Metropolia syksyllä kohti normaalitoimintaa - tilannetiedot vahvistetaan elokuun alussa.

Katso miten koronavirustilanne vaikuttaa Metropolian toimintaan.

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Tallennettu 27.5.2020 - 13:50

Rekisterin nimi

Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000 

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö

Nimi: Heidi Stenberg
Tehtävä: Projektijohtaja
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: heidi.stenberg [at] metropolia.fi

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot

Nimi: Outi Lemettinen
Tehtävä: Projektipäällikkö (SIMHE-polku, Osaaminen käyttöön Suomessa)
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: outi.lemettinen [at] metropolia.fi

Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä

sähköposti: simhe-info [at] metropolia.fi

Tietosuojavastaava

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi tai tietosuojavastaava [at] metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian SIMHE-toiminnan (Supporting Immigrants in Higher Education in Finland) rekisteri sisältää tietoa Metropoliaan ohjaukseen ja SIMHE-Metropolia hankkeiden koulutuksiin opiskelemaan hakevista maahanmuuttaja- ja turvapaikanhakijataustaisista hakijoista ja opiskelijoista opintosuoritustietoineen. Metropolia tarjoaa SIMHE-palveluja maahanmuuttajien osaamisen tunnistamiseksi ja heidän ohjaamiseksi tarkoituksenmukaisille koulutus- ja urapoluille.

Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on hallinnoida Metropoliaan SIMHE-toimintaan ohjaukseen ja opiskelemaan hakevien henkilöiden hakijatietoja sekä käsitellä Metropolian SIMHE-toiminnan opiskelijoiden henkilötietoja ja opintosuoritustietoja.

SIMHE-toiminnan henkilörekisterin tietosuojaselostetta täydentää

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu pääosin yleiseen etuun ja julkisen vallan käyttöön. Lisäksi ammattikorkeakoululaissa (932/2014) tuodaan esille se, että ammattikorkeakoulun ydintoimintaa on opetus- ja opiskeluprosessin toteuttaminen.

Tietyltä osin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen. Suostumuksesta on kyse, kun henkilö hakeutuu vapaaehtoisesti SIMHE-toimintaan sekä osallistuu henkilökohtaiseen tapaamiseen uravalmentajan kanssa, jolloin uravalmentaja kysyy lupaa kirjata muistiinpanoja tapaamisen sisällöstä.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterin rekisteröityjä ovat maahanmuuton vastuukorkeakoulutoiminnan ohjaus- ja neuvontapalveluun osallistujat, Metropolian SIMHE-toimintaan hakijat sekä SIMHE-toimintaan osallistuvat maahanmuuttajat.

Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

  • Perustiedot hakijoista: etunimi(t), sukunimi, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli, osoitetiedot
  • Hakijan aikaisempaa koulutusta ja suoritettuja tutkintoja koskevat tiedot ja niihin liittyvät asiakirjat
  • Koulutukseen hakemista ja valinnan perusteita koskevat tiedot kunkin hakijan osalta siltä osin kuin on tarpeellista heidän osallistuessaan eri hankkeissa toteutettaviin koulutuksiin
  • Valinnan tulosta, hankkeen koulutuksen vastaanottamista ja oppilaitokseen/koulutukseen ilmoittautumista koskevat tiedot
  • Hakijan suostumus tai kielto nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen koulutustiedottamista varten
  • Ammatinvalintaan vaikuttavat tiedot työkokemuksesta ja mahdollisesta harrastustoiminnasta
  • Opiskelijoiden tapaturma- ja vahinkoilmoitusten välittäminen vakuutusyhtiöön (joko avoimen AMK:n valmentavan koulutuksen tai täydennyskoulutuksen opiskelijastatuksella)
  • SIMHE-toiminnan yhteydessä kerättävät yhteystiedot eri yhteistyökumppaneilta (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, organisaatiotieto)
  • Hankkeiden tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä kerättävät yhteystiedot eri yhteistyökumppaneilta (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, titteli, organisaatiotieto, erityisruokavalio).

