Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Rekisterin nimi
Metropolian taloushallinnon henkilörekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö
Nimi: Aki Wiklund
Tehtävä: Talouspäällikkö, Taloussuunnittelu- ja seurantapalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: aki.wiklund [at] metropolia.fi (aki[dot]wiklund[at]metropolia[dot]fi)
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot
Nimi: Aki Wiklund
Tehtävä: Talouspäällikkö, Taloussuunnittelu- ja seurantapalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: aki.wiklund [at] metropolia.fi (aki[dot]wiklund[at]metropolia[dot]fi)
Tietosuojavastaava
Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolian taloushallinnon henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa laskujen ja avustusten maksua sekä tuotteiden ja palvelujen laskutusta.
Metropolian taloushallinnon henkilörekisteriä täydentää seuraavat henkilörekisterit ja niistä laaditut tietosuojaselosteet:
Metropolian henkilöstöhallinnon rekisteri, Metropolian hankintarekisteri sekä Metropolian arkiston- ja sopimustenhallintarekisteri.
Kyseisistä henkilörekistereistä laaditut tietosuojaselosteet on julkaistu Metropolian julkisten verkkosivujen Tietosuojaselosteet -osiossa.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolian taloushallinnon henkilörekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on se, että:
- käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, ”GDPR” 6.1 artiklan b alakohta) sekä
- käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 6.1 artiklan c alakohta).
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Metropolian taloushallinnon henkilörekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Metropolian taloushallinnon henkilörekisterin rekisteröityjä ovat Metropolian henkilöstö (opettajat ja muut työntekijät sekä johto) sekä ulkopuoliset palkkion- tai maksunsaajat (esim. yrityksen/organisaation yhteyshenkilö).
Metropolian taloushallinnon henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:
Metropoliaan tehdyt tilaukset/ostot sekä Metropoliaan ulkopuolelta tulevien ns. ostolaskujen tarkastaminen (Workflow-ostolaskuohjelmalla)
Metropolian työntekijän tehdessä tilauksen (esim. ulkopuolisen sisustussuunnittelijapalvelun tilaus Metropoliaan) toteutetaan tilaus/palvelun hankkiminen/osto sekä sen maksaminen niin, että tilauksen/palvelun toimittamisen jälkeen lähettää varsinainen toimittaja tilauksesta/hankitusta palvelusta/ostosta sähköisen laskun Metropolialle. Sähköinen lasku ohjautuu Metropoliassa Workflow-ostolaskuohjelmaan. Workflow-järjestelmä auttaa ostolaskujen tarkastamisessa, tiliöinnissä ja hyväksymisessä. Laskun saapumisesta tulee ilmoitus sen Metropolian työntekijän sähköpostiin, joka on tilauksen/palvelun/oston tehnyt tai hyväksynyt. Saman henkilön täytyy käydä hyväksymässä lasku Workflow-järjestelmässä, ennen kuin Metropolia maksaa laskun. Ostolaskujen hyväksyjä käy näin ollen tarkastamassa laskun ja tiliöi sen järjestelmässä asianmukaisesti sekä lähettää sen Work-järjestelmässä eteenpäin varsinaista maksutoimenpidettä varten. Perustietoina Workflow-järjestelmään tallentuu:
- ostajan yhteystiedot (etunimi, sukunimi, organisaatio, sähköpostiosoite)
- myyjän yhteystiedot (etunimi, sukunimi, organisaatio, sähköpostiosoite)
- tilauksen varsinaisen toimittajan nimi
- tilauksen varsinaisen toimittajan osoite
- tilauksen varsinaisen toimittajan yhteyshenkilön tiedot (etunimi, sukunimi, organisaatio, sähköpostiosoite)
- tilauksen varsinaisen toimittajan laskutustiedot
Palkan-/palkkion maksu
- henkilökunnan sekä muiden palkan- ja palkkionsaajien nimi, henkilötunnus, osoite,
- sähköpostiosoite, puhelinnumero, työsuhdetieto, pankkitilinumero, verokortit.
