Metropolia syksyllä kohti normaalitoimintaa - tilannetiedot vahvistetaan elokuun alussa.

Katso miten koronavirustilanne vaikuttaa Metropolian toimintaan.

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 26.5.2020 - 14:50

Rekisterin nimi

Metropolian yksilöllisten opetusjärjestelyjen henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000 

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö

Nimi: Tapani Martti
Tehtävä: Oppimisjohtaja, Oppimistoiminta
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tapani.martti [at] metropolia.fi

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot

Nimi: Tiina Soininen
Tehtävä: Ammatillinen erityisopettaja, Lehtori (Laboratorioanalytiikka) / Puhtaat ja älykkäät ratkaisut -osaamisalue
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tiina.soininen [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi tai tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolia Ammattikorkeakoulun yksilöllisten opetusjärjestelyjen henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on toteuttaa oppimisen tukitoiminnan ja erityisen tuen palveluja Metropolian opiskelijoille. Tukipalvelu on tarkoitettu niille opiskelijoille, joilla on todettu esimerkiksi lukihäiriö, AD(H)D-diagnoosi tai jokin muu fyysiseen tai psyykkisen terveyteen liittyvä yksilöllisen tuen tarve, ja tähän liittyen yksilöllisten opetusjärjestelyjen tarve.

Metropolia Ammattikorkeakoulun ammatillisten erityisopettajien verkosto toteuttaa palvelua käytännössä. Metropolian intranetin sivusto ”Erityistuki opiskelussa” kuvaa käytännön tasolla palvelua. Erityisen tuen tarve ja haku yksilöllisiin opetusjärjestelyihin perustuu aina opiskelijaan omaan, vapaaehtoiseen tuen piiriin hakeutumiseen. Jos opiskelija ei itse erityistä tukea hae (ei esim. osallistu Metropoliassa säännöllisesti järjestettäviin ns. digiluki-seulontoihin, ei hae yksilöllisiä opetusjärjestelyjä, vaikka hänen opettajansa olisi tunnistanut hänen tenttivastauksistaan lukihäiriön kaltaisen tilanteen), ei opiskelijalle tällöin toteuteta yksilöllisiä opetusjärjestelyjä.

Metropolian ammatillisten erityisopettajien verkoston toimesta on laadittu kirjallinen opas ”Opetuksen erityisjärjestelyt Metropoliassa”, joka on julkaistu opiskelun tukipalvelujen kuvaukseksi intranetin ”Erityistuki opiskelussa” -sivuilla. Oppaassa on seikkaperäisesti kuvattu erityisen tuen prosessikuvaus ja toimintaprosessi Metropoliassa. Opas sisältää hakemuslomakkeen sekä päätöksentekolomakkeen yksilöllisistä opetusjärjestelyistä.

Oppaassa kuvataan, ketkä henkilöt Metropoliassa toimivat avainrooleissa (ml. keillä on oikeus käsitellä aihepiiriin liittyvää opiskelijan arkaluonteista henkilötietoa) erityisen tuen tarpeen tunnistamisessa, todentamisessa ja päätöksenteossa saada yksilöllisiä opetusjärjestelyjä.

Opetuksen erityisjärjestelyjen (yksilöllisten opetusjärjestelyjen) tarkoituksena on auttaa opiskelijaa etenemään opinnoissaan, saavuttaa vuosittainen 55 opintopisteen tavoite ja mahdollistaa opiskelijan valmistuminen. Lisäksi opetuksen erityisjärjestelyjen tai yksilöllisten opetusjärjestelyjen tarkoituksena on huomioida yhdenvertaisuuslaki ja esteettömyyden toteutuminen Metropoliassa esimerkiksi pyörätuolia käyttävälle opiskelijalle.

 

Esimerkkejä opetuksen erityisjärjestelyjä/yksilöllisiä opetusjärjestelyjä tarvitsevista Metropolian opiskelijoista:

Tarve opetuksen erityisjärjestelyihin voi johtua niin ympäristöstä,  opiskelijan fyysisen, psyykkisen tai sosiaalisen hyvinvoinnin haasteesta kuin oppimisen erilaisuudesta. Erityisen tuen tarvetta voivat aiheuttaa:

  • lukihäiriö (kaikista yleisin)
  • pyörätuolin tai muun apuvälineen käyttö
  • näkö- tai kuulovamma
  • somaattinen pitkäaikaissairaus
  • mielenterveys- ja päihdeongelmat
  • käytöshäiriöt ja kiusaamisen kohteeksi joutuminen
  • neurologisen kehityksen ongelmat
  • opiskelijaan kohdistunut fyysinen tai psyykkinen väkivalta
  • toistuvat tapaturmat
  • toimeentuloon ja elinoloihin/elämänkriisitilanteeseen liittyvät ongelmat

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolian yksilöllisten opetusjärjestelyjen henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.

