Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Rekisterin nimi
Metropolian SafeOnStage-hankkeen henkilörekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:
Nimi: Tero Aalto
Tehtävä: projektipäällikkö, esitys- ja teatteritekniikka
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4040, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tero.aalto2 [at] metropolia.fi
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot:
Nimi: Kiika Sarpola
Tehtävä: projektikoordinaattori, esitys- ja teatteritekniikka
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4040, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: kiika.sarpola [at] metropolia.fi
Tietosuojavastaava
Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolian SafeOnStage-hankkeen tarkoituksena on tiedottaa esitys-, teatteri- ja tapahtumatekniikka-alan koulutuksen suorittaneita ja alalla työskenteleviä henkilöitä jatkokoulutusmahdollisuuksista sekä organisoida esitys-, teatteri- ja tapahtumatekniikka-alan koulutusta.
SafeOnStage-hankerekisteriin kerättyjä henkilötietoja käytetään pääasiassa hankkeen toiminnasta viestimiseen, koulutuksen kehittämiseen ja organisoimiseen sekä siitä tiedottamiseen. SafeOnStage-hankerekisteriä käytetään myös Metropolia Ammattikorkeakoulun järjestämän koulutuksen sisältöön liittyvän yhteydenpidon hoitamiseen.
SafeOnStage-hankkeen henkilörekisterin tietosuojaselostetta täydentävät seuraavat Metropolian rekisterinpitäjyyden alle kuuluvat rekisterit tietosuojaselosteineen.
1. Työ- ja elinkeinoministeriön edellyttämä, mutta Metropolian rekisterinpitäjyyden alle kuuluva Metropolian ESR Henkilö -hankkeisiin liittyvä henkilörekisteri. Mainittua rekisteriä koskee myös Työ- ja elinkeinoministeriön yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja ”ESR henkilö” -rekisteri. Linkki: https://www.rakennerahastot.fi/documents/10179/630592/ESR-henkil%C3%B6rekisterin+tietosuojaseloste/546cb1e6-51db-44c5-9b4e-654ec6218103
2. Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisteri
3. Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisteri
4. Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden asiakasrekisteri
5. Metropolian rekrytointirekisteri
Yllä mainitut henkilörekisterit (1. - 5.) löytyvät Metropolian verkkosivujen Tietosuojaselosteet-osiosta.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolian SafeOnStage-hankerekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun ja julkisen vallan käyttöön. Henkilötietoja käsitellään koulutustarpeen ja koulutuksen tutkimiseksi, järjestämiseksi ja tilastoimiseksi. SafeOnStage-hankerekisteriä täydentävien rekisterien (yllä mainitut henkilörekisterit 1. - 5.) sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, oikeusperuste ja muut tiedot on mainittu niiden omissa tietosuojaselosteissaan.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Metropolian SafeOnStage-hankerekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Metropolian SafeOnStage-hankkeen henkilörekisterin rekisteröityjä ovat hankkeen kohderyhmään kuuluvat henkilöt, hankkeen yritysyhteistyötahojen edustajat, hankkeen koulutuksiin osallistuvat henkilöt sekä hankkeessa työskentelevät henkilöt.
Metropolian SafeOnStage-hankkeen henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:
- Perustiedot: etunimi; sukunimi; katuosoite; postinumero; paikkakunta; puhelin; sähköposti; ammattinimike/työtehtävä; yritys/organisaatio; toimiala
- Asiakkuuteen, osallistumiseen ja yhteistyön hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot: hankkeen palveluiden tilaus- ja peruutustiedot; palautteet; tapahtumien audiovisuaaliset taltioinnit esim. Zoomilla
- Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot: verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot hankkeen verkkosivuilla ja mahdollisissa palveluissa; tekniset tiedot sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot
- Audiovisuaaliset materiaalit: videot, kuvat, audiotallenteet (Hankkeen piiriin kuuluvissa tapahtumissa, kehittämistyöpajoissa ja tilaisuuksissa otetut valokuvat ja tehdyt audiovisuaaliset tallenteet. Audiovisuaalisia materiaaleja voidaan käyttää hankkeen verkkosivuilla, oppimateriaaleissa ja muussa viestinnässä.)
- Suostumuksenannot ja tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä: tiedot lähetetyistä kyselyistä; tiedot lähetetyistä tarjouksista; tiedot tehdyistä sopimuksista ja toimeksiannoista; tiedot sidosryhmätapaamisista; tiedot tehdystä muusta yhteistyöstä; tiedot yhteydenottotoiveesta; tiedot arvontaan osallistumisesta; suostumus uutiskirjeiden vastaanottamiseen; suostumus suoramarkkinoinnin vastaanottamiseen
- Vahvistustiedot ymmärrykselle liittyen tietosuojaselosteessa esitettyihin asioihin (”rasti ruutuun” -periaatteella): ”Olen lukenut, ymmärtänyt ja hyväksynyt seuraavassa Metropolian SafeOnStage-hankerekisterin tietosuojaselosteessa esitetyt asiat.”
