Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Rekisterin nimi
Hyvinvointia hybridisti-hankkeen (ESR) henkilörekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Hyvinvointia hybridisti -hanketta koordinoi Metropolia Ammattikorkeakoulu ja osatoteuttajina ovat Satakunnan ammattikorkeakoulu ja Tampereen ammattikorkeakoulu. Mainitut korkeakoulut ovat Hyvinvointia hybridisti -hankkeen henkilörekisterin yhteisrekisterinpitäjiä. Yhteystiedot: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1) Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000 Tampereen Ammattikorkeakoulu Oy, Y-tunnus: 1015428 - 1 Osoite: Kuntokatu 3, 33520 TAMPERE Puhelin (vaihde): 0294 5222 Satakunnan Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2388924-4) Postiosoite: PL 1001, 28101 Pori Osoite: Satakunnankatu 23, 28130 Pori Puhelin (vaihde): (02) 620 3000 Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö: Nimi: Riitta Konkola Tehtävä: Rehtori-Toimitusjohtaja Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö: Nimi: Pekka Anttila Tehtävä: Osaamisaluepäällikkö Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA Sähköposti: pekka.anttila [at] metropolia.fi Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot: Nimi: Pekka Paalasmaa Tehtävä: Projektipäällikkö Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA Sähköposti: pekka.paalasmaa [at] metropolia.fi Nimi: Helena Miettunen Tehtävä: Projektipäällikkö Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA Sähköposti: helena.miettunen [at] metropolia.fi Nimi: Tiina Mäkitalo Tehtävä: Projektipäällikkö Osoite: Satakunnan Ammattikorkeakoulu Oy, PL 1001, 28101 Pori Sähköposti: tiina.makitalo [at] samk.fi Nimi: Lea Saarni Tehtävä: Projektipäällikkö Osoite: Tampereen Ammattikorkeakoulu Oy, Kuntokatu 3, 33520 TAMPERE Sähköposti: lea.saarni [at] tuni.fi |
Tietosuojavastaava
Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Hyvinvointia hybridisti -hankkeen (1.9.2021 - 31.8.2023) henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on sosiaali- ja terveysalan digiteknologiavalmiuksien sekä vuorovaikutus- ja arviointiosaamisen kehittäminen. Rekisterin käyttötarkoitus on niin ikään hankkeen toteuttamiseen liittyvän yhteydenpidon, viestinnän ja tiedottamisen hoitaminen. Hanketta rahoittaa Euroopan sosiaalirahasto ESR ja vastuuviranomainen on Hämeen ELY-keskus. Toteuttajina toimivat hankkeen pääkoordinaattori Metropolia Ammattikorkeakoulu yhdessä osatoteuttajien, Satakunnan ammattikorkeakoulun (SAMK) ja Tampereen ammattikorkeakoulun, kanssa.
Hankkeessa sosiaali- ja terveysalan ammattilaiset yhdessä palvelujen käyttäjien kanssa yhteiskehittävät vuorovaikutusosaamista ja sote-alan etä- ja lähipalveluja sekä niiden digiteknologiavalmiuksia. Tavoitteena on edistää kestävää kehitystä, hyvinvointia, yhdenvertaisuutta ja saavutettavuutta tuottamalla ratkaisuja asiakaslähtöisen palvelutuotannon toteuttamiseen. Digiosaamista ja vuorovaikutusta kehittämällä tuetaan alan selviytymistä kuormittavasta kriisistä sekä kehitetään uusia mahdollisuuksia etä- ja lähityöskentelyn yhteensovittamiseksi.
Hyvinvointia hybridisti -hankkeen henkilörekisterin sisältämiä tietoja käsittelevät toteuttaja-ammattikorkeakoulun hanketyöntekijät.
Lisäksi haastatteluaineistoja käsittelevät aineiston litteroijat toimeksiannosta. Tarvittaessa (esim. järjestelmän vikatilanteessa) kohdassa 9 luetteloiduille palveluntarjoajille voidaan antaa pääsy henkilötietoihin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisen henkilötietojen käsittelysopimuksen nojalla.
