Ota yhteyttä

Tietosuojaseloste: Metropolian alumnirekisteri

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Rekisterin nimi

Metropolian alumnirekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori


Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö

Nimi: Heidi Rontu
Tehtävä: Jatkuvan oppimisen johtaja, Oppimistoiminta
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: heidi.rontu [at] metropolia.fi (heidi[dot]rontu[at]metropolia[dot]fi)

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot

Nimi: Sini Vilpas
Tehtävä: Asiantuntija, Opintoasiainpalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: sini.vilpas [at] metropolia.fi (sini[dot]vilpas[at]metropolia[dot]fi)

Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä

Sähköposti: alumni [at] metropolia.fi (alumni[at]metropolia[dot]fi)

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolia Ammattikorkeakoulun alumnirekisterin käyttötarkoitus on ylläpitää alumniverkoston jäsenten yhteystietoja. Alumnirekisteriin kuuluvat henkilöt ovat opiskelleet tai työskennelleet Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:ssä. Alumnirekisteriä käytetään pääasiassa viestintään alumneille (esim. alumniuutiskirjeet, tapahtumaviestintä). Alumnirekisteriä käytetään myös Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n ja alumnien välisen yhteistyön edistämiseen ja syventämiseen muun muassa seuraavassa toiminnassa:

  • Mentorointi valmistuville opiskelijoille (valmistuminen ja työllistyminen)
  • Alumniluennoitsijapankin ylläpito (asiantuntijaluennoitsijat)
  • Tutkimustyön tekeminen ja tutkimustyön tulosten ja uusien innovaatioiden jakaminen
  • Alumnitapahtumien ja -tilaisuuksien järjestäminen
  • Varainhankinnassa avustaminen

Metropolian alumnirekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan alumnien jäsenyyttä, alumnisuhteita, -toimintaa ja -viestintää sekä markkinoidaan Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n alumnitoimintaa ja palveluita. Alumnirekisterin tietoja voidaan myös käyttää tilastotiedon tuottamiseen Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n käyttöön. Metropolian alumnisivuilta löytyy linkki ns. alumniportaaliin, joka mahdollistaa pääsyn alumnijärjestelmään, jossa Metropolian alumnien tietoja hallitaan. Metropolia toivoo, että alumnit itse käyvät portaalin mahdollistamana päivittämässä tietonsa alumnirekisteriin. Mikäli henkilö haluaa poistua alumniverkostosta, löytyy Metropolian alumnisivuilta ohjeet omien tietojen poistamiseksi alumnirekisteristä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolia Ammattikorkeakoulun alumnirekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Edun oikeutus on selvitetty tasapainotestillä. Tasapainotestiin pääset tästä.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolia Ammattikorkeakoulun alumnirekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu ammattikorkeakoulun työntekijöiden mahdollisuuteen toteuttaa yhteiskunnallista vuorovaikutusta ja ylläpitää käsittelyn tarkoituksessa kuvattua yhteyttä entisiin opiskelijoihin ja työntekijöihin.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolian alumnirekisterin rekisteröityjä ovat henkilöt, jotka ovat opiskelleet ja/tai valmistuneet Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:stä. Jotkut Metropoliassa työskennelleet henkilöt ovat myös halunneet tulla Metropolian alumniverkoston jäseniksi. Metropolian alumnirekisterin rekisteröityjen tiedot ovat löydettävistä Metropolian alumniportaalista.

Metropolian alumnirekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

PERUS- JA YHTEYSTIEDOT

  • Perustiedot: etunimi(t), sukunimi, syntymäaika, katuosoite; postinumero; kaupunki; puhelin; sähköposti

ALUMNITOIMINNAN AMK-TUTKINTOTIEDOT

  • tutkinto (AMK), koulutusohjelma, valmistumisvuosi

ALUMNITOIMINNAN YAMK-TUTKINTOTIEDOT

  • tutkinto (YAMK), koulutusohjelma, valmistumisvuosi

HENKILÖKUNTA-ALUMNITOIMINNAN TIEDOT

  • eläköitynyt, entinen työntekijä

MUUT ALUMNIT -TOIMINNAN TIEDOT

  • vaihto-opiskelija, täydennyskoulutusopiskelija, opinnot keskeytyneet, ei tutkintoa, muu alumni/ lisätietoja

TIEDOT YHTEISTYÖSTÄ

  • rooli CRM-järjestelmässä, tiedot mahdollisista osallistumisista sidosryhmätapaamisiin ja/tai alumnitapaamisiin, tiedot tehdystä muusta yhteistyöstä

LOKITIEDOT ALUMNIASIAKKUUDEN HALLINNASTA

  • Lokitiedot alumniasiakkuuden hallinnasta Metropolian CRM-järjestelmässä liittyen syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Metropolian alumnirekisterin sisältämät henkilötiedot on saatu OMA/Peppi-opiskelija- ja opintotietojärjestelmästä.

Rekisteröidylle tiedotetaan valmistumisen yhteydessä (Metropolian valmistumisohjeissa sekä Metropolian tutkintotodistuksen yhteydessä), että hänen tietonsa siirretään Metropolian alumnirekisteriin, ja samalla hänelle kerrotaan, miten hän voi halutessaan joko poistaa tietonsa alumnirekisteristä tai miten hän voi halutessaan päivittää niitä suoraan järjestelmään oman käyttöliittymän avulla.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian alumnirekisterin sisältämiin tietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Henkilötietojen käsittelyyn käyttävien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan laatimaan seuraavien järjestelmäntoimittajien/palveluntarjoajien kanssa:

Eduix Oy ja OMA-/Peppi-opiskelija- ja opintotietojärjestelmä

Metropolian alumnirekisterin sisältämät henkilötiedot on saatu OMA/Peppi-opiskelija- ja opintotietojärjestelmästä. OMA/Peppi-järjestelmästä tiedot siirretään Metropolian CRM-järjestelmään, jossa on oma alumniosio. Metropolian CRM-järjestelmä on nimeltään Microsoft Dynamics CRM (O365) -järjestelmä.

