Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolian toimitilapalvelun henkilörekisteri
Metropolian tietosuojavastaava, Suvi Väänänen
Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää ja kehittää Metropolian kampusympäristöä ja tarjota opiskelijoille sekä henkilökunnalle laadukkaat, siistit ja ajanmukaiset toimitilat.
Metropolian toimitilapalveluiden alaisuudessa suoritetaan Metropolian kampusten käytössä olevien toimitilojen hallintaa, vierashallintaa, pysäköintilupien sekä sähköisten avainten hallintaa ja luovuttamista. Lisäksi Metropolian toimitilapalveluiden alaisuudessa aulapalvelut toteuttavat postipalveluita, avainten lainausta sekä luovuttamista, tilojen vuokrausta ja varausjärjestelmän tilojen hallintaa. Lisäksi toimitilapalvelut hoitavat yhteydenpitoa huolto- ja korjausta toimittaviin palveluntarjoajiin, joiden tehtävänä on toimitilan huonekalujen muutot, huolto- ja puhtaanapitotoimet.
Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin tietosuojaselostetta täydentää Metropolian täydentää Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin tietosuojaseloste, Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin tietosuojaseloste, Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin tietosuojaseloste ja Metropolian vierailijarekisteri. Kaikki Metropolian henkilörekisterien tietosuojaselosteet ovat katselmoitavissa Metropolia Ammattikorkeakoulun julkisten verkkosivujen Tietosuojaselosteet -osion kautta.
Toimitilapalvelujen järjestämään arvontaan osallistuva työntekijä tai opiskelija ilmoittaa E-lomakkeella etu- ja sukunimensä, sähköpostiosoitteensa ja kampuksen, jolla lähtökohtaisesti työskentelee tai opiskelee. Toimitilapalvelujen vastuuhenkilö* käyttää tietoja arvonnan suorittamiseen. Tietoja ei tallenneta tai luovuteta E-lomake-järjestelmän ulkopuolelle ja ne hävitetään, kun arvonta on suoritettu ja arvonnan voittajiin on saatu yhteys.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely perustuu:
- osittain julkisen vallan käyttöön
- osittain yleiseen etuun
- joissakin tapauksissa rekisteröidyn suostumukseen
Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterissä rekisteröityjä ovat Metropolian opiskelijat, henkilökunta sekä Metropoliassa vierailevat ulkopuoliset käyttäjät (vierailevat henkilöt sekä tilojen vuoraajat).
Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja ryhmittäin/henkilötietoryhmittäin:
SÄHKÖINEN PYSÄKÖINTILUPIEN HALLINNOINTI
Pysäköintilupa luovutetaan tähän oikeutetulle henkilölle (lähtökohtaisesti henkilöstö tai vieraileva henkilö) kuittausta vastaan. Pysäköintiluvan luovutuksen yhteydessä tarkistetaan pysäköintioikeutta hakeneen henkilön henkilöllisyys virallisesta henkilöllisyystodistuksesta (voimassa oleva passi, ajokortti sekä kuvallinen kela- tai henkilökortti). Henkilöllisyys voidaan tarkistaa myös Metropolian henkilökortista tai OMA-intrasta. Pysäköintiluvan luovutus tallennetaan Metropolian verkkolevylle sekä tulosteena aulapalveluille sekä pysäköintilupaa hakeneelle henkilölle (rekisteröidylle).
Metropolian henkilökunta, vieraat tai palveluntuottaja ilmoittaa rekisterinumerot aulapalveluille. Henkilökunta ilmoittaa Metropolian E-lomakkeella autojensa rekisterinumerot ja e-lomake-ohjelmisto tarkistaa, onko kyseessä Metropolian henkilökuntaan kuuluva henkilö. E-lomakkeella lähetetään tiedot (etunimi-, sukunimi, sähköpostiosoite ja rekisterinumero) Myyrmäen kampuksen aulapalveluille. Aulapalvelut kirjaavat pysäköintilupien tiedot ParkkiPate Oy:n Online-järjestelmään (PatePilveen) Metropolian henkilökunnan ja vieraiden osalta. Aulapalvelut ilmoittavat rekisteröidyille (henkilökunta tai vieraat) sähköpostitse oikeudesta pysäköidä tietyillä parkkipaikoilla.