Suostumus toimii käsittelyperusteena myös rekisterin sisältämien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn osalta, arkaluonteisten henkilötietojen, kuten terveyteen liittyvien henkilötietojen osalta. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, ”GDPR:n” artiklassa 9 on lueteltu erityissuojattavina tietoina mm. henkilön terveyteen liittyvät tiedot.

 

Metropolian yksilöllisten opetusjärjestelyjen henkilörekisterin sisältämien tietojen käsittelyä ohjaa lisäksi seuraava sääntely:

  • Yhdenvertaisuuslaki (1325/2014)
  • Metropolia Ammattikorkeakoulun tutkintosääntö (päivitetty 1.8.2018)
  • Metropolia Ammattikorkeakoulun yhdenvertaisuusohjelma (päivitetty 10.5.2016)
  • SORA-säädökset (SORA-lainsäädäntökokonaisuus vuodesta 2012 lukien), johon kuuluvat:
    • Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
    • Yliopistolaki (558/2009)
    • Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)

 

Yhdenvertaisuuslaki (1325/2014)

Metropolia Ammattikorkeakoululla on yhdenvertaisuuslain toteuttamiseen perustuva velvoite (Yhdenvertaisuuslaki (1325/2014), 6§: ”Koulutuksen järjestäjän velvollisuus edistää yhdenvertaisuutta”) suorittaa tarvittavat toimenpiteet yhdenvertaisuuden toteutumisen edistämiseksi. Edistämistoimenpiteiden on oltava oppilaitoksen toimintaympäristö, voimavarat ja muut olosuhteet huomioon ottaen tehokkaita, tarkoituksenmukaisia ja oikeasuhtaisia. Koulutuksen järjestäjän on huolehdittava siitä, että oppilaitoksella on suunnitelma tarvittavista toimenpiteistä yhdenvertaisuuden edistämiseksi.

 

Metropolia Ammattikorkeakoulun tutkintosääntö (päivitetty 1.8.2018)

Metropolia Ammattikorkeakoulun tutkintosäännön 41§ mukaan (41§ ” Esteetön oppimis- ja toimintaympäristö”) Metropolialla on yhdenvertaisuuslain toteuttamiseen perustuva velvoite ottaa mahdollisuuksien mukaan huomioon koulutuksen järjestämisessä ja oppimisen ohjaamisessa opiskelijan yksilölliset lähtökohdat ja valmiudet opintojen suorittamiseen.

 

Metropolia Ammattikorkeakoulun yhdenvertaisuusohjelma (päivitetty 10.5.2016)

Metropolia Ammattikorkeakoulun yhdenvertaisuusohjelma opiskelijoille, henkilökunnalle, yhteistyökumppaneille ja hakijoille Metropolia Ammattikorkeakouluun -dokumentin mukaan tarvittaessa opiskelijalla, jolla on erityisiä tuen tarpeita, on mahdollisuus hakea yksilöllistä pedagogista tukea opintojensa aikana niin lähi- ja etäopiskelussa kuin harjoittelujaksollaan. Erityistuki (yksilölliset opetusjärjestelyt) voivat koskea opiskelijoiden valintaprosessia, erilaisia opetus- ja ohjaustilanteita, oppimisympäristöjä ja tenttitilanteita.

 

SORA-lainsäädäntökokonaisuus (vuodesta 2012 lukien)

SORA-lainsäädäntö (SORA-lainsäädäntökokonaisuus on ollut voimassa vuodesta 2012 lukien) tarkoittaen sitä, että se koostuu kolmesta eri laista:

  • Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
  • Yliopistolaki (558/2009)
  • Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017); ja että

SORA-lainsäädäntö liittyy ns. SORA-tutkintoja (esim. sosiaali- ja terveysalalla) myöntävien oppilaitosten ja korkeakoulujen velvollisuuteen havainnoida ja ilmoittaa opiskeluun soveltumattomista opiskelijoista esim. terveydenhuollon valvontaviranomaiselle.

SORA-säädösten tavoitteena on parantaa turvallisuutta koulutuksessa ja työelämässä sekä lisätä koulutuksen järjestäjän ja korkeakoulun mahdollisuuksia puuttua opiskelijan alalle soveltumattomuuteen. Säädökset liittyvät opiskelijaksi ottamiseen, opiskeluoikeuden peruttamiseen ja palauttamiseen sekä huumausainetestaukseen. Säädökset (ei kuitenkaan huumausainetestaus) koskevat SORA – tutkintoja (STM 2015: 2, liite 1), joihin liittyy alaikäisen turvallisuutta, potilas- ja asiakasturvallisuutta tai liikenteen turvallisuutta koskevia vaatimuksia.

