Metropolia syksyllä kohti normaalitoimintaa - tilannetiedot vahvistetaan elokuun alussa.

Katso miten koronavirustilanne vaikuttaa Metropolian toimintaan.

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 16.6.2020 - 16:20

Rekisterin nimi

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000 

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö

Nimi: Kimmo Nikkanen
Tehtävä: Tietohallintojohtaja, Tietohallintopalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: kimmo.nikkanen [at] metropolia.fi

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot

Nimi: Tuomas Orama
Tehtävä: Kehityspäällikkö, Tiedonhallinta- ja järjestelmäpalvelut, Tietohallintopalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tuomas.orama [at] metropolia.fi


Nimi: Ronnie Lupari
Tehtävä: Tietojärjestelmäsuunnittelija, Järjestelmäylläpito, Tietohallintopalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: ronnie.lupari [at] metropolia.fi


Nimi: Janne Teräslahti
Tehtävä: Järjestelmätukihenkilö, Käyttäjätuki, Tietohallintopalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: janne.teraslahti [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi tai tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käyttötarkoitus on toteuttaa laadukkaita tietohallintopalveluita ja auttaa Metropolian loppukäyttäjiä erilaisissa tietojärjestelmiä, ohjelmistoja ja työvälineiden hankintatilanteita tai IT-palveluita koskevissa kysymyksissä. Metropolian tietohallinto turvaa ammattikorkeakoulun sähköisesti toteuttamat palvelut sekä mahdollistaa muun muassa etäopiskelun ja etätyöskentelyn Metropolia Ammattikorkeakoulussa. Metropolian tietohallinto turvaa ammattikorkeakoulun elintärkeiden toimintojen jatkuvuuden tunnistamalla toimintaa uhkaavat riskit ja uhat sekä niiden vaikutukset, suunnittelemalla etukäteen niiden riskiarvioit sekä haittavaikutusten vähentämistoimenpiteet sekä mahdolliset toipumistoimenpiteet.

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin tietosuojaseloste täydentää Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin tietosuojaselostetta. Kaikki Metropolian henkilörekisterien tietosuojaselosteet ovat katselmoitavissa Metropolia Ammattikorkeakoulun julkisten verkkosivujen Tietosuojaselosteet -osion kautta.


Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:


Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely perustuu osittain julkisen vallan käyttöön ja osittain yleiseen etuun.

IT-palveluihin tukeutuvan etäopiskelun sekä etätyöskentelyn määrä on kasvussa. Myös muiden sähköisten palveluiden lisääntyvä tarve kasvattaa tietoturvallisuuteen liittyvien seikkojen painoarvoa. Ammattikorkeakoulun toimintaa tukevien tietohallinto- ja IT palveluiden toteuttaminen perustuu näin ollen pitkälti julkisen vallan käyttöön.

Yleisen edun mukaista henkilötietojen käsittelyä on toiminta, jossa ammattikorkeakoulun tietohallinto- ja IT palveluiden työntekijät pitävät yllä listaa kaikista metropolialaisista loppukäyttäjistä ja heidän käyttöoikeusvaltuuksistaan eri tietojärjestelmiin ja ohjelmistoihin. Metropolian työntekijöiden hallussa olevien IT-päätelaitteiden (kannettavat tietokoneet, työpuhelimet yms.) säännönmukainen huolto perustuu myös yleisen edun mukaiseen toimintaan.

Tietyssä määrin Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen. Ammattikorkeakoululaissa (932/2014) tuodaan esille se, että ammattikorkeakoulun ydintoimintaa on opetus- ja opiskeluprosessin toteuttaminen. Tieto- ja viestintätekniikan merkitys tässä prosessissa on olennainen: kriittiset opetuksen suunnittelun, toteutuksen ja opiskelijahallinnon prosessit tukeutuvat tietojärjestelmiin, tietotekniikkaan ja sähköisiin palveluratkaisuihin.

