Metropolia syksyllä kohti normaalitoimintaa - tilannetiedot vahvistetaan elokuun alussa.

Katso miten koronavirustilanne vaikuttaa Metropolian toimintaan.

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 1.6.2020 - 13:48

Rekisterin nimi

Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000 

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö

Nimi: Kimmo Virta
Tehtävä: Metropolian projektihallinnon johtaja, talous- ja hallintopalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: kimmo.virta [at] metropolia.fi

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot

Nimi: Antti Laurikainen
Tehtävä: TKI-päällikkö, TKI-toiminta
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: antti.laurikainen [at] metropolia.fi

Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä

sähköposti: tki [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi tai tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on projektien, hankkeiden ja TKI-toimintaan liittyvän yhteydenpidon, viestinnän, tiedottamisen sekä taloudellisen raportoinnin hoitaminen Metropoliassa. Rekisteri sisältää tietoja Metropolian projekti- ja hanketoiminnasta, projekti- ja hankehenkilöstöstä, yhteistyöosapuolista (organisaatiot ja yhteyshenkilöt) sekä projekteihin ja hankkeisiin liittyvistä kustannus- ja rahoitustiedoista.

Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisterissä suoritetaan muun muassa seuraavia henkilötietojen käsittelytoimia:

  • rahoittajien yhteystietojen hallinnointi
  • Metropolian ulkopuolisten projekti- ja hanketoimijoiden yhteystietojen hallinnointi
  • projektien ja hankkeiden viestintään ja tiedottamiseen liittyvien henkilötietojenkäsittelytoimet
  • projektien taloudellisen raportoinnin hoitaminen

Metropolialla käytössä olevaan Halli-projektinhallintajärjestelmään on yhdistetty metropolialaisten projekti- ja hanketoimijoiden työajanseurantaan ja työsuunnitelman toteutumiseen liittyvä seuranta. Vanhojen projektien osalta käytössä on ollut Reportronic-projektinhallintajärjestelmä. Näin ollen myös tähän toimintaan liittyviä henkilötietojen käsittelytoimia suoritetaan Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintorekisterissä.

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu

  • yleiseen etuun,
  • julkisen vallan käyttöön ja
  • rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvollisuuteen (mm. ammattikorkeakoululaki 932/2014, muut. 941/2017).

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolia Ammattikorkeakoulun projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolia Ammattikorkeakoulun projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisteriin tallennetaan mm. seuraavia henkilötietoja:

 

Perus- ja yhteystiedot projektien ja hankkeiden viestintää, tiedottamista ja Halli-/Reportronic-järjestelmässä tapahtuvaa työajanseurantaa ja palkkasiirtoja varten:

  • Etunimi; Sukunimi;
  • Rooli projektissa/hankkeessa;
  • Tehtävänimike; Organisaatio; Toimipaikka;
  • Sähköposti; Puhelin;
  • Halli-/Reportronic-projektinhallintajärjestelmän käyttöoikeustaso sekä tarvittavat tiedot työajanseurantaa ja palkkasiirtoja varten

 

Projektin/hankkeen sopimuksellisten asioiden sekä kustannus- ja rahoitusasioihin ja taloudelliseen raportointiin liittyvät henkilötiedot:

  • Dynasty-asian- ja sopimustenhallintajärjestelmän sisältämät henkilötiedot sopimusten allekirjoittajista (Etunimi; Sukunimi; Tehtävänimike; Organisaatio),
  • Halli-/Reportronic-projektihallintajärjestelmän sisältämät henkilötiedot rahoitussopimusten allekirjoittajista (Etunimi; Sukunimi; Tehtävänimike; Organisaatio),
  • taloudelliseen raportointiin liittyvät yhteyshenkilötiedot (Etunimi, Sukunimi, Organisaatio, Sähköposti)