Opiskelijaksi Metropoliaan esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhoitoalalle hakeva arvioi hakuvaiheessa ensin itse, täyttääkö hän SORA-tutkintoja koskevat terveydentila- ja toimintakykyvaatimukset (STM 2015: 2, liite 3). Hakijan antaman ilmoituksen perusteella Metropolia voi pyytää hakijaa toimittamaan terveydenhuollon ammattihenkilön lausunnon täyttääkö hän tutkintokohtaiset terveydentilavaatimukset. Lausunnossa ei välitetä terveydentilatietoja, vaan se annetaan muodossa: sopiva/rajoituksin sopiva/ei sopiva opiskelemaan kyseistä tutkintoa.

Jos hakija on rajoituksin sopiva, kuvataan rajoitteet ja arvioidaan, millä keinoilla esteet olisi poistettavissa. Hakija toimittaa lausunnon koulutuksen järjestäjälle, joka tekee päätöksen opiskelijaksi ottamisesta ja ennen päätöksen tekemistä arvioi, ovatko opiskelun esteet kohtuullisin tukitoimin poistettavissa.

Jos arkaluonteisia henkilötietoja kuten opiskelijan harjoittelun keskeytymisen syitä tämän mielenterveyteen liittyvien syiden vuoksi, käsitellään ilman opiskelijan suostumusta, voidaan SORA-säädöksiä pitää perusteina henkilötietojen käsittelylle -> tavoitteena parantaa koulutuksen ja sen jälkeisen työelämän turvallisuutta ja lisätä koulutuksen ja tutkinnon järjestäjien mahdollisuutta puuttua opiskelijan soveltumattomuuteen ja häntä koskeviin turvallisuuskysymyksiin. Opiskeluun soveltumattomuuden tilanteissa tehdään ratkaisuja, jotka koskevat opiskelijaa yksilönä. Tällöin kyseessä voi olla opiskelijan asemaan ja tilanteeseen liittyvä julkisen vallan käyttö ja päätöksenteko, ja/tai lainsäädännöllinen velvoite oikeusperusteena.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolian yksilöllisten opetusjärjestelyjen henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolian yksilöllisten opetusjärjestelyjen henkilörekisterin rekisteröityjä ovat ne Metropolian opiskelijat, jotka hakevat perustellusta syystä erityistä tukea (yksilöllisiä opetusjärjestelyitä) kuten lukihäiriöstä johtuen opintojensa suorittamiseen.

Rekisteröityjä ovat edelliseen liittyen ne Metropolian työntekijät, jotka kuuluvat Metropolian ammatillisten erityisopettajien verkostoon (ns. MERKKA-verkoston edustajat). MERKKA-verkoston edustajan puoleen yksilöllisiä opetusjärjestelyjä tarvitseva opiskelija ensivaiheessa kääntyy. Opiskelija ja ammatillinen erityisopettaja yhdessä täyttävän hakemuksen yksilöllisten opetusjärjestelyjen hakemiseksi/saamiseksi.

Rekisteröityjä ovat ne Metropolian työntekijät, jotka toimivat HOPS-ohjaajina erityistä tukea saaville Metropolian opiskelijoille. Ko. tietoa kysytään erityisen tuen hakemuslomakkeessa.

Rekisteröityjä ovat Metropolian osaamisaluepäälliköt tai heidän valtuuttamansa henkilöt. Osaamisaluepäällikkö tai hänen valtuuttamansa henkilö tekee päätöksen (opiskelijan hakemuksen perusteella) erityisen tuen yksilöllisistä opetusjärjestelyistä sekä opettajaresursseista ja lähettää päätösasiakirjan mahdollisine liitteineen ammatilliselle erityisopettajalle.

Yksilöllisten opetusjärjestelyjen myöntö- tai hylkypäätöksiin liittyvissä asioissa ja niihin liittyvissä tiedoissa rekisteröityjä ovat päätösesittelijöinä toimivat ns. laatijat (MERKKA-verkoston ammatilliset erityisopettajat) sekä vastuuhenkilö (MERKKA-verkoston toiminnasta vastaava ammatillinen erityisopettaja). Varsinaisina päätöksentekijöinä toimivat Metropolian osaamisaluepäälliköt ja hyväksyjänä Metropolian oppimisjohtaja.

