Ota yhteyttä

Tietosuojaseloste: Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisteri

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Rekisterin nimi

Metropolian toimitilapalvelun henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:

Nimi: Patrik Kuhlman

Tehtävä: Toimitilapäällikkö, Toimitilapalvelut

Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079

Sähköposti: patrik.kuhlmanmarko.salmela [at] metropolia.fi (@metropolia.fi)

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot:

Nimi: Tiina Keiriö

Tehtävä: Palveluvastaava, Toimitilapalvelut

Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA

Sähköposti: tiina.niskanen [at] metropolia.fi (tiina[dot]keirio[at]metropolia[dot]fi)

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää ja kehittää Metropolian kampusympäristöä ja tarjota opiskelijoille sekä henkilökunnalle laadukkaat, siistit ja ajanmukaiset toimitilat.

Metropolian toimitilapalveluiden alaisuudessa suoritetaan Metropolian kampusten käytössä olevien toimitilojen hallintaa, vierashallintaa, pysäköintilupien sekä sähköisten avainten hallintaa ja luovuttamista. Lisäksi Metropolian toimitilapalveluiden alaisuudessa aulapalvelut toteuttavat postipalveluita, avainten lainausta sekä luovuttamista, tilojen vuokrausta ja varausjärjestelmän tilojen hallintaa. Lisäksi toimitilapalvelut hoitavat yhteydenpitoa huolto- ja korjausta toimittaviin palveluntarjoajiin, joiden tehtävänä on toimitilan huonekalujen muutot, huolto- ja puhtaanapitotoimet.

Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin tietosuojaselostetta täydentää Metropolian täydentää Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin tietosuojaseloste, Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin tietosuojaseloste, Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin tietosuojaseloste ja Metropolian vierailijarekisteri. Kaikki Metropolian henkilörekisterien tietosuojaselosteet ovat katselmoitavissa Metropolia Ammattikorkeakoulun julkisten verkkosivujen Tietosuojaselosteet -osion kautta.

Toimitilapalvelujen järjestämään arvontaan osallistuva työntekijä tai opiskelija ilmoittaa E-lomakkeella etu- ja sukunimensä, sähköpostiosoitteensa ja kampuksen, jolla lähtökohtaisesti työskentelee tai opiskelee. Toimitilapalvelujen vastuuhenkilö* käyttää tietoja arvonnan suorittamiseen. Tietoja ei tallenneta tai luovuteta E-lomake-järjestelmän ulkopuolelle ja ne hävitetään, kun arvonta on suoritettu ja arvonnan voittajiin on saatu yhteys.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely perustuu:

  • osittain julkisen vallan käyttöön
  • osittain yleiseen etuun
  • joissakin tapauksissa rekisteröidyn suostumukseen

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterissä rekisteröityjä ovat Metropolian opiskelijat, henkilökunta sekä Metropoliassa vierailevat ulkopuoliset käyttäjät (vierailevat henkilöt sekä tilojen vuoraajat).

Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja ryhmittäin/henkilötietoryhmittäin:

SÄHKÖINEN PYSÄKÖINTILUPIEN HALLINNOINTI

Pysäköintilupa luovutetaan tähän oikeutetulle henkilölle (lähtökohtaisesti henkilöstö tai vieraileva henkilö) kuittausta vastaan. Pysäköintiluvan luovutuksen yhteydessä tarkistetaan pysäköintioikeutta hakeneen henkilön henkilöllisyys virallisesta henkilöllisyystodistuksesta (voimassa oleva passi, ajokortti sekä kuvallinen kela- tai henkilökortti). Henkilöllisyys voidaan tarkistaa myös Metropolian henkilökortista tai OMA-intrasta. Pysäköintiluvan luovutus tallennetaan Metropolian verkkolevylle sekä tulosteena aulapalveluille sekä pysäköintilupaa hakeneelle henkilölle (rekisteröidylle).

Metropolian henkilökunta, vieraat tai palveluntuottaja ilmoittaa rekisterinumerot aulapalveluille. Henkilökunta ilmoittaa Metropolian E-lomakkeella autojensa rekisterinumerot ja e-lomake-ohjelmisto tarkistaa, onko kyseessä Metropolian henkilökuntaan kuuluva henkilö. E-lomakkeella lähetetään tiedot (etunimi-, sukunimi, sähköpostiosoite ja rekisterinumero) Myyrmäen kampuksen aulapalveluille. Aulapalvelut kirjaavat pysäköintilupien tiedot ParkkiPate Oy:n Online-järjestelmään (PatePilveen) Metropolian henkilökunnan ja vieraiden osalta. Aulapalvelut ilmoittavat rekisteröidyille (henkilökunta tai vieraat) sähköpostitse oikeudesta pysäköidä tietyillä parkkipaikoilla.