Lisäksi laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (tiedonhallintalaki) (906/2019) edellyttää, että tietojärjestelmästä vastuussa olevan viranomaisen on määriteltävä tietojärjestelmän käyttöoikeudet. Käyttöoikeudet on määriteltävä käyttäjän tehtäviin liittyvien käyttötarpeiden mukaan, ja ne on pidettävä ajantasaisina. Mitä kyseisessä laissa säädetään viranomaisesta, soveltuu myös ammattikorkeakouluun. Metropolian tietohallinto on vastuussa tietoturvallisuuden toteutumisesta Metropolian hankkimissa järjestelmissä ja muun muassa siitä, että IT-palveluntarjoajilta hankittavissa työvälineissä tiedonhallintalain asettamat vaatimukset tietoturvan toteutumiselle toteutuvat asianmukaisesti. Tähän kuuluu muun muassa käyttöoikeuksien määrittely käyttötarpeiden mukaan.

 

 

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin rekisteröityjä ovat ensisijaisesti kaikki Metropolian käyttäjätunnuksen omaavat henkilöt: Metropolian opiskelijat, Metropolian työntekijät, mutta myös Metropolian kumppaniorganisaatioiden ja ulkopuolisten käyttäjien Metropolian käyttäjätunnuksen omaavat henkilöt.

Kumppaniorganisaatioihin kuuluvat Metropolian kanssa samoissa tiloissa tai sopimuksellisessa yhteistyösuhteessa toimivat oppilaitokset (Helsingin Konservatorio, Pop&Jazz Konservatorio, Heltech) sekä Metropolian kiinteistöissä työskentelevä ostopalveluhenkilökunta. Ulkopuolisiin käyttäjiin kuuluvat muut käyttäjät kuten konsultit ja projektien ulkopuoliset yhteistyökumppanit.

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin rekisteröityjä ovat näin ollen kaikki ne, joille on mahdollistettu pääsy Metropolian käyttäjätunnuksin Metropolian hallinnoimaan tietoverkkoon, Metropoliassa käytössä oleviin tietojärjestelmiin ja/tai ohjelmistoihin ja/tai tietohallinnon tarjoamiin IT-palveluihin.

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

PERUS- JA YHTEYSTIEDOT

  • Perustiedot Metropolian käyttäjätunnukset omaavasta henkilöstä: etunimi(t), sukunimi, henkilötunnus ja käyttäjätunnus
  • käyttäjärooli  (opiskelija/työntekijä/Metropolian kumppaniorganisaation käyttäjä/ ulkopuolinen käyttäjä), jolle on myönnetty Metropolian käyttäjätunnus taikka (esim. konsultti tai vierailija, jolle myönnetty Metropolian käyttäjätunnus
  • sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • ensisijaisen toimipisteen osoite, postinumero- ja toimipaikka

AMME

  • Perustiedot Metropolian käyttäjätunnukset omaavasta opiskelijasta: etunimi(t), sukunimi, henkilötunnus, käyttäjätunnus, käyttäjärooli (opiskelija,työntekijä, Metropolian kumppaniorganisaation käyttäjä, ulkopuolinen käyttäjä, jolle on myönnetty Metropolian käyttäjätunnus (esim. konsultti), vierailija, jolle myönnetty Metropolian käyttäjätunnus; sähköpostiosoite; puhelinnumero; ensisijaisen toimipisteen osoite; postinumero- ja toimipaikka
  • Perustiedot Metropolian ulkopuolisesta käyttäjästä, jolle on myönnetty Metropolian käyttäjätunnus: Amme-numero; käyttäjätunnus; etunimi(t); sukunimi; kutsumanimi; henkilötunnus; sähköpostiosoite;
  • Amme sisältää tärkeimpien tietojärjestelmien automaattisia käyttäjä- ja henkilötietojen synkronointipalveluja
  • Amme sisältää WWW-pohjaisia käyttöliittymiä käyttäjä- ja henkilötietojen ylläpitoon