 

Metropolia Ammattikorkeakoulun yksilöllisten opetusjärjestelyjen henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

 

ERITYISEN TUEN (YKSILÖLLISTEN OPETUSJÄRJESTELYJEN) HAKEMUKSESSA KYSYTTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

  • Perustiedot: etunimi(t), sukunimi, opiskelijanumero, ryhmätunnus, HOPS-ohjaaja;
  • Yhteystiedot: kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero;

 

TIEDOT SYISTÄ, MIKSI HAKEE YKSILÖLLISIÄ OPETUSJÄRJESTELYJÄ

  • Vapaamutoinen tekstikenttä, jossa pyydetty opiskelijaa lyhyesti, omin sanoin kertomaan, miksi hakee erityistä tukea (yksilöllisiä opetusjärjestelyjä) opintoihinsa;

 

OPINTOJAKSOKOHTAISET TIEDOT

  • Opintojaksotiedot: opintojakson/toteutuksen/kurssin nimi, toteutusnumero, opintopisteet, suoritusajankohta;

 

OPISKELIJAN EHDOTUS SIITÄ, MITÄ HÄNELLE MYÖNNETTÄVÄT YKSILÖLLISET OPETUSJÄRJESTELYT VOISIVAT OLLA

Opiskelijan ehdotukset erityisjärjestelyiksi: opiskelijan itse kirjoittamana/rastittamana (heille julkaistulta/näytetyltä listalta)  joitakin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Lisäaika kirjallisessa kokeessa
  • Lisäaika ammatillisessa näyttökokeessa
  • Laajan koealueen suorittaminen useammassa osassa (tapauskohtaisesti määritellään)
  • Erillisen koetilan käyttö/sermin käyttö koetilanteessa
  • Kirjallisen kokeen / oppimistehtävän suullinen suorittaminen/ täydentäminen
  • Tietokoneen käyttö kirjallisessa kokeessa /kypsyysnäytteen kirjoittamisessa
  • Lisätuki ja ohjaus opinnäytetyön laadinnassa
  • Opetusmateriaalin saaminen etukäteen
  • Lisäaika kirjaston lainausaikoihin, tarvittaessa mahdollisuus Celian palveluihin
  • Oppimistilanteen tallentaminen vain opiskelijan omaan käyttöön opettajan suostumuksella
  • Lukivaikeuden huomioon ottaminen kirjallisissa tuotoksissa / kieliopinnoissa
  • Ohjauksellinen lisätuki (esimerkiksi HOPS-keskustelujen lisämahdollisuus)
  • Muut erityisjärjestelyt/muuta huomioitavaa 

 

TIEDOT SUOSTUMUKSENANNOISTA JA TOIMENPITEISTÄ

  • Tieto siitä, onko ennen erityisen tuen/yksilöllisten opetusjärjestelyjen hakemuksen jättämistä keskustellut opetuksen erityisjärjestelyistä opinto-ohjaajan/opettajakunnan edustajan kanssa ja asiantuntijalausunto on liitteenä

-> Rasti ruutuun -vastaus (kyllä/ei)

  • Tieto siitä, että suostuuko erityisen tuen hakemuksella antamien omien tietojensa olevan opetuksen erityisjärjestelyitä käsittelevien henkilöiden käytössä

-> Rasti ruutuun -vastaus (kyllä/ei)

  • Tieto siitä, antaako kirjallisen suostumuksensa vai eikö anna, Metropolian yksilöllisten opetusjärjestelyjen henkilörekisterin käyttötarkoituksen mukaiseen käyttöön. Opiskelijaa informoidaan tässä yhteydessä, että jos hän ei anna suostumustaan, niin hän ymmärtää, että ei voi tällöin hakea opetuksen erityisjärjestelyitä Metropoliassa. Tarkennuksena suostumuksenantoon vielä seuraava tieto:
  • ”Annan suostumukseni kaikille Metropolian Ammattikorkeakoulu Oy:n oppimisen tukipalvelut (erityisen tuen palvelut) ja Metropolian ammatillisten erityisopettajien tiimin edustajille käsitellä henkilötietojani, mikäli se on ohjausprosessini sujuvuuden kannalta tarpeellista. Annan suostumukseni kirjata päätös yksilöllisistä opetusjärjestelyistä Metropolian opintotietojärjestelmään (kuitenkin niin, että tietojärjestelmään ei voida kirjata yksityiskohtaisia - esimerkiksi terveydentilaa koskevia - tietoja. Opintotietojärjestelmään voidaan kirjata tieto vain esimerkiksi seuraavassa muodossa: ”Opiskelijalle on myönnetty opetuksen erityisjärjestelyjä, tarkempia tietoja voi kysyä opiskelijalta” (Opintotietojärjestelmässä kohta: Opiskeluoikeuden lisätiedot -> Huomiot -alakohta).

