Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Rekisterin nimi
Metropolian viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö
Nimi: Liisa Salo
Tehtävä: Viestintäpäällikkö, Viestintäpalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: liisa.salo [at] metropolia.fi (liisa[dot]salo[at]metropolia[dot]fi)
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot
Nimi: Satu Orkola
Tehtävä: Viestintäsuunnittelija, Viestintäpalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: satu.orkola [at] metropolia.fi (satu[dot]orkola[at]metropolia[dot]fi)
Nimi: Pekka Perälampi
Tehtävä: Webmaster, Viestintäpalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: pekka.peralampi [at] metropolia.fi (pekka[dot]peralampi[at]metropolia[dot]fi) / webmaster [at] metropolia.fi (webmaster[at]metropolia[dot]fi)
Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä
sähköposti: viestinta [at] metropolia.fi (viestinta[at]metropolia[dot]fi)
Tietosuojavastaava
Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolia Ammattikorkeakoulun viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on toteuttaa viestintää, markkinointia ja tiedottamista Metropolian toiminnasta ja palveluista. Tähän tarkoitukseen Metropoliassa käytetään muun muassa People Finder -hakupalvelua, uutiskirjeiden lähetysjärjestelmää ja podcast-äänitallennetiedostojen julkaisemista. Myös Metropolia Ammattikorkeakoulun julkiset verkkosivut sekä ammattikorkeakoulun sisäinen OMA-intranet toimiin viestinnän, markkinoinnin ja tiedottamisen areenana.
Lisäksi tässä henkilörekisterissä olevia henkilötietoja käytetään Metropolian osallistavien työpajojen ja muun osallistavan toiminnan toteuttamiseen. Henkilötietoja käsitellään osallistavassa toiminnassa erilaisin digitaalisin työvälinein, muun muassa Microsoft Office -paketin työkaluilla, Googlen palveluilla, Innoduelilla, AnswerGardenilla.
People Finder -hakupalvelu toimii OMA-intranetin lisäksi myös Metropolian julkisilla verkkosivuilla. People Finder -palvelu sisältää biometrisia henkilötietoja, kun kyseessä on henkilön kasvokuva, jota hyödynnetään People Finder -palvelussa ihmisen yksiselitteisessä tunnistamistarkoituksessa. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 9 artiklan mukaan biometristen henkilötietojen kerääminen ja käsitteleminen on lähtökohtaisesti kiellettyä. Poikkeuksen muodostaa kuitenkin se, jos rekisteröity antaa nimenomaisen, informoidun suostumuksensa toiminnalle. People Finder -palvelussa metropolialaisten kasvokuvia henkilön yksiselitteisessä tunnistamistarkoituksessa kerätään juuri tällä oikeusperusteella, eli rekisteröidyn kirjallisesti antamalla, informoidulla suostumuksella.
SoundCloud-työvälinesovelluksen maksullista versiota käytetään Metropoliassa viestinnän työvälineenä, ja sillä jaetaan esim. podcast-äänitallennetiedostoja Metropolian julkisille verkkosivuille. Podcastiin osallistuvan rekisteröidyn ääni on hänen henkilötietoaan.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen ja tietyiltä osin Metropolia Ammattikorkeakoulun lakisääteiseen velvoitteeseen järjestää ammattikorkeakouluopetusta, tiedottaa ja viestiä tarjolla olevasta ammattikorkeakoulun opetustarjonnasta ja tutkintoon johtavasta koulutuksesta. Metropolia Ammattikorkeakoulun osallistava toiminta on osa tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoimintaa, joka on Metropolian lakisääteinen tehtävä.
Suostumus toimii käsittelyperusteena rekisterin sisältämien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn osalta, kuten biometristen henkilötietojen käsittelyn henkilön yksiselitteisessä tunnistamistarkoituksessa osalta.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Metropolia Ammattikorkeakoulun viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Metropolia Ammattikorkeakoulun viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisterin rekisteröityjä ovat Metropolian henkilökunta ja opiskelijat, Metropolian viestintäpalveluja käyttävät sidosryhmät, Metropolian uutiskirjeiden tilaajat sekä podcast-haastatteluun osallistuvat henkilöt.
Rekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:
People Finder –hakupalvelu:
Henkilökunnan tiedot:
- etunimi, sukunimi
- sähköpostiosoite
- työpuhelinnumero
- työpisteen osoite
- nimike
- valokuva
- sosiaalisen median tili, esim. Twitter-tili
- yksikkö, toimipiste, huoneen numero
- esihenkilö
- työroolit, työtehtävät
- resurssivaraukset
People Finder -sovelluksen yhteyteen henkilökunta voi halutessaan julkaista seuraavia tietojaan sisäisesti ja ulkoisesti, ja valita itse julkaisutason:
- esittelyteksti
- sijaiset
- poissaolotiedot
Opiskelijan tiedot
- etunimi, sukunimi
- tutkinto-ohjelma
- sähköposti
- ryhmä
- valokuva
Organisaatiohierarkian tiedot
Resurssivaraukset (tilat, henkilöt, välineet)
OMA-intranet
Metropolia Ammattikorkeakoulun sisäinen OMA-intranet toimiin viestinnän, markkinoinnin ja tiedottamisen areenana.
OMA-intranetissa on muun muassa eri yksikköjen/palvelujen esittelyn yhteydessä sekä organisaatiokaaviossa kuvattu yleensä seuraavat tiedot:
Henkilökunnan tiedot:
- etunimi, sukunimi
- tehtävänimike
- sähköpostiosoite
- työpuhelinnumero
Metropolia Ammattikorkeakoulun julkiset verkkosivut
Metropolia Ammattikorkeakoulun julkiset verkkosivut osoitteessa www.metropolia.fi toimivat ammattikorkeakoulun viestinnän, markkinoinnin ja tiedottamisen areenana. Ammattikorkeakoulun julkisilla verkkosivuilla on muun muassa eri yksikköjen/palvelujen esittelyn yhteydessä kuvattu yleensä seuraavat tiedot:
Henkilökunnan tiedot:
- etunimi, sukunimi
- tehtävänimike
- sähköpostiosoite
- työpuhelinnumero
SoundCloud-työväline (podcast-äänitallennetiedostot)
- haastateltavan henkilön esittely: esim. nimi, työtehtävänimike
- henkilön ääni, jonka perusteella henkilö voidaan tunnistaa
- työvälineeseen on rekisteröity vain yksi Metropolian yhteinen organisaatiotili (ei siis edellytä yksittäisten Metropolian työntekijöiden henkilötietoa)
Liana®Cloud-uutiskirjeiden lähetysjärjestelmä
- sähköposti
LeadFamly-markkinointialusta
- lähtökohtaisesti käyttäjistä ei kerätä henkilötietoja, mutta markkinointikampanjasta riippuen mahdollisesti:
- etunimi, sukunimi
- sähköposti
Howspace-verkkotyöskentelyalusta
- etunimi, sukunimi
- sähköposti
- yhteystiedot
- osallistujien lisäksi tarvittaessa muiden toimijoiden vastaavat henkilötiedot (esim. vierailevat kouluttajat)
AnswerGarden-työväline
- varsinaisia henkilötietoja ei kerätä, sillä työväline ei vaadi kirjautumista tai rekisteröitymistä keneltäkään (kyselyn luojat tai vastaajat)
- nimi, mikäli henkilö itse halunnut sen ilmoittaa vastatessaan kyselyyn
- verkkosivu voi kerätä myös ns. log dataa, joka voi sisältää mm. IP-osoitteen
Innoduel-työväline
Metropolia Ammattikorkeakoulun admin-tunnukset Innodueliin omaavista työntekijöistä seuraavat tiedot:
- etunimi, sukunimi
- sähköpostiosoite
- tehtävänimike
- puhelinnumero
- tieto työnantajaorganisaatiosta
- joitakin tietoja rekisteröidyn nettikäyttäytymisestä
- tietoja koskien rekisteröidyn Innoduel-työvälineen käyttöä (mm. lisenssitiedot)
Innoduel-työvälineen käyttöön osallistuvaa muuta henkilöä koskien ei kerätä mitään henkilötietoa tunnisteellisesti.