Laskutuspyyntö
- etunimi; sukunimi;
- laskutusosoite;
- toiminnan vastuuhenkilö
- sähköposti; puhelin
Metropolian työntekijän tekemät hankinnat ostolaskuina (matkanhallintajärjestelmällä ja Workflow-järjestelmällä)
Metropolian henkilökunnan hankkiessa tavaroita, hakevat he hankinnalle ensin luvan esimieheltään (pyytäen luvan hankinnalle esimieheltään esimerkiksi sähköpostilla). Tämän jälkeen he tekevät laskun hankinnasta Metropolialle ns. ostolaskuna. Ostolasku generoituu Workflow-ostolaskupalveluun. Ostolaskuun tallennetaan rekisteröidyn tietoina:
- hankinnan tehneen henkilön etunimi ja sukunimi
- hankinnan tehneen henkilön pankkitilinumero
Matkalaskut (M2-matkanhallintajärjestelmällä)
Metropolian työntekijän tehdessä työmatkasuunnitelmaa ja /tai laskuttaessa Metropoliaa tehdyn työmatkan kuluista, tekevät he ennen työmatkaa matkasuunnitelmaan M2matkanhallintajärjestelmään ja lisäävät sinne samalla arvion matkan kuluista. Esimiehen kuuluu hyväksyä matkasuunnitelma kuluarvioineen matkanhallintajärjestelmässä ennen työmatkan alkamista. Toteutuneen työmatkan jälkeen, tekee työmatkalla ollut Metropolian työntekijä laskun työmatkan toteutuneista kuluista ja liittää M2-järjestelmään tarvittavat tositteet ja kuitit.
Perustiedot matkanhallintajärjestelmään generoituvat Metropolian käyttäjähallintajärjestelmän (Ammeen) kautta. Näitä automaattisesti generoituvia tietoja ovat:
- Metropolian työntekijän etunimi ja sukunimi
- Metropolian työntekijän henkilönumero
- Metropolian työntekijän henkilötunnus
- Metropolian työntekijän verkkotunnus
- Metropolian työntekijän sähköpostiosoite
- Metropolian työntekijän osoitetiedot
- Metropolian työntekijän puhelin (vapaaehtoinen)
- Metropolian työntekijän pankkitilitiedot
Itsevarausjärjestelmä (my CWT-matkaportaali, matkanhallinta/-itsevarausjärjestelmä)
Metropolian työntekijän tehdessä omatoimisesti matkavarauksia, tapahtuu tämä myCWT-matkaportaalin kautta. Esimiehen on kuulunut hyväksyä matkasuunnitelma kuluarvioineen matkanhallintajärjestelmässä ennen työmatkan alkamista. myCWT-matkaportaaliin (ns. itsevarausjärjestelmään) generoituu sinne kirjauduttaessa Metropolian työntekijästä seuraavat tiedot:
- Metropolian työntekijän etunimi ja sukunimi
- Metropolian työntekijän henkilönumero
- Metropolian työntekijän puhelinnumero, sähköposti- ja postiosoite, edustamansa yrityksen/organisaation nimi, kotimaa
- Metropolian työntekijän syntymäaika ja sukupuoli
- Metropolian työntekijän maksutapa ja maksukortin(t) numero(t)
- Metropolian työntekijän mahdolliset matkaa koskevat valinnat (istumapaikka, ateria, tupakointi, erikoispalvelut
Metropolian taloushallintopalveluiden toteuttama organisaation tilinpäätös, toimintakertomus, tase, kirjanpitomateriaali, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista voivat sisältää henkilötietoina hallituksen jäsenten allekirjoitukset sekä mahdollisesti myös allekirjoittajan nimenselvennyksen, tehtävänimikkeen/tittelin sekä tiedon edustamastaan organisaatiosta. Tältä osion kuitenkin Metropolian taloushallinnon henkilörekisteriä täydentää Metropolian arkistonhallintarekisteri.
Kyseisestä henkilörekisteristä laadittu tietosuojaseloste on julkaistu Metropolian julkisten verkkosivujen Tietosuojaselosteet -osiossa.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.
Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset
Metropolian taloushallinnon henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.
Metropolian taloushallinnon käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Aditro Oy ja Workflow-ostolaskuohjelma
Metropolia Ammattikorkeakoululle ulkopuolisten yritysten ja organisaatioiden lähettämät laskut käsitellään sähköisesti Workflow-ostolaskuohjelmalla. Myös Metropolian henkilökunnan tekemät tavaraostot käsitellään ostolaskuina Workflow-ostolaskuohjelman kautta.
Visma Enteprise Oy ja M2-matkanhallintajärjestelmä
Matkanhallintajärjestelmällä hoidetaan Metropolian henkilöstön matkustamiseen liittyvät asiat organisaatiossa. Sillä laaditaan matkasuunnitelmat, matkaennakkoanomukset, matkalaskut, kululaskut ja ajopäiväkirjat. Käyttöoikeudet järjestelmään on kaikilla Metropolian työntekijöillä.