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot tiedonhankintaan on saatu yrityksien ja organisaatioiden julkisilta kotisivuilta. Tiedot suostumuksen annoista ja vahvistustiedot ymmärrykselle liittyen tietosuojaselosteessa esitettyihin asioihin on kerätty rekisteröidyltä itseltään. Koulutukseen osallistujilta kerätään tiedot henkilöiltä itseltään.
Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset
EU:n tietosuoja-asetuksen 4.9 artiklaa laajasti tulkiten seuraavaksi on lueteltu ne henkilötietojen käsittelijät/vastaanottajat, joille rekisterinpitäjä ”siirtää” tai ”luovuttaa käsiteltäviksi” (esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa) henkilötietojaan.
Metropolian SafeOnStage-projektin henkilörekisterin sisältämiin tietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä.
Metropolian SafeOnStage-hankerekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarvittaessa pääsy Metropolian esitys- ja teatteritekniikan tutkinto-ohjelman työntekijöille tiedotus- ja koulutustarkoituksiin.
Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu Metropoliassa seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Microsoft Corporation ja Microsoft Teams
Projektin sisäisenä viestintävälineenä voidaan käyttää Microsoft Teams -verkkokokoustyövälinettä.
Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC Oy ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet, palveluntarjoajana CSC Oy)
Projektin sisäisenä viestintävälineenä voidaan käyttää Zoom -verkkokokoustyövälinettä. Metropoliassa on käytössä Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC:n Funet Miitti (Zoom)-palvelu. Palvelu on toteutettu yhteispohjoismaisesti yhteistyössä NORDUnetin kanssa, eikä näin ollen ole osa julkisesti saatavilla olevaa Zoom-palvelua. Lisäksi NORDUnetin tarjoama Zoom-palvelu toimii kokonaisuudessaan EU:ssa, NORDUnetin omaan käyttöön varatuissa palvelinympäristöissä. Nämä palvelimet sijaitsevat Tanskassa ja Ruotsissa. Palveluista on myös sovittu NORDUnetin ja Zoomin kanssa ottaen huomioon eurooppalaisen tietosuojasääntelyn vaatimukset.
Leijonaverkot Oy (osa Erillisverkot -konsernia, ent. Deltagon Group Oy) ja turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)
Sec@gw -turvapostiratkaisua käytetään arkaluonteista henkilötietoa ja salassa pidettäviä asiakirjoja sisältävien sähköpostien lähettämiseen Metropolian ulkopuolelle ja vastaanottamiseen Metropolian ulkopuolelta, mikäli tähän ilmenee tarvetta.
Microsoft Corporation ja Microsoft O365 -alustapalvelut (Forms ja OneDrive)
Microsoft Forms -kyselytyökalua voidaan käyttää projektissa muun muassa palautekyselyjen tekemiseen. Microsoft OneDrive -ohjelmaa voidaan käyttää hankkeen asiakirjojen, kuten kokousasiakirjojen, jakamiseen kumppaniverkostossa.
Google LLC
Metropoliassa hyväksytyt Google-sidonnaiset pilvipalvelutyövälineet (Google Workspace for Education -sovelluspaketti)
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Kaikki SafeOnStage-hankkeen yhteydessä kerätyt ja käsiteltävät henkilötietoryhmät (henkilötiedot) säilytetään Metropolian SafeOnStage-hankkeen henkilörekisterissä koulutustietojen osalta viiden vuoden ajan hankkeen päättymisen jälkeen ja muu tieto poistetaan hankkeen päättyessä.
Jos rekisteröity ilmoittaa halukkuudestaan poistaa tietonsa SafeOnStage-hankerekisteristä, tiedot poistetaan heti.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Rekisterin suojauksen periaatteet
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
- Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset
Metropolian SafeOnStage-hankkeen henkilötietorekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Metropolian SafeOnStage-hankkeen henkilörekisteri on osin vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan SafeOnStage-hankkeen toimintaa ja viestintää sekä tiedotetaan Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n esitys- ja teatteritekniikan tutkinto-ohjelman toiminnoista ja palveluista.
Metropolia SafeOnStage-hankkeen henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä jäseneksi. Jos rekisteröity ilmoittaa halukkuudestaan poistaa tietonsa SafeOnStage-hankkene henkilörekisteristä, tiedot poistetaan heti.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään tai julkisista yritysten ja organisaatioiden internetsivuilta. Jossain tapauksissa tiedot on saatu Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden toiminnan kautta.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Metropolian SafeOnStage-hankkeen henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.