Metropolia syksyllä kohti normaalitoimintaa - tilannetiedot vahvistetaan elokuun alussa.

Katso miten koronavirustilanne vaikuttaa Metropolian toimintaan.

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 17.6.2020 - 15:39

Rekisterin nimi

Metropolian viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000 

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö

Nimi: Liisa Salo
Tehtävä: Viestintäpäällikkö, Viestintäpalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: liisa.salo [at] metropolia.fi 

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot

Nimi: Satu Orkola
Tehtävä: Viestintäsuunnittelija, Viestintäpalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: satu.orkola [at] metropolia.fi

Nimi: Pekka Perälampi
Tehtävä: Webmaster, Viestintäpalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: pekka.peralampi [at] metropolia.fi / webmaster [at] metropolia.fi

Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä

sähköposti: viestinta [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi tai tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolia Ammattikorkeakoulun viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on toteuttaa viestintää, markkinointia ja tiedottamista Metropolian toiminnasta ja palveluista. Tähän tarkoitukseen Metropoliassa käytetään muun muassa People Finder -hakupalvelua, uutiskirjeiden lähetysjärjestelmää ja podcast-äänitallennetiedostojen julkaisemista. Myös Metropolia Ammattikorkeakoulun julkiset verkkosivut sekä ammattikorkeakoulun sisäinen OMA-intranet toimiin viestinnän, markkinoinnin ja tiedottamisen areenana.

People Finder -hakupalvelu toimii OMA-intranetin lisäksi myös Metropolian julkisilla verkkosivuilla. People Finder -palvelu sisältää biometrisia henkilötietoja, kun kyseessä on henkilön kasvokuva. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 9 artiklan mukaan biometristen henkilötietojen kerääminen ja käsitteleminen on lähtökohtaisesti kiellettyä. Poikkeuksen muodostaa kuitenkin se, jos rekisteröity antaa nimenomaisen, informoidun suostumuksensa toiminnalle. People Finder -palvelussa metropolialaisten kasvokuvia kerätään juuri tällä oikeusperusteella, eli rekisteröidyn kirjallisesti antamalla, informoidulla suostumuksella.

SoundCloud-työvälinesovelluksen maksullista versiota käytetään Metropoliassa viestinnän työvälineenä, ja sillä jaetaan esim. podcast-äänitallennetiedostoja Metropolian julkisille verkkosivuille. Podcastiin osallistuvan rekisteröidyn ääni, kun sen perusteella henkilö voidaan tunnistaa, on biometristä henkilötietoa (GDPR 9 artikla).

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen ja tietyiltä osin Metropolia Ammattikorkeakoulun lakisääteiseen velvoitteeseen järjestää ammattikorkeakouluopetusta, tiedottaa ja viestiä tarjolla olevasta ammattikorkeakoulun opetustarjonnasta ja tutkintoon johtavasta koulutuksesta.

Suostumus toimii käsittelyperusteena rekisterin sisältämien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn osalta, arkaluonteisten henkilötietojen, kuten biometristen henkilötietojen (esim. kasvokuva, videomateriaali, josta henkilö on tunnistettavissa yms.), jotka ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, ”GDPR:n” artiklassa 9 lueteltu erityissuojattavina tietoina) käsittelyn osalta.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolia Ammattikorkeakoulun viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolia Ammattikorkeakoulun viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisterin rekisteröityjä ovat Metropolian henkilökunta ja opiskelijat, Metropolian viestintäpalveluja käyttävät sidosryhmät, Metropolian uutiskirjeiden tilaajat sekä podcast-haastatteluun osallistuvat henkilöt.

Rekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

People Finder –hakupalvelu:

Henkilökunnan tiedot:

  • etunimi, sukunimi
  • sähköpostiosoite
  • työpuhelinnumero
  • työpisteen osoite
  • nimike
  • valokuva
  • sosiaalisen median tili, esim. twitter-tili
  • yksikkö, toimipiste, huoneen numero
  • esihenkilö
  • työroolit, työtehtävät
  • resurssivaraukset

People Finder -sovelluksen yhteyteen henkilökunta voi halutessaan julkaista seuraavia tietojaan sisäisesti ja ulkoisesti, ja valita itse julkaisutason:

  • esittelyteksti
  • sijaiset
  • poissaolotiedot

Opiskelijan tiedot

  • etunimi, sukunimi
  • tutkinto-ohjelma
  • sähköposti
  • ryhmä
  • valokuva

Organisaatiohierarkian tiedot

Resurssivaraukset (tilat, henkilöt, välineet)

OMA-intranet

Metropolia Ammattikorkeakoulun sisäinen OMA-intranet toimiin viestinnän, markkinoinnin ja tiedottamisen areenana.