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Metropolian projekti- ja hanketoiminnan kumppaniorganisaatioiden ja niiden yhteyshenkilöiden tietoja ylläpidetään Halli- tai Reportronic-projektinhallintajärjestelmässä. Henkilötiedot saadaan kyseiseen projektiin tai hankkeeseen liittyvistä asiakirjoista, kuten rahoitushakemuksesta, projektisuunnitelmasta ja sopimuksista. Metropolialaisten projekti- ja hanketoimijoiden perustiedot siirtyvät henkilöstöhallinnon tietojärjestelmistä tai niitä ylläpidetään suoraan Halli-/Reportronic-järjestelmässä.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Metropolia Ammattikorkeakoulun projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisterissä olevia tietoja käsitellään Metropolian hankkimilla eri tietojärjestelmillä, sovelluksilla ja ohjelmistoilla. Näitä ovat:

 

Halli- ja Reportronic-projektinhallintajärjestelmät

Metropolialaisten projekti- ja hanketoimijoiden perustiedot siirtyvät henkilöstöhallinnon tietojärjestelmistä tai niitä ylläpidetään suoraan Halli- tai Reportronic-järjestelmässä. Vanhojen projektien osalta käytössä on ollut Reportronic-projektinhallintajärjestelmä.

 

Metropolian sähköpostijärjestelmä

Sähköpostijärjestelmä on Microsoftin O365 -pohjainen, mutta sähköposti ns. pyörii Metropolian omalla palvelimella)

 

Metropoliassa hyväksytyt pilvipalvelutyövälineet

OMA-intranetin työkalut-valikon pilvipalveluista löytyvät Microsoft-sidonnaiset pilvipalvelut ja/tai Google-sidonnaiset pilvipalvelut.

 

Dynasty -asianhallinta- ja sopimustenhallintajärjestelmä

Metropolian projekti- ja hanketoiminnan sopimukset sopimuksen allekirjoittajatietoineen ja hankekumppanitietoineen tallennetaan Metropolian yhteiseen asian- ja sopimustenhallintajärjestelmään.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Rekisterin käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/laaditaan seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

 

Thinking Portfolio Oy ja Halli-projektinhallintajärjestelmä

Metropolialaisten projekti- ja hanketoimijoiden perustiedot siirtyvät henkilöstöhallinnon tietojärjestelmistä tai niitä ylläpidetään suoraan Halli- tai Reportronic-järjestelmässä. Vanhojen projektien osalta käytössä on ollut Reportronic-projektinhallintajärjestelmä.

 

Sebitti Oy ja Reportronic-projektinhallintajärjestelmä

Metropolialaisten projekti- ja hanketoimijoiden perustiedot siirtyvät henkilöstöhallinnon tietojärjestelmistä tai niitä ylläpidetään suoraan Halli- tai Reportronic-järjestelmässä. Vanhojen projektien osalta käytössä on ollut Reportronic-projektinhallintajärjestelmä.

 

Microsoft Corporation ja Metropolian sähköpostijärjestelmä

Vaikka Metropolia on hankkinut sähköpostijärjestelmän osana Microsoftin O365-palvelupakettia, toimii Metropolian sähköpostijärjestelmä ammattikorkeakoulun omalla palvelimella.

 

Microsoft Corporation ja Metropoliassa hyväksytyt Microsoft-sidonnaiset pilvipalvelutyövälineet

OMA-intranetin työkalut-valikon pilvipalveluista löytyvät Microsoft-sidonnaiset pilvipalvelut ovat mukana projekti- ja hanketoiminnan henkilötietojen käsittelyssä ja henkilötietoa sisältävien dokumenttien tallentamisessa.

 

Google LLC ja Metropoliassa hyväksytyt Google-sidonnaiset pilvipalvelutyövälineet

OMA-intranetin työkalut-valikon pilvipalveluista löytyvät Google-sidonnaiset pilvipalvelut ovat mukana projekti- ja hanketoiminnan henkilötietojen käsittelyssä ja henkilötietoa sisältävien dokumenttien tallentamisessa.

 

Innofactor Oyj ja Dynasty -asianhallinta- ja sopimustenhallintajärjestelmä

Metropolian projekti- ja hanketoiminnan sopimukset sopimuksen allekirjoittajatietoineen ja hankekumppanitietoineen tallennetaan Metropolian yhteiseen asian- ja sopimustenhallintajärjestelmään.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisterissä käytetään henkilötietojen käsittelyyn pilvipalveluita, joissa henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisiin maihin.

Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuu tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti käytettäessä Google-sidonnaisia pilvipalvelutyövälineitä.

Metropolian ja Google LLC:n välillä voimassa oleva henkilötietojen käsittelysopimus pohjautuu Googlen G Suite pilvipalveluiden yleiseen sopimukseen, koska kaikki Google-sidonnaiset sovellukset (kuten Google Drive-tallennusalustasovellus) on otettu Metropoliassa käyttöön osana G Suite -pilvikokonaisuutta.

Tässä sopimuskokonaisuudessa hyväksytään kansainvälisten henkilötietojen siirto GDPR-alueen ulkopuolelle eli EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Google LLC ilmoittaa eurooppalaisille kumppaneilleen soveltavansa kansainvälisten henkilötietojen siirtojen osalta EU komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita erityisinä suojatoimenpiteinä.

Google LLC:n ja Metropolian välillä voimassa olevassa henkilötietojen käsittelysopimuksessa todetaan, että seuraavan linkin takaa löytyvältä tallennusalustalta löytyvät aina ajantasaiset tiedot siitä, missä fyysisissä sijainneissa asiakkaan henkilötieto (metropolialainen henkilö) on tallennettuna Googlen datakeskuksiin/palvelimille:

10.3. Data Center Information. Information about the locations of Google data centers is available at: https://www.google.com/about/datacenters/inside/locations/hamina/

Metropolian ja Microsoft Corporationin välillä voimassa oleva henkilötietojen käsittelysopimus pohjautuu Microsoftin pilvipalveluiden yleiseen sopimukseen, koska Microsoft Dynamics CRM (O365) on otettu Metropoliassa käyttöön osana Microsoftin pilvikokonaisuutta.

Näissä sopimuskokonaisuuksissa hyväksytään kansainvälisten henkilötietojen siirto vain GDPR-alueen sisällä (EU-/ETA-alue). Microsoft Corporationin ilmoittaa Microsoft Dynamics CRM (O365) -järjestelmää käyttäville eurooppalaisille kumppaneilleen soveltavansa kansainvälisten henkilötietojen siirtojen osalta EU komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita erityisinä suojatoimenpiteinä:

https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/Compliance/EU-Model-Clauses

Microsoftin pilvikokonaisuuteen liittyvän sopimuksen voi käydä läpi ja tarkastaa halutessaan täältä:

https://docs.microsoft.com/fi-fi/dynamics365/get-started/gdpr/ ja

https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter

Henkilötietojen säilyttämisaika

Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisterin yhteydessä kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä lähtökohtaisesti pysyvästi Kansallisarkiston 12.9.2017 julkaiseman ns. AMK-päätöksen, asiakohdan 13 mukaisesti (Kansallisarkiston päätös, diaarinumero: AL/20757/07.01.01.03.02/2016, asiakohta 13 ”Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatio (TKI-)toiminta”): https://oma.metropolia.fi/delegate/desktop_web_content_attachment/attachment/6480597

TKI-hankkeiden ja projektien kilpailuttamiseen liittyvät asiakirjatiedot (hankinta-asiakirjat) ovat määräajan säilytettäviä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

 

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

 

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

 

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

 

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Ei sovellu tämän henkilörekisterin osalta.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

Metropolia Ammattikorkeakoulun projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintorekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Projektiin/hankkeeseen osallistuvalla henkilöllä on oikeus itse päättää projektiin/hankkeeseen osallistumisestaan.

Metropolia kerää ja tallentaa tietoja henkilöistä, jotka osallistuvat Metropolian koordinoimiin, mutta jonkin ulkoisen tahon rahoittamiin hankkeisiin. Henkilötietoja käsitellään välillä siksi rahoittajan vaatimuksesta, heidän edellyttämällään tavalla.

Ulkopuolisen rahoittajatahon ollessa kyseessä, hankkeen tarkastajat haluavat joissain tapauksissa pystyä seuraamaan, arvioimaan ja tarkastamaan tietyllä tavalla kunkin hankkeen tavoitteiden toteutumista sekä varainhoitoa.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolia Ammattikorkeakoulun projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisteriä ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.