-ohjelmien opetussuunnittelu
  • vuosisuunnittelu
  • tutkinto-ohjelmien viikkotuntisuunnittelu
  • asiakirjallinen tieto: tutkintosäännöt, opetussuunnitelmat, viikkotuntisuunnitelmat sekä vuosisuunnitelmat

Opiskelijavalinnat ja opiskelijaksi ottaminen

Valintaperusteiden määrittely

  • yhteishaut: suomenkieliset päivätoteutukset ja monimuotototeutukset, englanninkieliset päivätoteutukset sekä YAMK-koulutukset
  • erillishaut
  • valintaperusteista tiedottaminen
  • asiakirjallinen tieto: tiedotteet

Yhteishakujen toteuttaminen

  • haku erikoistumisopintoihin
  • haku avoimen ammattikorkeakoulun opintoihin
  • asiakirjallinen tieto: hakemukset ja päätökset

Erillishakujen toteuttaminen

  • tutkintoon johtava koulutus
  • avoin ammattikorkeakoulu
  • siirto-opiskelijamenettely
  • täydennyskoulutus
  • maahanmuuttajien valmentava koulutus
  • asiakirjallinen tieto: hakemukset ja päätökset

Esivalinnat

  • ennakkotehtävät ja perustietolomakkeet sekä niiden arvioinnit
  • esivalintaesitykset ja -päätökset
  • esivalinnan tuloksista tiedottaminen
  • asiakirjallinen tieto: tehtävä- ja perustietolomake, päätökset sekä ilmoitukset

Opiskelijavalinnat

  • valinta-, kielikokeiden sekä soveltuvuustestien pitäminen ja niiden arvioinnit
  • opiskelijavalintatyöryhmien kokousmenettely
  • opiskelijavalintaesitykset- ja päätökset  
  • opiskelijavalinnan tuloksista tiedottaminen
  • asiakirjallinen tieto: pääsykokeet, testit, kokeet, arvioinnit, esityslistat, pöytäkirjat, liitteet, ehdotukset, päätökset sekä valintailmoitukset.

Opiskelijan opetuksen järjestäminen

Opiskelijapalvelut

  • opintotukihakemuksien käsittely- ja lausuntojen antaminen
  • tutkintolautakunnan toiminta
  • opintososiaalisista syistä tehtävä edistymisen seuranta
  • päihdeohjelman ylläpito ja hoitoonohjaus
  • tapaturma-asioiden käsittely
  • opintososiaaliset tukitoimet: oppilaitospsykologi-, -kuraattori- ja -pastoripalvelut, opiskelijaruokailu
  • asiakirjallinen tieto: opintotukihakemukset, lausunnot, hakemukset, pöytäkirjat, päätökset, seurantaraportit, ohjelmat, ilmoitukset sekä sopimukset

Yhteistyö opiskelijakunta Metkan kanssa

  • asiakirjallinen tieto: sopimukset

Työelämäyhteistyö

  • työelämäpalvelut: Metropolian rekrytointipalvelut (työpaikkojen välitys opiskelijoille, työnantajaesittelyt ja messut)
  • työelämäpalvelujen tiimin toiminta
  • Metropolian Tukisäätiön toiminta
  • koulutusohjelmien neuvottelukuntien työelämäyhteyksien ylläpito
  • täydennyskoulutus 
  • yhteistyö Metropolian Alumnit ry:n kanssa
  • asiakirjallinen tieto: pöytäkirjat, tarjoukset, sopimukset, yhteistyösopimukset sekä rahoituspäätökset

Museotoiminta

  • Metropolian Sosiaali- ja terveysalan koulutuksen museon toiminta
  • asiakirjallinen tieto: museoesitteet

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu osittain rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietoja saadaan julkisista tietokannoista, viranomaisilta sekä eri sidosryhmiltä ja yhteysorganisaatioilta.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisterissä olevia tietoja käsitellään seuraavilla tietojärjestelmillä, sovelluksilla ja ohjelmistoilla:

Dynasty -asianhallinta- ja sopimustenhallintajärjestelmä

Metropoliassa käytetään asianhallinta-, arkistointi- ja sopimustenhallinnassa Dynasty -asian- ja sopimustenhallintajärjestelmää. Lisäksi Metropolian virallisten asioiden diariointi ja virallisasiakirjojen käsittely tapahtuu Dynastyssa.

