Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolian kirjasto- ja tietopalveluiden henkilörekisteri
Metropolian tietosuojavastaava, Suvi Väänänen
Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolia Ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on toteuttaa laadukkaita palveluita.
Metropolian kirjasto on yksi 3AMK-kirjastoista. Asiakasrekisteri ja painettujen aineistojen kokoelma ovat yhteiset Haaga-Helian ja Laurean kirjaston kanssa.
Saat Metropolian kirjastosta 3AMK-kirjastopalveluiden lisäksi mm.:
• ajantasaiset kokoelmat ammatillisiin tiedontarpeisiin
• tiedonlähteet käyttöösi paikan päällä tai verkossa 24/7
• apua asiantuntevalta henkilökunnalta
• tiedonhaun koulutusta.
Metropolian kirjasto- ja tietopalveluiden henkilörekisterin tietosuojaselostetta täydentävät:
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kirjaston asiakassuhteen hoitaminen. Asiakasrekisteriä käytetään lainauspalvelujen hoitamiseen ja ylläpitoon sekä tilastointiin. Tilastointi ei sisällä henkilötason tietoja. Lisäksi rekisteriä käytetään viestintään kirjaston ja asiakkaan välillä esim. varatun aineiston saapumisilmoitusten ja eräpäiväilmoitusten lähettämiseen.
Kirjasto hankkii ja tarjoaa asiakkailleen käyttöön sähköisiä ja paperisia aineistoja, tukee eri alojen tutkimusta ja opetusta sekä auttaa opintojen etenemisessä ja ammatillisessa kehittymisessä. Henkilötietojen käsittely osana kirjaston toimintaa on yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista.
Tietojen käsittely perustuu myös asiakkaan ja kirjaston väliseen sopimukseen (lainat) tai asiakkaan suostumukseen (asiakas luovuttaa itse tietonsa tai ilmoittaa suostuvansa siirtoon korkeakoulun taustajärjestelmistä).
Metropolia Ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalveluiden henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Metropolia Ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalveluiden henkilörekisterin rekisteröityjä ovat kirjasto- ja tietopalveluiden käyttäjät sekä palveluihin liittyvien järjestelmien käyttäjät (pääkäyttäjät, käyttäjät).
Tätä henkilörekisteriä täydentää 3amk-kirjastojen asiakasrekisteri.
Metropolia Ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalveluiden henkilörekisterin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:
Asiakasrekisteri
Asiakasrekisteriin tallennettavista tiedoista löydät kuvauksen täältä.
Asiakaspalaute ja asiakaspalvelu
Palaute- ja palvelukanavana sähköposti, MetCat Finnassa oleva linkki (molempien osalta viesti ohjautuu Requesteen) ja chattoiminto. Kirjaston henkilöstö käsittelee palautteita osana asiakaspalvelua
Julkaisutiedonkeruu (Justus)
Henkilöstön jäsen syöttää julkaisun tiedot Justukseen, julkaisutietojen tallennuspalveluun. Kirjaston henkilökunta tarkistaa tiedot ja julkaisee tiedot. Kirjoittajan tiedot näyvät julkaisussa
Opinnäytetöiden julkaisu Theseuksessa
Opiskelija syöttää opinnäytetyön Theseukseen haka-tunnuksilla kirjautuen. Kirjaston henkilökunta tarkistaa työn tiedot ja julkaisee työ Theseuksessa. Kirjoittajan tiedot näyvät julkaisussa
Kirjastopalvelupyyntö (Requeste-järjestelmä)
- palvelun tyyppi
- kirjasto
- tarkennus
- puhelin
- palvelupyynnön otsikko
- palvelunpyynnön kuvaus
- etunimi ja sukunimi
Asiakastyytyväisyyskysely
- etunimi ja sukunimi (vapaaehtoinen)
- ikä
- asiakasryhmä
- yhteystiedot
- ammattikorkeakoulu
- tutkinto-ohjelma/tieteenala
- opintojen aste (vuosikurssi)
E-lomakkeet
- Kirjastokorttihakemus: nimi, syntymäaika, yhteystiedot
- Metropolian kaukolainalomake: tilauksen numero/ asiakkaan nimi
- Hankintaehdotuslomake: nimi, yhteystiedot, kirjastokortin numero
- Tiedonhaun etäohjaus-varauslomake: nimi, sähköposti, puhelinnumero, tutkinto-ohjelma
- Erilaisia satunnaisia ja lyhytkestoisia E-lomakekyselyjä
Mikro-Väylä: etäyhteys lainaus- ja palautusautomaatteihin sekä hälytysportteihin.
- etäyhteyteen käytetään Teamviewer -ohjelmaa
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.
Metropolian kirjasto- ja tietopalveluiden henkilörekisterin sisältämiin tietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä.
Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu Metropoliassa seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Microsoft Corporation ja Microsoft Teams
Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC Oy ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet, palveluntarjoajana CSC Oy)
Leijonaverkot Oy (osa Erillisverkot -konsernia, ent. Deltagon Group Oy) ja turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)
Microsoft Corporation ja Microsoft O365 -alustapalvelut (Forms ja OneDrive
Kansalliskirjasto ja MetCat Finna
Spingshare LLC ja LibGuides
CSC Oy ja DMPTuuli -aineistonhallintajärjestelmä
CSC Oy ja FairData -palvelukokonaisuus
CSC Oy ja Justus -julkaisutietojen tallennuspalvelu
CSC Oy ja FunetFileSender -isojen liitetiedostojen lähetysjärjestelmä
Eduix Oy ja E-Lomake
Sysart Oy ja Requeste
Giosg.com Oy:n chat-palvelutyöväline
Moodle-verkko-oppimisalusta
Lainauspalveluautomaattien korjaus - Mikro-Väylä Oy
TeamViewer Germany GmbH ja TeamViewer-etäyhteystyöväline
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Metropolian kirjasto- ja tietopalveluiden henkilörekisterin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot:
Kirjastojen toimintasuunnitelmat ja -kertomukset säilytetään pysyvästi. Ammattikorkeakoulujen kirjastokokoelmien ja kirjastojen asiakassuhteiden ylläpidossa kertyvät asiakirjatiedot ovat määräajan säilytettäviä, ks. tarkemmin 3amk-kirjastojen asiakasrekisterin tietosuojaselosteesta.
Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Ammattikorkeakoululaki, (932/2014)
- Kansallisarkiston päätös säilytysajoista - AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016)
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Metropolia Ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
- Metropolian kirjasto- ja tietopalveluiden henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan kirjasto- ja tietopalveluiden toimintaa.
- Metropolian kirjasto- ja tietopalveluiden henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä
- Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Metropolia Ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö
Nimi: Hellevi Hakala
Tehtävä: Tietopalvelupäällikkö, Kirjasto- ja tietopalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: Hellevi.Hakala [at] metropolia.fi (Hellevi[dot]Hakala[at]metropolia[dot]fi)
Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä
Sähköposti: kirjasto [at] metropolia.fi (kirjasto[at]metropolia[dot]fi)
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Kirjaamo: + 358 29 566 6768
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.