Hankkeen tutkimusmenetelmät ja aineistot:
Hankkeessa käytetään määrällisiä ja laadullisia aineiston keruun ja analyysin menetelmiä. Hankkeessa kerättyjä kysely-, haastattelu- ja työpaja-aineistoja hyödynnetään toimenpiteiden suunnittelussa, toteutuksessa ja julkaisuissa.
Hankkeessa kerättyä puettavalla teknologialla mitattua sykevaihteluväliä käytetään kuormittumisen ja palautumisen arvioinnissa.
Aineistojen käyttö ja tallennus
Aineistoja keräävät kaikki toteuttaja-ammattikorkeakoulut. Aineistot tallennetaan sopimuksen mukaisesti päätoteuttaja Metropolia Ammattikorkeakoulun sisäverkon levyasemalle.
Haastatteluaineistot toimitetaan litteroitavaksi suojatun yhteyden kautta. Aineistot anonymisoidaan eri keinoin.
Sykevälianalyysiin perustuvat mittaukset toteutetaan ostopalveluna. Mittaukseen osallistunut saa palvelun tuottajalta itseä koskevan selvityksen kuormittumisesta ja palautumisesta sekä lyhyesti neuvoja hyvinvoinnin edistämisen tueksi. Hanke saa käyttöönsä vain yhteenvetotulokset erikseen alku- ja loppumittauksista.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Hyvinvointia hybridisti -hankkeen toteuttamisessa henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen. ESR-rahoittajan laintulkintaan pohjautuvasta vaatimuksesta kaikilta hankkeeseen osallistuvilta henkilöiltä kerätään tietty määrä henkilötietoja suostumukseen perustuen (ESR-hankkeiden osallistujakohtainen seurantatietolomake).
Rekisterin sisältämien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien arkaluonteisten henkilötietojen, kuten biometristen henkilötietojen ja terveystietojen käsittely perustuu nimenomaiseen suostumukseen. Arkaluonteiset henkilötiedot ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia erityissuojattavia tietoja.
Tieteellisen tutkimuksen osalta käsittely perustuu yleiseen etuun.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Metropolia Ammattikorkeakoulun Hyvinvointia hybridisti-toiminnan henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Hyvinvointia hybridisti -hankkeen henkilörekisterin rekisteröityjä ovat hankkeen työntekijät, hankkeeseen osallistuvat sote-alan ammattilaiset ja asiakkaat ja ao. alojen opiskelijat sekä sidosryhmien, kuten alueellisten toimijoiden, yhteyshenkilöiden tiedot.
Henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:
PERUS- JA YHTEYSTIEDOT
- nimi,
- sukupuoli,
- ikä,
- tieto Suomen kansalaisuudesta,
- sähköpostiosoite,
- koulutus,
- työkokemus,
- työtehtävä,
- työnantaja,
- maahanmuuttajatausta,
- puheääni
SUOSTUMUKSENANNOT JA TIEDOT TOIMENPITEISTÄ
- kysely osaamisen nykytila ja kehittämiskohteet
- työpaja kehittämiskohteista
- haastattelu hankkeen alussa ja lopussa teknologioiden käyttöön ja hyväksymiseen liittyvistä tekijöistä
- kuormittumisen ja palautumisen alku- ja loppumittaus puettavalla teknologialla
- palvelujen yhteiskehittäminen
- tulevaisuustyöpaja
- kehittävän arvioinnin kysely, usea toisto
- osallistujan tiedot
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot on saatu pääosin rekisteröidyltä itseltään. Tämän lisäksi tietoja voidaan saada osallistujan työnantajalta (osallistujan nimi ja sähköpostiosoite).
Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset
Seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä järjestelmäntoimittajalle annetaan tarpeen vaatiessa pääsy hankkeen henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin ns. admin-tunnusten avulla esim. teknisen vian korjaustilanteessa.
Yhteistyökumppanitahojen kanssa tehdään/on tehty henkilötietojen käsittelysopimukset tietosuoja-asetuksen artiklan 28 mukaisesti.
