Pienyrittäjän työkalupakki – Työkirja tuote- ja palvelukehitysprosessin avuksi
Marja Orpana-Niitlahti, Ari Nieminen ja Elina Förster
Johdanto
Kuuntele tiivistelmä Soundcloudissa.
Pienyrittäjän työkalupakki on tarkoitettu sinun toimintasi tukemiseen. Työkirjassa kuvataan erilaisia menetelmiä, joilla voit kehittää liiketoiminnan kokonaisuutta tai sen eri osa-alueita. Keskeisessä roolissa ovat menetelmät ja työkalut tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen. Löydät Pienyrittäjän työkalupakin myös pdf-julkaisuna Theseuksesta.
Työkirjassa on käytännön esimerkkejä työkalujen käytöstä. Ne auttavat sinua soveltamaan työkalua omaan tarpeeseesi ja helpottavat käytön hahmottamista. Käytä työkirjaa kokonaisuutena tai valitse sieltä yrityksesi ajankohtaiseen kehittämistarpeeseen sopiva työkalu. Ole luova ja muokkaa työkaluja vastaamaan sinun omia tarpeitasi.Olennaista on muistaa, että sen minkä kirjoitat, toteutuu ja sen mitä et kirjoita, ei toteudu.
Työkalupakissa on erilaisia työkaluja ja niihin liittyviä työpohjia. Sen lisäksi, että saat esimerkit työkalujen soveltamisesta, tarjoamme sinulle valmiit työpohjat, jotta voit tarttua helposti toimeen.
Kehittäminen lähtee oman toiminnan muuttamisesta ja siksi työkirjan osassa 1 keskitytään itsensä johtamisen taitoihin ja oman työn tehostamiseen kuuden eri työpohjan avulla.
Yrittäjän arjessa kehittäminen tapahtuu tuotteiden ja palvelujen kehittämisen kautta. Työkirjan osa 2 tarjoaa mahdollisuuden oppia kehittämään tuotteita ja palveluita suunnitelmallisesti. Tuotekehitysmallissa kuvataan kehittämisen neljä eri vaihetta.
Työkalupakin osassa 3 ohjataan palvelujen muotoiluun palvelumuotoilun perustyökaluilla.
Yrityksen menestyminen kulminoituu kaupantekoon. Siksi suunnitelmallinen tapa tehdä kauppaa tarvitsee tuekseen hyvän markkinointisuunnitelman. Osassa 4 opit markkinoinnin suunnittelun perusteet hyödyntämällä tarjolla olevia työkaluja. Viestinnässä onnistuminen on avaintekijä pienen yrityksen menestymiselle. Sen takia markkinointiviestinnän suunnitelmallinen toteuttaminen on merkityksellistä. Osassa 5 tarjoamme työkalun markkinointiviestinnän suunnitteluun.
Yrityksen toiminnan luonteen mukaan asiakaskunta muodostuu yrityksistä tai kuluttajista. Kumpikin ryhmä vaatii erilaisen myynnin suunnittelun. Osassa 6 tarjoamme työkalun ensisijaisesti yritysten välisen myynnin (B2B) suunnitteluun. Kuluttajakaupan myynnin moninaisuuden takia emme anna valmista työkalua, koska valittu myyntikanava määrittää myynnin suunnittelua.
Osien 1–6 työkalujen avulla pääset pitkälle uuden tuotteen tai palvelun kehittämisessä sekä sen myynnissä ja markkinoinnissa. Osassa 7 tarjoamme muita liiketoiminnan suunnittelun työkaluja tuote- ja palvelukehityksen tueksi niille, jotka haluavat syventyä kehittämiseen vielä lisää.
- Sisällysluettelosta näet työkalupakin koko sisällön. Se auttaa sinua valitsemaan sopivan työkalun tuotteesi tai palvelusi kehittämiseen.
- Kun olet valinnut tarvitsemasi työkalun, tutustu siihen esimerkin kautta.
- Hahmota esimerkin avulla, kuinka voit soveltaa ja käyttää työkalua omaan kehittämistarpeeseesi.
