Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 27.5.2020 - 13:50

Rekisterin nimi

Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000 

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:

Nimi: Taru Ruotsalainen

Tehtävä: Päällikkö, jatkuva oppiminen, oppimisen verkostot ja palvelut

Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA

Sähköposti: taru.ruotsalainen [at] metropolia.fi

 

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot:

Nimi: Niina Tapanainen

Tehtävä: SIMHE-uravalmentaja, oppimisen verkostot ja palvelut

Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA

Sähköposti: niina.tapanainen [at] metropolia.fi

Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä, sähköposti: simhe [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan (Supporting Immigrants in Higher Education in Finland) rekisteri sisältää tietoa Metropolian SIMHE-palveluiden ohjaukseen ja eri SIMHE-hankkeiden palveluihin, koulutuksiin ja tapahtumiin hakevista ja osallistuvista maahanmuuttajista opintosuoritustietoineen. Metropolia tarjoaa SIMHE-palveluja maahanmuuttajien osaamisen tunnistamiseksi ja heidän ohjaamiseksi tarkoituksenmukaisille koulutus- ja urapoluille.

Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on tuottaa asiakkaille heidän taustaansa soveltuvia ohjaus- ja koulutuspalveluja sekä hallinnoida ja raportoida SIMHE-toimintaa. Osa tiedoista raportoidaan tilastojen muodossa opetus- ja kulttuuriministeriölle. Eri hankkeiden toiminnoissa raportoidaan tietoja rahoittajalle rahoittajan vaatimuksen mukaisesti.

SIMHE-toiminnan henkilörekisterin tietosuojaselostetta täydentävät:

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu pääosin yleiseen etuun ja julkisen vallan käyttöön. Lisäksi ammattikorkeakoululaissa (932/2014) tuodaan esille se, että ammattikorkeakoulun ydintoimintaa on opetus- ja opiskeluprosessin toteuttaminen.

Tietyltä osin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen. Suostumuksesta on kyse, kun henkilö hakeutuu vapaaehtoisesti SIMHE-toimintaan täyttämällä ilmoittautumislomakkeen ja antamalla sillä kirjallisen suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn.

Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun nimenomaiseen suostumukseen käsiteltäessä erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvia arkaluonteisia henkilötietoja, kuten esimerkiksi työttömyyttä ja kotouttamiskoulutusta koskevia tietoja (GDPR 9 art. 2. a).

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterin rekisteröityjä ovat

  • maahanmuuton vastuukorkeakoulutoiminnan ohjauspalveluun hakijat ja osallistujat
  • Metropolian muuhun SIMHE-toimintaan hakijat ja osallistuvat maahanmuuttajat

Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja asiakkaista:

  • Perustiedot hakijoista: etunimi(t), sukunimi, sähköposti, puhelinnumero, sukupuoli, synnyinmaa, kotikunta, ikäryhmä, maassaoloaika, hakijan tämänhetkinen tilanne
  • Hakijan aikaisempaa koulutusta ja suoritettuja tutkintoja koskevat tiedot
  • Ammatinvalintaan vaikuttavat tiedot työkokemuksesta ja mahdollisesta oleellisesta harrastustoiminnasta sekä asiakkaan halutessa linkki LinkedIn-profiiliin ja/tai CV liitteenä.
  • Lisäksi eri jo päättyneissä hankkeissa ja yhteistyöpalveluissa ohjatuista asiakkaista on voitu rahoittajan vaatimusten mukaisesti tai palvelun tuottamiseksi kerätä ja tallettaa mm. henkilötunnus, kansalaisuus, äidinkieli, osoite, kopiot opintotodistuksista

Asiakas/yhteistyökumppani voi ilmoittautua halutessaan seuraaviin henkilötietojen tallentamista vaativiin palveluihin:  

  • Asiakaskirjeen tilaaminen (sähköpostiosoite)
  • Tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä kerättävät yhteys- muut tarvittavat tiedot (esim. etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, titteli, organisaatiotieto, erityisruokavalio).

