Ota yhteyttä

Tietosuojaseloste: U!REKA:n vuotuisen konferenssin henkilörekisteri

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Rekisterin nimi

U!REKA:n vuotuisen konferenssin henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:
Nimi: Niina Huovinen
Tehtävä: Kansainvälisten asioiden päällikkö
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: niina.huovinen [at] metropolia.fi (niina[dot]huovinen[at]metropolia[dot]fi)

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot:
Nimi: Virpi Luoma
Tehtävä: TKI-suunnittelija, TKI-palvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: virpi.luoma [at] metropolia.fi (virpi[dot]luoma[at]metropolia[dot]fi)

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

U!REKA:n vuotuisen konferenssin (The Urban Research and Education Knowledge Alliance) henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on hallinnoida erilaisia rekisteröitymisiä ja osallistumisia U!REKA:n vuotuiseen konferenssiin, jota organisoi U!REKA:n konsortio.

Vuotuisen konferenssin tarkoituksena on verkostoitua partneri-/kumppanuuskorkeakoulujen kanssa, vahvistaa olemassa olevia kumppanuuksia ja perustaa uusia yhteistyötoimintoja. Osallistujat jakavat asiantuntemustaan vuorovaikutuksellisissa työpajoissa, esityksissä ja muissa aktiviteeteissä.

Vuotuisen konferenssin järjestää Metropolia Ammattikorkeakoulu 16.-18.11.2020.

U!REKA koostuu kahdeksasta kaupunkikeskeisestä korkeakoulusta, jotka sijaitsevat Euroopassa: Amsterdam University of Applied Science; Edinburgh Napier University; HOGENT University of Applied Sciences and Arts; Frankfurt University of Applied Sciences; Metropolia Ammattikorkeakoulu; Oslo Metropolitan yliopisto; VSB - Technical University of Ostrava ja Politécnico de Lisboa.

Rekisterinpitäjä U!REKA:n vuotuisen konferenssin henkilörekisterin osalta on host-instituutio/vastaanottava-instituutio. Metropolia Ammattikorkeakoulu (Metropolia AMK) on rekisterinpitäjä tämän henkilörekisterin osalta.

Tietoja kerätään käytännön järjestelyihin liittyen, mm.

  • ilmoittautumisen hallinta,
  • koulutuskutsun lähettäminen,
  • suoritusten kirjaaminen,
  • laskutus,
  • uutiskirjeiden lähettäminen,
  • palautteen kerääminen ja todistuksen antaminen ja
  • rekisteröityjen tiedottaminen koskien U!REKA:n konferenssin aikatauluja

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja organisaation/yhtiön sisäisesti (Metropolian sisäisesti, in-house) sekä mahdollisia alihankkijoita, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän nimissä.

Seuraavat tietosuojaselosteet täydentävät U!REKA:n vuotuisen konferenssin henkilörekisterin tietosuojaselostetta:

Edellä mainitut tietosuojaselosteet ovat katselmoitavissa Tietosuoja ja GDPR -osiossa Metropolian julkisilla verkkosivuilla.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

U!REKA:n vuotuisen konferenssin henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu pääasiassa rekisteröidyltä (osallistujalta) saatuun suostumukseen. Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaan erityistä tarkoitusta varten (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (”GDPR”), 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Suostumus annetaan vapaaehtoisesti hakemukseen/osallistumiseen konferenssiin.

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely edellyttää, että rekisteröity on antanut nimenomaisen ja informoidun suostumuksensa käsittelyyn (GDPR:n 9 artiklan 2 kohdan a -alakohta). Arkaluonteisina henkilötietoina on rekisteröityjen kuva ja/tai ääni, joka on GDPR 9 artiklan mukaista biometrista henkilötietoa.

Jos vuotuista konferenssia varten tehdään erillisiä sopimuksia, käsittely voi perustua myös GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b -alakohtaan, jolloin käsittely on tarpeen sopimuksen tai toimenpiteiden toteuttamiseksi/täytäntöönpanemiseksi ennen sopimuksen tekemistä.