E-lomakeohjelmisto

Metropolia Ammattikorkeakoulun arkisto antaa asiakirjajäljennöksiä hallussaan olevista asiakirjoista mm. tutkintotodistuksista, opintosuoritusotteista, opetussuunnitelmista. https://www.metropolia.fi/fi/asiakastyot-ja-palvelut/arkisto Asiakirjajäljennöksiä voi pyytää e-lomakeohjelmistolla toteutetulla sähköisellä asiakirja- ja tietopalvelupyyntölomakkeella, joka löytyy Metropolia Ammattikorkeakoulun julkisilta verkkosivuilta. Sähköisen asiakirja- ja tietopalvelupyyntölomakkeen mahdollistamana käsitellään pyyntöjä jättävien henkilöiden tunnisteellista tietoa.

Microsoft for Education -pilvipalvelu (Office 365 palvelupaketti)

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään Microsoft for Education -pilvipalvelun (Office 365 palvelupaketti) mahdollistamilla sähköisillä työvälineillä. Arkistonhoitaja ylläpitää paperiasiakirjojen arkisto- ja hävitysluetteloita Excel-pohjaisessa luettelossa Metropolian sisäisellä verkkolevyasemalla. Loppukäyttäjältä pyydetään erikseen lupa, ja suostumuksenanto Metropolian opiskelijoilleen ja työntekijöilleen hankkiman pilvipalvelutyövälineistön käyttöön, ja tähän vaaditaan erikseen loppukäyttäjältä myös käyttöehtojen hyväksyntä.

Metropolian sähköpostijärjestelmä

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisterissä olevia tietoja käsitellään sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä Metropolian sähköpostijärjestelmällä. Sähköpostijärjestelmä on Microsoftin O365 -pohjainen, mutta sähköposti ns. pyörii Metropolian omalla palvelimella.

Turvaposti (Deltagonin sec@gw turvapostiratkaisu)

Metropolian omalla palvelimella toimivaa sähköpostin salausratkaisua - Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisua voidaan käyttää arkaluonteisten henkilötietojen ja salassapidettävien asiakirjojen välittämiseen Metropolian ulkopuolisista sähköpostiosoitteista (kun sähköpostia lähettää esimerkiksi Metropoliaan opiskelemaan aikova henkilö ”ei - [at] metropolia.fi -päätteisestä” sähköpostiosoitteesta, tai sellaiseen lähetetään Metropoliasta viesti).

SMS Gateway (Elisa)

Metropolia voi varmistaa suojatun viestinnän, sekä todentaa viestien vastaanottajan (ja lähettäjän) tekstiviestitse, jos lähetys edellyttää korkean tietosuoja- ja tietoturvatason viestintää. 

Aditro Wintime -taloushallinnon järjestelmä (palveluiden laskutus)

Kaikki arkistointipalveluiden mahdollinen maksullinen osuus ja siihen liittyvä laskutus tapahtuu Metropolia Ammattikorkeakoulun yhteisellä Aditro Wintime -taloushallinnon tietojärjestelmällä.

Metropolian verkkolevyt

Metropolian verkkolevyjä käytetään opiskelussa ja työnteossa turvallisena dokumenttien tallennusalustana.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Arkiston- ja sopimustenhallintarekisterissä käytettyjen järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti tullaan laatimaan/on laadittu Metropoliassa seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

Innofactor Oy ja Dynasty -asianhallinta- ja sopimustenhallintajärjestelmä

Metropoliassa käytetään asianhallinta-, arkistointi- ja sopimustenhallinnassa Dynasty -asian- ja sopimustenhallintajärjestelmää. Lisäksi Metropolian virallisten asioiden diariointi ja virallisasiakirjojen käsittely tapahtuu Dynastyssa.