Lisäksi eri SIMHE-hankkeissa toteutettaviin koulutuksiin hakevilta ja osallistuvilta voidaan kerätä seuraavia tietoja tarpeen mukaan:

  • Koulutukseen hakemista ja valinnan perusteita koskevat tiedot kunkin hakijan osalta siltä osin kuin on tarpeellista
  • Valinnan tulosta, hankkeen koulutuksen vastaanottamista ja oppilaitokseen/koulutukseen ilmoittautumista koskevat tiedot

Yhteistyökumppaneilta kerätään seuraavia tietoja:

  • SIMHE-toiminnan yhteydessä kerättävät yhteystiedot eri yhteistyökumppaneilta (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatiotieto)
  • Yhteistyöhön liittyvää tietoa, kuten yhteydenoton päivämäärä, yhteistyön muoto, jatkotoimenpiteet, verkkosivut

Lisäksi työelämäkumppaneiden tietoja hallinnoidaan Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen palveluiden henkilörekisterin tietosuojaselosteen mukaisesti.


Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu pääosin rekisteröidyltä itseltään.

Tämän lisäksi Metropolian opiskelijoiksi ilmoittautuneiden osalta opiskelija- ja opintotietorekisterin säännönmukaisina tietolähteinä tietoja saadaan:

ESR Henkilötietolomake (ESR-rahoitteisissa hankkeissa)

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterissä olevia tietoja käsitellään Metropolian hankkimilla eri tietojärjestelmillä, sovelluksilla ja ohjelmistoilla. Näitä ovat:

Lyyti-ajanvaraus- ja tapahtumanhallintatyöväline

Lyyti on verkkopohjainen tapahtumanhallintajärjestelmä, jota käytetään ohjauspalveluun ilmoittautumiseen ja eri SIMHE-hankkeiden ja -palveluiden tapahtumissa ja tilaisuuksissa, ml. päättyneet hankkeet Osaaminen käyttöön Suomessa ja SIMHE polku. Lyytin kautta kerätään osallistujien tiedot ja viestitään heille tapahtuman tiimoilta sekä kerätään palautteet. Metropolian tapahtumahallintarekisterin tietosuojaseloste täydentää Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisterin tietosuojaselostetta. Lisäksi Lyytiä on käytetty Helsingin kaupungin puoliso-ohjelman osalle Career Track -osallistujista tarjotussa Osaamisen Tunnistamisen palvelussa asiakkaan taustatietojen keräämiseen.

Metropolian sähköpostijärjestelmä

Sähköpostiviestintään käytetään Metropolian Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmän kautta.

Turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)

Metropolian omalla palvelimella toimivaa Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisua voidaan käyttää arkaluonteisten henkilötietojen ja salassapidettävien asiakirjojen lähettämiseen Metropolian ulkopuolisiin sähköpostiosoitteisuun tai niiden vastaanottamiseen Metropolian ulkopuolisista sähköpostiosoitteista.

Microsoft Teams -verkkokokoustyöväline

Metropolian SIMHE-toiminnan etäohjaukseen, -opetukseen ja -kokouksiin voidaan käyttää Microsoft Teams-verkkokokoustyövälinettä. Työkalua voidaan käyttää myös kokousmateriaalien ja viestinnän hallintaan yhteistyökumppaneiden kanssa.

Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet, palveluntarjoajana CSC Oy)

Metropolian SIMHE-toiminnan etäohjaukseen, -opetukseen ja -kokouksiin voidaan käyttää Zoom-verkkokokoustyövälinettä.

Microsoft O365 Forms -kyselytyökalu ja OneDrive

Microsoft Forms -kyselytyökalua käytetään SIMHE-toiminnassa muun muassa palautekyselyjen tekemiseen. Microsoft OneDrive -ohjelmaa on käytetty myös päättyneiden Osaaminen käyttöön Suomessa- ja SIMHE polku -hankkeiden sidosryhmien yhteiseen viestintään.

