Metropolia syksyllä kohti normaalitoimintaa - tilannetiedot vahvistetaan elokuun alussa.

Katso miten koronavirustilanne vaikuttaa Metropolian toimintaan.

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 15.5.2020 - 14:32

Rekisterin nimi

Metropolian tapahtumahallinnan henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000 

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö

Nimi: Tarmo Pallari
Tehtävä: Yrityspalvelupäällikkö, Täydennyskoulutus- ja yrityspalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tarmo.pallari [at] metropolia.fi 

Nimi: Taru Ruotsalainen
Tehtävä: Päällikkö, Jatkuvan oppimisen palvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: taru.ruotsalainen [at] metropolia.fi 

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot

Nimi: Petra Heino
Tehtävä: Assistentti, Täydennyskoulutus- ja yrityspalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: petra.heino [at] metropolia.fi

Nimi: Olga Trishkina
Tehtävä: Assistentti, Jatkuvan Oppimisen palvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: olga.trishkina [at] metropolia.fi 

Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä

sähköposti: yrityspalvelut [at] metropolia.fijatkuvaoppiminen [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi tai tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian tapahtumahallinnan henkilötietorekisterin avulla hallinnoidaan erilaisia tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittautumisia.

Tietoja kerätään erilaisten tapahtumien käytännön järjestelyihin liittyen, mm.

  • ilmoittautumisen hallinta,
  • koulutuskutsun lähettäminen,
  • suoritusten kirjaaminen,
  • laskutus,
  • uutiskirjeiden lähettäminen,
  • palautteen kerääminen ja todistuksen antaminen,
  • koulutus- ja tapahtumahallinnoinnin ajankohtaisista asioista tapahtumailmoittautuneille tiedottaminen (esim. tiedon lähettäminen peruutuneesta koulutuksesta ja/tai tapahtumasta tekstiviestitse ilmoittautuneille).

Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen (muut oppimisratkaisut) palveluiden henkilörekisteri ja siitä laadittu tietosuojaseloste täydentävät Metropolian tapahtumahallinnan rekisterin tietosuojaselostetta. Tästä rekisteristä laadittu tietosuojaseloste on katselmoitavissa Metropolian julkisten verkkosivujen Tietosuoja-osion kautta.

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolian tapahtumahallinnan rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu:

  •  suostumukseen

Uutiskirjeiden ja markkinointiviestinnän osalta henkilön antama suostumus vastaanottaa uutiskirjeitä ja markkinointiviestintää.

 

  • sopimukseen

Asiakkuuksiin ja kumppanuuksiin liittyvä toiminta perustuu joissakin tapauksissa tehtyihin sopimuksiin, jolloin oikeusperuste on sopimukseen perustuva.

Esimerkiksi a) koulutukseen osallistuvan henkilön työnantajayrityksen ja hänen välillään allekirjoitettuun sitouttamissopimukseen: Sitouttamissopimuksella työntekijä voi valtuuttaa työnantajansa seuraamaan työnantajan maksaman koulutuksen/opintojen etenemistä. Työntekijä antaa tämän sopimuksen allekirjoituksin työnantajayritykselle oikeuden seurata opintojensa edistymistä yhteistyössä koulutuksen järjestäjän (Metropolia) kanssa siten, että yritys voi saada kulloinkin tiedon Metropolialta siitä, mikä osa maksetusta koulutuksesta on suoritettu. Työnantajayrityksellä ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoa työntekijän (rekisteröidyn) koulutuksesta saamista arvosanoista tai hänen sanallisesta henkilöarvioinnista;

Toisaalta b) työnantajayrityksen ja Metropolian välillä tehtyyn sopimukseen koulutuksen/valmennuksen ostamisesta Metropolialta

 

  • oikeutettuun etuun

Metropolian tapahtumahallinnan rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu myös oikeutettuun etuun siltä osin kuin Metropolia toimii yrityksen kaltaisena, tapahtuma- ja koulutuspalveluita myyvänä organisaationa. Osa asiakassuhteen hoitamiseen liittyvistä toimista perustuu tähän (tapahtumaviestinnän toteuttaminen, asiakkuuksien hoitaminen). Metropolian tapahtumahallinnon rekisterissä olevien rekisteröityjen henkilötietoja ei kuitenkaan käytetä suoramarkkinointiin, mikäli henkilö ei itse ole antanut nimenomaista suostumustaan suoramarkkinointiin.

