Metropolia syksyllä kohti normaalitoimintaa - tilannetiedot vahvistetaan elokuun alussa.

Katso miten koronavirustilanne vaikuttaa Metropolian toimintaan.

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 15.6.2020 - 15:43

Rekisterin nimi

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000 

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö

Nimi: Kimmo Nikkanen
Tehtävä: Tietohallintojohtaja, Tietohallintopalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: kimmo.nikkanen [at] metropolia.fi

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot

Nimi: Mikko Mäkelä
Tehtävä: ICT-palvelupäällikkö/Käyttäjätuki, Tietohallintopalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: mikko.makela [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi tai tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on ottaa vastaan ja hallinnoida Metropolian opiskelijoiden ja henkilökunnan lähettämiä palvelupyyntöjä liittyen erityisesti tietohallinnon palveluihin kuten Helpdeskin tehtäväkenttään. Palvelupyyntöjärjestelmässä voi olla digipedagogisia tukipyyntöjä, metropolialaisten loppukäyttäjien lähettämiä ongelmankuvauksia kohtaamistaan ICT-ongelmista, IT-hankintapyyntöjä, kysymyksiä tulostuskiintiöiden täyttymisestä, Halli-projektinhallintaan liittyviä kysymyksiä, tietosuoja- ja tietoturvapoikkeamailmoituksia, turvallisuusilmoituksia sekä toimitilapalveluille tai kirjastopalveluille osoitettuja pyyntöjä. Kaikki kyseiset palvelupyynnöt rekisteröidään palvelupyyntöjärjestelmään nimeltään Requeste.

Palvelupyyntöjärjestelmä sisältää näin ollen tietoa tietohallinnon, kiinteistöpalvelujen, turvallisuuspalvelujen ja kirjasto- ja tietopalvelujen asiakkaista (opiskelijat ja henkilökuntaan kuuluvat työntekijät/opettajat), asiakkaiden lähettämistä palvelupyynnöistä sekä asiakkaiden työasemista ja ohjelmistoista. Kyseessä on yhdistetty asiakasrekisteri, asiakaspalvelutietokanta ja laite- ja ohjelmistorekisteri, jonka tietoja käytetään ammattikorkeakoulun palvelupyyntöjärjestelmän toteuttamiseen.

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin tietosuojaseloste täydentää Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin tietosuojaselostetta. Kaikki Metropolian henkilörekisterien tietosuojaselosteet ovat katselmoitavissa Metropolia Ammattikorkeakoulun julkisten verkkosivujen Tietosuojaselosteet -osion kautta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu ammattikorkeakoululaissa (932/2014) asetettuun ammattikorkeakoulun lakisääteiseen tehtävään, ammattikorkeakoulun ydintehtävää tukeviin tukitoimintoihin sekä edellä mainittujen toteuttamiseen yleisen edun nimissä.

Jossain määrin Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen. Palvelupyynnön tekeminen on vapaaehtoinen toimi.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterissä rekisteröityjä ovat Metropolian opiskelijat ja henkilökunta.

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

Rekisteröidyn (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan) tiedot:

  • nimi
  • tehtävänimike
  • ammattikorkeakoulun sähköpostiosoite
  • puhelinnumero(t)
  • ensisijainen kieli
  • työyksikkö
  • organisaatioyksikkö
  • työhuoneen kiinteistötieto ja numero
  • esihenkilö (henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan)
  • vastuualue
  • kotisivu
  • käyntiosoite
  • käyttäjätunnukset
  • läsnäolotieto (opiskelijat)
  • saapumisryhmä (opiskelijat)

Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän tapauksen tiedot:

  • tunnistenumero
  • syöttöpäivämäärä
  • palvelupyynnön luokitus
  • työaseman nimi
  • sijainti
  • tila
  • ilmoittaja
  • puhelin
  • sähköposti
  • vastuuhenkilö
  • kiireellisyys
  • vakavuus
  • otsikko
  • kuvaus
  • ratkaisu
  • historiatiedot

Laitetiedot:

  • laitteen nimi
  • laitteen tyyppi
  • toimittaja
  • tuotenimi
  • laiterooli
  • verkkoalue
  • käyttöjärjestelmä
  • service pack
  • ns. rautatiedot:
    - malli
    - prosessori
    - muistin määrä
    - sarjanumero
    - kiintolevy(t) (nimi, koko)
    - verkkokortti
    - levyasemat
    - näyttö
  • käyttäjätieto
  • verkkonimi (hostname)
  • IP-osoite
  • DHCP/IP
  • MAC-osoite
  • käyttöaika
  • sarjanumero
  • tyyppi

Laitetietoja kerätään työasemista, palvelimista ja tulostimista.