Microsoft Corporation ja Microsoft Dynamics CRM (O365) -järjestelmä

Metropolian alumnirekisterin sisältämät henkilötiedot siirretään OMA/Peppi-järjestelmästä säännöllisin väliajoin Metropolian CRM-järjestelmään, jossa on oma alumniosio. Metropolian alumnisivuilta löytyy linkki ns. alumniportaaliin, joka mahdollistaa pääsyn alumnijärjestelmään, joka on osa Metropolian CRM-järjestelmää. Tässä järjestelmässä Metropolian alumnien tietoja hallitaan. Metropolia toivoo, että alumnit itse käyvät alumniportaalin käyttöliittymän mahdollistamana päivittämässä tietojaan alumnirekisteriin. Mikäli henkilö haluaa poistua alumniverkostosta kokonaan, löytyy Metropolian alumnisivuilta ohjeet omien tietojen poistamiseksi alumnirekisteristä samaisen alumniportaalin kautta.

Microsoft Corporation ja SQL Server Reporting Services -työväline

Metropolian alumnirekisterin sisältämiä tietoja käsitellään SQL Server Reporting Services -työvälineellä.

eCraft Business Insight Oy Ab ja Qlik Sense -ohjelmisto

Metropolian alumnirekisterin sisältämiä tietoja voidaan käsitellä Qlik Sense -ohjelmistolla.

Eduix Oy ja e-lomake -ohjelmisto

Metropolian alumnirekisterin tapahtumiin/-lisäkoulutuksiin ilmoittaudutaan e-lomakkeella, josta tiedot siirretään osallistujatietojen hallinnoimiseksi Exceliin. Samoin mahdolliset tapahtumien/koulutuksien ulkopuoliset luennoitsijat ilmoittavat henkilötietonsa palkkionmaksua varten e-lomakkeella. Tarvittavat tiedot siirretään taloushallinnon tietojärjestelmään.

Lyyti Oy ja Lyyti -työväline

Metropolian alumnirekisterin tapahtumiin ja koulutustilaisuuksiin voidaan ilmoittautua myös Lyyti -tapahtumahallintatyövälineellä. Ks. tarkemmin Metropolian tapahtumahallintarekisterin tietosuojaseloste, joka löytyy Metropolian julkisten verkkosivujen Tietosuoja -osion kautta.

Arc Technology Oy ja HR (HRM)-tietojärjestelmä (esim. luennointisijapalkkioihin liittyvä palkkion maksu)

Metropolian alumnirekisterin toimintaan liittyvä palkkionmaksu tapahtuu HR-järjestelmän kautta (sama kuin Metropolian HRM-tietojärjestelmä). Esimerkiksi niin sanotut luennoitsijapalkkiot hoidetaan HR HRM-tietojärjestelmän kautta.

Aditro Public Oy ja Aditro Wintime -taloushallinnon järjestelmä (palveluiden laskutus)

Kaikki alumnitoiminnan maksullinen osuus ja siihen liittyvä laskutus tapahtuu Metropolia Ammattikorkeakoulun yhteisellä Aditro Wintime -taloushallinnon tietojärjestelmällä.

Liana Technologies Oy ja Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu

Sähköisten uutiskirjeiden lähettäminen tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.

Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.

Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Metropolian alumnirekisteriin tallennetut tiedot poistetaan, kun rekisteröity ilmoittaa halukkuudestaan päättää jäsenyytensä alumniverkostossa. Rekisteröidyllä on myös itsellään mahdollisuus poistaa alumniportaalin kautta tietonsa pois rekisteristä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Metropolian Karamalmin kampus

Karaportti 2, 02610 Espoo

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Ei sovellu tämän henkilörekisterin osalta.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset

Metropolia alumnirekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Metropolian alumnirekisterin avulla hallitaan alumnitoiminnan palveluita ja tapahtumia, niistä tiedottamista ja tapahtumien järjestämistä

Metropolian alumnirekisterissä ei kenenkään ole pakko olla rekisteröitynä. Jos rekisteröity ilmoittaa, että ei halua enää olla rekisteröityneenä Metropolian alumnirekisteriin, hänen tiedot poistetaan heti. Toisaalta kaikille alumneilla on myös itse mahdollisuus käydä poistamassa tietonsa alumnirekisteristä. Metropolian alumnitoiminnan julkisilta verkkosivuilta löytyy linkki ns. alumniportaaliin, joka mahdollistaa pääsyn alumnijärjestelmään, joka on osa Metropolian CRM-järjestelmää. Tässä järjestelmässä Metropolian alumnien tietoja hallitaan. Metropolia toivoo, että alumnit itse käyvät alumniportaalin käyttöliittymän mahdollistamana päivittämässä tietojaan alumnirekisteriin. Mikäli henkilö haluaa poistua alumniverkostosta kokonaan, löytyy Metropolian alumnisivuilta ohjeet omien tietojen poistamiseksi alumnirekisteristä samaisen alumniportaalin kautta.

Metropolian alumnirekisterin tiedot on saatu Metropolian opiskelija- ja opintotietojärjestelmästä, OMA/Peppi-järjestelmästä sekä myös suoraan rekisteröityneitä itseltään

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolian alumnirekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.