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu pääosin rekisteröidyltä itseltään. Tämän lisäksi Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisterin säännönmukaisina tietolähteinä tietoja saadaan:

  • ESR Henkilötietolomake
  • Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta Opintopolku.fi -palvelusta hakijatietoja
  • CSC Oy:n (Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n) ylläpitämästä, mutta Opetushallituksen rekisterinpitäjyyden alle kuuluvasta ilmoittautumisen OILI-rekisteristä saadaan tietoja opiskelijan läsnä olevaksi- tai poissaolevaksi ilmoittautumisesta
  • Metropolian tietohallinnon käyttäjähallinnosta
  • Väestörekisterikeskukselta

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterissä olevia tietoja käsitellään Metropolian hankkimilla eri tietojärjestelmillä, sovelluksilla ja ohjelmistoilla. Näitä ovat:

 

Opintopolku.fi -opiskelijavalintajärjestelmä

Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta Opintopolku.fi -palvelusta hakijatiedot ja opiskelijavalintatiedot.

 

Metropolian opintotietojärjestelmä (OMA-/Peppi-järjestelmä)

Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään opintosuoritusten osalta Metropolian OMA-palvelussa eli roolikohtaisella sähköisellä työpöydällä. Toteutuksiin (eri kursseille) osallistuvat opiskelijat syötetään OMA-/Peppi-järjestelmään, jotta opiskelijat saavat Metropolian tunnukset ja heidän opintosuoritustietonsa voidaan tallentaa pysyvästi opintotietorekisteriin. OMA-/Peppi-tietojärjestelmä on toteutettu niin sanottuna in-house -tuotantona Metropoliassa, jolloin sen käyttö ei edellytä Metropolialta ulkopuolisen palveluntarjoajan kanssa tehtävää yhteistyötä.

 

E-lomake opintotietojen hallinnointiin liittyen

E-lomaketta on käytetty Osaaminen käyttöön Suomessa-, SIMHE-polku - ja SIMHE-jatkokehitys -hankkeiden tapahtumiin ilmoittautumiseen sekä SIMHE-polku -hankkeen osallistujahaussa. Tapahtumien suhteen e-lomake korvataan Lyyti-tapahtumanhallintatyövälineellä. Lisäksi e-lomakkeen kautta voi yhä rekisteröityä SIMHE-ohjauspalveluiden asiakasrekisteriin, jonka pohjalta lähetetään asiakkaille suunnattu uutiskirje sähköpostitse.

 

Lyyti-tapahtumanhallintatyöväline

Lyyti on verkkopohjainen tapahtumanhallintajärjestelmä, jota käytetään eri SIMHE-hankkeiden ja palveluiden tapahtumissa. Lyytin kautta kerätään osallistujien tiedot ja viestitään heille tapahtuman tiimoilta. Palvelua käytetään myös palautteiden keräämiseen ja raportointiin. Lyyti on käytössä Osaaminen käyttöön Suomessa - ja SIMHE-polku -hankkeissa, muissa SIMHE:n tapahtumissa, sekä ryhmä- ja yksilöohjausten koordinoinnissa. Metropolian tapahtumahallintarekisterin tietosuojaseloste täydentää Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisterin tietosuojaselostetta.

 

VIRTA-tietovaranto

CSC:n (Tieteen tietotekniikan keskus Oy) hallinnoiman VIRTA-tiedonsiirron kautta tietyt lakisääteiset opiskelija- ja opintotiedot välitetään säännönmukaisin frekvenssein kerran vuorokaudessa valtakunnalliseen VIRTA-tietovarantoon, ja sieltä edelleen VIRTA:n kautta OILI-läsnäoloilmoittautumisjärjestelmään. VIRTA on korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto.

 

Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu

Metropolian SIMHE-toimintaan liittyvä, sähköpostitse tehtävä SIMHE-toiminnan ja palvelujen markkinointi ja sidosryhmäviestintä tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta.