PYSÄKÖINTIOIKEUDEN HALTIJA/-KÄYTTÄJÄ
Pysäköintioikeuden haltijasta/-käyttäjästä (rekisteröity) tallennetaan alla olevia tietoja pysäköinti- ja pysäköinninvalvontaa hoitavan ParkkiPate Oy:n järjestelmään (PatePilvi). ParkkiPate Oy on rekisterinpitäjän asemassa Metropolia Ammattikorkeakoulun Oy:n ohella käsitellessään kyseisiä henkilötietoja. Rekisteröidyn tietoina tallennetaan:
- etu- ja sukunimi
- pysäköintipaikka
- auton rekisterinumero
- pysäköintikohde ja paikkakunta
- luvan voimassaoloaika
- Pysäköintiluvan peruste (henkilökunta, kunnan asukas, sopimus tai muu peruste)
KOVA-AVAINHALLINTA
Kova-avain luovutetaan tähän oikeutetulle henkilölle kuittausta vastaan. Luovutuksen yhteydessä tarkistetaan kova-avainta hakeneen henkilön henkilöllisyys virallisesta henkilöllisyystodistuksesta (voimassa oleva passi, ajokortti sekä kuvallinen kela- tai henkilökortti). Henkilöllisyys voidaan tarkistaa myös Metropolian henkilökortista tai OMA-intrasta. Kova-avaimen luovutus tallennetaan Metropolian verkkolevylle sekä tulosteena aulapalveluille ja kova-avainta hakeneelle henkilölle (rekisteröidylle).
Metropolian verkkolevylle rekisteröidyn tietoina tallennetaan:
- kenelle avain on luovutettu (nimi- ja sukunimi)
- mistä Metropolian toimipisteestä avain on luovutettu
- rekisteröidyn rooli (henkilökunta/opiskelija/ulkopuolinen käyttäjä)
- luovutuksen ajankohta (päivämäärä ja kellonaika)
- luovutuksen tehneen aulapalvelijan käyttäjätunnus
Lisäksi aulapalvelun palvelutuottaja (Securitas Oy:n työntekijä) kirjoittaa tästä huomion vartioimisliikkeen (Securitas Oy:n) tapahtumailmoitukseen.
SÄHKÖINEN AVAINHALLINTA iLOQ
iLOQ- sähköinen avain luovutetaan tähän oikeutetulle henkilölle sähköistä kuittausta vastaan. Luovutuksen yhteydessä aulapalvelut (Securitas Oy:n työntekijä) tarkistaa iLOQ-avainta hakeneen henkilön henkilöllisyyden virallisesta henkilöllisyystodistuksesta (voimassa oleva passi, ajokortti sekä kuvallinen kela- tai henkilökortti). Henkilöllisyys voidaan tarkistaa myös Metropolian henkilökortista tai OMA-intrasta. iLOQ-avaimen luovutus tallennetaan Metropolian verkkolevylle. Lisäksi aulapalvelut kirjoittaa tiedon avainten luovutuksesta vartioimisliikkeen tapahtumailmoitukseen.
Metropolian verkkolevylle rekisteröidyn tietoina tallennetaan:
- kenelle avain on luovutettu (nimi- ja sukunimi)
- mistä Metropolian toimipisteestä avain on luovutettu
- rekisteröidyn rooli (henkilökunta/opiskelija/ulkopuolinen käyttäjä)
- luovutuksen ajankohta (päivämäärä ja kellonaika)
- luovutuksen tehneen aulapalvelijan käyttäjätunnus
KULUNVALVONTAJÄRJESTELMÄ
Metropolian kuluvalvontajärjestelmään tallentuvat henkilötiedot ilmenevät Metropolian turvallisuusrekisterin tietosuojaselosteesta kohdasta 6 (”Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä”).