OMA-intranetissa on muun muassa eri yksikköjen/palvelujen esittelyn yhteydessä sekä organisaatiokaaviossa kuvattu yleensä seuraavat tiedot:

Henkilökunnan tiedot:

  • etunimi, sukunimi
  • tehtävänimike
  • sähköpostiosoite
  • työpuhelinnumero

Metropolia Ammattikorkeakoulun julkiset verkkosivut

Metropolia Ammattikorkeakoulun julkiset verkkosivut osoitteessa www.metropolia.fi toimivat ammattikorkeakoulun viestinnän, markkinoinnin ja tiedottamisen areenana. Ammattikorkeakoulun julkisilla verkkosivuilla on muun muassa eri yksikköjen/palvelujen esittelyn yhteydessä kuvattu yleensä seuraavat tiedot:

Henkilökunnan tiedot:

  • etunimi, sukunimi
  • tehtävänimike
  • sähköpostiosoite
  • työpuhelinnumero

SoundCloud-työväline (podcast-äänitallennetiedostot)

  • haastateltavan henkilön esittely: esim. nimi, työtehtävänimike
  • henkilön ääni, jonka perusteella henkilö voidaan tunnistaa, on biometristä henkilötietoa (GDPR 9 artikla)
  • työvälineeseen on rekisteröity vain yksi Metropolian yhteinen organisaatiotili (ei siis edellytä yksittäisten Metropolian työntekijöiden henkilötietoa)

Liana®Cloud-uutiskirjeiden lähetysjärjestelmä

  • sähköposti

LeadFamly-markkinointialusta

  • lähtökohtaisesti käyttäjistä ei kerätä henkilötietoja, mutta markkinointikampanjasta riippuen mahdollisesti:
  • etunimi, sukunimi
  • sähköposti

Howspace-verkkotyöskentelyalusta

  • etunimi, sukunimi
  • sähköposti
  • yhteystiedot
  • osallistujien lisäksi tarvittaessa muiden toimijoiden vastaavat henkilötiedot (esim. vierailevat kouluttajat)

AnswerGarden-työväline

  • varsinaisia henkilötietoja ei kerätä, sillä työväline ei vaadi kirjautumista tai rekisteröitymistä keneltäkään (kyselyn luojat tai vastaajat)
  • nimi, mikäli henkilö itse halunnut sen ilmoittaa vastatessaan kyselyyn
  • verkkosivu voi kerätä myös ns. log dataa, joka voi sisältää mm. IP-osoitteen

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

People Finder -hakupalvelun osalta tarpeellisia ja välttämättömiä tietoja järjestelmän toiminnan ja käytön kannalta saadaan rekisteröidyn lisäksi myös henkilöstöhallinnon (HR) järjestelmästä sekä opiskelijarekisteristä.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Metropolia Ammattikorkeakoulun viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisterissä olevia tietoja käsitellään Metropolian hankkimilla eri tietojärjestelmillä, sovelluksilla ja ohjelmistoilla. Näitä ovat:

People Finder -hakupalvelu

People Finder -palvelun henkilö- ja osaamishaulla voi etsiä Metropolian opiskelijan, henkilökunnan tai partnerihenkilön (esim. vahtimestarit, ravintolahenkilökunta, oppilaitospapit) yhteystietoja ja osaamista. Pakollisten perustietojen lisäksi rekisteröity voi halutessaan lisätä enemmän tietojaan itsestään, kuten osaamisestaan. Rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella palveluun kerätään ja tallennetaan myös rekisteröityjen kasvokuvia. People Finder -palvelu on käytettävissä Metropolian sisäisen OMA-intranetin lisäksi myös Metropolian julkisilla verkkosivuilla sidosryhmiä varten.

OMA-intranet

Metropolia Ammattikorkeakoulun sisäinen OMA-intranet toimii viestinnän, markkinoinnin ja tiedottamisen areenana.

OMA-intranetissä on muun muassa kuvattu eri yksikköjen/palvelujen esittelyn yhteydessä vastuuhenkilöiden yhteystiedot.