REQUESTE-PALVELUPYYNTÖJÄRJESTELMÄ

  • Perustiedot Requeste-palvelupyynnön tekijästä: käyttäjätunnus, etunimi(t), sukunimi ja henkilötunnus
  • käyttäjärooli:(opiskelija/työntekijä/Metropolian kumppaniorganisaation käyttäjä/ulkopuolinen käyttäjä, jolle on myönnetty Metropolian käyttäjätunnus esim. konsultti),
  • sähköpostiosoite, puhelinnumero, ensisijaisen toimipisteen osoite, postinumero- ja toimipaikka
  • Requeste-palvelupyynnön sisältö: ongelman kuvaus, toimenpiteet ongelman ratkaisemiseksi ja viestinvaihto palvelupyynnön tekijän ja Metropolian tietohallinnon työntekijän välillä
  • Requeste-palvelupyyntöhistoria per loppukäyttäjä

VPN

  • VPN sisältää tärkeimpien tietojärjestelmien automaattisia käyttäjä- ja henkilötietojen synkronointipalveluja
  • VPN sisältää WWW-pohjaisia käyttöliittymiä käyttäjä- ja henkilötietojen ylläpitoon

TEAMVIEWER-ETÄYHTEYSJÄRJESTELMÄ

Perustiedot päätelaitteesta ja sen haltijasta: päätelaitteen tiedot, johon etäyhteysotettu Metropolian tietohallinnon toimesta + etäyhteyden-kohteen/henkilön perustiedot: käyttäjätunnus, etunimi(t), sukunimi, henkilötunnus, käyttäjärooli.

E-LOMAKE - OHJELMISTOJEN JA JÄRJESTELMIEN HANKINTALOMAKE

Metropolian tietohallinto- ja IT-palveluiden laatiman e-lomakkeen mahdollistamana (”Ohjelmistojen ja järjestelmien hankintalomake”) Metropolian loppukäyttäjiä autetaan suorittamaan erilaisia tietojärjestelmä-, ohjelmisto-, laite- ja työvälinehankintoja.

 

Hankinnan yhteydessä loppukäyttäjistä kerätään ”Ohjelmistojen ja järjestelmien hankintalomake” -nimisellä e-lomakkeella seuraavat tiedot:

Ohjelmistojen ja järjestelmien hankintalomakkeen hankittavan ohjelmiston/järjestelmän perustiedot

  • Hankittavan ohjelmiston/järjestelmän nimi, mahdollinen lisenssityyppi, lisenssien määrä, ohjelmiston/järjestelmän hinta-arvio
  • Hankittavan ohjelmiston/järjestelmälle nimettävä pääkäyttäjä Metropoliasta?
  • Onko Metropolian Helpdeskin kanssa suoritettu ns. Helpdesk-konsultaatio ennen järjestelmän/ohjelmiston hankintaa?          
  • Onko ohjelmisto/järjestelmä ollut aiemmin käytössä Metropolialla?
  • Onko varmistuttu siitä, ovatko ohjelmiston lisenssiehdot soveltuvat suunniteltuun tarkoitukseen?
  • Onko ohjelmistosta/järjestelmästä saatu tarjous?
  • Mikä ohjelmiston/järjestelmän asennuskohde on?
  • Tarvitseeko ohjelmistosta tehdä GDPR:n edellyttämä DPIA-selvitys
  • Tarvitseeko ohjelmisto/järjestelmä tai ohjelma toimiakseen Metropolian sisäisen tai ulkoisen palvelimen (tai ulkopuolisen palveluntarjoajan tuottaman sähköisen järjestelmän)?
  • Rekisteröidäänkö ohjelmistoon/järjestelmään käyttäjiä?
  • Määritelläänkö ohjelmistoon/järjestelmään tai ohjelmaan käyttäjäkohtaisia käyttöoikeuksia?
  • Näkyykö käyttäjän nimi, käyttäjätunnus tai muuta henkilötietoa materiaalissa, jota ohjelmistoon/järjestelmään tallennetaan?
  • Käsitelläänkö ohjelmistossa henkilötietoa?
  • Mistä Metropolian sisäiseltä palvelimelta tai ulkoiselta palvelimelta hankittava ohjelmisto/järjestelmä hakee lisenssinsä?