PYSÄKÖINTIOIKEUDEN HALTIJA/-KÄYTTÄJÄ

Pysäköintioikeuden haltijasta/-käyttäjästä (rekisteröity) tallennetaan alla olevia tietoja pysäköinti- ja pysäköinninvalvontaa hoitavan ParkkiPate Oy:n järjestelmään (PatePilvi). ParkkiPate Oy on rekisterinpitäjän asemassa Metropolia Ammattikorkeakoulun Oy:n ohella käsitellessään kyseisiä henkilötietoja. Rekisteröidyn tietoina tallennetaan:

  • etu- ja sukunimi
  • pysäköintipaikka
  • auton rekisterinumero
  • pysäköintikohde ja paikkakunta
  • luvan voimassaoloaika
  • Pysäköintiluvan peruste (henkilökunta, kunnan asukas, sopimus tai muu peruste)

KOVA-AVAINHALLINTA

Kova-avain luovutetaan tähän oikeutetulle henkilölle kuittausta vastaan. Luovutuksen yhteydessä tarkistetaan kova-avainta hakeneen henkilön henkilöllisyys virallisesta henkilöllisyystodistuksesta (voimassa oleva passi, ajokortti sekä kuvallinen kela- tai henkilökortti). Henkilöllisyys voidaan tarkistaa myös Metropolian henkilökortista tai OMA-intrasta. Kova-avaimen luovutus tallennetaan Metropolian verkkolevylle sekä tulosteena aulapalveluille ja kova-avainta hakeneelle henkilölle (rekisteröidylle).

Metropolian verkkolevylle rekisteröidyn tietoina tallennetaan:

  • kenelle avain on luovutettu (nimi- ja sukunimi)
  • mistä Metropolian toimipisteestä avain on luovutettu
  • rekisteröidyn rooli (henkilökunta/opiskelija/ulkopuolinen käyttäjä)
  • luovutuksen ajankohta (päivämäärä ja kellonaika)
  • luovutuksen tehneen aulapalvelijan käyttäjätunnus

Lisäksi aulapalvelun palvelutuottaja (Securitas Oy:n työntekijä) kirjoittaa tästä huomion vartioimisliikkeen (Securitas Oy:n) tapahtumailmoitukseen.

SÄHKÖINEN AVAINHALLINTA iLOQ

iLOQ- sähköinen avain luovutetaan tähän oikeutetulle henkilölle sähköistä kuittausta vastaan. Luovutuksen yhteydessä aulapalvelut (Securitas Oy:n työntekijä) tarkistaa iLOQ-avainta hakeneen henkilön henkilöllisyyden virallisesta henkilöllisyystodistuksesta (voimassa oleva passi, ajokortti sekä kuvallinen kela- tai henkilökortti). Henkilöllisyys voidaan tarkistaa myös Metropolian henkilökortista tai OMA-intrasta. iLOQ-avaimen luovutus tallennetaan Metropolian verkkolevylle. Lisäksi aulapalvelut kirjoittaa tiedon avainten luovutuksesta vartioimisliikkeen tapahtumailmoitukseen.

Metropolian verkkolevylle rekisteröidyn tietoina tallennetaan:

  • kenelle avain on luovutettu (nimi- ja sukunimi)
  • mistä Metropolian toimipisteestä avain on luovutettu
  • rekisteröidyn rooli (henkilökunta/opiskelija/ulkopuolinen käyttäjä)
  • luovutuksen ajankohta (päivämäärä ja kellonaika)
  • luovutuksen tehneen aulapalvelijan käyttäjätunnus

KULUNVALVONTAJÄRJESTELMÄ

Metropolian kuluvalvontajärjestelmään tallentuvat henkilötiedot ilmenevät Metropolian turvallisuusrekisterin tietosuojaselosteesta kohdasta 6 (”Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä”).