Maksullisen toiminnan osalta käsittely voi perustua myös lakisääteisiin velvoitteisiin (verotus, kirjanpito), sellaisina kuin ne on määritelty GDPR:n 6.1 artiklan c-alakohdassa.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

U!REKA:n vuotuisen konferenssin henkilörekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

U!REKA:n vuotuisen konferenssin henkilörekisterin rekisteröityjä ovat osallistujat (opiskelijat ja kumppanuuskorkeakoulujen henkilökunnan jäsenet).

REKISTERÖITYJEN (OSALLISTUJIEN) PERUS- JA YHTEYSTIEDOT:

  • etunimi; sukunimi;
  • kaupunki ja maa;
  • puhelinnumero; sähköpostiosoite;
  • osallistujan tila (opiskelija / opettaja);
  • organisaatio;
  • titteli/asema

SUOTUMUS JA TIEDOT REKISTERÖIDYILLE SUUNNATUISTA TOIMENPITEISTÄ

  • rekisteröidyn suostumus kuvan ja äänen käyttöön Zoom-/tai Teams-verkkokokoustyövälineessä tai rekisteröidyn kieltäytyminen
  • rekisteröidyn suostumus kuvamateriaalin tai esityksen videointiin Zoom-/tai Teams-verkkokokoustyövälineen välityksellä tai rekisteröidyn kieltäytyminen
  • rekisteröidyn suostumus uutiskirjepostin tai muun U!REKA:n toimintaan liittyvän tiedon vastaanottamiseen tai rekisteröidyn kieltäytyminen
  • rekisteröidyn suostumus yhteydenpitoon sähköpostin, Viiman, Zoom- ja/tai Teams-verkkokokoustyövälineen välityksellä tai rekisteröidyn kieltäytyminen
  • rekisteröidyn suostumus palautteenantoon tai rekisteröidyn kieltäytyminen

Tiedot U!REKA:n konferenssiin ilmoittautuneisiin/osallistujiin, työpajojen vierailijoihin sekä U!REKA:an liittyvään koulutustoimintaan ilmoittautuneisiin/osallistujiin ja vuotuisen konferenssin tietoaineistoihin:

  • ilmoittautuneen/osallistujan etunimi; sukunimi; hänen edustama organisaationsa;
  • tiedot U!REKA-tapahtumaan/työpajaan/koulutustoimintaan ja/tai kokoukseen, aikaan ja paikkaan liittyen.

U!REKA:N ORGANISOIMAA KYSELYÄ/ KYSYMYKSIÄ/TUTKIMUSTA/ (PALAUTTEENANTOVAIHTOEHTOA) KOSKEVAT TIEDOT

  • U!REKA:lle palautetta antavan rekisteröidyn etunimi ja sukunimi
  • U!REKA:n järjestämässä tutkimuksessa/kyselyssä olevan osallistujan etu- ja sukunimi
  • U!REKA:n järjestämän tutkimuksen aiheen/kyselyn/tutkimuksen/ (palautevaihtoehto) nimi, aika ja paikka
  • tiedot liittyen sisältöön/vastaukseen, jotka on annettu ja toimitettu kyselyn/kysymyksen/tutkimuksen perusteella (U!REKA:n järjestämänä), aika- ja paikka

Tiedot toiminnan harjoittamisesta U!REKA:n yhteistyökumppaneiden ja rahoittajien kanssa:

PERUSTIEDOT JA YHTEYSTIEDOT

  • yhteistyökumppanin/kumppanin nimi/organisaatio;yhteistyökumppanin/ kumppanin yhteyshenkilön nimi; yhteyshenkilön sähköpostiosoite; organisaation yhteyshenkilön nimi

Viima-sovellus (Project Booster) kerää seuraavia tietoja rekisteröidyistä (Viima-sovelluksen loppukäyttäjistä):