- Voit tulostaa yksittäisen työkalun tai täyttää sen sähköisenä lomakkeena.
Sisällys
Osa 1. Itsensä johtaminen
Kuuntele tiivistelmä Soundcloudissa.
Uuden tai muutoskasvussa olevan yrityksen hallinta on usein haastavaa. Haasteen muodostaa yrittäjän ajankäyttö ja sen kohdentaminen parhaalla mahdollisella tavalla asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. On tärkeää, että rakennat itsellesi systemaattisen mallin oman yrittäjän työpanoksesi ohjaamiseen ja johtamiseen. Ole hyvä itsesi johtaja.
Itsensä johtamisen osiossa ajatteluasi ohjataan kohti tehokkaampaa toimintaa ja käyttöösi tarjotaan neljä hyvää työkalua: 4T, Eisenhowerin matriisi, yrittäjän vuosikello sekä yrittäjän itsensä johtamisen huoneentaulu. Eisenhowerin matriisin avulla arvotat viikoittaista työaikaasi.
Olennaista on, että sinulla on joku väline, jolla johdat ja suuntaat oman työpanoksesi niin, että työsi tuottaa parhaan mahdollisen tuloksen yrityksesi sen hetkisen ja tulevaisuuden mukaisesti.
4T mallissa tekemistä tarkastellaan neljän t:n eli tason kautta. Se auttaa sinua tavoitteiden asettamisessa. Saat käyttöösi mallipohjat, joissa on esimerkinomaisesti suunniteltu puolet yrittäjän aikaresurssista. Esimerkissä hyvinvoivan yrittäjän kuukausityöaika on 160 tuntia, josta puolet on kohdennettu tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen. Suunnittele siis työpohjissa toimenpiteet 80 tunnin mukaan. Sovella mallipohjia itsellesi sopivalla tavalla.
4T-mallia hyödyntämällä yritystoimintasi tehostuu, tulos paranee ja oma jaksamisesi vahvistuu.
1.Tavoite (Työpohja 1: Omien tavoitteiden asettaminen)
Aseta selkeät tavoitteet suunnittelujaksolle. Aseta tavoitteet painoarvojärjestykseen. Hyvä tavoite on yksityiskohtainen, mitattava, merkityksellinen, saavutettavissa oleva ja aikaan sidottu.
2.Tekeminen (Työpohja 2: Tavoitteista tekemiseksi)
Listaa tekeminen, jonka avulla saavutat tavoitteet.
Aseta tekeminen tärkeysjärjestykseen.
3.Teot (Työpohja 3: Toteutuksen tapa ja aika)
Kuvaa miten tekeminen toteutetaan. Kuvaa miten resursoit toteutuksen vaatiman ajan. Kalenteroi.
4.Tulokset (Työpohja 4: Tulosten analysointi)
Listaa ja analysoi tulokset ja vertaa niitä tavoitteisiisi. Käytä pysyviä konkreettisia mittareita. Jos et saavuttanut kaikkia ajanjaksolle asettamiasi tavoitteita, kuvaa analyysissa mistä ero johtui ja miten huomioit eron seuraavassa suunnitelmassa. Tarkastele myös onnistumisia ja analysoi mistä onnistuminen johtui.
Osa 2. Tuotteiden ja palvelujen kehittäminen
Kuuntele tiivistelmä Soundcloudissa.
Kehittäminen on systemaattinen prosessi, joka on hyvä opetella tekemään vaiheistetusti. Kehittäessäsi jo olemassa olevaa tuotetta tai palvelua edelleen uudelle kohderyhmälle tai uuteen toimintaympäristöön, on tässä esittelemämme kehittämisen ABCD-malli hyvänä apuna. Mikäli lähdet kehittämään uutta ideaa tai yllättäen syntyneeseen tarpeeseen tuotetta tai palvelua, suosittelemme aloittamaan Ideointimalli Virittämön tapaan -työkalulla.
- Mallissa on kuvattu yksi systemaattinen tapa toteuttaa kehittämistä. Siinä on neljä isoa askelta ja niiden sisällä kolme pientä vaihetta.