LimeSurvey GmbH ja LimeSurvey
Hankkeen kyselytutkimusten toteuttamisessa voidaan hyödyntää LimeSurvey-ohjelmistoa.
Eduix Oy ja E-lomake-ohjelmisto
Hankkeessa toteutettavissa kyselyissä voidaan hyödyntää e-lomake-ohjelmistoa.
Microsoft Corportion ja Microsoft Teams -verkkokokoustyöväline
Hankkeen yhteydessä hyödynnetään Microsoft Teams –verkkokokoustyövälinettä.
Palveluntarjoajana CSC Oy ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet)
Hankkeen yhteydessä hyödynnetään Zoom-verkkokokoustyövälinettä. Palvelu on toteutettu yhteispohjoismaisesti yhteistyössä NORDUnetin kanssa, eikä näin ollen ole osa julkisesti saatavilla olevaa Zoom-palvelua. Lisäksi NORDUnetin tarjoama Zoom-palvelu toimii kokonaisuudessaan EU:ssa, NORDUnetin omaan käyttöön varatuissa palvelinympäristöissä. Nämä palvelimet sijaitsevat Tanskassa ja Ruotsissa. Palveluista on myös sopimuksin sovittu NORDUnetin ja Zoomin kanssa ottaen huomioon eurooppalaisen tietosuojasääntelyn vaatimukset.
Microsoft Corporation ja Microsoft for Education -pilvipalvelu (Office 365 palvelupaketti)
Microsoft for Education -pilvipalvelun (Office 365 palvelupaketti) mahdollistamia sähköisiä työvälineitä hyödynnetään laaja-alaisesti hankkeen toteuttamisessa.
Google LLC ja Google Jamboard
Google Jamboard -digitaalista kirjoitustaulua käytetään tarvittaessa virtuaalisesti toteutetussa työpajassa.
Nordtouch Oy ja Flinga Nordtouch-sovellus
Flinga Nordtouch -sovellus tarvittaessa virtuaalisesti toteutetussa työpajassa.
IBM ja SPSS-tilasto-ohjelmisto
SPSS-tilasto-ohjelmistolla käsitellään kyselyn kvantitatiivista aineistoa.
Palveluntarjoajana CSC Oy ja Funet FileSender
Funet FileSender –tiedostonjakopalvelua voidaan hyödyntää hankkeen parissa tiedostojen jakamiseen.
Deltagon Group Oy ja sec@gw -turvapostiratkaisu
Sähköpostin salausratkaisua - Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisua voidaan käyttää arkaluonteisten henkilötietojen ja salassapidettävien asiakirjojen välittämiseen toteuttajien organisaatioiden ulkopuolisiin sähköpostiosoitteisiin.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin
Hyvinvointia hybridisti -hankkeen henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle hankkeen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Hankkeen henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Hyvinvointia hybridisti -hankkeen henkilörekisteriin kerätyt henkilötiedot säilytetään rekisterissä lähtökohtaisesti kymmenen vuoden ajan hankkeen päättymisestä. Säilytysaika perustuu rahoittajan vaatimukseen Metropolian ESR Henkilö –hankkeisiin liittyvän henkilörekisterin tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.
Kansallisarkiston julkaiseman ns. AMK-päätöksen (dnro: AL/20757/07.01.01.03.02/2016) tarkoittamat tiedot säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa. Tällaisia tietoja ovat esim. projektinhallintaan liittyvät tiedot kuten aineistonhallintasuunnitelma.
Hankeosallistujien verkkokäyttäytymiseen liittyviä evästetietoja säilytetään kuten Metropolian julkisten verkkosivujen henkilörekisterin tietosuojaselosteessa on kuvattu, kuitenkin enintään kaksi vuotta.
Säilytysaikojen määräytyminen perustuu mm. seuraavaan lainsäädäntöön:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Hankkeessa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs
00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800
00521 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi
Rekisterin suojauksen periaatteet
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
- Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset
Hyvinvointia hybridisti -hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Hyvinvointia hybridisti -hankkeeseen osallistuminen on vapaaehtoista.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään tai hänen työnantajaltaan.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Hyvinvointia hybridisti -hankkeen ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.