CWT Global B.V. ja myCWT-itsevarausjärjestelmä (matkanhallinta)
Metropolian työntekijän tehdessä omatoimisesti matkavarauksia, tapahtuu tämä myCWT-matkaportaalin kautta. Esimiehen on kuulunut hyväksyä matkasuunnitelma kuluarvioineen matkanhallintajärjestelmässä ennen työmatkan alkamista. CWT Global B.V. tulkitsee olevansa itsenäinen rekisterinpitäjä, joten se määrittelee EU:n tietosuoja-asetuksen nojalla käsittelyn tarkoitukset ja keinot sekä noudattaa EU:n tietosuoja-asettamia velvollisuuksia rekisterinpitäjänä. CWT Global B.V.n rekisterinpitäjänä laatima tietosuojaseloste löytyy yrityksen internetsivustolla.
Aditro Public Oy ja Aditro Wintime -taloushallinnon järjestelmä (palveluiden laskutus)
Kaikki taloushallinnon maksullinen osuus ja siihen liittyvä laskutus tapahtuu Metropolia Ammattikorkeakoulun yhteisellä Aditro Wintime -taloushallinnon tietojärjestelmällä.
Aditro Public Oy ja Forecast-taloudenseurantajärjestelmä
Metropolian talouden raportoinnissa on ollut käytössä Forecast-taloudenseurantajärjestelmä.
Attido Oy ja QlikSense
Metropolian talouden raportoinnissa on käytössä Forecast-taloudenseurantajärjestelmä.
eCraft Oy Ab ja Adaptive-sovellus
Adaptive-sovellusta käytetään Metropolian talouden suunnitteluun ja budjetointiin.
Lowell Suomi Oy (perintäyhtiö)
Saatavien perinnässä ja tähän liittyvässä laskutuksessa henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan perintäyhtiö Lowell Suomi Oy:lle.
Eduix Oy ja E-lomake-ohjelmisto
E-lomake-ohjelmiston (e-lomakkeen) kautta kerätään esim. ulkopuolisten kouluttajien/Metropolian ulkopuolisten opettajien henkilö- ja yhteystiedot, jotta palkka/palkkio voidaan heille maksaa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin
Taloushallinnon kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi Metropolian taloushallinnon henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja tällöin saatetaan siirtää, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun ICT-palveluntarjoaja ei saa siirtää tai luovuttaa henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle tai käsitellä tietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolella ilman rekisterinpitäjän etukäteen antamaa nimenomaista kirjallista suostumusta.
Jos tällainen tietojen siirto on rekisterinpitäjän taholta hyväksytty, on sitä edeltänyt TIA-arviointi dokumentoidusti ((Data) Transfer Impact Assessment). Jos tällainen tietojen siirto on rekisterinpitäjän taholta hyväksytty, sopimukseen tietojen siirrosta tulee sisällyttää EU:n komission hyväksymät vakiolausekkeet (Standard Contractual Clauses, SCC:t). Lisäksi rekisterinpitäjän tulee arvioida ja seurata tiedonsiirron kohteena olevan maan tietosuojan tasoa. Tietojen siirto voidaan toteuttaa myös käyttämällä muuta rekisterinpitäjän kirjallisesti hyväksymää menettelyä.
Metropolian taloushallinnon henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan lisäksi siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle kansainvälisen liikkuvuuden, matkustuksen ja yhteistyön yhteydessä sekä niiden toteuttamiseksi sekä myös tilanteessa, jossa henkilöstö osallistuu kansainväliseen toimintaan.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Metropolian taloushallinnon henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä lähtökohtaisesti kirjanpitolain (1336/1997) edellyttämän ajan. Säilytysajan määräytymisessä otetaan huomioon myös Metropolian arkistonmuodostussuunnitelma.
Ostoreskontrat, myyntireskontrat, tositteet sekä maksuluettelot säilytetään 6 vuotta kuluvan tilinpäätösvuoden päättymisestä.
Tilinpäätös, toimintakertomus, tase, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista (sisältäen henkilötietoina hallituksen jäsenten allekirjoitukset) säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Rekisterin suojauksen periaatteet
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
- Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset
Metropolian taloushallinnon henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Metropolian taloushallinnon henkilörekisteri on lakisääteinen rekisteri, jonka avulla hallitaan ja toteutetaan laskujen, tilausten ja palveluiden maksua sekä tuotteiden laskutusta.
Rekisteröidyn on toimitettava tarvittavat henkilötiedot käyttäessään taloushallinnon tehtäviin kuuluvia palveluita.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Metropolian taloushallinnon henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.