- Käytä mallia pohjana ja työstä sitä työkalulla, joka on sinulle luontainen tapa toimia ja kehittää.
- Muista, että asiat pitää saada kehittämisessä näkyviksi, sanoin tai kuvin.
- Muista ottaa asiakas mukaan heti kun se on mahdollista.
Tuotekehitysmallin työpohjissa on kuvattu esimerkkinä valokuvaajan tarve kehittää toimintaansa. Valokuvaajan studio on osittain vajaakäytössä ja hän lähtee suunnittelemaan studion vuokraamista muille kuvaajille sekä muille studiomaisen tilan tarvitsijoille. Tavoitteena on saada aikaan lisämyyntiä ja tehostaa studion käyttöastetta. Valokuvaaja haluaa tuotteistaa toimintamallin ja tarjota sitä omana palvelutuotteena. Seuraavilla sivuilla valokuvaaja etenee neljän vaiheen kautta kohti kehittämistavoitettaan. Viides vaihe eli kehittämisen lopputulos ei ole esimerkissä kuvattuna.
Osa 3. Palvelumuotoilu
Kuuntele tiivistelmä Soundcloudissa.
Palvelumuotoilu on muotoiluajatteluun perustuva, asiakaslähtöinen ja tulevaisuuteen suuntaava osallistava työtapa nykyisten ja uusien palvelujen kehittämiseen. Palvelumuotoilun prosessi konkretisoi muotoiluajattelun suunnitelmalliseksi tekemiseksi. Prosessissa on kaksi vaihetta: ymmärrys ja tekeminen. Ensimmäisessä vaiheessa määritellään asiakkaiden kanssa tarve, toisessa kehitetään asiakkaiden kanssa ratkaisu.
Työkalut ja menetelmät konkretisoivat ja visualisoivat yhteistä ajattelua. Ne ohjaavat ymmärtämään, mitä olet tekemässä ja miten virität palvelusi.
Palvelumuotoilussa hyödynnetään palvelujen kehittämiseen suunniteltuja työkaluja ja menetelmiä. Työkaluja ja menetelmiä hyödynnetään prosessin kaikissa vaiheissa, muun muassa tiedon keräämiseen, ymmärryksen kiteyttämiseen, ratkaisujen ideointiin sekä lopputuloksen tuotteistamiseen. Yleisimpiä työkaluja ja menetelmiä ovat esimerkiksi haastattelut, palvelupolut ja asiakasprofiilit.
Pääset käsiksi palvelumuotoiluajatteluun hyödyntämällä tarjolla olevia työpohjia.
- Oma toiminta asiakkaan näkökulmasta (Työpohja 1: Oman toiminnan analysointi).
Tarkastele valitsemasi palvelun nykytilaa asiakkaan näkökulmasta. - Kehitettävään palveluun liittyvät sidosryhmät (Työpohja 2: Sidosryhmäkartta).
Hahmota kaikki toimintaasi vaikuttavat eri tahot. - Muotoiltavan palvelun tarkentaminen (Työpohja 3: Kartoitus ja määrittely).
Valitse muotoiltava palvelu ja aseta palvelun muotoilulle tavoitteet. - Palvelun nykytilanne asiakkaan silmin (Työpohja 4: Palvelupolku).
Kuvaa uuden tai uudistettavan palvelun palvelupolku asiakkaan näkökulmasta. - Asiakasprofiilien kuvaaminen(Työpohja 5: Asiakaspersoonat).
Työstä toisistaan erottuvat asiakasprofiilit muotoiltavalle palvelulle.
Tämän jälkeen, tai mielellään jo prosessin aikana, sinun pitää testata palvelusi osallistamalla asiakkaita uuden tai uudistettavan palvelun käyttöön.
Osa 4. Tuotteen tai palvelun markkinoinnin suunnittelu
Kuuntele tiivistelmä Soundcloudissa.