Googlen pilvipalvelut
Tietoja kerätään vaihtelevasti erilaisissa osallistavan toiminnan tilanteissa. Joissain tilanteissa ei kerätä mitään tietoja, joissain osaa tai kaikkia alla luetelluista tiedoista:
- etunimi, mahdollisesti myös sukunimi
- tehtävänimike sekä työtehtävän sisältöön liittyviä tietoja
- sähköpostiosoite
- valokuvia ja videotallenteita tapahtumista
Microsoft Office 365-paketin työvälineet
Tietoja kerätään vaihtelevasti erilaisissa osallistavan toiminnan tilanteissa. Joissain tilanteissa ei kerätä mitään tietoja, joissain osaa tai kaikkia alla luetelluista tiedoista:
- etunimi, mahdollisesti myös sukunimi
- tehtävänimike sekä työtehtävän sisältöön liittyviä tietoja
- sähköpostiosoite
- valokuvia ja videotallenteita tapahtumista
Seppo.io
Seppo-työkalussa kerätään osallistujilta vaihtelevasti tietoja tilanteesta riippuen, mutta seuraavanlaisia tietoja alustalla voidaan kerätä. Tiedot eivät näy muille osallistujille julkisesti eli ainoastaan alustalle kunkin pelin rakentanut pääkäyttäjä näkee tiedot.
- etunimi, sukunimi
- sähköpostiosoite
- tehtävänimike ja joitakin työtehtävän sisältöön liittyviä tietoja
- Opiskelijan osalta tutkinto tai jotakin tutkinnon sisältöön liittyviä tietoja
- tieto työnantajaorganisaatiosta / opiskeluorganisaatiosta
- video (osallistuja itse tallentaa)
- ääni (osallistuja itse tallentaa)
- valokuva (osallistuja itse tallentaa)
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot on saatu ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.
People Finder -hakupalvelun osalta tarpeellisia ja välttämättömiä tietoja järjestelmän toiminnan ja käytön kannalta saadaan rekisteröidyn lisäksi myös henkilöstöhallinnon (HR) järjestelmästä sekä opiskelijarekisteristä.
Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset
Metropolian viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.
Metropolian käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan laatimaan seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Eduix Oy ja Orange Advertising Oy ja People Finder -hakupalvelu
People Finder -palvelun henkilö- ja osaamishaulla voi etsiä Metropolian opiskelijan, henkilökunnan tai partnerihenkilön (esim. vahtimestarit, ravintolahenkilökunta, oppilaitospapit) yhteystietoja ja osaamista. Pakollisten perustietojen lisäksi rekisteröity voi halutessaan lisätä enemmän tietojaan itsestään, kuten osaamisestaan. Rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella palveluun kerätään ja tallennetaan myös rekisteröityjen kasvokuvia. People Finder -palvelu on käytettävissä Metropolian sisäisen OMA-intranetin lisäksi myös Metropolian julkisilla verkkosivuilla sidosryhmiä varten.
Eduix Oy ja OMA-intranet
Metropolia Ammattikorkeakoulun sisäinen OMA-intranet toimiin viestinnän, markkinoinnin ja tiedottamisen areenana.
OMA-intranetissä on muun muassa kuvattu eri yksikköjen/palvelujen esittelyn yhteydessä vastuuhenkilöiden yhteystiedot.
Orange Advertising Oy ja Drupal-sisällön tuotantotyöväline/Metropolia Ammattikorkeakoulun julkiset verkkosivut
Metropolia Ammattikorkeakoulun julkiset verkkosivut osoitteessa www.metropolia.fi toimivat ammattikorkeakoulun viestinnän, markkinoinnin ja tiedottamisen areenana. Ammattikorkeakoulun julkisilla verkkosivuilla on muun muassa kuvattu eri yksikköjen/palvelujen esittelyn yhteydessä vastuuhenkilöiden yhteystiedot. Tietojen syöttäminen Metropolia Ammattikorkeakoulun julkisille verkkosivuille tapahtuu Drupal-sisällön tuotantotyövälineen avulla. Drupal-sisällön tuotantotyöväline on hankittu Orange Advertising Oy:ltä.