E-lomake

E-lomaketta käytetään tilaisuuksien ja tapahtumien ilmoittautumisten hallintaan, ml. päättyneet hankkeet Osaaminen käyttöön Suomessa, SIMHE polku ja SIMHE-jatkokehitys. Lisäksi E-lomakkeen kautta voi rekisteröityä SIMHE-ohjauspalveluiden asiakasrekisteriin, jonka pohjalta lähetetään asiakkaille suunnattu uutiskirje Liana®Cloud -järjestelmän kautta. E-lomaketta on käytetty myös jo päättyneen SIMHE polku -hankkeen osallistujahaussa ja osaamisen tunnistamisen asiantuntijakeskusteluun liittyvässä osaamiskartoituksessa.

Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu

Metropolian SIMHE-palvelujen asiakaskirjeen lähettäminen tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta.

Työkalua voidaan käyttää myös tapahtumien markkinointiin.

SIMHEapp -mobiilisovellus

Asiakas voi halutessaan hankkia SIMHEapp -mobiilisovelluksen osaamisen tunnistamisen sekä korkeakouluopintoihin hakeutumisen ja työllistymisen tueksi.

Eri hankkeiden koulutuksiin osallistuvien asiakkaiden henkilötietojen käsittelyssä käytetään seuraavia järjestelmiä:

Metropolian opintotietojärjestelmä (OMA-/Peppi-järjestelmä)

Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään opintosuoritusten osalta Metropolian OMA-palvelussa eli roolikohtaisella sähköisellä työpöydällä. Toteutuksiin (eri kursseille) osallistuvat opiskelijat syötetään OMA-/Peppi-järjestelmään, jotta opiskelijat saavat Metropolian tunnukset ja heidän opintosuoritustietonsa voidaan tallentaa pysyvästi opintotietorekisteriin. OMA-/Peppi-tietojärjestelmä on toteutettu niin sanottuna in-house -tuotantona Metropoliassa, jolloin sen käyttö ei edellytä Metropolialta ulkopuolisen palveluntarjoajan kanssa tehtävää yhteistyötä.

VIRTA-tietovaranto

CSC:n (Tieteen tietotekniikan keskus Oy) hallinnoiman VIRTA-tiedonsiirron kautta tietyt lakisääteiset opiskelija- ja opintotiedot välitetään säännönmukaisin frekvenssein kerran vuorokaudessa valtakunnalliseen VIRTA-tietovarantoon. VIRTA on korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto.

Opintopolku.fi -opiskelijavalintajärjestelmä

Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta Opintopolku.fi -palvelusta hakijatiedot ja opiskelijavalintatiedot siinä tapauksessa, että hakuprosessi on toteutettu Opintopolku.fissä.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

 

Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan Metropoliassa laatimaan seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

 

Lyyti Oy ja Lyyti-tapahtumanhallintatyöväline

Lyyti-tapahtumanhallintajärjestelmää käytetään ohjauspalveluun ilmoittautumiseen ja eri SIMHE-hankkeiden ja -palveluiden tapahtumissa ja tilaisuuksissa, ml. päättyneet hankkeet Osaaminen käyttöön Suomessa ja SIMHE polku. Lyytin kautta kerätään osallistujien tiedot ja viestitään heille tapahtuman tiimoilta sekä kerätään palautteet. Lisäksi Lyytiä on käytetty Helsingin kaupungin puoliso-ohjelman osalle Career Track -osallistujista tarjotussa Osaamisen Tunnistamisen palvelussa asiakkaan taustatietojen keräämiseen.

 

Metropolian sähköpostijärjestelmä

Sähköpostiviestintään käytetään Metropolian Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmän kautta. Metropolia on hankkinut sähköpostijärjestelmän osana Microsoftin O365-palvelupakettia, mutta sähköpostijärjestelmä toimii Metropolia ammattikorkeakoulun omalla palvelimella.