Markkinointi on pienen yrityksen tärkein strategia. Se antaa päivittäiselle tekemiselle suunnan ja tavoitteet sekä ohjaa toimenpiteiden toteutusta. Bonuksena markkinointistrategia voi sisältää myös viestintä- ja myyntisuunnitelmat. Hyvä markkinointisuunnitelma auttaa sinua suuntaamaan usein niukat resurssit sinne missä panokset tuottavat eniten sillä hetkellä.
Markkinoinnin suunnitteluun sisältyy tyypillisesti:
- kohderyhmien ja asiakasprofiilien täsmentäminen
- perinteisten markkinoinnin kilpailukeinojen suunnittelu,
esimerkiksi viestintä, tuote, hinta, ostamisen
helppous, kanavat, toimintatavat - tavoitteiden ja onnistumisen mittaristo
- kärkiviestien määrittely tarvittaessa myös
segmenttikohtaisesti - tehtävien priorisointi ja marssijärjestyksen
määrittäminen.
Markkinointisuunnitelmassa yritys määrittelee sitä, kuinka markkinointia toteutetaan ennalta määrättynä ajanjaksona. Suunnitelmallisen markkinoinnin avulla pääsetmyynti- ja muihin asiakastavoitteisiin. Ajanjakson pituus voi olla kuukausista vuosiin. Markkinointisuunnitelma pitää sisällään konkreettisia toimenpiteitä. Ne johtavat kohti asetettuja päämääriä ja voivat esimerkiksi olla myynnin kasvu, brändin luominen, uusien asiakkaiden tavoittaminen tai muu selkeä päämäärä.
Markkinointisuunnitelmassa toimenpiteet ja kanavat sovitetaan ja rytmitetään toimivaksi kokonaisuudeksi.
- Kohderyhmät (Työpohja 1: Kenelle?)
- Mille kohderyhmille suuntaat markkinointitoimenpiteesi?
- Kuvaa asiakkaat profiloinnin kautta (asiakaspersoonat).
- Ostomotiivi (Työpohja 2: Miksi?)
- Mistä kysyntä, valitsemiesi asiakkaiden ostamisentarve ja -halu syntyvät?
- Miksi asiakkaasi ostavat juuri sinulta? Mikä on kilpailuetusi?
- Markkinointiviesti (Työpohja 3: Mitä?)
- Mitä myyt asiakkaillesi? Oletko tuotteistanut ja käyttänyt palvelumuotoilua tehdäksesi tarjonnastasi houkuttelevan?
- Miten käytät kilpailukeinoja ja mihin niistä panostat?
- Millä kanavalla tavoitat valitsemasi asiakkaat kohderyhmittäin?
- Muut kilpailukeinot (Työpohja 4: Miten?)
- Miten käytät kilpailukeinoja ja mihin niistä panostat?
- Millä kanavalla tavoitat valitsemasi asiakkaat kohderyhmittäin?
Kun olet vastannut tässä esitettyihin kysymyksiin ja laatinut markkinointisuunnitelman työpohjien avulla, on sinulla valmiudet markkinointiviestinnän suunnitelman tekemiseen osassa 5.
Osa 5. Markkinointiviestinnän suunnitelma
Kuuntele tiivistelmä Soundcloudissa.
Markkinointiviestinnän suunnitelman avulla varmistat, että käytettävissä olevilla resursseilla saavutat asettamasi tavoitteet. Suunnitelma ohjaa sinua viestintäkanavien valinnassa ja painotuksessa.
- Tee suunnitelma puolen vuoden ajalle tai vuositasolle.
- Aseta selkeä mitattava tavoite viestinnällesi.
- Esitä itsellesi viestinnän neljä peruskysymystä:
- Kenelle viestit?
- Miksi asiakkaasi haluaa ostaa sinulta?
- Mitä myyt (etua, arvoa, hyötyä)?
- Miten saat viestisi tehokkaimmin perille?
- Kuvaa suunnitelmassa ainakin seuraavat asiat:
- tavoitteet
- sanoma
- kanavat viestinnälle
- jatkuvat toimenpiteet
- alustavat mittarit markkinoinnille
- panokset euroina
- erittely toimenpiteittäin: kotisivut, some, lehdet jne.