 

  • lakisääteiseen velvollisuuteen

Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu ns. opintopisteellisten suoritusten osalta rekisterinpitäjien lakisääteiseen velvollisuuteen.

  • Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
  • Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 

 

Metropolian järjestämien, sellaisten koulutusten opintosuoritukset, joista koulutuksen osallistuja voi saada opintopisteitä, säilytetään pysyvästi. Nämä pysyvän säilytyksen piiriin kuuluvat opintopisteelliset suoritukset tallennetaan Metropolian OMA/Peppi-tietojärjestelmään (muodostavat osan Metropolian opiskelijarekisteriä). Tästä rekisteristä laadittu tietosuojaseloste on katselmoitavissa Metropolian julkisten verkkosivujen Tietosuoja-osion kautta.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolian tapahtumahallinnan rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu myös oikeutettuun etuun siltä osin kuin Metropolia toimii yrityksen kaltaisena, tapahtuma- ja koulutuspalveluita myyvänä organisaationa. Osa asiakassuhteen hoitamiseen liittyvistä toimista perustuu tähän (liiketoiminnan edistämiseen liittyvä markkinointi, asiakkuuksien hoitaminen, tapahtumaviestinnän toteuttaminen).

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolian tapahtumahallinnan rekisteröityjen tietoja hallinnoidaan Metropolian asiakkuudenhallintajärjestelmän (CRM-järjestelmän) kautta. CRM-järjestelmässä on tiedot asiakasroolista, lähetetyistä tarjouksista, tehdyistä sopimuksista ja toimeksiannoista sekä asiakastapaamisista ja yhteistyöstä.

Metropolian tapahtumahallinnan rekisterissä on seuraavia henkilötietoja (ryhmitellen esitettynä):

 

Tapahtumaosallistujien perustiedot:

  • Etunimi; Sukunimi; Henkilötunnus; Osoitetiedot; Sähköpostiosoite; Puhelinnumero;
  • Erityisruokavalio;
  • Koulutustausta; Ammattinimike/Työtehtävä; Mikäli työnantaja toimii maksajana, niin yrityksen/organisaation tiedot: Nimi; Y-tunnus, Laskutustiedot; Osoitetiedot ja mahdollinen laskutusviite;
  • Suostumus suoramarkkinointiin

 

Tapahtumaosallistujien koulutustiedot:

  • Mihin tapahtumaan/koulutukseen osallistunut; Milloin osallistunut; Minkä yrityksen/organisaation tilaamana/kustantamana;
  • ”Odotukseni tapahtumalle/koulutukselle” -tieto ennen koulutukseen osallistumista; Tieto mistä saanut tiedon tapahtumasta/koulutuksesta;
  • Oliko opintopisteellinen suoritus (kyllä/ei); Suorittiko koulutuksen/valmennuksen hyväksytysti (kyllä/ei);
  • Suoritetun koulutuksen perusteella mahdollisesti saatu pätevyys/sertifikaatti yms. (esim. hygieniapassi); Tiedot arvosanasta;

 

Räätälöityihin valmennuksiin tai muihin palveluihin osallistujien perustiedot:

  • Etunimi; Sukunimi; Sähköpostiosoite;
  • Suostumus suoramarkkinointiin;

 

Räätälöityihin valmennuksiin tai muihin palveluihin osallistujien koulutustiedot:

  • Mihin koulutukseen osallistunut; Milloin osallistunut; Minkä organisaation tilaama koulutus; 
  • Oliko opintopisteellinen suoritus (kyllä/ei); Suorittiko koulutuksen/valmennuksen hyväksytysti (kyllä/ei);
  • Suoritetun koulutuksen perusteella mahdollisesti saatu pätevyys/sertifikaatti yms. (esim. hygieniapassi); Tiedot arvosanasta;