 

SIMHE-app -mobiilisovellus

Sovelluskaupasta hankittavaa SIMHE-app -mobiilisovellusta hyödynnetään SIMHE-toiminnassa osaamisen tunnistamiseen sekä korkeakouluopintoihin hakeutumiseen. Sovelluksen jatkokehitys toteutetaan 2019-2021 ja sen yhteydessä sovellukseen rakennetaan myös tuki työllistymispoluille ja muuhun kuin tutkintoon johtavaan koulutukseen hakeutumiseen.

 

Metropolian sähköpostijärjestelmä

Metropolian SIMHE-toimintaan liittyvä sähköpostitse lähetettävä asiakaskirje tapahtuu Metropolian Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmän kautta. Vaikka Metropolia on hankkinut sähköpostijärjestelmän osana Microsoftin O365-palvelupakettia, toimii Metropolian sähköpostijärjestelmä ammattikorkeakoulun omalla palvelimella.

 

Microsoft O365 Forms -kyselytyökalu ja OneDrive

Microsoft Forms -kyselytyökalua käytetään SIMHE-toiminnan ja palvelujen markkinointiin, sidosryhmäviestintään ja asiakasviestintään sekä muun muassa hankkeiden palautekyselyjen tekemiseen. Microsoft OneDrive –ohjelmaa käytetään SIMHE-toiminnan ohjaus- ja neuvontapalvelujen toteuttamisessa sekä hanketoimijoiden yhteiseen viestintään Osaaminen käyttöön Suomessa- ja SIMHE polku -hankkeissa.

 

Google Forms -kyselytyökalu

Google Forms -kyselytyökalua käytetään hankkeiden palaute- ja muiden kyselyjen tekemiseen.

 

Facebook

Metropolian SIMHE-toiminnan ja palvelujen markkinoinnissa ja toiminnasta tiedottamisessa käytetään myös Facebookia, mutta sinne ei lisätä henkilötietoja.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.

Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan Metropoliassa laatimaan seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

 

Eduix Oy ja e-lomake -ohjelmisto

Metropolian SIMHE-toimintaan liittyvää e-lomaketta käytetään ohjaamaan SIMHE-opiskelija asiantuntijakeskusteluun Metropolian alan asiantuntijan kanssa.

 

Liana Technologies Oy ja Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu

Metropolian SIMHE-toimintaan liittyvä, sähköpostitse tehtävä SIMHE-toiminnan ja palvelujen markkinointi ja sidosryhmäviestintä tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta.

 

CSC Oy ja VIRTA-tietovaranto

CSC:n (Tieteen tietotekniikan keskus Oy) hallinnoiman VIRTA-tiedonsiirron kautta tietyt lakisääteiset opiskelija- ja opintotiedot välitetään säännönmukaisin frekvenssein kerran vuorokaudessa valtakunnalliseen VIRTA-tietovarantoon, ja sieltä edelleen VIRTA:n kautta OILI-läsnäoloilmoittautumisjärjestelmään. VIRTA on korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto.

 

Opetushallitus ja Opintopolku.fi -palveluportaali

Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta Opintopolku.fi -palvelusta hakijatiedot ja opiskelijavalintatiedot.

 

Microsoft Corporation ja Microsoft O365 –alustapalvelut (Forms ja OneDrive)

SIMHE-toiminnassa Microsoft Forms –kyselytyökalua käytetään SIMHE-toiminnan ja palvelujen markkinointiin, arviointiin, sidosryhmäviestintään ja asiakasviestintään. Microsoft OneDrive –ohjelmaa käytetään SIMHE-toiminnan ohjaus- ja neuvontapalvelujen toteuttamisessa sekä Osaaminen käyttöön Suomessa- ja SIMHE polku hankkeissa.

 

Google LLC ja Google Forms -kyselytyökalu

Hankkeiden toiminnassa Google Forms -kyselytyökalua käytetään palautekyselyjen tekemiseen.