SoundCloud Limited ja SoundCloud-työväline (podcast-äänitallennetiedostot)
SoundCloud on äänitiedostojen, kuten podcastien levitykseen keskittyvä Internet-palvelu/verkkopohjainen työväline. SoundCloud-työvälineen osalta rekisterinpitäjänä toimii SoundCloud Ltd. Metropolia Ammattikorkeakoulussa SoundCloud-työvälinettä käytetään esim. podcast-haastattelujen/podcast-äänitallennetiedostojen tallentamiseen, jakamiseen ja levittämiseen Metropolian omilla julkisilla verkkosivuilla.
Liana Technologies Oy ja Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu
Sähköpostitse tehtävä uutiskirjeiden lähetys, jos rekisteröity on antanut tätä tarkoitusta varten kirjallisen suostumuksensa, tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta.
LeadFamly ApS ja LeadFamly-markkinointialusta
LeadFamly-markkinointialustaa käytetään pelillisiä elementtejä sisältävien markkinointikampanjoiden luomiseen. Esimerkkinä persoonallisuustesti-tyylinen "Selvitä tuleva alasi -kampanja", jossa käyttäjä vastaa parhaiten itseään kuvaavilla vaihtoehdoilla kysymyksiin. Lopussa kampanja ehdottaa sopivaa tutkinto-ohjelmaa ja ohjaa sen verkkosivuille. Tutkinto-ohjelmien mainostamisen lisäksi alustaa käytetään eri tarpeisiin sopivien markkinointikampanjoiden toteuttamiseksi.
Howspace Oy ja Howspace-verkkotyöskentelyalusta
Howspace-verkkotyöskentelyalusta on osallistamisen ja digitaalisen fasilitoinnin pilvipalvelu. Alustaa on käytetty KampusAkatemia-tilaisuuksissa osallistujien (pääosin Metropolian henkilöstö) osallistamiseen. Alustaa käytetään Metropolian musiikin ja kulttuuripalveluiden järjestämässä täydennyskoulutuksessa tiedottamiseen, yhteydenpitoon koulutettavien ja kouluttajien kesken, opiskelumateriaalin jakamiseen, tehtävien antamiseen ja palauttamiseen sekä ryhmätöiden tekemiseen.
Innoduel-työväline ja Haituva Innovations Oy
Innoduel-työvälineen avulla voidaan tukea yhteiskehittämistä, osallistamisen ratkaisuja ja esimerkiksi strategiatyön jalkauttamista henkilöstölle. Työvälineellä kerätään tietoja admin-tunnukset omaavista työntekijöistä.
Creative Heroes ja AnswerGarden-työväline
AnswerGarden-sanapilvisovelluksella kerätään Metropolian koulutuksissa ja kokouksissa visuaalisesti näkyväksi osallistujien vastauksia käsiteltävästä teemasta.
Microsoft Office 365 -paketin työvälineet ja Microsoft Corporation
Erilaisia paketin työvälineitä käytetään monipuolisesti Metropolian osallistavassa toiminnassa.
Googlen pilvipalvelu ja Google LLC
Googlen tarjoamaa pilvipalvelua käytetään monipuolisesti Metropolian osallistavassa toiminnassa.
Seppo.io-alusta ja Lentävä Liitutaulu Oy
Seppo.io-alustalla voi rakentaa pelillisen mobiilikoulutuksen. Alusta tukee yhteiskehittämistä ja Metropolian osallistamisen ratkaisuja.
Metropolia Ammattikorkeakoulu voi käyttää yhteistyökumppaneita ja palveluntarjoajia tässä tietosuojaselosteessa eriteltyjen tarkoitusten mukaisessa henkilötietojen käsittelyssä, kuten tapahtumista, toiminnasta ja tilaisuuksista viestinnässä, markkinoinnissa ja niistä tiedottamisesta. Metropolia Ammattikorkeakoulu voi myös käyttää voi jonkun yksittäisen tapahtuman järjestämiseksi palveluntarjoajia. Metropolian tapahtumahallinnan henkilörekisterin tietosuojaseloste sekä Metropolian julkisten verkkosivujen (metropolia.fi) henkilörekisterin tietosuojaseloste täydentävät Metropolian viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisterin tietosuojaselostetta. Kaikki Metropolian henkilörekisterien tietosuojaselosteet julkaistaan Metropolian julkisten verkkosivujen Tietosuojaselosteet -osiossa.