 

PÄÄTÖS YKSILÖLLISTEN OPETUSJÄRJESTELYJEN MYÖNTÄMISESTÄ JA PÄÄTÖKSEEN LIITTYVÄT TIEDOT

  • Päätöksentekoprosessiin liittyvät tiedot: yksilöllisiä opetusjärjestelyjä hakeneen opiskelijan etunimi(t), sukunimi; tutkinto-ohjelma, opiskelijanumero;
  • Päätösesittelijöinä toimivien tiedot (ns. laatijan) tiedot: MERKKA-verkoston ammatillisen erityisopettaja(t) etunimi(t), sukunimi(t); MERKKA-verkoston toiminnasta vastaavan ammatillisen erityisopettajan etunimi(t), sukunimi;
  • Päätösversioon liittyvät tiedot: mikä päätösversio kyseessä (järjestysnumero), päätöksen sivumäärä, päätöksen päivämäärä, mahdollisen korvaavan päätöksen päivämäärä; nykyisen päätöksen ensimmäinen voimassaolopäivämäärä
  • Päätökseen ja perusteluihin liittyvät tiedot: mitkä opetuksen yksilölliset opetusjärjestelyt tarkasti ottaen per opiskelija on hyväksytty (rastitettu listalta: esim. ”Laajan koealueen suorittaminen useammassa osassa”), tiedot mahdollisista muista erityisjärjestelyistä, tiedot mahdollisesta muusta huomioitavasta seikasta, tieto mahdollisesta hakemuksen hylkäämisestä, hylkäämisen perustelutiedot: päätöksenteon aika ja paikka;
  • Varsinaisina päätöksentekijöinä toimivien Metropolian osaamisaluepäälliköiden tiedot: etunimi(t), sukunimi; allekirjoitus; nimenselvennys;
  • Päätöksen hyväksyjänä toimivan Metropolian oppimisjohtajan tiedot: etunimi(t), sukunimi

 

DIGILUKISEULA-TYÖVÄLINEEN KÄYTÖN MYÖTÄ (LUKIHÄIRIÖN VAPAAEHTOINEN TESTAUS/TODENTAMINEN) KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Metropoliassa on otettu käyttöön digilukiseula-työväline. Sähköinen NMI:n - Niilo Mäki Instituutti - tarjoama digilukiseulatesti (käytetään myös nimeä Niilo Mäki -säätiön Arvio -järjestelmä) on päätetty tarjotta vapaaehtoisena testityökaluna niille opiskelijoille, jotka epäilevät omaavansa lukihäiriön ja jotka vapaaehtoisesti haluavat tätä kartoittavan testin (digilukiseulatestin sähköisessä NMI-ympäristössä) suorittaa. Testin/ työvälineen avulla on mahdollista kartoittaa lukivaikeuksia ja todentaa niiden olemassaolo.

  • Digilukiseulatestiä käyttävän Metropolian MERKKA-opettajan tiedot: sähköpostiosoite, salasana, jotka tallentuvat Niilo Mäki -säätiön suojatulle palvelimelle;
  • Digilukiseulatestiin osallistuvan Metropolian opiskelijan henkilötiedot: nimi, testausryhmä, jotka tallentuvat Niilo Mäki -säätiön suojatulle palvelimelle;
  • Digilukiseulatestiin osallistuvan opiskelijan tehtävät: kyselyjen tulokset, annetut vastaukset sekä niihin lasketut arviot/pisteet.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Metropolian yksilöllisten opetusjärjestelyjen henkilörekisterissä olevia tietoja käsitellään Metropolian hankkimilla eri tietojärjestelmillä, sovelluksilla ja ohjelmistoilla. Näitä ovat:

 

Digilukiseula-työväline (lukihäiriön vapaaehtoinen testaus/todentaminen)

Niilo Mäki -säätiön Arvio-järjestelmä/digilukiseula – digitaalinen luku- ja kirjoitustaidon arviointimenetelmä ja tähän liittyvä testaustyöväline on mahdollistaa opiskelijan lukemisen ja kirjoittamisen taitojen arvioinnin esim. ammatillisille erityisopettajille: tehtävien tekeminen, tarkistaminen ja pisteyttäminen tapahtuu testissä digitaalisesti. Opiskelija, jolla epäillään olevan lukihäiriö, saa tehtäväkseen listan arviointitehtäviä. Niiden sisältö (seulontamenetelmä sisältää) koostuu seuraavanlaisista tehtävistä:

  • kaksi teknisen lukutaidon tehtävää
  • oikeinkirjoituksen tehtävän
  • luetun ymmärtämisen tehtävän
  • opintoihin liittyvän kyselyn

MERKKA-verkoston edustaja pääsee Metropolaissa tarkastelemaan testiin osallistuneen opiskelijan tuloksia tehtäväkohtaisesti. Jokaisen tehtävän kohdalle tulee näkyviin lyhyt koonti opiskelijan kaikkien vastausten määrästä, oikeiden vastausten määrästä, vastaamiseen käytetystä ajasta ja tehtävän tuloksesta persentiilinä. Koonnin alla vastaukset ovat nähtävillä kokonaisuudessaan, jolloin niitä voi tarkastella myös laadullisesti (esimerkiksi sanelun sanoja). Jokaisen tehtävän kohdalla on myös lyhyt kuvaus tehtävän sisällöstä ja sen tarkoituksesta.