Drupal-sisällön tuotantotyöväline/Metropolia Ammattikorkeakoulun julkiset verkkosivut

Metropolia Ammattikorkeakoulun julkiset verkkosivut osoitteessa www.metropolia.fi toimivat ammattikorkeakoulun viestinnän, markkinoinnin ja tiedottamisen areenana. Ammattikorkeakoulun julkisilla verkkosivuilla on muun muassa kuvattu eri yksikköjen/palvelujen esittelyn yhteydessä vastuuhenkilöiden yhteystiedot. Tietojen syöttäminen Metropolia Ammattikorkeakoulun julkisille verkkosivuille tapahtuu Drupal-sisällön tuotantotyövälineen avulla.

SoundCloud-työväline (podcast-äänitallennetiedostot)

SoundCloud on äänitiedostojen, kuten podcastien levitykseen keskittyvä Internet-palvelu/verkkopohjainen työväline. Metropolia Ammattikorkeakoulussa SoundCloud-työvälinettä käytetään esim. podcast-haastattelujen/-äänitallennetiedostojen tallentamiseen, jakamiseen ja levittämiseen Metropolian omilla julkisilla verkkosivuilla.

Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu

Metropolian toimintaan liittyvä, sähköpostitse tehtävä toiminnasta ja palveluista tiedottaminen sekä markkinointi (jos rekisteröity antanut siihen nimenomaisen, kirjallisen suostumuksensa), tapahtuu Liana®Cloud -uutiskirjeiden lähetysjärjestelmän kautta.

LeadFamly-markkinointialusta

LeadFamly-markkinointialustaa käytetään pelillisiä elementtejä sisältävien markkinointikampanjoiden luomiseen. Esimerkkinä persoonallisuustesti-tyylinen "Selvitä tuleva alasi -kampanja", jossa käyttäjä vastaa parhaiten itseään kuvaavilla vaihtoehdoilla kysymyksiin. Lopussa kampanja ehdottaa sopivaa tutkinto-ohjelmaa ja ohjaa sen verkkosivuille. Tutkinto-ohjelmien mainostamisen lisäksi alustaa käytetään eri tarpeisiin sopivien markkinointikampanjoiden toteuttamiseksi.

Howspace-verkkotyöskentelyalusta

Howspace-verkkotyöskentelyalusta on osallistamisen ja digitaalisen fasilitoinnin pilvipalvelu. Alustaa on käytetty KampusAkatemia-tilaisuuksissa osallistujien (pääosin Metropolian henkilöstö) osallistamiseen. Alustaa käytetään Metropolian musiikin ja kulttuuripalveluiden järjestämässä täydennyskoulutuksessa tiedottamiseen, yhteydenpitoon koulutettavien ja kouluttajien kesken, opiskelumateriaalin jakamiseen, tehtävien antamiseen ja palauttamiseen sekä ryhmätöiden tekemiseen.

AnswerGarden-työväline

AnswerGarden-sanapilvisovelluksella kerätään Metropolian koulutuksissa ja kokouksissa visuaalisesti näkyväksi osallistujien vastauksia käsiteltävästä teemasta.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Metropolian käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan laatimaan seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

Eduix Oy ja Orange Advertising Oy ja People Finder -hakupalvelu

People Finder -palvelun henkilö- ja osaamishaulla voi etsiä Metropolian opiskelijan, henkilökunnan tai partnerihenkilön (esim. vahtimestarit, ravintolahenkilökunta, oppilaitospapit) yhteystietoja ja osaamista. Pakollisten perustietojen lisäksi rekisteröity voi halutessaan lisätä enemmän tietojaan itsestään, kuten osaamisestaan. Rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella palveluun kerätään ja tallennetaan myös rekisteröityjen kasvokuvia. People Finder -palvelu on käytettävissä Metropolian sisäisen OMA-intranetin lisäksi myös Metropolian julkisilla verkkosivuilla sidosryhmiä varten.

Eduix Oy ja OMA-intranet

Metropolia Ammattikorkeakoulun sisäinen OMA-intranet toimii viestinnän, markkinoinnin ja tiedottamisen areenana.

OMA-intranetissä on muun muassa kuvattu eri yksikköjen/palvelujen esittelyn yhteydessä vastuuhenkilöiden yhteystiedot.

Orange Advertising Oy ja Drupal-sisällön tuotantotyöväline/Metropolia Ammattikorkeakoulun julkiset verkkosivut

Metropolia Ammattikorkeakoulun julkiset verkkosivut osoitteessa www.metropolia.fi toimivat ammattikorkeakoulun viestinnän, markkinoinnin ja tiedottamisen areenana. Ammattikorkeakoulun julkisilla verkkosivuilla on muun muassa kuvattu eri yksikköjen/palvelujen esittelyn yhteydessä vastuuhenkilöiden yhteystiedot. Tietojen syöttäminen Metropolia Ammattikorkeakoulun julkisille verkkosivuille tapahtuu Drupal-sisällön tuotantotyövälineen avulla. Drupal-sisällön tuotantotyöväline on hankittu Orange Advertising Oy:ltä.