Palveluntarjoajat ja kuvien, videoiden sekä podcastien jakaminen sosiaalisessa mediassa
Metropolia Ammattikorkeakoulun järjestämässä toiminnassa, tapahtumissa /koulutustilaisuuksissa yms. on mahdollista ottaa valokuvia ja lähettää niitä eri työvälineiden mahdollistamina. Henkilötietoja voidaan siirtää palveluntarjoajille/yhteistyökumppaneille ainoastaan siinä laajuudessa, kuin yhteistyökumppanit tarvitsevat pääsyn käsiteltyihin henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluita Metropolia Ammattikorkeakoululle tämän tietosuojaselosteen määrittelemissä tarkoituksissa.
Metropolia Ammattikorkeakoulun järjestämässä toiminnassa, tapahtumassa /koulutustilaisuuksissa yms. on mahdollista ottaa valokuvia ja videoita ja jakaa niitä sosiaalisen median palveluissa. Metropolian toiminnassa tehdään myös podcasteja ja niitä voidaan jakaa sosiaalisen median palveluissa. Kuvien sisältämien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan näiden palveluiden omia tietosuojaselosteita. Katso tältä osin esimerkiksi seuraavat sosiaalisen median palvelut:
- Facebook Inc. (https://www.facebook.com/privacy)
- Instagram Inc. (https://help.instagram.com/519522125107875)
- YouTube Inc. (https://policies.google.com/privacy)
- Twitter Inc. (https://twitter.com/en/privacy)
- LinkedIn Corporation (https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=homepage-basic_footer-privacy-policy)
- Spotify AB (https://www.spotify.com/fi/legal/privacy-policy/)
Ruokavaliotieto tai tieto henkilökohtaista erityisjärjestelytarpeista tapahtumassa/koulutustilaisuudessa
Metropolia Ammattikorkeakoulun järjestämässä toiminnassa, tapahtumissa /koulutustilaisuuksissa yms. on mahdollista järjestää ruoka- ja juomatarjoilua sekä erityisjärjestelyitä esimerkiksi pyörätuolia käyttävän henkilön pääsyn helpottamiseksi tilaisuuteen/tapahtumaan. Ruokavaliotieto tai tieto henkilökohtaista erityisjärjestelytarpeista voidaan luovuttaa tilaisuuden palveluja toteuttavalle palveluntarjoajalle, ensi sijassa niin että tieto ei ole henkilöön yhdistettävässä muodossa.
Osallistujaluettelo tapahtumasta/toiminnasta/koulutustilaisuudesta
Metropolia Ammattikorkeakoulun järjestämässä toiminnassa, tapahtumissa /koulutustilaisuuksissa yms. voidaan jakaa henkilöluettelo, jossa on jokaisen osallistujan nimi ja organisaatio. Henkilöluetteloa ei julkaista avoimella julkaisualustalla, esim. verkossa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Metropolian viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot ovat lähtökohtaisesti määräajan säilytettäviä.
People Finder -hakupalvelun osalta henkilötietojen säilytysaika on työ-, opiskelu-, tai sopimussuhteen ajan.
SoundCloud-työvälineen (podcast-äänitallennetiedostot) osalta SoundCloud Ltd on itse rekisterinpitäjä, joka määrittää tietojen säilyttämisajan. Podcast-äänitallennetiedostot on tarkoitus tallentaa SoundCloudin lisäksi myös Metropolian omille palvelimille ja/tai kovalevylle, joissa niitä säilytetään lähtökohtaisesti pysyvästi, ellei toisin myöhemmin päätetä.
LeadFamly-markkinointialustalla kerätyt henkilötiedot säilytetään niin kauan, kuin yksittäinen markkinointikampanja on voimassa.
Howspace-verkkotyöskentelyalustan osalta henkilötietojen säilyttäminen lakkaa alustan käyttöoikeuden päättyessä.
Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Rekisterin suojauksen periaatteet
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
- Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset
Metropolia Ammattikorkeakoulun viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
People Finder -hakupalvelun osalta tarpeellisia ja välttämättömiä tietoja järjestelmän toiminnan ja käytön kannalta saadaan rekisteröidyn lisäksi myös henkilöstöhallinnon (HR) järjestelmästä sekä opiskelijarekisteristä.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Metropolia Ammattikorkeakoulun viestintä- ja markkinointipalveluiden henkilörekisteriä ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.