LAINA-AVAINTEN HALLINTA
Aulapalvelut kirjaa fyysiseen listaan lainaajan (rekisteröidyn) nimen, puhelinnumeron, lainauspäivän, palautuspäivän, avaimen ja luovuttavan sekä vastaanottavan aulapalvelijan nimikirjaimet.
Luovutuksen yhteydessä tarkistetaan laina-avainta hakeneen henkilön henkilöllisyys virallisesta henkilöllisyystodistuksesta (voimassa oleva passi, ajokortti sekä kuvallinen kela- tai henkilökortti). Henkilöllisyys voidaan tarkistaa myös Metropolian henkilökortista tai OMA-intrasta.
Laina-avaimen luovutus tallennetaan Metropolian verkkolevyn (aulapalveluiden intraan) ja Securitas Oy:n tapahtumailmoitukseen.
LAINALAITTEIDEN HALLINTA
Aulapalvelut kirjaa fyysiseen listaan lainaajan (rekisteröidyn) nimen, puhelinnumeron, lainauspäivän, palautuspäivän, laitteen ja luovuttavan sekä vastaanottavan aulapalvelijan nimikirjaimet. Luovutuksen yhteydessä tarkistetaan lainalaitetta hakeneen henkilön henkilöllisyys virallisesta henkilöllisyystodistuksesta (voimassa oleva passi, ajokortti sekä kuvallinen kela- tai henkilökortti). Henkilöllisyys voidaan tarkistaa myös Metropolian henkilökortista tai OMA-intrasta. Lainalaitteen luovutus tallennetaan Metropolian verkkolevylle ja Securitas Oy:n tapahtumailmoitukseen.
TILOJEN VUOKRAUS
Tilavuokraaja (rekisteröity) ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen: tilavuokraus [at] metropolia.fi (tilavuokraus[at]metropolia[dot]fi)
Tilavuokraajalle tehdään sähköpostitse tarjous.
Tilan vuokrakyselyt tai varaus tehdään Metropolian E-lomakkeen kautta ja rekisteröidyn tietoina tallennetaan Metropolian verkkolevyllä olevaan Excel-tiedostoon:
- Tapahtumantiedot: tapahtuman nimi, tapahtuman päivä, henkilömäärä, sijainti, opasteiden tekstit, tapahtuman alkamis- ja päättymisaika sekä muita toiveita tapahtumaan liittyen.
- Varaajan tiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, Y-tunnus ja laskutustiedot.
Tilojen vuokraajan/varaajan tiedot tallennetaan Metropolian verkkolevyllä olevaan Excel-tiedostoon, jonka muokkausoikeudet ovat toimitilapalveluiden palveluvastaavalla ja toimitila-assistentilla ja tiedoston katseluoikeudet rajatulla henkilöpiirille (Metropolian tietyt työntekijät). Laskutustiedot tallennetaan lisäksi Metropolia Ammattikorkeakoulun Aditro Wintime -taloushallinnon tietojärjestelmään.
Varattavista tiloista kirjataan Metropolian OMA-intraan:
- Metropolian tilannumero, neliömäärä, kuvaus, nimi ja paikkamäärä.
Tiedot näkyvät OMA-intrassa ja siellä sijaitsevassa varauskalenterissa sekä Metropolian opendata-rajapinnan kautta varauslaskurissa.
TILOJEN AVAAMINEN JA OPASTUS
Aulapalvelut (Securitas Oy:n työntekijä) kirjaavat Securitas Oy:n tapahtumailmoitukseen kenelle (etunimi- ja sukunimi) ovat avanneet tiloja.