Ohjelmistojen ja järjestelmien hankintalomakkeen kokonaisarkkitehtuuriin liittyvät kysymykset

  • Muuttaako ohjelmiston/järjestelmän käyttöönotto nykyisiä Metropolia Ammattikorkeakoulun toimintaprosesseja?
  • Käsitelläänkö ohjelmistossa/järjestelmässä sellaista uutta tietoa, jota ei sähköisessä muodossa aiemmin ole käsitelty?
  • Edellyttääkö ohjelmiston / järjestelmän käyttöönotto integraatioita joihinkin muihin Metropolian tietojärjestelmiin?
  • Korvaako hankkittava ohjelmisto/järjestelmä jonkin jo käytössä olevan järjestelmän? Minkä?
  • Onko tarkistettu, ettei Metropoliassa ole jo käytössä ohjelmistoa/ järjestelmää jolla voisi tehdä tarvittavat toiminnot?
  • Mikäli tarkistus on tehty, millä ohjelmalla/järjestelmällä tarve voitaisiin täyttää?

Ohjelmistojen ja järjestelmien hankintalomakkeen hankinnan hyväksyntään ja kustannuksiin liittyvät kysymykset

  • Onko hankittavalle ohjelmistolle/järjestelmälle tehty kustannus-hyötyanalyysi?
  • Onko hankinta hyväksytetty etukäteen?
  • Hankinnan hyväksyneen henkilön nimi ?
  • Oma tuotenumero
  • Mahdollinen annettu palaute ja/tai kehitysehdotuksia ohjelmistojen ja järjestelmien hankintalomakkeelle?

Ohjelmistojen ja järjestelmien hankintalomakkeen täyttäjän perustiedot

  • käyttäjätunnus
  • sähköpostiosoite
  • matkapuhelinnumero
  • esihenkilö

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, kun rekisteröity on antanut suostumuksena käyttäjäehdoissa koskien Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden hallinnoimaa tietoverkkoa ja Metropoliassa käytössä olevia tietojärjestelmiä, ohjelmistoja sekä tietohallinnon tarjoamia IT-palveluita. Lisäksi rekisteröidyn käyttäessä tietohallinnon ja IT-palveluiden Requeste-palvelupyyntöjärjestelmää, tulee rekisteröidyn myös antaa suostumuksensa sitä koskevien henkilötietojensa käsittelyyn lähettäessään palvelupyyntöjä.

Käyttäjähakemisto AD:n kautta tietohallinto ja IT-palvelut saavat henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi rekisteröityjen käyttäjätunnukset ja niihin rekisteröidyn syöttämät henkilötiedot.

Metropolian Haka-tunnuksien hallinnointia, ylläpitoa ja synkronointia toteuttaa Amme-käyttäjähallintojärjestelmä, joka sisältää henkilökunnan, opiskelijoiden, kumppaniorganisaatioiden ja ulkopuolisten käyttäjien käyttäjätunnukset.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin henkilötietoja käsitellään sen käytössä olevilla eri laitteilla, tietojärjestelmillä, sovelluksilla ja ohjelmistoilla.

Näitä ovat:

Käyttäjähakemisto AD (Active Directory)

Käyttäjähakemisto AD (Active Directoryä) käytetään Metropolian kaikkien tietohallinnon ja IT-palveluiden loppukäyttäjien (opiskelijoiden, työntekijöiden, sidosryhmäedustajille luotavien tunnusten yms.) verkkotunnusten ja sähköpostitunnusten luomiseen. Metropolian käyttäjähakemisto AD sisältää henkilökunnan, opiskelijoiden, kumppaniorganisaatioiden ja ulkopuolisten käyttäjien käyttäjätunnukset.