 

Leijonaverkot Oy (osa Erillisverkot -konsernia, ent. Deltagon Group Oy) ja turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)

Metropolian hankkimaa sähköpostin salausratkaisua - Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisua voidaan käyttää arkaluonteisten henkilötietojen ja salassapidettävien asiakirjojen välittämiseen Metropolian ulkopuolisiin sähköpostiosoitteisiin (kun sähköpostia lähetetään ei ”@metropolia.fi” -päätteiseen sähköpostiosoitteeseen, tai sellaisesta takaisinpäin Metropoliaan).

 

Microsoft Corporation ja Microsoft Teams -verkkokokoustyöväline

Metropolian SIMHE-toiminnan etäohjaukseen, -opetukseen ja -kokouksiin voidaan käyttää Microsoft Teams-verkkokokoustyövälinettä.

 

Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC Oy ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet, palveluntarjoajana CSC Oy)

Metropolian SIMHE-toiminnan etäohjaukseen, -opetukseen ja -kokouksiin voidaan käyttää Zoom-verkkokokoustyövälinettä.

Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC:n Funet Miitti (Zoom)-palvelu on käytössä Metropolia Ammattikorkeakoulussa. Palvelu on toteutettu yhteispohjoismaisesti yhteistyössä NORDUnetin kanssa, eikä näin ollen ole osa julkisesti saatavilla olevaa Zoom-palvelua. Lisäksi NORDUnetin tarjoama Zoom-palvelu toimii kokonaisuudessaan EU:ssa, NORDUnetin omaan käyttöön varatuissa palvelinympäristöissä. Nämä palvelimet sijaitsevat Tanskassa ja Ruotsissa. Palveluista on myös sovittu NORDUnetin ja Zoomin kanssa ottaen huomioon eurooppalaisen tietosuojasääntelyn vaatimukset.

 

Microsoft Corporation ja Microsoft O365 -alustapalvelut (Forms ja OneDrive)

Microsoft Forms -kyselytyökalua käytetään SIMHE-toiminnassa muun muassa palautekyselyjen tekemiseen. Microsoft OneDrive -ohjelmaa on käytetty myös päättyneiden Osaaminen käyttöön Suomessa- ja SIMHE polku -hankkeiden sidosryhmien yhteiseen.

 

Eduix Oy ja E-lomake -ohjelmisto

E-lomaketta käytetään myös tilaisuuksien ja tapahtumien ilmoittautumisten hallintaan, ml. päättyneet hankkeet Osaaminen käyttöön Suomessa, SIMHE polku ja SIMHE-jatkokehitys. Lisäksi E-lomakkeen kautta voi rekisteröityä SIMHE-ohjauspalveluiden asiakasrekisteriin, jonka pohjalta lähetetään asiakkaille suunnattu uutiskirje Liana®Cloud -järjestelmän kautta. E-lomaketta on käytetty myös jo päättyneen SIMHE polku -hankkeen osallistujahaussa ja osaamisen tunnistamisen asiantuntijakeskusteluun liittyvässä osaamiskartoituksessa.

 

Liana Technologies Oy ja Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu

Metropolian SIMHE-palvelujen asiakaskirjeen lähettäminen tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta.

Työkalua voidaan käyttää myös tapahtumien markkinointiin.

 

Eri hankkeiden koulutuksiin osallistuvien asiakkaiden henkilötietojen käsittelyssä käytetään seuraavia järjestelmiä:

 

Metropolian opintotietojärjestelmä (OMA-/Peppi-järjestelmä)

Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään opintosuoritusten osalta Metropolian OMA-palvelussa eli roolikohtaisella sähköisellä työpöydällä. Toteutuksiin (eri kursseille) osallistuvat opiskelijat syötetään OMA-/Peppi-järjestelmään, jotta opiskelijat saavat Metropolian tunnukset ja heidän opintosuoritustietonsa voidaan tallentaa pysyvästi opintotietorekisteriin. OMA-/Peppi-tietojärjestelmä on toteutettu niin sanottuna in-house -tuotantona Metropoliassa, jolloin sen käyttö ei edellytä Metropolialta ulkopuolisen palveluntarjoajan kanssa tehtävää yhteistyötä.