Metropolia on hankkinut digiLukiseulaan ns. pääkäyttäjä- ja opiskelijalisenssejä Niilo Mäki Instituutilta. DigiLukiseulan opiskelijalisenssi tarkoittaa sitä, että se on kirjautumiskoodi esim. lukihäiriötä kartoittaviin ja todentaviin tehtäviin. Hankinnoista vastaava Metropolian työntekijä ostaa tarvittavan määrän lisenssejä verkkokaupasta ja antaa koodin kaikille niille oppilaitoksensa opettajille, jotka digilukiseula-tehtäviä teetättävät opiskelijoille. Metropolian osalta tämä tarkoittaa MERKKA-verkoston opettajia (ja opintoohjaajia). Koodilla opettaja saa oikeuden teettää tehtäviä. Käytännössä opettaja siis rekisteröityy, kirjautuu järjestelmään ja luo siellä tunnuksia opiskelijoille sen verran kuin tarvitsee.

 

Metropolian opintotietojärjestelmä (OMA-/Peppi-järjestelmä)

Metropolian ammatillinen erityisopettaja tallentaa opiskelijan niin halutessa opintotietojärjestelmään tiedon hänelle myönnetyssä opetuksen erityisjärjestelyistä ”Opiskeluoikeuden lisätiedot” -kohtaan ja sen alakohtaan ”Huomiot”. Mitään terveystietoja tai muita arkaluonteisia tietoja ei opintotietojärjestelmään kirjata. Tieto myönnetyistä yksilöllisiä opetusjärjestelyistä kirjataan opintotietojärjestelmään esimerkiksi seuraavassa muodossa: ”Opiskelijalle on myönnetty opetuksen erityisjärjestelyjä, tarkempia tietoja voi kysyä opiskelijalta”.

 

Metropolian sähköpostijärjestelmä

Metropolian yksilöllisten opetusjärjestelyn henkilörekisterin liittyvä, sähköpostitse tapahtuva hakemus- ja päätöksentekomenettely tapahtuu Metropolian Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmän kautta. Vaikka Metropolia on hankkinut sähköpostijärjestelmän osana Microsoftin O365-palvelupakettia, toimii Metropolian sähköpostijärjestelmä ammattikorkeakoulun omalla palvelimella.

 

Hakemus- ja päätöksentekomenettely tapahtuu seuraavasti Metropolian sähköpostijärjestelmän ja U-verkkolevyaseman kautta:

1. Opiskelija varaa ajan ammatilliselle erityisopettajalle ohjauskeskustelua varten, jossa määritellään tuen tarve ja tehdään yksilöllisten opetusjärjestelyiden hakemus yhdessä. Ammatillinen erityisopettaja toimittaa hakemuksen mahdollisine liitteineen osaamisaluepäällikölle Metropolian tavallisella sähköpostilla.

2. Osaamisaluepäällikkö tai hänen valtuuttamansa henkilö tekee päätöksen (opiskelijan hakemuksen perusteella) yksilöllisistä opetusjärjestelyistä sekä opettajaresursseista ja lähettää päätösasiakirjan mahdollisine liitteineen ammatilliselle erityisopettajalle Metropolian tavallisella sähköpostilla.

3. Ammatillinen erityisopettaja lähettää Metropolian tavallisella sähköpostilla myönnetystä yksilöllisestä opintojärjestelystä (päätös erityisjärjestelyistä opinnoissa) päätöksen opiskelijalle, ja palauttaa Metropolian tavallisella sähköpostilla opiskelijalle takaisin kaikki hänen terveyteensä liittyvät tai muut arkaluonteista henkilötietoa sisältävät asiakirjat (niitä ei arkistoida/tallenneta päätöksenteon jälkeen mihinkään Metropolian hankkimiin tietojärjestelmiin tai tallennusalustoille, mukaan lukien sähköpostijärjestelmä, josta niin osaamisaluepäällikkö kuin ammatillinen erityisopettaja ovat tässä vaiheessa velvollisia suorittamaan asianmukaiset dokumenttien poistot.