  • Nimi
  • Sukupuoli
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Nykyinen sijainti IP-osoitteen perusteella
  • Palveluun pääsyyn käytetyn laitteen, selaimen ja käyttöjärjestelmän tiedot
  • Työnantajaan ja työhön liittyvät tiedot, kuten, mutta niihin rajoittumatta, toiminimi ja osasto
  • Kuvia, videoita ja muuta audiovisuaalista materiaalia
  • Liitetyissä kolmansien osapuolien tileissä käytetyt käyttäjänimet tai tunnukset Käytetyt sivut ja/tai suoritetut toiminnot Palvelun käytön aikana
  • Muut lomakkeiden tai chatin kautta toimitetut tiedot Palvelun käytön aikana

Viima Solutions Oy:n tietosuojaselostetta sovelletaan Viima-sovelluksen osalta (Project Booster).

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian U!REKA:n vuotuisen konferenssin henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

U!REKA:n vuotuisen konferenssin Metropolia AMK:ssa käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti tullaan/on laadittu seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

Eduix Oy ja E-lomake -ohjelmisto

U!REKA:n vuosittaiselle konferenssille ilmoittautumisprosessi Metropoliassa (mukaan lukien kokoukset, työpajat ja muut U!REKA-aiheisiin liittyvät koulutustoiminnot) järjestetään käyttämällä E-lomake- ohjelmistoa. E-lomakkeelle täytetyt tiedot siirretään Excelin kautta Metropolia AMK:n Google Drive -pilvipalveluun

Lyyti Oy ja Lyyti-tapahtumahallinnan järjestelmä

Osallistujat ilmoittautuvat koulutus- ja koulutustoimintaan sekä tapahtumiin, jotka on tuotettu U!REKA:n vuotuisessa konferenssissa Metropolia AMK:ssa ja Lyyti-tapahtumien hallintajärjestelmän kautta. Opintopisteitä mahdollisesti kerryttävissä toiminnoissa opintotiedot voidaan siirtää Lyytiltä OMA- /Peppi-tietojärjestelmään.

Viima Solutions Oy ja Viima-sovellus (Project Booster)

Viima-sovelluksen (Project Booster) on verkkopohjainen visuaalinen alusta, jonka tarkoituksena on auttaa U!REKA-jäseniä yhdistämään ideoita yhteiseen yhteistyöhön. Kumppanikoulutuslaitosten henkilöstön jäsenet voivat jättää työpajoja koskevat hanke-ehdotuksensa tähän alustaan (Project Booster). Alustan avulla henkilökunnan jäsenet voivat osallistua työpajojen temaattisiin aiheisiin tarjoamalla ideoita muille liiton tutkijoille, jakamalla yhteistä asiantuntemusta tai täydentävää tietoa tietystä aiheesta. Project Booster on myös foorumi monipuolisen tutkimuksen näkyvyyden lisäämiseksi ja soveltamaan projektityötä U!REKA:n kumppanilaitoksissa ja lisäämään osallistumista uuteen yhteistyöhön. Henkilöstön jäsenet voivat kirjautua sisään Viima-sovellukseen (Project Booster) käyttämällä Microsoft Office 365 -sähköpostia tai Google-Gmailia. Viima-sovelluksen (Project Booster) käyttö on vapaaehtoista. Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan Viima Solution Oy:n palveluun. Viima Solution Oy:n serveri sijaitsee EU:n sisällä.

Microsoft Corporation ja Metropolian sähköpostijärjestelmä (Microsoft Office 265 Education)

Metropolian henkilökunnan jäsenet käyttävät Metropolian sähköpostijärjestelmää hoitaakseen ja organisoidakseen työtehtäviä koskien esimerkiksi kutsuja U!REKA:n vuotuiseen konferenssiin liittyvään toimintaan, (jos rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa tähän käsittelytoimintaan). Metropolia on hankkinut sähköpostijärjestelmän osana Microsoftin O365-palvelupakettia, mutta sähköpostijärjestelmä toimii Metropolia ammattikorkeakoulun omalla palvelimella.