LAINA-AVAINTEN HALLINTA

Aulapalvelut kirjaa fyysiseen listaan lainaajan (rekisteröidyn) nimen, puhelinnumeron, lainauspäivän, palautuspäivän, avaimen ja luovuttavan sekä vastaanottavan aulapalvelijan nimikirjaimet.

Luovutuksen yhteydessä tarkistetaan laina-avainta hakeneen henkilön henkilöllisyys virallisesta henkilöllisyystodistuksesta (voimassa oleva passi, ajokortti sekä kuvallinen kela- tai henkilökortti). Henkilöllisyys voidaan tarkistaa myös Metropolian henkilökortista tai OMA-intrasta.

Laina-avaimen luovutus tallennetaan Metropolian verkkolevyn (aulapalveluiden intraan) ja Securitas Oy:n tapahtumailmoitukseen.

LAINALAITTEIDEN HALLINTA

Aulapalvelut kirjaa fyysiseen listaan lainaajan (rekisteröidyn) nimen, puhelinnumeron, lainauspäivän, palautuspäivän, laitteen ja luovuttavan sekä vastaanottavan aulapalvelijan nimikirjaimet. Luovutuksen yhteydessä tarkistetaan lainalaitetta hakeneen henkilön henkilöllisyys virallisesta henkilöllisyystodistuksesta (voimassa oleva passi, ajokortti sekä kuvallinen kela- tai henkilökortti). Henkilöllisyys voidaan tarkistaa myös Metropolian henkilökortista tai OMA-intrasta. Lainalaitteen luovutus tallennetaan Metropolian verkkolevylle ja Securitas Oy:n tapahtumailmoitukseen.

TILOJEN VUOKRAUS

Tilavuokraaja (rekisteröity) ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen: tilavuokraus [at] metropolia.fi (tilavuokraus[at]metropolia[dot]fi)

Tilavuokraajalle tehdään sähköpostitse tarjous.

Tilan vuokrakyselyt tai varaus tehdään Metropolian E-lomakkeen kautta ja rekisteröidyn tietoina tallennetaan Metropolian verkkolevyllä olevaan Excel-tiedostoon:

  • Tapahtumantiedot: tapahtuman nimi, tapahtuman päivä, henkilömäärä, sijainti, opasteiden tekstit, tapahtuman alkamis- ja päättymisaika sekä muita toiveita tapahtumaan liittyen.
  • Varaajan tiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, Y-tunnus ja laskutustiedot.

Tilojen vuokraajan/varaajan tiedot tallennetaan Metropolian verkkolevyllä olevaan Excel-tiedostoon, jonka muokkausoikeudet ovat toimitilapalveluiden palveluvastaavalla ja toimitila-assistentilla ja tiedoston katseluoikeudet rajatulla henkilöpiirille (Metropolian tietyt työntekijät). Laskutustiedot tallennetaan lisäksi Metropolia Ammattikorkeakoulun Aditro Wintime -taloushallinnon tietojärjestelmään.

Varattavista tiloista kirjataan Metropolian OMA-intraan:

  • Metropolian tilannumero, neliömäärä, kuvaus, nimi ja paikkamäärä.

Tiedot näkyvät OMA-intrassa ja siellä sijaitsevassa varauskalenterissa sekä Metropolian opendata-rajapinnan kautta varauslaskurissa.

TILOJEN AVAAMINEN JA OPASTUS

Aulapalvelut (Securitas Oy:n työntekijä) kirjaavat Securitas Oy:n tapahtumailmoitukseen kenelle (etunimi- ja sukunimi) ovat avanneet tiloja.

Lisäksi aulapalvelut saattavat kirjata Securitas Oy:n tapahtumailmoitukseen, mihin tilaisuuteen (tilaisuuden nimi) ovat opastaneet vieraita.

MUUTTOPALVELUT

Metropolian henkilökunta ilmoittaa muutettavasta tavarasta Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän kautta tai Metropolian sähköpostijärjestelmän kautta. Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään tallennettavat tiedot rekisteröidystä löytyvät Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin tietosuojaselosteesta kohdasta 6 ”Rekisterin henkilöryhmät”.

Henkilökunnan muutettavaa tavaraa (huonekalua) koskevat tuotetiedot sekä henkilökuntaan kuuluvan henkilön mahdolliset yhteystiedot (etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite/puhelinnumero) ilmoitetaan tarvittaessa huonekalujen toimittajalle Martela Oyj:lle.