 

Tiedot asiakasroolista/muusta roolista CRM-järjestelmässä:

  • Onko Metropolian liiketoiminnan asiakas, ns. TKI-asiakas, oppimistoiminnan asiakas vai alumniasiakas;
  • Onko yrityksen laskutuksen yhteyshenkilö ja siksi rekisteröity CRM-järjestelmään;
  • Onko yrityksen kontaktihenkilö liittyen Metropolian ja yrityksen välillä tehtyihin sopimuksiin, toimeksiantoihin, sovittuihin asiakastapaamisiin, muuhun yhteistyöhön liittyen ja siksi rekisteröity CRM-järjestelmään

 

Yritysyhteyshenkilörekisteröityjen osalta tiedot toimenpiteistä:

  • Tiedot lähetetyistä tarjouksista;
  • Tiedot tehdyistä sopimuksista ja toimeksiannoista;
  • Tiedot asiakastapaamisista;
  • Tiedot tehdystä muusta yhteistyöstä

 

Lokitiedot liittyen Metropolian CRM-järjestelmän käyttöön:

CRM-järjestelmän käyttöön liittyen syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

 

Lisäksi mainittakoon, että Metropoliassa käytössä olevan asiakkuuksien johtamisen -mallin mukaisesti nimetyille asiakkaille ja kumppaneille on nimetty CRM-järjestelmään asiakkuusvastaavat Metropolian päästä. Nimettyjen Metropolian asiakkuusvastaavien tehtävänä on päivittää asiakkaan tietoja. Kaikkien CRM-käyttäjien tehtävänä on päivittää yhteystietoja niiden yritysten osalta, joiden kanssa on yhteyksissä. CRM-järjestelmässä voidaan poistaa yhteyshenkilö käytöstä passivoinnilla eli yhteystiedon poisto ei ole tarpeen. Passivoinnin jälkeen yhteyshenkilön tietoja ei voi muokata tai käyttää muiden tietueiden kanssa.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä.

Joissakin tapauksissa koulutusta Metropolialta ostava työnantajayritys on saattanut välittää listan työntekijöistään Metropolialle ja pyytänyt ilmoittamaan heidät osallistujiksi johonkin yrityksen/organisaation työntekijöilleen kustantamaan koulutukseen tai valmennukseen.

Tällöin työnantajaorganisaatio on kuitenkin usein tehnyt ja informoinut koulutukseen osallistuvaa työntekijäänsä Metropolialta ostetusta, hänelle yrityksen/organisaation kustantamasta koulutuksesta. Työnantajayrityksen ja rekisteröidyn välillä on saatettu allekirjoittaa esimerkiksi sitouttamissopimus tai vastaava dokumentti, jossa tehdystä ratkaisusta (työntekijän ilmoittamisesta osallistujaksi Metropolian järjestämään koulutukseen) on työnantaja ilmoittanut rekisteröidylle.

Sitouttamissopimuksessa työntekijä on voinut valtuuttaa työnantajansa seuraamaan työnantajan maksamaa koulutusta ja siellä suoritettujen opintojen etenemistä. Työntekijä on voinut antaa sopimuksen allekirjoituksin työnantajayritykselle oikeuden seurata opintojensa edistymistä yhteistyössä koulutuksen järjestäjän (Metropolia) kanssa siten, että yritys voi saada kulloinkin tiedon Metropolialta siitä, mikä osa maksetusta koulutuksesta on suoritettu. Työnantajayrityksellä ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoa työntekijän (rekisteröidyn) koulutuksesta saamista arvosanoista tai hänen sanallisesta henkilöarvioinnistaan ilman työntekijän yritykselle antamaa erillistä suostumusta.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Lyyti-tapahtumahallinnan järjestelmä

Lyyti-tapahtumahallintajärjestelmässä käsitellään niiden rekisteröityjen tietoja, jotka ilmoittautuvat erilaisiin koulutuksiin ja tapahtumiin.