E-lomakeohjelmisto

Metropolia Ammattikorkeakoulun arkisto antaa asiakirjajäljennöksiä hallussaan olevista asiakirjoista mm. tutkintotodistuksista, opintosuoritusotteista, opetussuunnitelmista. https://www.metropolia.fi/fi/asiakastyot-ja-palvelut/arkisto Asiakirjajäljennöksiä voi pyytää e-lomakeohjelmistolla toteutetulla sähköisellä asiakirja- ja tietopalvelupyyntölomakkeella, joka löytyy Metropolia Ammattikorkeakoulun julkisilta verkkosivuilta. Sähköisen asiakirja- ja tietopalvelupyyntölomakkeen mahdollistamana käsitellään pyyntöjä jättävien henkilöiden tunnisteellista tietoa.

Microsoft Corporation ja Microsoft for Education -pilvipalvelu (Office 365 palvelupaketti)

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään Microsoft for Education -pilvipalvelun (Office 365 palvelupaketti) mahdollistamilla sähköisillä työvälineillä. Arkistonhoitaja ylläpitää paperiasiakirjojen arkisto- ja hävitysluetteloita Excel-pohjaisessa luettelossa Metropolian sisäisellä verkkolevyasemalla. Loppukäyttäjältä pyydetään erikseen lupa, ja suostumuksenanto Metropolian opiskelijoilleen ja työntekijöilleen hankkiman pilvipalvelutyövälineistön käyttöön, ja tähän vaaditaan erikseen loppukäyttäjältä myös käyttöehtojen hyväksyntä.

Microsoft Corporation ja Metropolian sähköpostijärjestelmä

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisterissä olevia tietoja käsitellään sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä Metropolian sähköpostijärjestelmällä. Sähköpostijärjestelmä on Microsoftin O365 -pohjainen, mutta sähköposti ns. pyörii Metropolian omalla palvelimella.

Leijonaverkot Oy (osa Erillisverkot -konsernia, ent. Deltagon Group Oy) ja turvaposti (Deltagonin sec@gw turvapostiratkaisu)

Metropolian omalla palvelimella toimivaa sähköpostin salausratkaisua - Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisua voidaan käyttää arkaluonteisten henkilötietojen ja salassapidettävien asiakirjojen välittämiseen Metropolian ulkopuolisista sähköpostiosoitteista.

Elisa Oyj ja SMS Gateway (Elisa)

Metropolia voi varmistaa suojatun viestinnän, sekä todentaa viestien vastaanottajan (ja lähettäjän) tekstiviestitse, jos lähetys edellyttää korkean tietosuoja- ja tietoturvatason viestintää. 

Aditro Public Oy ja Aditro Wintime -taloushallinnon järjestelmä (palveluiden laskutus)

Kaikki arkistointipalveluiden mahdollinen maksullinen osuus ja siihen liittyvä laskutus tapahtuu Metropolia Ammattikorkeakoulun yhteisellä

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.

Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.

Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Diaarimerkinnät säilytetään pysyvästi Arkistolaitoksen päätöksellä AL 16465/07.01.01.03.02/2016, joka perustuu arkistolakiin 831/1994. Asiakirjojen sisältämät henkilötiedot säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti ja huomioiden kansallisarkiston päätös säilytysajoista - AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016). Määräajan säilytettävien asiakirjojen henkilötiedot poistetaan asianmukaisesti ja tietoturvallisesti.

Sähköiset asiakirjat säilytetään tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioon ottaen noudattaen EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (”GDPR”, 2016/679), kansallista tietosuojalakia (1050/2018) sekä lakia julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019).

Paperiset asiakirjat säilytetään tietoturvallisesti lukituissa kaapeissa ja niihin on rajattu pääsy.

Arkistointipalveluiden tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta sekä laatia ja pitää yllä Metropolia Ammattikorkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysarvon ja säilytysajan määrittäminen kuuluvat arkistointipalveluiden tehtäväkenttään sekä säilytysajan umpeutumisen jälkeen tarpeettomaksi muodostuneen aineiston hävittäminen.

Hallintoasiat

Kaikki asianhallintajärjestelmään viedyt tiedot säilytetään pysyvästi. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat mm. keskeiset valmisteluasiakirjat ja tytäryhtiöille annetut konserniohjeet.