 

Amme-käyttäjähallintojärjestelmä ja kulkulupajärjestelmä (in house -tuotantoa)

Metropolian Amme-käyttäjähallintajärjestelmää käytetään Metropolian opiskelijoiden ja työntekijöiden verkkotunnusten ja sähköpostitunnusten luomiseen sekä Metropolian kulkulupajärjestelmän hallinnointiin. Amme on Metropolian käyttäjähallintojärjestelmä, joka sisältää henkilökunnan, opiskelijoiden, kumppaniorganisaatioiden ja ulkopuolisten käyttäjien käyttäjätunnukset. Kumppaniorganisaatioihin kuuluvat Metropolian kanssa samoissa tiloissa toimivat oppilaitokset (Helsingin Konservatorio, Pop&Jazz Konservatorio, Heltech) sekä Metropolian kiinteistöissä työskentelevä ostopalveluhenkilökunta. Ulkopuolisiin käyttäjiin kuuluvat muut käyttäjät kuten konsultit ja projektien ulkopuoliset yhteistyökumppanit.

 

Requeste-palvelupyyntöjärjestelmä

Requeste on Sysart Oy:n kehittämä työryhmätoimintaan tarkoitettu palvelupyyntö- ja työnohjausjärjestelmä. Requeste on selainpohjainen asiakasliittymä, jolla käyttäjäkunta voi tehdä palvelupyyntöjä eri Metropolian palvelutiimeille. Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään kuuluu laitteet inventoiva auditointiohjelmisto, jolla laitteiden tiedot haetaan.

 

Cisco AnyConnect VPN-työkalu

VPN-työkalua käytetään, jotta tärkeimpien tietojärjestelmien automaattiset käyttäjä- ja henkilötietojen synkronointipalvelut mahdollistuisivat. VPN-työkalua käytetään WWW-pohjaisten käyttöliittymien käyttäjä- ja henkilötietojen ylläpitoon.

                     

TeamViewer-etäyhteysjärjestelmä

TeamViewer Germany GmbH:n TeamViewer-etäyhteystyöväline on Metropolian Helpdeskin käyttämä tapa tarjota tukipalveluita etäyhteyden muodostamisen avulla tukipyynnön esittäneen rekisteröidyn (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan) tietokoneella. Jos rekisteröity tekee etätöitä tai muusta syystä ei ole yhteydessä Metropolian sisäverkkoon, voi etäyhteyden muodostaminen tapahtua TeamViewer-etäyhteystyövälineellä. Helpdesk ei ota Teamviewerin kautta etäyhteyttä rekisteröidyn tietokoneeseen oma-aloitteisesti, vaan siitä on sovittava aina erikseen tukipuhelun tai palvelupyynnön yhteydessä. Etäyhteyden muodostamiseen tarvitaan rekisteröidyn antama suostumus.

TeamViewer-etäyhteystyövälineen kautta Tietohallintopalvelut saa näkyville käyttäjän tietokoneen ruudun, joka voi sisältää henkilötietoja,  luottamuksellisia dokumentteja ja muita sensitiivisiä tietoja tai asiakirjoja. TeamViewer-etäyhteystyövälineessä tietoliikenne kulkee palveluntarjoajana olevan TeamViewer Germany GmbH:n oman palvelimen kautta, joka toimii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisena henkilötietojen käsittelijänä. Yritys käsittelee TeamViewer-etäyhteystyövälineen ja sen alaisuudessa olevia tietoja käsittelevien kolmansien osapuolten palvelinten kautta tietoa, mutta ei kerää tai tallenna tietoa minnekään.

 

Metropolian sähköpostijärjestelmä

Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän toimintaan liittyvä, sähköpostitse tapahtuva jatkotoimenpiteiden hallinnointi ja loppukäyttäjän tiedottaminen tapahtuu Metropolian Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmän kautta. Vaikka Metropolia on hankkinut sähköpostijärjestelmän osana Microsoftin O365-palvelupakettia, toimii Metropolian sähköpostijärjestelmä ammattikorkeakoulun omalla palvelimella.

 

Haka-luottamusverkoston tunnistautumisjärjestelmä

CSC (Tieteen tietotekniikan keskus Oy) hallinnoi Haka-luottamusverkostoa. Haka-luottamusverkostoa käytetään korkeakouluyhteisön yhteisissä, CSC:n tarjoamissa palveluissa opiskelijan ja/tai korkeakoulussa työskentelevän henkilökunnan edustajan tunnistamiseen.