SAAPUVA/LÄHTEVÄ POSTI (kirjeet ja lähetykset)

Metropolian posti lajitellaan Metropolian ulkopuolelle lähtevään postiin, Metropolian kampuksien väliseen postiin sekä saman kampuksen postiin. Posti (kirjeet ja lähetykset) säilytetään vartioidussa, lukitussa ja kulkuoikeudellisesti rajatussa tilassa. Luovutuksen yhteydessä tarkistetaan henkilöllisyys virallisesta henkilöllisyystodistusta (voimassa oleva passi, ajokortti sekä kuvallinen kela- tai henkilökortti). Henkilöllisyys voidaan tarkistaa myös Metropolian henkilökortista tai OMA-intrasta. Lisäksi palveluntuottaja kirjaa lähetyksen Securitas Oy:n tapahtumailmoitukseen. Palveluntuottaja (aulapalvelut) kirjaa tapahtuman/kirjeen/lähetyksen Securitas Oy:n tapahtumailmoitukseen.

Postin osalta rekisteröidyn tietoina tallennetaan:

  • Vastaanottajille ilmoitetaan saapuvasta postista sähköpostilla (rekisteröidyn sähköpostiosoite)
  • palveluntuottaja (aulapalveluiden Securitas Oy:n työntekijä) kirjaa saapuvan/lähtevän lähetyksen (sis. kirjatut kirjeet) Securitas Oy:n tapahtumailmoitukseen.
  • Saapuvasta lähetyksestä ilmoitetaan Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään. Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään tallennettavat tiedot rekisteröidystä löytyvät Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin tietosuojaselosteesta kohdasta 6 ”Rekisterin henkilöryhmät”.

Lähettäjä ja vastaanottaja kirjataan Postin SmartShip-järjestelmään, mikäli kyseessä on Metropolian ulkopuolelle lähtevä lähetys. Lähettäjälle ilmoitetaan seurantakoodi sähköpostitse (aulapalveluiden intran kautta). Lähetystä säilytetään vartioidussa, lukitussa ja kulunhallinnan alla olevassa tilassa ennen postin luovutusta. Aulapalvelut kirjaa tapahtuman Securitas Oy:n tapahtumailmoitukseen.

PUHTAANAPIDON PYYNTÖJEN KÄSITTELY

Metropolian kampusten puhtaanapidon pyynnöt, jotka tehdään Metropolian sähköpostin tai Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän kautta välitetään suoraan Sodexo Oy:lle verkkolevyn kautta. Rekisteröidyn tietoina tallennetaan:

  • lähettäjä
  • viestikenttä
  • otsikko
  • kampus
  • pyynnön tila ja tekopäivä

HUOLTOPALVELUT

Metropolian henkilökunta tai opiskelija ilmoittaa huoltokohteesta Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän avulla.

Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään tallennettavat tiedot rekisteröidystä löytyvät Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin tietosuojaselosteesta kohdasta 6 ”Rekisterin henkilöryhmät.”

Huoltokohteen tiedot sekä ilmoittajan mahdolliset yhteystiedot (sähköpostiosoite/puhelinnumero) välitetään Metropolian sähköpostijärjestelmän välityksellä huoltoyrityksille (Buildercom (BEM)/ Granlund Manager Manager).

ARVONTA

Toimitilapalvelujen järjestämään arvontaan osallistuva työntekijä tai opiskelija ilmoittaa E-lomakkeella etu- ja sukunimensä, sähköpostiosoitteensa ja kampuksen, jolla lähtökohtaisesti työskentelee tai opiskelee. Toimitilapalvelujen vastuuhenkilö* käyttää tietoja arvonnan suorittamiseen. Tietoja ei tallenneta tai luovuteta E-lomake-järjestelmän ulkopuolelle ja ne hävitetään, kun arvonta on suoritettu ja arvonnan voittajiin on saatu yhteys.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Tämän lisäksi Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin säännönmukaisina tietolähteinä tietoja saadaan:

  • Metropolian tietohallinnon käyttäjähallinnosta
  • Requeste-palvelupyyntöjärjestelmästä
  • OMA-intrasta
  • Metropolian verkkolevyltä (z-asema)

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Metropolian toimitilapalveluiden käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti tullaan laatimaan/on laadittu seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