Johtamisjärjestelmä, johtosääntö, strategia ja ohjelmat, vuosikertomukset

Kaikki tiedot säilytetään pysyvästi (sis. myös ammattikorkeakoulun strategiaohjelma-asiakirjat, toimintasäännöt ja muut ammattikorkeakoulun ohjesäännöt). Muut pöytäkirjat, esitykset ja liitteet, lausunnot ja esityslistat sekä muistiot säilytetään yleensä 10 vuotta.

Sopimukset

Sopimusasiakirjat säilytetään 10 vuotta ja tietyt sopimukset pysyvästi.

Eettiset periaatteet

Kaikki tiedot säilytetään pysyvästi.

Säätiöt ja rahastot

Keskeiset säätiöiden ja rahastojen hallintaan liittyvät asiakirjat säilytetään pysyvästi.

Muu sisäisen toiminnan kehittäminen ja suunnittelu

Esim. yksiköiden tai vastaavien toiminnan suunnittelu. Säilytetään määräajan.

Päätöksenteko ja johtaminen

Kaikki yhtiökokouksen päätöksentekoon liittyvät asiakirjat säilytetään pysyvästi. Kaikki osakeyhtiön hallituksen päätöksentekoon liittyvät asiakirjat säilytetään pysyvästi.

Opintoasioiden lautakunnan tai vastaavan opiskelijoihin ja opiskelijahallintoon liittyviä asioita käsittelevän toimielimen asiakirjatiedot

Säilytetään pysyvästi kaikki opintoasioiden lautakunnassa tai vastaavan toimielimen tehtävässä syntyvät asiakirjatiedot.

Johtoryhmätyöskentely

Säilytetään pysyvästi johtoryhmän pöytäkirjat tai laaditut kokousmuistiot liitteineen (raportit ym.).

Yksiköiden johtoryhmät, ym. johtoryhmää tukeva toiminta

Asiakirjatiedot säilytetään määräajan.

Muut yksikön toimintaan liittyvät kokoukset ja toiminta

Asiakirjatiedot säilytetään määräajan.

Tarkastustoimi (sisäinen ja ulkoinen valvonta)

Säilytetään pysyvästi (esim. tilintarkastus, auditoinnit ym.).

Kotimainen yhteistyö

Kunta-seutu -yhteistyö tai vastaava paikallinen yhteistyö: säilytetään pysyvästi kaikki asiakirjatiedot.

Elinkeinoelämäyhteistyö

Säilytetään pysyvästi kaikki asiakirjatiedot.

Konsortiot

Säilytetään pysyvästi kaikki asiakirjatiedot.

Ammattikorkeakoulut

Säilytetään pysyvästi kaikki asiakirjatiedot.

Muut korkeakoulut, oppilaitokset, viranomaiset, lainsäädäntö

Säilytetään pysyvästi kaikki asiakirjatiedot.

Muu sidosryhmäyhteistyö (seurat, järjestöt jne.)

Säilytetään määräajan.

Laadunhallinta

Säilytetään pysyvästi mm. laadunhallinnan järjestelmäkuvaukset, toiminnanohjauskäsikirjat, laatukäsikirjat.

Virallinen tilastointi ja tunnuslukujen seuranta

Muille viranomaisille (Tilastokeskus, Opetushallitus, Opetus- ja kulttuuriministeriö) tilastointia varten toimitetut pohja-aineistot ovat määräajan säilytettäviä ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmissä. Tietojen pysyvästä säilyttämisestä määrätään näitä viranomaisia koskevissa seulontapäätöksissä.

Vuositasolla laaditut koko ammattikorkeakoulua koskevat tilastot säilytetään pysyvästi (esim. toimintakertomuksen yhteydessä).

Opiskelijapalautteet

Ammattikorkeakoulujen valmistumisvaiheen opiskelijapalautekyselyn (AVOP) tiedot tallennetaan opetushallinnon valtakunnallisesti ylläpidettävään tilastopalvelu Vipuseen. Ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmissä tiedot ovat määräajan säilytettäviä.