- Tee suunnitelma toimenpide-, aika- ja panosperusteisesti vuosikellon avulla.
Osa 6. Myynnin suunnittelu ja myyntiin valmistautuminen
Kuuntele tiivistelmä Soundcloudissa.
Myynnin suunnittelussa käyt läpi koko kaupanteon prosessin ja valmistaudut siihen suunnitelmallisesti. Myyntiprosessissa kuljetat asiakasta kohti ostopäätöstä. Tässä osassa tarjoamme mallin B2B myyntiprosessin suunnitteluun ja toteutukseen.
Kuluttajakaupassa on elementtejä myös tästä prosessista, mutta suurimpana erona suunnittelussa on myyntikanavan valinta, jonka merkitys korostuu. Kuluttajamyynti tuleekin suunnitella valitun myyntikanavan mukaisella tavalla. Mikäli teet myyntiä verkossa, myymälässä, tapahtumissa tai näiden yhdistelminä, valittu kanava ohjaa suunnittelua voimakkaasti. Valitse kanava, hanki tietoa ja suunnittele myyntisi systemaattisesti. Kaikessa myynnissä on elementtejä seuraavana kuvatusta B2B-myyntiprosessista. Hyödynnä sitä halutessasi soveltuvin osin.
Kun lähestyt myyntitoimien avulla asiakasyritystäsi, sinun tulee selvittää asiakasyrityksen tuotteisto, asiakkaat, koko, ikä ja taloustilanne. Voit myös pyrkiä selvittämään asiakasyrityksen vision, arvot ja toimintatavat.
Muista, että asiakasyritys ostaa palveluja ja tuotteita menestyäkseen omassa toiminnassaan. Tunnista mihin osaan asiakkaan prosessia tarjoamasi tuote tai palvelu sijoittuu. Onko se osa asiakkaan ydinprosessia vai liittyykö se tuki- tai palveluprosesseihin?
Ostamisen kriittisyys on suurinta siellä missä ollaan lähimpänä ydinprosessia. B2B-kaupassa on olennaista tunnistaa, kuka ostopäätöksiä tekee asiakasyrityksessä.
Tutustu myyjän myyntiprosessiin
- Myyntiin valmistautuminen
- kohdeasiakkaan valinta
- asiakkaan liiketoiminnan ytimen tunnistaminen
- asiakkaan profilointi
- asiakkaan ostomallin tunnistaminen
- asiakkaan toimintaan tutustuminen
- viestinnällä lähestyminen: kotisivut, LinkedIn, some soveltuvin osin, julkaisut, suora asiakasviestintä
- Myyntineuvotteluvaihe ja neuvotteluiden tavoitteet
- suunnitelma hyvään myyntineuvotteluun
- myyntimateriaalin ”sovittaminen” asiakasta puhuttelevalle tasolle
- neuvottelukumppanin aseman ja tavoitteen tiedostaminen
- oman ratkaisun muotoileminen asiakkaan liiketoimintaan sopivaan muotoon
- Kaupan sopimisvaihe
- tarkkasisältöinen kuvaus tuotteesta ja sen teknisestä sisällöstä
- tarkkasisältöinen totutettavan palvelun sisällön ja toteutuksen kuvaus
- osapuolten roolit ja vastuut ennen toimitusta, toimituksen aikana ja sen jälkeen
- myyjän laatima myyntisopimus tai myynnin vahvistus
- Kaupan seuranta
- aktiivinen palautteen pyytäminen tuotteen tai palvelun toimivuudesta säännöllisesti ja sovitusti
- tulosten ja toimivuuden raportointi asiakkaalle
- uusien mahdollisuuksien havainnollistaminen ja esittäminen
- Asiakkuuden vakiinnuttaminen
- edellisen vaiheen tulosten yhteinen läpikäynti hyödyn saajien ja ostajan kanssa yhdessä
- uusien mahdollisuuksien konkretisointi valmistellun seuraavan vaiheen sisällön muodossa
- saavutettuihin tuloksiin palaaminen oikea-aikaisesti
- säännöllinen yhteydenpito.