Eduix Oy ja Metropolian OMA-intranet

Metropolian OMA-intranetportaalia käytetään käyttöoikeuden muodostamista ja opiskelijoiden tiedotusta varten. Lisäksi OMA-intranetportaalia käytetään intranet-sivulla olevaan sähköpostiosoitteiden hakukoneeseen. Tällöin Metropolian sisäisiltä sivuilta löytää opiskelijan sähköpostiosoitteen, kun tietää hänen nimensä. Mikäli opiskelijalla on maistraatista virallinen turvakielto, voidaan tieto tallentaa Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisteriin opiskelijan pyynnöstä. Turvakielto tarkoittaa opiskelijan kaikkien yhteystietojen luovutuskieltoa. Metropolia noudattaa hyvää hallinto- ja rekisteröintitapaa ja edellyttää, että tietojen luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka tietoja pyydetään.

Eduix Oy ja e-lomake-ohjelmisto

Metropolian toimitilapalveluiden toimitilojen varaukseen ja varauskyselyihin käytetään e-lomake-ohjelmistoa, josta varaustiedot siirretään tietojen hallinnoimiseksi Metropolian verkkolevyllä sijaitsevaan Excel-tiedostoon sekä OMA-/Peppi-tietojärjestelmään. Samoin toimitilojen vuokrauksen laskutustiedot kirjataan e-lomakkeelle. Tarvittavat tiedot siirretään Aditro Wintime -taloushallinnon tietojärjestelmään.

Metropolian henkilökunta ilmoittaa myös e-lomakkeella ajoneuvojensa rekisterinumerot ja e-lomake-ohjelmisto tarkistaa, onko kyseessä Metropolian henkilökuntaan kuuluva henkilö. E-lomakkeella lähetetään tiedot (etunimi-, sukunimi, sähköpostiosoite ja rekisterinumero) Metropolian kampusten aulapalveluille. Aulapalvelut kirjaavat pysäköintilupien tiedot ParkkiPate Oy:n Online-järjestelmään (PatePilveen) Metropolian henkilökunnan ja vieraiden osalta. Aulapalvelut ilmoittavat rekisteröidyille (henkilökunta tai vieraat) sähköpostitse oikeudesta pysäköidä tietyillä parkkipaikoilla.

Aditro Public Oy ja Wintime -taloushallinnon järjestelmä (palveluiden laskutus)

Kaikki Metropolian toimitilapalveluiden tarjoamien palveluiden maksullinen osuus ja siihen liittyvä laskutus tapahtuu Metropolia Ammattikorkeakoulun yhteisellä Aditro Wintime -taloushallinnon tietojärjestelmällä.

Leijonaverkot Oy (osa Erillisverkot -konsernia, ent. Deltagon Group Oy) ja Turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)

Metropolian hankkimaa sähköpostin salausratkaisua - Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisua voidaan käyttää arkaluonteisten henkilötietojen ja salassapidettävien asiakirjojen välittämiseen Metropolian ulkopuolisiin sähköpostiosoitteisiin (kun sähköpostia lähetetään ei ”@metropolia.fi” -päätteiseen sähköpostiosoitteeseen, tai sellaisesta takaisinpäin Metropoliaan).

Microsoft Corporation ja Teams-verkkokokoustyöväline

Teams-verkkokokoustyövälinettä käytetään pääsääntöisesti toimitilapalveluiden sisäiseen viestintään.

Sysart Oy ja Requeste-palvelupyyntöjärjestelmä

Requeste on Sysart Oy:n kehittämä työryhmätoimintaan tarkoitettu palvelupyyntö- ja työnohjausjärjestelmä. Requeste on selainpohjainen asiakasliittymä, jolla käyttäjäkunta voi tehdä palvelupyyntöjä eri Metropolian palvelutiimeille. Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään kuuluu laitteet inventoiva auditointiohjelmisto, jolla laitteiden tiedot haetaan.

Microsoft Corporation ja Microsoft for Education -pilvipalvelu (Office 365 palvelupaketti)

Opiskelijoilla ja toteutuksien opettajilla on mahdollisuus käyttää Microsoft for Education -pilvipalvelun (Office 365 palvelupaketti) mahdollistamia sähköisiä työvälineitä laaja-alaisesti opintojen suorittamisessa ja opetuksen toteuttamisessa. Loppukäyttäjältä pyydetään erikseen lupa, ja suostumuksenanto Metropolian opiskelijoilleen ja työntekijöilleen hankkiman pilvipalvelutyövälineistön käyttöön, ja tähän vaaditaan erikseen loppukäyttäjältä myös käyttöehtojen hyväksyntä. Microsoft Exceliä käytetään toimitilapalveluiden toiminnassa.