SoundCloud Limited ja SoundCloud-työväline (podcast-äänitallennetiedostot)

SoundCloud on äänitiedostojen, kuten podcastien levitykseen keskittyvä Internet-palvelu/verkkopohjainen työväline. SoundCloud-työvälineen osalta rekisterinpitäjänä toimii SoundCloud Ltd. Metropolia Ammattikorkeakoulussa SoundCloud-työvälinettä käytetään esim. podcast-haastattelujen/podcast-äänitallennetiedostojen tallentamiseen, jakamiseen ja levittämiseen Metropolian omilla julkisilla verkkosivuilla.

Liana Technologies Oy ja Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu

Sähköpostitse tehtävä uutiskirjeiden lähetys, jos rekisteröity on antanut tätä tarkoitusta varten kirjallisen suostumuksensa, tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta.

LeadFamly ApS ja LeadFamly-markkinointialusta

LeadFamly-markkinointialustaa käytetään pelillisiä elementtejä sisältävien markkinointikampanjoiden luomiseen. Esimerkkinä persoonallisuustesti-tyylinen "Selvitä tuleva alasi -kampanja", jossa käyttäjä vastaa parhaiten itseään kuvaavilla vaihtoehdoilla kysymyksiin. Lopussa kampanja ehdottaa sopivaa tutkinto-ohjelmaa ja ohjaa sen verkkosivuille. Tutkinto-ohjelmien mainostamisen lisäksi alustaa käytetään eri tarpeisiin sopivien markkinointikampanjoiden toteuttamiseksi.

Howspace Oy ja Howspace-verkkotyöskentelyalusta

Howspace-verkkotyöskentelyalusta on osallistamisen ja digitaalisen fasilitoinnin pilvipalvelu. Alustaa on käytetty KampusAkatemia-tilaisuuksissa osallistujien (pääosin Metropolian henkilöstö) osallistamiseen. Alustaa käytetään Metropolian musiikin ja kulttuuripalveluiden järjestämässä täydennyskoulutuksessa tiedottamiseen, yhteydenpitoon koulutettavien ja kouluttajien kesken, opiskelumateriaalin jakamiseen, tehtävien antamiseen ja palauttamiseen sekä ryhmätöiden tekemiseen.

Creative Heroes ja AnswerGarden-työväline

AnswerGarden-sanapilvisovelluksella kerätään Metropolian koulutuksissa ja kokouksissa visuaalisesti näkyväksi osallistujien vastauksia käsiteltävästä teemasta.

Metropolia Ammattikorkeakoulu voi käyttää yhteistyökumppaneita ja palveluntarjoajia tässä tietosuojaselosteessa eriteltyjen tarkoitusten mukaisessa henkilötietojen käsittelyssä, kuten tapahtumista, toiminnasta ja tilaisuuksista viestinnässä, markkinoinnissa ja niistä tiedottamisesta. Metropolia Ammattikorkeakoulu voi myös käyttää voi jonkun yksittäisen tapahtuman järjestämiseksi palveluntarjoajia. Metropolian tapahtumahallinnan henkilörekisterin tietosuojaseloste sekä Metropolian julkisten verkkosivujen (metropolia.fi) henkilörekisterin tietosuojaseloste täydentävät Metropolian viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisterin tietosuojaselostetta. Kaikki Metropolian henkilörekisterien tietosuojaselosteet julkaistaan Metropolian julkisten verkkosivujen Tietosuojaselosteet -osiossa.

Palveluntarjoajat ja kuvien sekä videoiden jakaminen sosiaalisessa mediassa

Metropolia Ammattikorkeakoulun järjestämässä toiminnassa, tapahtumissa /koulutustilaisuuksissa yms. on mahdollista ottaa valokuvia ja lähettää niitä eri työvälineiden mahdollistamina.  Henkilötietoja voidaan siirtää palveluntarjoajille/yhteistyökumppaneille ainoastaan siinä laajuudessa, kuin yhteistyökumppanit tarvitsevat pääsyn käsiteltyihin henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluita Metropolia Ammattikorkeakoululle tämän tietosuojaselosteen määrittelemissä tarkoituksissa.