Osa 7. Muita työkaluja kehittämisen avuksi
Kuuntele tiivistelmä Soundcloudissa.
Tarjoamme käyttöösi myös muita kehittämistä ja toimintaasi ohjaavia työkaluja, huoneentauluja ja muistilistoja. Nämä toimivat aiemmin esiteltyjä kehittämisen työkaluja täydentävinä ja niitä voit käyttää joustavasti tukemaan päivittäisiä työprosessejasi.
Tietoturvatyökalu opettaa sinulle käytännön tietoturvaa sekä tietosuojaa kyselyn avulla. Pääset testaamaan osaamistasi seitsemän osion kautta: yleinen tietokoneen hallinta, internetin, sosiaalisen median, sähköpostin ja langattomien verkkojen turvallinen käyttö, fyysinen tietoturva sekä EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR.
Opit parhaiten, kun luet tarkkaan sekä oikein että väärin menneiden vastausten perustelut. Kyselyn voit halutessasi tehdä monta kertaa.
Siirry Tietoturvatyökaluun oheisen linkin kautta:
Digitaitotestien avulla pääset kartoittamaan digiosaamistasi ja erilaisten digitaalisten työvälineiden hallintaasi. Testien avulla opit tunnistamaan vahvuuksiasi sekä mistä voisit oppia vielä lisää. Digitaitotestin osioita ovat: tietoturva ja tekijänoikeudet, Ms Office ja muut toimisto-ohjelmat, digitaalinen kuvankäsittely, tietoteknisten ongelmien ratkaisu, verkkosivujen kehitys ja ylläpito, verkkokokousalustat, selainpohjaiset palvelut, mobiililaitteet ja sosiaalinen media ja tekoäly.
Digitaitotestit on toteutettu osana DigiTikkaat-hanketta.
Siirry Digitaitotestit -työkaluun oheisen linkin kautta:
Jälkisanat
Yrittäjä, kiitä itseäsi, sillä olet laatinut hyvät suunnitelmat oman yritystoimintasi kehittämiseen. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, kertoo vanha sanonta. Nyt sinun on aika siirtää suunnitelmasi osaksi yrityksesi arkista toimintaa. Kun yhdistät laadukkaan ja ketterän suunnittelun hyvään toteutukseen, yritystoimintasi menestyy entistä paremmin.
Onnea yrittäjyystaipaleellesi!
© Metropolia Ammattikorkeakoulu & Koulutuskeskus Salpaus-kuntayhtymä 2024
Julkaisija: Metropolia Ammattikorkeakoulu
Kirjoittajat: Marja Orpana-Niitlahti, Ari Nieminen ja Elina Förster
Tekninen toteutus: Elina Förster
Graafinen suunnittelu ja taitto: Anna Sarkama-Antila, Graafinen suunnittelu Oy Peippo
Ääniohjeistukset: Tekstitiivistelmät ChatGPT 3,5, äänitetty Genny by LOVO avulla.
Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja
OIVA-sarja 60
Helsinki 2024
ISBN 978-952-328-405-0 (pdf)
ISBN 978-952-328-406-7 (verkkojulkaisu)
ISSN 2490-2055 (pdf, verkkojulkaisu)
Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä-JaaSamoin 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä pois lukien siinä oleva kuvitus sekä äänitiivistelmät.
Julkaisu on toteutettu Tuote- ja palveluvirittämö 2.0 -hankkeessa, joka tarjosi Uudenmaan ja Päijät-Hämeen mikro- ja pk-yrityksille tuetun kehittämisprosessin, jonka aikana yritykset tuottivat markkinoille uuden tai kehitetyn tuotteen tai palvelun. Metropolia Ammattikorkeakoulu ja Koulutuskeskus Salpaus toteuttivat hanketta vuosina 2021–2023. Hanketta rahoitti Euroopan aluekehitysrahasto (EAKR) osana Euroopan unionin covid-19-pandemiaan liittyviä toimia (REACT-EU).
Tutustu muihin Metropolian julkaisuihin
Pienryrittäjän työkalupakki pdf-julkaisu Theseuksessa