 

Metropolian sähköpostijärjestelmä (osa Microsoftin O365-pakettia, mutta sähköposti toimii Metropolian omalla palvelimella)

Metropolian omalla palvelimella toimivaa sähköpostijärjestelmää käytetään tapahtumahallinnon rekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyyn esimerkiksi asiakkuuden hoitamisen tilanteissa.

 

Microsoft Dynamics CRM (O365) -järjestelmä (Metropolian asiakkuudenhallinnan CRM-järjestelmä)

Asiakkuuksien hallintaan liittyvät tiedot tallennetaan CRM:ään.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian tapahtumahallinnan henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle /työvälineen huoltajalle). Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa näin olleen henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta

Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan laatimaan seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

 

Lyyti Oy ja Lyyti-tapahtumahallinnan järjestelmä

Lyyti-tapahtumahallintajärjestelmässä käsitellään niiden rekisteröityjen tietoja, jotka ilmoittautuvat erilaisiin koulutuksiin ja tapahtumiin.

 

Microsoft Corporation ja Metropolian sähköpostijärjestelmä (osa Microsoftin O365-pakettia, mutta sähköposti toimii Metropolian omalla palvelimella)

Metropolian omalla palvelimella toimivaa sähköpostijärjestelmää käytetään tapahtumahallintarekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyyn esimerkiksi asiakkuuden hoitamisen tilanteissa.

 

Microsoft Corporation ja Microsoft Dynamics CRM (O365) -järjestelmä (Metropolian asiakkuudenhallinnan CRM-järjestelmä)

Asiakkuuksien hallintaan liittyvät tiedot tallennetaan CRM:ään.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian tapahtumahallinnan henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Metropolian tapahtumahallinnan rekisteriin kerätyt henkilötiedot säilytetään seuraavasti:

  • Opintopisteytetyt opintosuoritukset säilytetään pysyvästi. Nämä pysyvästi suoritettavat opintopisteet tallennetaan Metropolian OMA/Peppi-tietojärjestelmään (muodostavat osan Metropolian opiskelijarekisteriä).
  • Opintopisteellisiä opintosuorituksia säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintotodistuksista.

Muut tapahtumahallinnan rekisterissä olevat henkilötiedot säilytetään rekisterissä asiakkuussuhteen ajan ja kaksi vuotta sen päättymisen jälkeen.

Jos rekisteröity ilmoittaa halukkuudestaan päättää asiakkuutensa Metropolian kanssa, tiedot rekisteröidystä poistetaan välittömästi (pois lukien yllämainitut opintopisteelliset opintosuoritukset, joita säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintotodistuksista ja lain määräämä pysyväissäilytysvelvollisuus).

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

 

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

 

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

 

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

 

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

Metropolian tapahtumahallinnan rekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä jäseneksi. Rekisteröity voi tehdä tietojensa poistopyynnön rekisteristä helposti.

 

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Jossain tapauksissa tiedot on saatu koulutukseen ilmoittautujan työnantajaorganisaatiolta, jos työnantajaorganisaatio kustantaa koulutuksen henkilölle. Tässä tilanteessa kuitenkin koulutukseen osallistuvan henkilön työnantajayrityksen ja hänen välillään on tilanteesta yleensä informoitu puolin ja toisin sekä usein myös allekirjoitettu ns. sitouttamissopimus:

  • Sitouttamissopimuksella työntekijä voi valtuuttaa työnantajansa seuraamaan työnantajan maksaman koulutuksen ja opintojen etenemistä.
  • Työntekijä antaa tämän sopimuksen allekirjoituksin työnantajayritykselle oikeuden seurata opintojensa edistymistä yhteistyössä koulutuksen järjestäjän (Metropolia) kanssa siten, että yritys voi saada kulloinkin tiedon Metropolialta siitä, mikä osa maksetusta koulutuksesta on suoritettu.
  • Työnantajayrityksellä ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoa työntekijän (rekisteröidyn) koulutuksesta saamista arvosanoista tai hänen sanallisesta henkilöarvioinnista.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolian tapahtumahallintarekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.