Microsoft Corporation ja Microsoft Teams (Microsoft Office 365 Education)

U!REKA:n kumppanilaitosten henkilöstön jäsenet voivat käyttää Microsoft Teamsia U!REKA-toimintaan liittyvään sisäiseen viestintään. Microsoft Teams on hankittu Metropolialle osana Microsoft Office 365 -sovelluspakettia. Myös muita Microsoftin perustamia työkaluja käytetään tietojen käsittelemiseen U!REKA:n vuosikonferenssin tehtävissä ja työtehtävissä.

Microsoft Corporation ja Microsoft Excel (Microsoft Office 365 Education)

Excel-ohjelmistoa käytetään U!REKA:n vuotuisen konferenssiin ilmoittautuneiden osallistujien tietojen hallinnoimisessa.

Palveluntarjoajana CSC Oy ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet)

Zoom -verkkokokoustyövälinettä käytetään U!REKA:n vuotuisen konferenssin järjestämiseen: puheiden pitämisessä sekä työpajojen ja muiden U!REKA:n konferenssiin liittyvien tehtävien suorittamiseen. Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC:n Funet Miitti (Zoom)-palvelu on käytössä Metropolia Ammattikorkeakoulussa. Palvelu on toteutettu yhteispohjoismaisesti yhteistyössä NORDUnetin kanssa, eikä näin ollen ole osa julkisesti saatavilla olevaa Zoom-palvelua. Lisäksi NORDUnetin tarjoama Zoom-palvelu toimii kokonaisuudessaan EU:ssa, NORDUnetin omaan käyttöön varatuissa palvelinympäristöissä. Nämä palvelimet sijaitsevat Tanskassa ja Ruotsissa. Palveluista on myös sovittu NORDUnetin ja Zoomin kanssa ottaen huomioon eurooppalaisen tietosuojasääntelyn vaatimukset.

Google LLC ja G Suite for Education

U!REKA:n vuosittaisessa konferenssissa Metropolia AMK:ssa käsiteltäviä henkilötietoja hallinnoidaan Googlen ns. oppilaitossovelluspakettiin kuuluvalla G Suite for Education -työvälinekokonaisuudella, joka sisältyy koulutussovelluspakettiin. Henkilötietoja hallinnoidaan erityisesti sovelluspakettiin kuuluvan Google Drive -pilvitallennusvälineen avulla. Myös rekisteröidyiltä mahdollisesti saatuja kuvia, videoita, yhteystietoja, taulukkoja, palautteita ja tutkimuskyselyjä voidaan käsitellä Metropolian hankkimilla Google-sidonnaisilla työvälineillä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.

Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.

Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötiedot poistetaan, kun tietoja ei enää tarvita U!REKA:n vuotuiseen konferenssiin tai muuhun siihen liittyvään toimintaan. Yhteystietoja voidaan käyttää ilmoitusten lähettämiseen vastaavista tulevista tapahtumista, jos rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa tähän käsittelytoimintaan. Kaikki tapahtuman päättymisen jälkeen kerätyt tiedot tallennetaan nimettömästi tilastollisiin tarkoituksiin tarvittaessa.

Rekisterinpitäjä arvioi säännöllisesti tietojen tallentamisen tarpeen sisäisten käytäntöjensä mukaisesti. U!REKA:n vuotuisen konferenssin henkilörekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään vain niin kauan ja siinä määrin kuin kutakin tietoryhmää tarvitaan, suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Metropolian Karamalmin kampus

Karaportti 2, 02610 Espoo

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset

U!REKA:n vuotuisen konferenssin henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

U!REKA:n vuotuisen konferenssin henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, joka perustuu vapaaehtoiseen rekisteröitymiseen ja rekisteriä käytetään toiminnan ja palveluiden hallintaan U!REKA:n vuotuisessa konferenssissa.

U!REKA:n vuotuisen konferenssin henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä/rekisteröityä.

U!REKA:n vuotuisen konferenssin henkilörekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

U!REKA:n vuotuisen konferenssin henkilörekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.