4. Ammatillinen erityisopettaja tallentaa hakemuksen ja päätöksen Metropolian U-verkkolevyasemalle käyttöoikeuksin rajattuun ns. privat-kansioon: Yksilölliset opetusjärjestelyt (Kampukset -> Osaamisaluekohtaisesti -> Päätös yksilöllisistä opetusjärjestelyistä opinnoissa). Metropolian ammatillinen erityisopettaja tallentaa opiskelijan niin halutessa opintotietojärjestelmään tiedon hänelle myönnetyssä opetuksen erityisjärjestelyistä ”Opiskeluoikeuden lisätiedot” -kohtaan ja sen alakohtaan ”Huomiot”. Mitään terveystietoja tai muita arkaluonteisia tietoja ei opintotietojärjestelmään kirjata. Tieto myönnetyistä yksilöllisiä opetusjärjestelyistä kirjataan opintotietojärjestelmään esimerkiksi seuraavassa muodossa: ”Opiskelijalle on myönnetty opetuksen erityisjärjestelyjä, tarkempia tietoja voi kysyä opiskelijalta”.

 

Metropolian U-verkkolevyasema

Ammatillinen erityisopettaja tallentaa hakemuksen yksilöllisistä opetusjärjestelyistä sekä tähän annetun päätöksen Metropolian U-verkkolevyasemalle.

Metropolian U-verkkolevyasemalle on Metropolian tietohallinnolta palvelupyynnöllä haettu rajatuin käyttöoikeuksin varustettu ns. privat-kansio: Yksilölliset opetusjärjestelyt (Kampukset -> Osaamisaluekohtaisesti -> Päätös erityisjärjestelyistä opinnoissa). Vain ammatillisilla erityisopettajilla on pääsy ko. tietoihin.

Yksilölliset opiskelujärjestelyt opinnoissa myönnetään koko opiskeluoikeuden ajaksi. Yksilöllisiä poikkeustapauksia arvioidaan erikseen. Kaikki tiedot yksilöllisistä opintojärjestelyistä poistetaan, kun opiskelija (rekisteröity) joko valmistuu, opinto-oikeus Metropolia Ammattikorkeakoulussa päättyy tai kunnes hän itse ilmoittaa, että ei enää tarvitse oppimisen tukipalveluita. Tiedon poistamisesta vastaavat ammatilliset erityisopettajat.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian yksilöllisten opetusjärjestelyn henkilörekisterin sisältämiin tietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan Metropoliassa laatimaan seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

 

Niilo Mäki -säätiö ja digilukiseula-työväline (lukihäiriön vapaaehtoinen testaus/todentaminen)

Digilukiseulatestiin osallistuvan opiskelijan tehtävät: Tehtävien tekeminen, tarkistaminen ja pisteyttäminen suoritetaan digitaalisesti ja niitä voidaan käyttää tutkimus- ja kehittämistyössä Niilo Mäki -säätiön ja yhteistyökumppaneiden toimesta. Myös Metropolia Ammattikorkeakoulu voi ne tallentaa itselleen vastaten tästä eteenpäin henkilötietoja sisältävien tulosten säilytyksestä/ arkistoinnista. Tulokset voidaan esimerkiksi tallentaa omille suojatuille asemille tai tulostaa niistä paperiversiot.

Niilo Mäki -säätiö toimii henkilötietojen käsittelijänä ja lisenssejä ostavalla oppilaitoksella (Metropolia Ammattikorkeakoulu) on rekisterinpitäjän rooli. Kun oppilaitokset ostavat lisenssejä, oston yhteyteen tulee tietojen käsittelyyn liittyvä sopimus, jonka ehdot ostaja hyväksyy allekirjoittamalla henkilötietojen käsittelysopimuksen.

DigiLukiseulan (Arvio-järjestelmän) käyttäjien (opettajat) yhteystietorekisterin tietosuojaseloste on laadittu Niilo Mäki Instituutissa, koska tässä rekisterissä Niilo Mäki Instituutti on rekisterinpitäjä.

Lisäksi opettajan (asiakkaan) palveluun rekisteröimien henkilöiden osalta (digilukiseulaan osallistuvista opiskelijoista) Niilo Mäki Instituutti saa pääsyn seuraaviin henkilötietoihin:

  • Digilukiseulatestiin osallistuvan opiskelijan henkilötiedot (nimi ja ryhmä) (tallentuvat Niilo Mäki -säätiön suojatulle palvelimelle)
  • Digilukiseulatestiin osallistuvan opiskelijan tehtävät, kyselyjen tulokset, annetut vastaukset sekä niihin lasketut arviot/pisteet (tallentuvat Niilo Mäki -säätiön suojatulla palvelimelle, josta vuoden päästä anonymisoidaan)

 

Eduix Oy ja Metropolian opintotietojärjestelmä (OMA-/Peppi-järjestelmä)

Metropolian ammatillinen erityisopettaja tallentaa opiskelijan niin halutessa opintotietojärjestelmään tiedon hänelle myönnetyssä opetuksen erityisjärjestelyistä ”Opiskeluoikeuden lisätiedot” -kohtaan ja sen alakohtaan ”Huomiot”. Mitään terveystietoja tai muita arkaluonteisia tietoja ei opintotietojärjestelmään kirjata. Tieto myönnetyistä yksilöllisistä opetusjärjestelyistä kirjataan opintotietojärjestelmään esimerkiksi seuraavassa muodossa: ”Opiskelijalle on myönnetty opetuksen erityisjärjestelyjä, tarkempia tietoja voi kysyä opiskelijalta”.