 

CSC Oy ja VIRTA-tietovaranto

CSC:n (Tieteen tietotekniikan keskus Oy) hallinnoiman VIRTA-tiedonsiirron kautta tietyt lakisääteiset opiskelija- ja opintotiedot välitetään säännönmukaisin frekvenssein kerran vuorokaudessa valtakunnalliseen VIRTA-tietovarantoon, ja sieltä edelleen VIRTA:n kautta OILI-läsnäoloilmoittautumisjärjestelmään. VIRTA on korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto.

 

Opetushallitus ja Opintopolku.fi -palveluportaali

Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta Opintopolku.fi -palvelusta hakijatiedot ja opiskelijavalintatiedot siinä tapauksessa, että hakuprosessi on toteutettu Opintopolku.fissä.

 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.

Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.

Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään seuraavasti:

 

  • SIMHE polku -hankkeen osallistujatietoja käsitellään EU:n rakennerahastohankkeiden EURA2014 -järjestelmässä, jossa tiedot säilytetään rahoittajan vaatimusten mukaisesti
  • Opintopolku.fi-portaalin kautta opintoihin hakevien hakijatietoja käsitellään Opetushallituksen ylläpitämässä Opintopolku.fi -palveluportaalissa (opiskelijavalintarekisteri), jossa tiedot säilytetään viisi vuotta opiskelijavalintapäätöksen tekemisestä lukien, mutta opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot säilytetään kuitenkin pysyvästi
  • Opintopisteytetyt opintosuoritukset säilytetään pysyvästi. Nämä opintosuoritukset tallennetaan Metropolian OMA/Peppi-tietojärjestelmään (muodostavat osan Metropolian opiskelijarekisteriä), ja VIRTA-tiedonsiirron kautta ne siirtyvät myös valtakunnalliseen VIRTA-tietovarantoon pysyväissäilytykseen.  Opintopisteellisiä opintosuorituksia säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintotodistuksista
  • Opintoja suorittavien osalta kaikki ammattikorkeakoulujen opiskelijatietojärjestelmiin/opintohallinnon tietojärjestelmiin viedyt ja vietävät opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot sekä muut tiedot säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa niin pitkältä ajanjaksolta kuin tiedot ovat saatavilla sähköisessä muodossa
  • Opintoja suorittavien osalta kaikki VIRTA-opintotietovarantoon siirrettävät opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot säilytetään pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa

 

Hankkeiden dokumentaatio säilytetään määräajan rahoittajan vaatimusten mukaisesti. Hankkeiden toteutuksen kestot ovat seuraavat:

  • SIMHEapp II, Opetus- ja kulttuuriministeriön erityisavustus, 1.4.2019-30.6.2022
  • Talent Helsinki, Työ- ja elinkeinoministeriön rahoitus, 1.5.2021-30.4.2022
  • SIMHE-jatkokehitys, Opetus- ja kulttuuriministeriön erityisavustus, 1.3.2019-31.8.2021
  • Kansainväliset osaajat yritysten kasvun vauhdittajina, Pirkanmaan liiton Talent Boost AIKO -rahoitus, 1.5.2019-31.7.2021
  • SOTE-silta: päättymispäivä 31.12.2020
  • Osaaminen käyttöön Suomessa, Opetushallituksen rahoitus, 26.6.2018-31.12.2020
  • SIMHE-polku: 1.10.2018-31.12.2020
  • SIMHEapp, Opetus- ja kulttuuriministeriön rahoitus, 1.9.2017 - 31.10.2019

Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely:

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Ammattikorkeakoululaki, (932/2014)
  • Kansallisarkiston päätös säilytysajoista - AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016)

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Metropolian Karamalmin kampus

Karaportti 2, 02610 Espoo

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

 

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset

Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Tämän lisäksi Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisterin tietoja saadaan:

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.