 

E-lomake (ohjelmistojen ja järjestelmien hankintalomake)

E-lomakkeella toteutetun ”Ohjelmistojen ja järjestelmien hankintalomakkeen” avulla Metropolian loppukäyttäjiä autetaan suorittamaan erilaisia tietojärjestelmä-, ohjelmisto-, laite- ja työvälinehankintoja. Hankinnan yhteydessä loppukäyttäjistä kerätään ”Ohjelmistojen ja järjestelmien hankintalomake” -nimisellä e-lomakkeella tarvittavat henkilö- ja muut tiedot.

 

Metropolian verkkolevyt

Metropolian verkkolevyjä käytetään opiskelussa ja työntyössä esimerkiksi turvallisena dokumenttien tallennusalustana.

 

Metropolian OMA-intranet

Metropolian OMA-intranetportaalia käytetään käyttöoikeuden muodostamista ja Metropolian tietohallinto- ja IT-palveluiden loppukäyttäjien tiedottamista varten. Lisäksi OMA-intranetportaalia käytetään intranet-sivulla olevaan sähköpostiosoitteiden hakukoneeseen. Tällöin Metropolian sisäisiltä sivuilta löytää metropolialaisen loppukäyttäjän sähköpostiosoitteen, kun tietää hänen nimensä. Mikäli henkilöllä on maistraatista virallinen turvakielto, voidaan tieto tallentaa Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisteriin opiskelijan pyynnöstä. Vaihtoehtoisesti työntekijän osalta sama tieto voidaan tallentaa HR-järjestelmään. Turvakielto tarkoittaa metropolialaisen henkilön kaikkien yhteystietojen luovutuskieltoa. Metropolia noudattaa hyvää hallinto- ja rekisteröintitapaa ja edellyttää, että tietojen luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka tietoja pyydetään.

 

Metropolian People Finder -henkilöhakujärjestelmä

Metropolian People Finder -henkilöhakujärjestelmää käytetään opiskelijan ja Metropolian henkilökunnan edustajan tietojen (esimerkiksi tämän sähköpostiosoitetietojen tai ns. kustannuspaikkatietojen) hakemiseen.

 

Turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)

Metropolian hankkimaa sähköpostin salausratkaisua - Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisua voidaan käyttää arkaluonteisten henkilötietojen ja salassapidettävien asiakirjojen välittämiseen Metropolian ulkopuolisiin sähköpostiosoitteisiin (kun sähköpostia lähetetään ei ”@metropolia.fi” -päätteiseen sähköpostiosoitteeseen, tai sellaisesta takaisinpäin Metropoliaan).

 

Google Suite for Education -pilvipalvelu

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin sisältämiä tietoja käsitellään Google Suite for Education -pilvipalvelun mahdollistamilla sähköisillä työvälineillä. Loppukäyttäjältä pyydetään erikseen lupa, ja suostumuksenanto Metropolian opiskelijoilleen ja työntekijöilleen hankkiman pilvipalvelutyövälineistön käyttöön, ja tähän vaaditaan erikseen loppukäyttäjältä myös käyttöehtojen hyväksyntä.

 

Microsoft for Education -pilvipalvelu (Office 365 palvelupaketti)

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin sisältämiä tietoja käsitellään Microsoft for Education -pilvipalvelun (Office 365 palvelupaketti) mahdollistamilla sähköisillä työvälineillä. Loppukäyttäjältä pyydetään erikseen lupa, ja suostumuksenanto Metropolian opiskelijoilleen ja työntekijöilleen hankkiman pilvipalvelutyövälineistön käyttöön, ja tähän vaaditaan erikseen loppukäyttäjältä myös käyttöehtojen hyväksyntä.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

 

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti tullaan laatimaan/on laadittu seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

 

Microsoft Corporation ja käyttäjähakemisto AD (Active Directory)

Käyttäjähakemisto AD (Active Directoryä) käytetään Metropolian kaikkien tietohallinnon ja IT-palveluiden loppukäyttäjien (opiskelijoiden, työntekijöiden, sidosryhmäedustajille luotavien tunnusten yms.) verkkotunnusten ja sähköpostitunnusten luomiseen. Metropolian käyttäjähakemisto AD sisältää henkilökunnan, opiskelijoiden, kumppaniorganisaatioiden ja ulkopuolisten käyttäjien käyttäjätunnukset.