Metropolia Ammattikorkeakoulun järjestämässä toiminnassa, tapahtumassa /koulutustilaisuuksissa yms. on mahdollista ottaa valokuvia ja videoita ja jakaa niitä sosiaalisen median palveluissa. Kuvien sisältämien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan näiden palveluiden omia tietosuojaselosteita. Katso tältä osin esimerkiksi seuraavat sosiaalisen median palvelut:

Ruokavaliotieto tai tieto henkilökohtaista erityisjärjestelytarpeista tapahtumassa/koulutustilaisuudessa

Metropolia Ammattikorkeakoulun järjestämässä toiminnassa, tapahtumissa /koulutustilaisuuksissa yms. on mahdollista järjestää ruoka- ja juomatarjoilua sekä erityisjärjestelyitä esimerkiksi pyörätuolia käyttävän henkilön pääsyn helpottamiseksi tilaisuuteen/tapahtumaan. Ruokavaliotieto tai tieto henkilökohtaista erityisjärjestelytarpeista voidaan luovuttaa tilaisuuden palveluja toteuttavalle palveluntarjoajalle, ensi sijassa niin että tieto ei ole henkilöön yhdistettävässä muodossa.

Osallistujaluettelo tapahtumasta/toiminnasta/koulutustilaisuudesta

Metropolia Ammattikorkeakoulun järjestämässä toiminnassa, tapahtumissa /koulutustilaisuuksissa yms. voidaan jakaa henkilöluettelo, jossa on jokaisen osallistujan nimi ja organisaatio. Henkilöluetteloa ei julkaista avoimella julkaisualustalla, esim. verkossa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin alla kuvattua poikkeusta lukuun ottamatta.

SoundCloud-työvälineen (podcast-äänitallennetiedostot) osalta rekisterinpitäjä on SoundCloud Ltd, eikä Metropolia Ammattikorkeakoulu, ja palvelun käyttöön liittyy kansainvälisiä henkilötietojen siirtoja. Tiedot tallentuvat palvelimille Euroopassa, mutta SoundCloud Ltd ilmoittaa myös jakavansa kansainvälisesti SoundCloud Groupin kesken tietoa, mitä se saa haltuunsa sen palvelunkäyttäjiltä (kuten Metropolialta). Tämä tarkoittaa, että metropolialaisten palveluntarjoajalle antamaa tietoa (myös henkilötietoa) voidaan jakaa SoundCloud Groupin kesken kansainvälisesti SoundCloudin käyttäjäehtojen mukaisesti. SoundCloud Ltd. ilmoittaa käyttävänsä GDPR:n artiklan 46 mukaisia mallisopimuslausekkeita kansainvälisten henkilötietojen siirron turvaamiseksi.

Lisätietoja voi lukea SoundCloud Ltd:n verkkosivuilla tietosuojaa koskevasta privacy-osiosta https://soundcloud.com/pages/privacy: "SoundCloud operates globally and may share your information internally within the SoundCloud Group, and third parties for the purposes described in this Privacy Policy."

Henkilötietojen säilyttämisaika

Metropolian viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot ovat lähtökohtaisesti määräajan säilytettäviä.

People Finder -hakupalvelun osalta henkilötietojen säilytysaika on työ-, opiskelu-, tai sopimussuhteen ajan.

SoundCloud-työvälineen (podcast-äänitallennetiedostot) osalta SoundCloud Ltd on itse rekisterinpitäjä, joka määrittää tietojen säilyttämisajan. Podcast-äänitallennetiedostot on tarkoitus tallentaa SoundCloudin lisäksi myös Metropolian omille palvelimille ja/tai kovalevylle, joissa niitä säilytetään lähtökohtaisesti pysyvästi, ellei toisin myöhemmin päätetä.

LeadFamly-markkinointialustalla kerätyt henkilötiedot säilytetään niin kauan, kuin yksittäinen markkinointikampanja on voimassa.

Howspace-verkkotyöskentelyalustan osalta henkilötietojen säilyttäminen lakkaa alustan käyttöoikeuden päättyessä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

 

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

 

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

 

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

 

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

Metropolia Ammattikorkeakoulun viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

People Finder -hakupalvelun osalta tarpeellisia ja välttämättömiä tietoja järjestelmän toiminnan ja käytön kannalta saadaan rekisteröidyn lisäksi myös henkilöstöhallinnon (HR) järjestelmästä sekä opiskelijarekisteristä.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolia Ammattikorkeakoulun viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisteriä ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.