 

Lyyti Oy ja Lyyti-tapahtumanhallintatyöväline

Lyyti-tapahtumanhallintatyövälinettä käytetään eri SIMHE-hankkeiden ja palveluiden tapahtumissa. Lyytin kautta kerätään osallistujien tiedot ja viestitään heille tapahtuman tiimoilta. Palvelua käytetään myös palautteiden keräämiseen ja raportointiin.

 

Microsoft Corporation ja Metropolian sähköpostijärjestelmä

Metropolian SIMHE-toimintaan liittyvä sähköpostitse lähetettävä asiakaskirje tapahtuu Metropolian Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmän kautta. Metropolia on hankkinut sähköpostijärjestelmän osana Microsoftin O365-palvelupakettia, mutta sähköpostijärjestelmä toimii Metropolia ammattikorkeakoulun omalla palvelimella.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään seuraavasti:

  • SIMHE polku -hankkeen osallistujatietoja käsitellään EU:n rakennerahastohankkeiden EURA2014 -järjestelmässä, jossa tiedot säilytetään
  • Hakijatietoja käsitellään Opetushallituksen ylläpitämässä Opintopolku.fi -palveluportaalissa (opiskelijavalintarekisteri), jossa tiedot säilytetään viisi vuotta opiskelijavalintapäätöksen tekemisestä lukien, mutta opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot säilytetään kuitenkin pysyvästi
  • Opintopisteytetyt opintosuoritukset säilytetään pysyvästi. Nämä opintosuoritukset tallennetaan Metropolian OMA/Peppi-tietojärjestelmään (muodostavat osan Metropolian opiskelijarekisteriä), ja VIRTA-tiedonsiirron kautta ne siirtyvät myös valtakunnalliseen VIRTA-tietovarantoon pysyväissäilytykseen.  Opintopisteellisiä opintosuorituksia säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintotodistuksista
  • Kaikki ammattikorkeakoulujen opiskelijatietojärjestelmiin/opintohallinnon tietojärjestelmiin viedyt ja vietävät opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot sekä muut tiedot säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa niin pitkältä ajanjaksolta kuin tiedot ovat saatavilla sähköisessä muodossa
  • Kaikki VIRTA-opintotietovarantoon siirrettävät opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot säilytetään pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa

 

Hankkeiden dokumentaatio säilytetään määräajan rahoittajan vaatimusten mukaisesti. Hankkeiden toteutuksen kestot ovat seuraavat:

  • SIMHE-jatkokehitys, Opetus- ja kulttuuriministeriön erityisavustus, 1.3.2019-28.2.2021
  • Kansainväliset osaajat yritysten kasvun vauhdittajina, Pirkanmaan liiton Talent Boost AIKO -rahoitus, 1.5.2019-30.4.2021
  • SIMHEapp, Opetus- ja kulttuuriministeriön rahoitus, 1.9.2017 - 31.10.2019
  • SIMHEapp II, Opetus- ja kulttuuriministeriön erityisavustus, 1.4.2019-31.12.2021
  • SOTE-silta: päättymispäivä 31.12.2020
  • Osaaminen käyttöön Suomessa: päättymispäivä 31.12.2020
  • SIMHE-polku: päättymispäivä 31.12.2020
  • SIMHE-jatkokehitys: päättymispäivä 28.2.2021
  • Kansainväliset osaajat yritysten kasvun vauhdittajina: päättymispäivä 30.4.2021

 

Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely:

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Ammattikorkeakoululaki, (932/2014)
  • Kansallisarkiston päätös säilytysajoista - AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016)

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

 

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

 

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio [at] metropolia.fi, tietosuojavastaava [at] metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

 

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

  • rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

 

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

 

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
  • Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
  • Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
  • Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
  • Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
  • Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
  • Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko reki

Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Tämän lisäksi Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisterin tietoja saadaan:

  • Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta Opintopolku.fi -palvelusta hakijatietoja
  • Opetushallituksen ylläpitämästä läsnäoloilmoittautumisen OILI-rekisteristä saadaan tietoja opiskelijan läsnä olevaksi- tai poissaolevaksi ilmoittautumisesta
  • Väestörekisterikeskukselta

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.