Ohjelmistotiedot:

  • ohjelmiston nimi
  • versio
  • asennuspäivä

Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään rekisteröidyn (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan) palvelupyyntöön täyttämät tiedot:

     DIGIPEDAGOGINEN TUKI

  • rekisteröidyn puhelinnumero ja sähköpostiosoite (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan)
  • osaamisalue/koulutusala
  • sijainti (oppilaitos)
  • otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
  • liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta

     HALLI-PROJEKTINHALLINTA

  • rekisteröidyn puhelinnumero ja sähköpostiosoite (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan)
  • otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
  • liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta
  • sijainti (oppilaitos)
  • liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta

     TIETOSUOJA- TAI TIETOTURVAPOIKKEAMAILMOITUS (GDPR)

  • rekisteröidyn puhelinnumero ja sähköpostiosoite (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan)
  • otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
  • liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta

     TURVALLISUUSILMOITUS

  • tapahtuma ja tapahtumapaikka
  • paikalle kutsuttu henkilö
  • vakavuusaste
  • sijainti (oppilaitos)
  • aiheutuneet vahingot
  • tapahtuma-aika
  • rekisteröidyn puhelinnumero (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan)
  • otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
  • liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta

      HELPDESK

  • sijainti (oppilaitos)
  • työaseman nimi
  • huonenumero
  • otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
  • liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta
  • rekisteröidyn puhelinnumero (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan)

     IT-HANKINTA

  • sijainti (oppilaitos)
  • tuotenumero
  • hankinnan hyväksynyt taho
  • projektinumero
  • kustannuspaikka, huonenumero ja tili
  • otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
  • liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta

      TOIMITILAPALVELU

  • sijainti (oppilaitos)
  • huoltokohde
  • huonenumero tai tila
  • otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
  • liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta
  • rekisteröidyn (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan)

KIRJASTOPALVELUT

  • työjono (aihe)
  • kirjasto
  • tarkennus
  • rekisteröidyn (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan) puhelinnumero
  • otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
  • liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta

Jos rekisteröity (opiskelija tai henkilökuntaan kuuluva työntekijä tai opettaja) tekee etätöitä tai muusta syystä ei ole yhteydessä Metropolian sisäverkkoon, voi etäyhteyden muodostaminen tapahtua rekisteröidyn suostumuksella TeamViewer-etäyhteystyövälineellä.

TeamViewer-etäyhteystyövälineen kautta Tietohallintopalvelut saa näkyville käyttäjän tietokoneen ruudun, joka voi sisältää henkilötietoja,  luottamuksellisia dokumentteja ja muita sensitiivisiä tietoja tai asiakirjoja. TeamViewer-etäyhteystyövälineessä tietoliikenne kulkee palveluntarjoajana olevan TeamViewer Germany GmbH:n oman palvelimen kautta, joka toimii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisena henkilötietojen käsittelijänä, ks. tarkemmin tämän tietosuojaselosteen kohta 8.

 

 

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu pääosin rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietojen säännönmukaisina tietolähteinä ovat:

Asiakastiedot:

  • LDAP-hakemisto
  • tietohallinnon ICT-tukihenkilöt

Tapauksen tiedot:

  • asiakas täyttää itse
  • tietohallinnon ICT-tukihenkilöstö täydentää

Laite - ja ohjelmistorekisteri:

  • Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään kuuluu laitteet inventoiva
    auditointiohjelmisto, jolla laitteiden tiedot haetaan
  • laitosten ja tietokonekeskuksen lähituki ja ICT-tukihenkilöt

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterissä olevia tietoja käsitellään Metropolian hankkimilla eri tietojärjestelmillä, sovelluksilla ja ohjelmistoilla:

Requeste

Requeste on Sysart Oy:n kehittämä työryhmätoimintaan tarkoitettu palvelupyyntö- ja työnohjausjärjestelmä. Requeste on selainpohjainen asiakasliittymä, jolla käyttäjäkunta voi tehdä palvelupyyntöjä eri Metropolian palvelutiimeille. Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään kuuluu laitteet inventoiva auditointiohjelmisto, jolla laitteiden tiedot haetaan.

Metropolian sähköpostijärjestelmä

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän toimintaan liittyvä, sähköpostitse tapahtuva jatkotoimenpiteiden hallinnointi ja loppukäyttäjän tiedottaminen tapahtuu Metropolian Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmän kautta. Vaikka Metropolia on hankkinut sähköpostijärjestelmän osana Microsoftin O365-palvelupakettia, toimii Metropolian sähköpostijärjestelmä ammattikorkeakoulun omalla palvelimella.

TeamViewer-etäyhteystyöväline

TeamViewer Germany GmbH:n TeamViewer-etäyhteystyöväline on Metropolian Helpdeskin käyttämä tapa tarjota tukipalveluita etäyhteyden muodostamisen avulla tukipyynnön esittäneen rekisteröidyn (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan) tietokoneella. Jos rekisteröity tekee etätöitä tai muusta syystä ei ole yhteydessä Metropolian sisäverkkoon, voi etäyhteyden muodostaminen tapahtua TeamViewer-etäyhteystyövälineellä. Helpdesk ei ota Teamviewerin kautta etäyhteyttä rekisteröidyn tietokoneeseen oma-aloitteisesti, vaan siitä on sovittava aina erikseen tukipuhelun tai palvelupyynnön yhteydessä. Etäyhteyden muodostamiseen tarvitaan rekisteröidyn antama suostumus.