Lisäksi aulapalvelut saattavat kirjata Securitas Oy:n tapahtumailmoitukseen, mihin tilaisuuteen (tilaisuuden nimi) ovat opastaneet vieraita.
MUUTTOPALVELUT
Metropolian henkilökunta ilmoittaa muutettavasta tavarasta Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän kautta tai Metropolian sähköpostijärjestelmän kautta. Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään tallennettavat tiedot rekisteröidystä löytyvät Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin tietosuojaselosteesta kohdasta 6 ”Rekisterin henkilöryhmät”.
Henkilökunnan muutettavaa tavaraa (huonekalua) koskevat tuotetiedot sekä henkilökuntaan kuuluvan henkilön mahdolliset yhteystiedot (etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite/puhelinnumero) ilmoitetaan tarvittaessa huonekalujen toimittajalle Martela Oyj:lle.
SAAPUVA/LÄHTEVÄ POSTI (kirjeet ja lähetykset)
Metropolian posti lajitellaan Metropolian ulkopuolelle lähtevään postiin, Metropolian kampuksien väliseen postiin sekä saman kampuksen postiin. Posti (kirjeet ja lähetykset) säilytetään vartioidussa, lukitussa ja kulkuoikeudellisesti rajatussa tilassa. Luovutuksen yhteydessä tarkistetaan henkilöllisyys virallisesta henkilöllisyystodistusta (voimassa oleva passi, ajokortti sekä kuvallinen kela- tai henkilökortti). Henkilöllisyys voidaan tarkistaa myös Metropolian henkilökortista tai OMA-intrasta. Lisäksi palveluntuottaja kirjaa lähetyksen Securitas Oy:n tapahtumailmoitukseen. Palveluntuottaja (aulapalvelut) kirjaa tapahtuman/kirjeen/lähetyksen Securitas Oy:n tapahtumailmoitukseen.
Postin osalta rekisteröidyn tietoina tallennetaan:
- Vastaanottajille ilmoitetaan saapuvasta postista sähköpostilla (rekisteröidyn sähköpostiosoite)
- palveluntuottaja (aulapalveluiden Securitas Oy:n työntekijä) kirjaa saapuvan/lähtevän lähetyksen (sis. kirjatut kirjeet) Securitas Oy:n tapahtumailmoitukseen.
- Saapuvasta lähetyksestä ilmoitetaan Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään. Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään tallennettavat tiedot rekisteröidystä löytyvät Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin tietosuojaselosteesta kohdasta 6 ”Rekisterin henkilöryhmät”.
Lähettäjä ja vastaanottaja kirjataan Postin SmartShip-järjestelmään, mikäli kyseessä on Metropolian ulkopuolelle lähtevä lähetys. Lähettäjälle ilmoitetaan seurantakoodi sähköpostitse (aulapalveluiden intran kautta). Lähetystä säilytetään vartioidussa, lukitussa ja kulunhallinnan alla olevassa tilassa ennen postin luovutusta. Aulapalvelut kirjaa tapahtuman Securitas Oy:n tapahtumailmoitukseen.
PUHTAANAPIDON PYYNTÖJEN KÄSITTELY
Metropolian kampusten puhtaanapidon pyynnöt, jotka tehdään Metropolian sähköpostin tai Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän kautta välitetään suoraan Sodexo Oy:lle verkkolevyn kautta. Rekisteröidyn tietoina tallennetaan:
- lähettäjä
- viestikenttä
- otsikko
- kampus
- pyynnön tila ja tekopäivä
HUOLTOPALVELUT
Metropolian henkilökunta tai opiskelija ilmoittaa huoltokohteesta Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän avulla.
Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään tallennettavat tiedot rekisteröidystä löytyvät Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin tietosuojaselosteesta kohdasta 6 ”Rekisterin henkilöryhmät.”
Huoltokohteen tiedot sekä ilmoittajan mahdolliset yhteystiedot (sähköpostiosoite/puhelinnumero) välitetään Metropolian sähköpostijärjestelmän välityksellä huoltoyrityksille (Buildercom (BEM)/ Granlund Manager Manager).