Google LLC ja Google Suite for Education -pilvipalvelu

Opiskelijoilla ja toteutuksien opettajilla on mahdollisuus käyttää Google Suite for Education -pilvipalvelun mahdollistamia sähköisiä työvälineitä laaja-alaisesti opintojen suorittamisessa ja opetuksen toteuttamisessa. Loppukäyttäjältä pyydetään erikseen lupa, ja suostumuksenanto Metropolian opiskelijoilleen ja työntekijöilleen hankkiman pilvipalvelutyövälineistön käyttöön, ja tähän vaaditaan erikseen loppukäyttäjältä myös käyttöehtojen hyväksyntä.

Securitas Oy ja Aula- ja vartiointipalvelut (Securitas Oy) sekä Securitas Oy:n tapahtumailmoitus

Securitas Oy tuottaa aula- ja vartiointipalvelut Metropolian seuraaviin toimipisteisiin: Arabia, Karamalmi, Myllypuro sekä Myyrmäki. Securitas Oy:lle säännönmukaisina henkilötietojen luovutuksena ovat Metropolian sähköpostijärjestelmän kautta aulapalvelutyöntekijöille lähetetyt aulapalveluiden tehtäviin liittyvät toimet/toimenpidepyynnöt koskien Metropolian toimipisteiden avausta ja sulkemista, opastusta tiloihin ja palveluihin liittyviin kysymyksiin, kulkukorttien ja -tunnisteiden hallinnointiin, pysäköintilupien hallinnointiin, lainalaitteiden jakamiseen ja vastaanottamiseen sekä postin käsittelemiseen (saapuva ja lähtevä posti).

ParkkiPate Oy:n pysäköintiluvat ja pysäköinninvalvonta Online-järjestelmässä (PatePilvi)

ParkkiPate Oy vastaa palveluntarjoajana pysäköintiluvista ja pysäköinninvalvonnasta Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n toimitiloissa. ParkkiPate Oy toimii rekisterinpitäjän asemassa Metropolia Ammattikorkea Oy:n ohella. ParkkiPate Oy:n ja Metropolia Ammattikorkea Oy:n välille on solmittu sopimus koskien pysäköinninvalvontaa, johon sisältyy näiden tehtävien hoitamista varten tarkoitettujen henkilötietojen käsitteleminen. ParkkiPate Oy:n henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan ParkkiPate Oy:n tietosuojaselostetta. ParkkiPate Oy:n pysäköintilupien ja pysäköinninvalvonnan hallinnointiin käytetään Online-järjestelmää (PatePilvi). Vain käyttöoikeuden saaneilla pysäköinninvalvojilla ja niillä kenellä on oikeus tarkastella Metropolia Ammattikorkeakoulussa tehtäviensä puolesta pysäköinti- ja -valvontamaksuja, on pääsy PatePilvi-järjestelmään.

iLOQ Oy ja iLOQ-sähköinen avainhallintajärjestelmä (iLOQ S5-avain)

iLOQ -sähköistä avainhallintajärjestelmää käytetään Metropolia Ammattikorkeakoulun Myllypuron, Myyrmäen ja Karamalmin toimipisteillä. ILOQ S5-avainta koskeva iLOQ-sähköinen avaimenhallintajärjestelmä on sekä digitaalinen lukitusjärjestelmä että etäohjattu pääsynhallintajärjestelmä.

Granlund Oy ja Granlund Manager -ohjelmisto

Granlund Oy:n Granlund Manager on Metropolian Myllynpuron toimipisteen käytössä oleva huoltopyyntö-ohjelmisto (huoltokirja), johon merkitään huoltokohteen tiedot sekä mahdolliset huoltoa pyytäneen henkilön (rekisteröidyn yhteystiedot: sähköpostiosoite, etu- ja sukunimi sekä puhelinnumero). Grandlund Manager -ohjelmistoa käyttävällä huoltoyhtiöllä on pääsy Oma-Intraan ja sen sisältämiin tietoihin.