Muut palautteet (esim. asiakaspalautteet, henkilöstöpalautteet) säilytetään määräajan.

Arvioinnit

Kaikki ammattikorkeakoulujen tulosseurantaan, itsearviointeihin, vertailukehittämiseen ja ulkoisiin arviointeihin (esim. auditoinnit) liittyvät asiakirjatiedot säilytetään pysyvästi.

Henkilöstöasiat

Säilytetään pysyvästi kaikki seuraavissa tehtäväluokissa kertyvät asiakirjatiedot:

  • Henkilöstön ohjaus ja suunnittelu: henkilöstöstrategiat, henkilöstöohjelmat, henkilöstökertomukset/henkilöstötilinpäätökset, työsuojelu, työsuojelutoimikunnan kokouspöytäkirjat/muistiot, työsuojeluvaltuutetun vaalitulokset, työsuojelukertomukset
  • Yhteistoiminta yhteistoimintaelinten pöytäkirjat/muistiot liitteineen, palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen
  • Kaikki muut henkilöstöhallinnon tehtäväluokissa kertyvät asiakirjatiedot ovat määräajan säilytettäviä.
  • Erilaisten henkilöstöhallinnon operatiivisten tietojärjestelmien (HR-järjestelmät, palkkatietojärjestelmät) tiedot ovat määräajan säilytettäviä.

Talous

Budjetin laadinta: säilytetään pysyvästi talousarviot tai vastaavat asiakirjatiedot.

Markkinointi ja tiedottaminen

Keskeiset markkinointiesitteet (koulutus- ja yleisesitteet) ja keskeiset mediatiedotteet säilytetään pysyvästi. Kaikki muut ICT-palveluiden ja tiedonhallinnan asiakirjatiedot ovat määräajan säilytettäviä.

Rakentaminen ja kiinteistöt

Jos ammattikorkeakoulu toimii vuokratiloissa, ovat rakentamiseen ja kiinteistöihin liittyvät asiakirjat määräajan säilytettäviä ammattikorkeakoulun tietojärjestelmissä. Jos ammattikorkeakouluosakeyhtiö on kiinteistön omistaja, ovat seuraavat asiakirjatiedot pysyvästi säilytettäviä (vrt. myös tehtäväluokka omaisuuden hallinta tai vastaava eri tehtäväluokituksissa).

Rakennukset

Omien rakennusten hallintaan liittyvät rekisterit sekä rakennusta koskevat pääpiirustukset säilytetään pysyvästi.

Hanke- ja investointipäätökset

Säilytetään pysyvästi:

  • rakennuksia koskevat kauppa- ja vaihtokirjat, lahja- ja lahjoituskirjat ja vastaavat sopimusasiakirjat
  • maa- ja metsäkiinteistöt, vesialueet: kiinteistöomistuksia ja hallintaa koskevat rekisteritiedot, vesi-, maa- ja metsäalueiden omistusasiakirjat (kauppakirjat, lohkomiskirjat ym. sopimukset maanvaihtoon ja käyttöön liittyen)

Suojeltuja rakennuksia koskevien tietojen pysyvästä säilyttämisestä Kansallisarkisto päättää erikseen.

Kiinteistöjen ylläpito, korjaus ja huolto

Säilytetään määräajan.

Määräajan säilytettäviä ovat esimerkiksi erilaiset tilanhallinnan operatiivisten tietojärjestelmien tiedot.

Opetus- ja sivistystoimi

Koulutuksen ja opetuksen suunnittelu, ohjaus ja kehittäminen. Säilytetään pysyvästi koulutuksen, ohjauksen ja pedagogisen suunnittelun ohjaamiseen liittyvät asiakirjatiedot. Näitä ovat esim. tutkintosääntö, opetussuunnitelmat, opinto-oppaat tai vastaavat asiakirjatiedot, arviointikriteerit, koulutustarjontaa koskevat suunnitelmat, lisäksi keskeiset edellä mainittujen asiakirjojen valmistelua koskevat muistiot, lausunnot, raportit ym.