 

Sysart Oy ja Requeste-palvelupyyntöjärjestelmä

Requeste on Sysart Oy:n kehittämä työryhmätoimintaan tarkoitettu palvelupyyntö- ja työnohjausjärjestelmä. Requeste on selainpohjainen asiakasliittymä, jolla käyttäjäkunta voi tehdä palvelupyyntöjä eri Metropolian palvelutiimeille. Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään kuuluu laitteet inventoiva auditointiohjelmisto, jolla laitteiden tiedot haetaan.

 

Cisco Systems Inc. ja Cisco AnyConnect VPN-työkalu

VPN-työkalua käytetään, jotta tärkeimpien tietojärjestelmien automaattiset käyttäjä- ja henkilötietojen synkronointipalvelut mahdollistuisivat. VPN-työkalua käytetään WWW-pohjaisten käyttöliittymien käyttäjä- ja henkilötietojen ylläpitoon.

 

TeamViewer Germany GmbH ja TeamViewer-etäyhteysjärjestelmä

TeamViewer Germany GmbH:n TeamViewer-etäyhteystyöväline on Metropolian Helpdeskin käyttämä tapa tarjota tukipalveluita etäyhteyden muodostamisen avulla tukipyynnön esittäneen rekisteröidyn (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan) tietokoneella. Jos rekisteröity tekee etätöitä tai muusta syystä ei ole yhteydessä Metropolian sisäverkkoon, voi etäyhteyden muodostaminen tapahtua TeamViewer-etäyhteystyövälineellä. Helpdesk ei ota Teamviewerin kautta etäyhteyttä rekisteröidyn tietokoneeseen oma-aloitteisesti, vaan siitä on sovittava aina erikseen tukipuhelun tai palvelupyynnön yhteydessä. Etäyhteyden muodostamiseen tarvitaan rekisteröidyn antama suostumus.

TeamViewer-etäyhteystyövälineen kautta Tietohallintopalvelut saa näkyville käyttäjän tietokoneen ruudun, joka voi sisältää henkilötietoja,  luottamuksellisia dokumentteja ja muita sensitiivisiä tietoja tai asiakirjoja. TeamViewer-etäyhteystyövälineessä tietoliikenne kulkee palveluntarjoajana olevan TeamViewer Germany GmbH:n oman palvelimen kautta, joka toimii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisena henkilötietojen käsittelijänä. Yritys käsittelee TeamViewer-etäyhteystyövälineen ja sen alaisuudessa olevia tietoja käsittelevien kolmansien osapuolten palvelinten kautta tietoa, mutta ei kerää tai tallenna tietoa minnekään.

 

CSC Oy ja Haka-luottamusverkoston tunnistautumisjärjestelmä

CSC (Tieteen tietotekniikan keskus Oy) hallinnoi Haka-luottamusverkostoa. Haka-luottamusverkostoa käytetään korkeakouluyhteisön yhteisissä, CSC:n tarjoamissa palveluissa opiskelijan ja/tai korkeakoulussa työskentelevän henkilökunnan edustajan tunnistamiseen.

 

Eduix Oy ja e-lomake (ohjelmistojen ja järjestelmien hankintalomake)

E-lomakkeella toteutetun ”Ohjelmistojen ja järjestelmien hankintalomakkeen” avulla Metropolian loppukäyttäjiä autetaan suorittamaan erilaisia tietojärjestelmä-, ohjelmisto-, laite- ja työvälinehankintoja. Hankinnan yhteydessä loppukäyttäjistä kerätään ”Ohjelmistojen ja järjestelmien hankintalomake” -nimisellä e-lomakkeella tarvittavat henkilö- ja muut tiedot.