 

Microsoft Corporation ja Metropolian sähköpostijärjestelmä

Metropolian yksilöllisten opetusjärjestelyn henkilörekisterin liittyvä, sähköpostitse tapahtuva hakemus- ja päätöksentekomenettely tapahtuu Metropolian Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmän kautta. Vaikka Metropolia on hankkinut sähköpostijärjestelmän osana Microsoftin O365-palvelupakettia, toimii Metropolian sähköpostijärjestelmä ammattikorkeakoulun omalla palvelimella.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian yksilöllisten opetusjärjestelyjen henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Yksilölliset opiskelujärjestelyt opinnoissa myönnetään koko opiskeluoikeuden ajaksi. Yksilöllisiä poikkeustapauksia arvioidaan erikseen. Kaikki tiedot yksilöllisistä opetusjärjestelyistä poistetaan, kun opiskelija (rekisteröity) joko valmistuu, opinto-oikeus Metropolia Ammattikorkeakoulussa päättyy tai kunnes hän itse ilmoittaa, että ei enää tarvitse oppimisen tukipalveluita. Tiedon poistamisesta vastaavat ammatilliset erityisopettajat.

MERKKA-verkoston jäsenille annetaan oletusarvoisesti vain vuodeksi kerrallaan oikeus kirjata tieto opintotietojärjestelmään (OMA-/Peppi-järjestelmä) opiskelijan saamasta opetuksen erityisjärjestelyt -oikeudesta (yksilölliset opetusjärjestelyt -oikeus). Käyttöoikeustarvetta arvioidaan säännöllisesti (vuosittainen tiedustelu esimiehille Metropolian opintotietojärjestelmän, OMA-/Peppi-järjestelmän pääkäyttäjän toimesta vahvistaa opintotietojärjestelmän käyttöoikeuksien ajantasaisuus).

Digilukiseulatestiin osallistuvan opiskelijoiden henkilötiedot (nimi ja ryhmä) tallentuvat Niilo Mäki -säätiön suojatulle palvelimelle, jossa niitä säilytetään vuoden ajan. Sen jälkeen aineisto anonymisoidaan eli tehtävien tulosten yhteydestä poistetaan henkilötiedot (opiskelijan nimi, ryhmä).

Anonymisoituja tehtävien ja kyselyjen tuloksia voidaan käyttää tutkimus- ja kehittämistyössä Niilo Mäki -säätiön ja yhteistyökumppaneiden toimesta. Metropolia Ammattikorkeakoulu vastaa henkilötietoja sisältävien tulosten säilytyksestä/ arkistoinnista tästä eteenpäin. Tulokset voidaan esimerkiksi tallentaa omille suojatuille asemille tai tulostaa niistä paperiversiot.

Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely:

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Ammattikorkeakoululaki (932/2014, 40§)

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

 

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

 

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

 

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

 

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

Metropolian yksilöllisten opetusjärjestelyjen henkilörekisterissä tapahtuva tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Metropolian yksilöllisten opetusjärjestelyjen henkilörekisteri on lähtökohtaisesti vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallinnoidaan yksilöllisten opetusjärjestelyn tunnistamistilanteita, opiskelijoiden hakemuksia yksilöllisten opetusjärjestelyiksi, päätöksiä myönnetyistä yksilöllisistä opetusjärjestelyistä sekä muita Metropolian opetustoiminnan tukipalveluita

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Yksilöllisten opetusjärjestelyjen myöntö- tai hylkypäätöksiin liittyvissä asioissa ja niihin liittyvissä tiedoissa päätösesittelijöinä toimivat ns. laatijat (MERKKA-verkoston ammatilliset erityisopettajat) sekä vastuuhenkilö (MERKKA-verkoston toiminnasta vastaava ammatillinen erityisopettaja). Varsinaisina päätöksentekijöinä toimivat Metropolian osaamisaluepäälliköt ja hyväksyjänä Metropolian oppimisjohtaja.

Jos opiskelija ei itse erityistä tukea hae (ei esim. osallistu Metropoliassa säännöllisesti järjestettäviin ns. digiluki-seulontoihin, ei hae yksilöllisiä opetusjärjestelyjä, vaikka hänen opettajansa olisi tunnistanut hänen tenttivastauksistaan lukihäiriön kaltaisen tilanteen), ei opiskelijalle tällöin toteuteta yksilöllisiä opetusjärjestelyjä.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolian yksilöllisten opetusjärjestelyjen henkilörekisterin sisältämiä tietoja käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.