ARVONTA
Toimitilapalvelujen järjestämään arvontaan osallistuva työntekijä tai opiskelija ilmoittaa E-lomakkeella etu- ja sukunimensä, sähköpostiosoitteensa ja kampuksen, jolla lähtökohtaisesti työskentelee tai opiskelee. Toimitilapalvelujen vastuuhenkilö* käyttää tietoja arvonnan suorittamiseen. Tietoja ei tallenneta tai luovuteta E-lomake-järjestelmän ulkopuolelle ja ne hävitetään, kun arvonta on suoritettu ja arvonnan voittajiin on saatu yhteys.
Henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Tämän lisäksi Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin säännönmukaisina tietolähteinä tietoja saadaan:
- Metropolian tietohallinnon käyttäjähallinnosta
- Requeste-palvelupyyntöjärjestelmästä
- OMA-intrasta
- Metropolian verkkolevyltä (z-asema)
Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.
Metropolian toimitilapalveluiden käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti tullaan laatimaan/on laadittu seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Eduix Oy ja Metropolian OMA-intranet
Eduix Oy ja e-lomake-ohjelmisto
Aditro Public Oy ja Wintime -taloushallinnon järjestelmä (palveluiden laskutus)
Leijonaverkot Oy (osa Erillisverkot -konsernia, ent. Deltagon Group Oy) ja Turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)
Microsoft Corporation ja Teams-verkkokokoustyöväline
Sysart Oy ja Requeste-palvelupyyntöjärjestelmä
Microsoft Corporation ja Microsoft for Education -pilvipalvelu (Office 365 palvelupaketti)
Google LLC ja Google Suite for Education -pilvipalvelu
Securitas Oy ja Aula- ja vartiointipalvelut (Securitas Oy) sekä Securitas Oy:n tapahtumailmoitus
ParkkiPate Oy:n pysäköintiluvat ja pysäköinninvalvonta Online-järjestelmässä (PatePilvi)
iLOQ Oy ja iLOQ-sähköinen avainhallintajärjestelmä (iLOQ S5-avain)
Granlund Oy ja Granlund Manager -ohjelmisto
Buildercom Oy ja Buildercom (BEM)-ohjelmisto
Coor Service Management Oy ja kiinteistöpalvelut
Lassila & Tikanoja Oyj ja kiinteistöpalvelut
Palmia Oy ja kiinteistöpalvelut
Sodexo Oy
Talosyke Oy
Martela Oyj
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä lähtökohtaisesti 1 vuoden ajan viimeisen käyttötarpeen lakattua, ellei jokin toinen lainsäädäntö edellytä pitempää säilytysaikaa.
Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon myös mm. seuraava sääntely
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Ammattikorkeakoululaki, (932/2014)
- Kansallisarkiston päätös säilytysajoista - AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016)
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisteri on julkisen vallan käyttöön ja yleiseen etuun pääsääntöisesti perustuva rekisteri, jonka avulla hallitaan Metropolian käytössä olevien toimitilojen toimintaa ja palveluita.
Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Tämän lisäksi Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisteriin henkilötietoja saadaan Metropolian tietohallinnon käyttäjähallinnosta, Requeste-palvelupyyntöjärjestelmästä, OMA-intrasta sekä Metropolian verkkolevyltä (z-asema).
Metropolian toimitilapalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:
Nimi: Patrik Kuhlman
Tehtävä: Toimitilapäällikkö, Toimitilapalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079
Sähköposti: patrik.kuhlmanmarko.salmela [at] metropolia.fi (@metropolia.fi)
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot:
Nimi: Tiina Keiriö
Tehtävä: Palveluvastaava, Toimitilapalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tiina.niskanen [at] metropolia.fi (tiina[dot]keirio[at]metropolia[dot]fi)
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Kirjaamo: + 358 29 566 6768
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)