Jos näitä yllämainittuja tietoja (esim. opetussuunnitelma, opinto-oppaat) laaditaan ja ylläpidetään erilaisissa operatiivisissa tietojärjestelmissä, on muissa tietojärjestelmissä laaditut tiedot tallennettava asianhallintajärjestelmään.

Opiskelija-asiat

Ammattikorkeakoulujen valintaperusteet säilytetään pysyvästi ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmissä. Yhteishaun, niiden lisä- ja täydennyshakujen sekä erillishakujen tiedot säilytetään pysyvästi Opetushallituksen ylläpitämässä yhteisvalintarekisterissä tai vastaavissa kansallisissa tietovarannoissa. Opiskelijavalinnan oikaisumenettelyyn liittyvät asiakirjatiedot säilytetään pysyvästi ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmissä. Arkistolaitoksen päätöksessä 16.9.2014 (AL/2897/07.01.01.03.01/2014) ammattikorkeakoulujen opinnäytteiden pysyvästä säilyttämisestä on linjattu, että erilaiset opiskelijoiden koesuoritukset, tenttivastaukset, harjoitustyöt ja vastaavat ovat määräajan säilytettäviä asiakirjatietoja.

Erilaisissa sähköisissä oppimisympäristöissä (Moodle ym. vastaavat järjestelmät) kertyvät tiedot ovat määräajan säilytettäviä tietoja.

Opintosuoritusten arvioinnin oikaisumenettely, tutkintolautakunnassa käsiteltävät asiat

Säilytetään pysyvästi kaikki asiakirjatiedot. Opiskelijan opetuksen järjestäminen, läsnä- ja poissaoloilmoittautuminen, keskeyttäminen, eroaminen. Läsnä- ja poissaoloilmoittautuminen rekisteröidään opintohallinnon tietojärjestelmiin, joihin rekisteröitävät läsnä- ja poissaolotiedot säilytetään pysyvästi. Opinto- ja tutkintosuoritustiedot säilytetään rakenteisessa muodossa (esim. XML-rakenteessa tai muussa pitkäaikaissäilytyksen soveltuvassa muodossa) ammattikorkeakoulujen opintohallinnon tietojärjestelmissä/opintorekistereissä.

Opinnäytteestä annetut lausunnot, opiskelijan itsearvioinnit ja arvosanaehdotukset säilytetään pysyvästi asianhallintajärjestelmissä.

Opiskelijatietojärjestelmien/opintohallinnon tietojärjestelmiin tallennettujen opinto- ja tutkintosuoritustietojen sekä muiden tietojen pysyvä säilyttäminen

Kaikki ammattikorkeakoulujen opiskelijatietojärjestelmiin/opintohallinnon tietojärjestelmiin viedyt ja vietävät opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot sekä muut tiedot säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa niin pitkältä ajanjaksolta kuin tiedot ovat saatavilla sähköisessä muodossa.

Muita tietoja ovat esimerkiksi kansainväliset liikkuvuustiedot, tiedot ei-tutkintoon-johtavasta koulutuksesta, harjoittelutoiminnot, musiikin opiskelijoiden instrumenttikirjaukset, tiedot opinnäytteen arkistoinnista tai julkisuudesta. Näiden tietojen laajuusvoi vaihdella eri ammattikorkeakouluissa eri ajanjaksoilta.

Kaikki VIRTA-opintotietovarantoon siirrettävät opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot säilytetään pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Metropolian Karamalmin kampus

Karaportti 2, 02610 Espoo

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Tämä kohta ei sovellu tähän henkilörekisteriin.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisteri ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisteri on lakisääteinen henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan arkistonhallintapalveluiden toimintaa ja palveluita.

Rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään ja tallennetaan arkiston- ja sopimustenhallinnan käyttämiin järjestelmiin, jos hän toimittaa asiakirjoja Metropolialle tai hänen henkilötietojansa käsitellään Metropoliassa vireillä olevassa virallisasiassa taikka käsittely on tarpeen lakiin tai sopimukseen perustuvan tehtävän suorittamiseksi.

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on osittain saatu rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietoja saadaan julkisista tietokannoista, viranomaisilta sekä eri sidosryhmiltä ja yhteystyökumppaneilta.

 

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolian pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen rekisterin sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.