Buildercom Oy ja Buildercom (BEM)-ohjelmisto

Buildercom (BEM)-ohjelmistoa käytetään Hämeentie 161 ja Myllypuron toimipisteen huoltopyyntö-ohjelmistona (huoltokirja), johon merkitään merkitään huoltokohteen tiedot sekä mahdolliset huoltoa pyytäneen henkilön (rekisteröidyn yhteystiedot: sähköpostiosoite, etu- ja sukunimi sekä puhelinnumero).

Coor Service Management Oy ja kiinteistöpalvelut

Coor (Coor Service Management Oy) hoitaa Metropolian Hämeentie 135 toimipisteen kiinteistöpalveluita (siivous ja huolto). Huoltopyynnön kautta Coor Management Oy:lla on pääsy huoltokohteen tietoihin sekä mahdollisiin huoltoa pyytäneen henkilön (rekisteröidyn yhteystietoihin: sähköpostiosoite, etu- ja sukunimi sekä puhelinnumero).

Lassila & Tikanoja Oyj ja kiinteistöpalvelut

Hoitaa Metropolian Myyrmäen toimipisteen kiinteistöpalveluita (siivous ja huolto). Huoltopyynnön kautta Lassila & Tikanojalla on pääsy huoltokohteen tietoihin sekä mahdollisiin huoltoa pyytäneen henkilön (rekisteröidyn yhteystietoihin: sähköpostiosoite, etu- ja sukunimi sekä puhelinnumero). Lisäksi Lassila & Tikanojalla on pääsy Metropolian OMA-intraan ja sen sisältämiin tietoihin.

Palmia Oy ja kiinteistöpalvelut

Palmia hoitaa Metropolian Myllypuron toimipisteen kiinteistöpalveluita (siivous ja huolto). Huoltopyynnön kautta Palmialla on pääsy huoltokohteen tietoihin sekä mahdollisiin huoltoa pyytäneen henkilön (rekisteröidyn yhteystietoihin: sähköpostiosoite, etu- ja sukunimi sekä puhelinnumero). Lisäksi Palmialla on pääsy Metropolian OMA-intraan ja sen sisältämiin tietoihin.

Sodexo Oy

Sodexoa käytetään Metropolian Karamalmin toimipisteellä huoltoyrityksenä. Huoltopyynnön kautta Sodexolla on pääsy huoltokohteen tietoihin sekä mahdollisiin huoltoa pyytäneen henkilön (rekisteröidyn yhteystietoihin: sähköpostiosoite, etu- ja sukunimi sekä puhelinnumero). Sodexolla on pääsy Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän suodatettuun dataan (eli palvelupyynnön kohteen tietoihin).

Talosyke Oy

Talosyke toimii Metropolian Hämeentie 161:n toimipisteen kiinteistön huollosta vastaavana palveluntarjoajana. Huoltopyynnön kautta Talosykkeellä on pääsy huoltokohteen tietoihin sekä mahdollisiin huoltoa pyytäneen henkilön (rekisteröidyn yhteystietoihin: sähköpostiosoite, etu- ja sukunimi sekä puhelinnumero).

Martela Oyj

Henkilökunnan muutettavaa tavaraa (huonekalua) koskevat tuotetiedot sekä henkilökuntaan kuuluvan henkilön mahdolliset yhteystiedot (etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite/puhelinnumero) ilmoitetaan tarvittaessa huonekalujen toimittajalle Martela Oyj:lle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.

Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.

Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä lähtökohtaisesti 1 vuoden ajan viimeisen käyttötarpeen lakattua, ellei jokin toinen lainsäädäntö edellytä pitempää säilytysaikaa.

Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon myös mm. seuraava sääntely

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Ammattikorkeakoululaki, (932/2014)
  • Kansallisarkiston päätös säilytysajoista - AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700

Kirjaamo: + 358 29 566 6768

Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset

Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisteri on julkisen vallan käyttöön ja yleiseen etuun pääsääntöisesti perustuva rekisteri, jonka avulla hallitaan Metropolian käytössä olevien toimitilojen toimintaa ja palveluita.

Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Tämän lisäksi Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisteriin henkilötietoja saadaan Metropolian tietohallinnon käyttäjähallinnosta, Requeste-palvelupyyntöjärjestelmästä, OMA-intrasta sekä Metropolian verkkolevyltä (z-asema).

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.