TeamViewer-etäyhteystyövälineen kautta Tietohallintopalvelut saa näkyville käyttäjän tietokoneen ruudun, joka voi sisältää henkilötietoja,  luottamuksellisia dokumentteja ja muita sensitiivisiä tietoja tai asiakirjoja. TeamViewer-etäyhteystyövälineessä tietoliikenne kulkee palveluntarjoajana olevan TeamViewer Germany GmbH:n oman palvelimen kautta, joka toimii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisena henkilötietojen käsittelijänä. Yritys käsittelee TeamViewer-etäyhteystyövälineen ja sen alaisuudessa olevia tietoja käsittelevien kolmansien osapuolten palvelinten kautta tietoa, mutta ei kerää tai tallenna tietoa minnekään.

 

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Palveluun vastaanotetut palvelupyynnöt ohjataan palvelun sisällä yhteydenotossa käytetyn palveluosoitteen mukaisesti vastaanottajille, joita palvelupyyntö koskee. Palvelupyyntöön on pääsy ainoastaan sellaisilla henkilöillä, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää rekisterin käyttöä. Erillisillä palveluosoitteilla on rekisterissä omat käsittelijäryhmänsä, jotka käsittelevät palvelupyyntöjä omissa palvelupyyntöjonoissaan.

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti tullaan laatimaan/on laadittu seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

Sysart Oy ja Requeste

Requeste on Sysart Oy:n kehittämä työryhmätoimintaan tarkoitettu palvelupyyntö- ja työnohjausjärjestelmä. Requeste on selainpohjainen asiakasliittymä, jolla käyttäjäkunta voi tehdä palvelupyyntöjä eri Metropolian palvelutiimeille. Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään kuuluu laitteet inventoiva auditointiohjelmisto, jolla laitteiden tiedot haetaan.

Microsoft Corporation ja Metropolian sähköpostijärjestelmä

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän toimintaan liittyvä, sähköpostitse tapahtuva jatkotoimenpiteiden hallinnointi ja loppukäyttäjän tiedottaminen tapahtuu Metropolian Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmän kautta. Vaikka Metropolia on hankkinut sähköpostijärjestelmän osana Microsoftin O365-palvelupakettia, toimii Metropolian sähköpostijärjestelmä ammattikorkeakoulun omalla palvelimella.

TeamViewer Germany GmbH ja TeamViewer-etäyhteystyöväline

TeamViewer Germany GmbH:n TeamViewer-etäyhteystyöväline on Metropolian Helpdeskin käyttämä tapa tarjota tukipalveluita etäyhteyden muodostamisen avulla tukipyynnön esittäneen rekisteröidyn (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan) tietokoneella. Jos rekisteröity tekee etätöitä tai muusta syystä ei ole yhteydessä Metropolian sisäverkkoon, voi etäyhteyden muodostaminen tapahtua TeamViewer-etäyhteystyövälineellä. Helpdesk ei ota Teamviewerin kautta etäyhteyttä rekisteröidyn tietokoneeseen oma-aloitteisesti, vaan siitä on sovittava aina erikseen tukipuhelun tai palvelupyynnön yhteydessä. Etäyhteyden muodostamiseen tarvitaan rekisteröidyn antama suostumus.

TeamViewer-etäyhteystyövälineen kautta Tietohallintopalvelut saa näkyville käyttäjän tietokoneen ruudun, joka voi sisältää henkilötietoja,  luottamuksellisia dokumentteja ja muita sensitiivisiä tietoja tai asiakirjoja. TeamViewer-etäyhteystyövälineessä tietoliikenne kulkee palveluntarjoajana olevan TeamViewer Germany GmbH:n oman palvelimen kautta, joka toimii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisena henkilötietojen käsittelijänä. Yritys käsittelee TeamViewer-etäyhteystyövälineen ja sen alaisuudessa olevia tietoja käsittelevien kolmansien osapuolten palvelinten kautta tietoa, mutta ei kerää tai tallenna tietoa minnekään.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin sisältämiä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävien henkilötietojen säilytysaika vaihtelee palvelupyyntöasiasta riippuen. Säilytysaika vaihtelee yhdestä vuodesta useampaan vuoteen.

Säilytysaika perustuu Metropolian arkistonmuodostussuunnitemaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

 

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

 

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

 

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

 

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän palvelupyynnöt rekisteröity itse täyttää ja antaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.

Lisäksi henkilötietoja voidaan saada TeamViewer-etäyhteystyövälineen kautta, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa siihen, että Tietohallintopalvelut saa näkyville käyttäjän tietokoneen ruudun, joka voi sisältää henkilötietoja. Lisäksi LDAP-hakemistosta Tietohallintopalvelut voi saada lisätietoja ja täydentää palvelupyyntöä.

 

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.