 

Eduix Oy ja Metropolian OMA-intranet

Metropolian OMA-intranetportaalia käytetään käyttöoikeuden muodostamista ja Metropolian tietohallinto- ja IT-palveluiden loppukäyttäjien tiedottamista varten. Lisäksi OMA-intranetportaalia käytetään intranet-sivulla olevaan sähköpostiosoitteiden hakukoneeseen. Tällöin Metropolian sisäisiltä sivuilta löytää metropolialaisen loppukäyttäjän sähköpostiosoitteen, kun tietää hänen nimensä. Mikäli henkilöllä on maistraatista virallinen turvakielto, voidaan tieto tallentaa Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisteriin opiskelijan pyynnöstä. Vaihtoehtoisesti työntekijän osalta sama tieto voidaan tallentaa HR-järjestelmään. Turvakielto tarkoittaa metropolialaisen henkilön kaikkien yhteystietojen luovutuskieltoa. Metropolia noudattaa hyvää hallinto- ja rekisteröintitapaa ja edellyttää, että tietojen luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka tietoja pyydetään.

 

Orange Advertising Oy/Eduix Oy ja People Finder -henkilöhakujärjestelmä

Metropolian People Finder -henkilöhakujärjestelmää käytetään opiskelijan ja Metropolian henkilökunnan edustajan tietojen (esimerkiksi tämän sähköpostiosoitetietojen tai ns. kustannuspaikkatietojen) hakemiseen.

 

Leijonaverkot Oy (osa Erillisverkot -konsernia, ent. Deltagon Group Oy) ja Turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)

Metropolian hankkimaa sähköpostin salausratkaisua - Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisua voidaan käyttää arkaluonteisten henkilötietojen ja salassapidettävien asiakirjojen välittämiseen Metropolian ulkopuolisiin sähköpostiosoitteisiin (kun sähköpostia lähetetään ei ”@metropolia.fi” -päätteiseen sähköpostiosoitteeseen, tai sellaisesta takaisinpäin Metropoliaan).

 

Google LLC ja Google Suite for Education -pilvipalvelu

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin sisältämiä tietoja käsitellään Google Suite for Education -pilvipalvelun mahdollistamilla sähköisillä työvälineillä. Loppukäyttäjältä pyydetään erikseen lupa, ja suostumuksenanto Metropolian opiskelijoilleen ja työntekijöilleen hankkiman pilvipalvelutyövälineistön käyttöön, ja tähän vaaditaan erikseen loppukäyttäjältä myös käyttöehtojen hyväksyntä.

 

Microsoft Corporation ja Microsoft for Education -pilvipalvelu (Office 365 palvelupaketti)

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin sisältämiä tietoja käsitellään Microsoft for Education -pilvipalvelun (Office 365 palvelupaketti) mahdollistamilla sähköisillä työvälineillä. Loppukäyttäjältä pyydetään erikseen lupa, ja suostumuksenanto Metropolian opiskelijoilleen ja työntekijöilleen hankkiman pilvipalvelutyövälineistön käyttöön, ja tähän vaaditaan erikseen loppukäyttäjältä myös käyttöehtojen hyväksyntä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista henkilötietoryhmittäin suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen. Lisäksi henkilötietoja säilytetään mahdolliseen lakiin, viranomaisehtoihin tai sopimukseen perustuvan säilytysajan mukaisesti. Tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännönmukaisesti.

 

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisteriin kerättyjen tietojen säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely:

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

 

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

 

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

 

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

 

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden rekisteri on julkisen vallan käyttöön ja yleiseen etuun pääsääntöisesti perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan tietohallinnon ja IT-palveluiden toimintaa ja palveluita.

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Käyttäjähakemisto AD:n kautta tietohallinto ja IT-palvelut saavat henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi rekisteröityjen käyttäjätunnukset ja niihin rekisteröidyn syöttämät henkilötiedot. Metropolian Haka-tunnuksien hallinnointia, ylläpitoa ja synkronointia toteuttaa Amme-käyttäjähallintojärjestelmä, joka sisältää henkilökunnan, opiskelijoiden, kumppaniorganisaatioiden ja ulkopuolisten käyttäjien käyttäjätunnukset.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.